在庫管理とは?手書きの在庫管理を効率化するシステムも紹介

手書きの在庫管理の煩雑さ頭を抱えている方もいるのではないでしょうか。
在庫管理は地道な作業に感じられてしまううえ、数え間違いがあるとやり直さなければいけないといった問題も生じます。こんな在庫管理業務をより効率的におこなえれば、と思うこともあるでしょう。
今回は、在庫管理をおこなう目的や手書きで在庫管理をおこなう問題点、在庫管理を効率化させることができる在庫管理システムについて解説します。

在庫管理とは

在庫管理とは
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在庫管理とは、自社が抱えている商品の在庫を管理することです。在庫は顧客に販売することではじめて現金に変換することができます。そのため、この在庫の量を適切な量に管理することが求められます。
ここでは、在庫管理について具体的に解説していきます。

在庫とは

在庫とは、顧客へ提供するために会社が保有している商品のことです。また、倉庫に保管してある状態の商品のことを指す場合もあります。
製造業においては、商品を作るための原材料や仕掛品も在庫に含まれます。また、製造業者が卸売業者に販売するために製造して保管している商品も在庫にあたります。

在庫管理とは

在庫管理とは、自社が抱えている商品の在庫を管理することです。
在庫管理では、在庫の量を適切な水準に保つように管理することが求められます。また、原材料・商品を必要なときに必要な分だけ取り出せるように管理します。

販売活動をするときは、まず顧客に商品を提供する前に在庫として保管しておきます。その後、その在庫を顧客に販売することで、在庫は現金に変換することができます。
つまり、商品を在庫として保管している間はそれだけで管理コストがかかってしまいます。一方で、逆に在庫を切らせてしまっても、販売機会の喪失につながります

そのため、在庫管理では在庫の量を適切に保つことが求められます。

在庫管理の流れ

在庫管理は、以下の流れに沿っておこなわれます。

  1. 商品を発注する
  2. 届いた商品の数量や品質を確認し、受け入れる(契約の品質に満たない場合は返品処理をおこなう)
  3. 納品した商品に対する代金を支払う
  4. 倉庫や店舗で保管する
  5. 注文に応じて倉庫から注文先へ出荷する(店舗の場合は、販売に応じて店頭へ品出しをする)
  6. 棚卸作業として、実在庫数を確認する

在庫管理の目的

在庫管理の目的
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在庫管理は経営をおこなううえで非常に重要な役割を担っています。
在庫管理を適切におこなうことで、利益の最大化や品質の向上につながります。ここでは、在庫管理がどのようにして良い影響をもたらすのか、解説していきます。

利益の最大化

在庫管理を適切におこなうことで、利益の最大化につなげることができます
在庫が多すぎて商品が余った場合、在庫を購入する際に支払った費用を回収できず、倉庫に保管することになってしまいます。
一方で、在庫が少なすぎて購入しようとしている顧客に提供できなかった場合、販売機会の損失につながります。
在庫の量は多すぎず少なすぎず、適切な量に保つ必要があります

在庫量の最適化

食品のように販売期限がある商品の場合、倉庫に保管されている期間をできるだけ短くした方が品質を高く保つことができます。また、アパレル業界やIT業界など、トレンドの移り変わりが早い商品を扱っている場合、適切に在庫管理をしなければ型落ち品となり、販売しにくくなります。

商品の品質を高く保つためにも、在庫を適量に維持できる仕組みを整える必要があります。

手書きで在庫管理することの問題点

手書きで在庫管理することの問題点
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在庫管理を手書きでおこなっている事業所も多いでしょう。
手書きで在庫管理をおこなう場合、多くの時間を要してしまったり、数え間違いを起こしてしまったりといった問題が生じます。ここでは、具体的にはどのような問題が生じるのか、説明していきます。

コストがかかる

前述の通り、在庫管理業務では多くの工程を踏むことになります。そのため、作業を遂行するために多くの時間や工数など、さまざまなコストがかかります

また、在庫管理にかかるコストは時間だけではありません。時間のかかる在庫管理を従業員に任せるということは、その分の人件費も在庫管理にかかっているコストに含まれます

理論上の在庫と実在庫にずれが生じる

手書きで在庫管理をおこなう場合、理論上の在庫と実在庫にずれが生じることがあります。
理論上の在庫と実在庫のずれは、以下のような理由で発生します。

  • 記入ミス
  • 記入漏れ
  • 不良品の検出
  • 生産ミス
  • 期限切れ
  • 紛失
  • 万引き

手書きで在庫管理をおこなっている場合、在庫量のずれを完全になくすことは難しいでしょう。ずれをなくそうとして何度もチェックしようとすると、返って時間や工数がかかってしまいます。
そこで、在庫管理システムを導入すると在庫管理にかかるコストを削減できる上、実在庫をリアルタイムで把握することができます。

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは
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在庫管理システムとは、在庫管理の一連の流れをシステム上で管理するサービスのことです。
手書きで在庫管理をおこなうよりも早く、正確に作業をおこなうことができます。
ここでは、在庫管理システムの種類や導入するメリットを紹介します。

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、在庫の情報や出入庫の情報、在庫不足または在庫過多などの情報を一元管理するためのシステムのことです。
在庫管理システムを導入することで人為的ミスを防ぐだけではなく、適切な在庫量を保ち続けたり、在庫管理にかかる時間と手間を削減したりすることもできます。

在庫管理システムの種類

在庫管理システムは2種類に分けることができます。1つはクラウド型、もう1つはオンプレミス型です。

クラウド型の在庫管理システムでは、PCやタブレット、スマートフォンなど、どこからでもアクセスできるため、インターネット環境さえあれば場所を選ばずに利用することができるという特徴があります。
一方、オンプレミス型の在庫管理システムでは、サーバーやデータベースを用いて自社内で管理するため、セキュリティ面で強いという特徴があります。

在庫管理システムを導入するメリット

手書きで在庫管理をしている場合、在庫管理システムを導入することで以下のようなメリットを得ることができます。

  • 在庫を適切な量に抑えられる
  • 作業の効率化
  • 人為的ミスの削減
  • 在庫状況をリアルタイムで可視化できる

在庫管理を正確に、速くおこないたいと考えている方は、在庫管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
在庫管理システムの導入を検討している方は、こちらの記事をご覧ください。

参考記事:【厳選】クラウド型在庫管理システム6選|クラウドとオンプレミスの違いも解説

手書きの在庫管理を卒業しよう

いかがでしたか。
在庫管理は在庫の数を把握するのみならず、商品の品質向上や利益の最大化にもつながります。
しかし、在庫管理を手書きでおこなうと時間がかかるうえ、数え間違いなどの人為的なミスを起こしてしまいます。
適切に在庫管理を実現するためにも、在庫管理を効率的におこなえる方法を模索していきましょう。

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