Web請求書発行システムとは｜注目されている背景もあわせて解説
紙で請求書を発行していると、運んでいる途中で失くしてしまったり、管理に手間がかかってしまったりすることがあるのではないでしょうか。
法改正やクラウドサービスの普及により、さまざまな企業が請求書発行業務のWeb化を推進しています。
今回はWeb請求書発行システムの導入メリットや注意点、おすすめのサービスを紹介します。業務の効率化するため、Web請求書発行システムを検討してみてください。
Outline
Web請求書発行システムとは？
Web請求書発行システムとは、これまで紙で発行していた請求書の発行業務をすべてWeb上でおこなうシステムのことを指します。
Web請求書発行システムを利用することにより、これまでコストとして計上されていた紙代、印刷代、郵送代、請求書発行業務に関わる人件費などの費用を削減することができ、業務そのものを効率化することができます。
Web請求書発行システムといってもサービスは多岐にわたります。クラウド型のサービスが良いか、自社サーバーにて構築するオンプレミス型が良いか、あるいは自社で利用する会計システムや経理システムとの連携が可能であるかなどを考慮し、自社に適したサービスを選定することが重要です。
Web請求書発行システムが注目されている背景
Web請求書発行システムが注目されている背景にはどういったことが考えられるのでしょうか。ここでは法律的な観点とITツールの進歩という2つの観点から説明していきます。
電子帳簿保存法の改正
Web請求書発行システムが注目された背景の1つとして、電子帳簿保存法の改正が挙げられます。
電子帳簿保存法とは1998年に施行された法律で、国税関税帳簿書類の一部または全部を電子データで保存することを認めています。また、2005年には法改正で国税関係書類の一部のスキャナ保存が可能になり、請求書の保管に関しても要件を満たすことで電子データやスキャナ保存での保管が認められました。
このようなことがきっかけとなり、Web請求書発行システムの導入を進める企業が増えたと考えられます。
システムの進歩と普及
もう1つの要因としてインターネットサービスが広がり、さまざまな業務がWeb上のシステムで対応できるようになったことが挙げられます。
クラウドという言葉も普及し、クラウドサービスの認知と利用が進んだことで、Web請求書発行システムも同様にクラウド型のサービスが次々と生まれ、さまざまな企業が気軽に導入へと進むことができるようになりました。
Web請求書発行システムを導入するメリット
ペーパーレス化できる
Web請求書発行システムを導入する大きなメリットとして、ペーパーレス化を推進することができる点が挙げられます。
請求書を郵送する必要がなくなるため、紙、封筒、切手などの資源の削減につながります。またWeb上で請求データを保管することになるため、紙を保管するために用意していた社内スペースを空けることもできます。
社会的に環境問題対策が求められるなか、ペーパーレス化で環境問題への取り組みをおこなっていることをアピールすることもできます。
業務を効率化できる
請求書を郵送する場合、請求書を作成し、印刷、封入、ポスト投函など、人の手でおこなわなければならない作業が多々存在します。Web請求書発行システムを導入することで請求書は自動で発行され、あらかじめ決められた送付先へ自動的に送付されるため、早いスピードで業務を進めることができます。
また、トラブル時などの請求書の再発行や修正についてもシステム上にできあがったデータがあるため、迅速に対応することができるようになります。
経費・人件費の削減
Web請求書システムを導入すると紙の請求書を郵送する必要がなくなるため、紙代、印刷代、郵送代はもちろん、印刷するために準備していた複合機が不要になり、大幅にコストを削減できるようなります。
また、Web請求書システムを導入することで、請求書発行業務に割いていた時間を削減することもできます。そうすることで、これまで請求書発行にあてていた時間をほかの業務に使うことができるようになり、余分な人件費を削減することができます。
封入ミスや未発送、紛失の防止
紙での請求書発行の場合、手作業によって、請求書を印刷し、封筒へ封入、正しい宛先を指定し、郵送するという対応が必要でした。顧客数が増えてくると、どうしても確認が雑になったり、抜け漏れが出たりするため、宛先の間違いや内容の間違い、未発送による支払いの遅延などの問題が発生する懸念がありました。
しかしWeb請求書発行システムを導入すれば、Webでの請求書発行に置き換わるため、今までよりもヒューマンエラーを減らすことができます。
Web請求書発行システムを導入するデメリット
ここまで、Web請求書システムを導入することで得られるメリットを紹介しました。しかし、Web請求書にはデメリットも存在します。ここではWeb請求書を導入するときに注意しなければいけないデメリットを紹介します。
取引先の理解を得る必要がある
これまで紙で請求書を発行していた企業がWeb請求書発行システムを導入する場合、支払いをおこなう取引先にもWeb請求書発行システムに対応してもらう必要があります。そのため、既存の取引先にはWeb請求書発行システムの導入に関してしっかり説明しなければいけません。
なかには社内的に紙の請求書でないと支払い処理ができなかったり、Web上のシステムの利用に抵抗があったりする企業もあるため、個別で郵送したりメール、FAXを送ったりといった臨機応変な対応をできるようにしておきましょう。
おすすめのWeb請求書発行システム比較3選
ここまでWeb請求書システムのメリットやデメリットを紹介してきました。最後に、おすすめのWeb請求書発行システムを3つ紹介します。これまで解説したWeb請求書システムの特徴を踏まえてシステムを検討してみてください。
おすすめのWeb請求書発行システム①：楽楽明細
楽楽明細は、ラクス社が提供するWeb請求書発行システムです。
楽楽明細の特徴とし、は請求書のほかにも支払明細、納品書、領収書などさまざまな書類を発行できることが挙げられます。また、APIも公開されているため、自社が利用するほかのサービスとも連携することができます。
おすすめのWeb請求書発行システム②：BtoBプラットフォーム 請求書
BtoBプラットフォーム請求書は、インフォマート社が提供するサービスです。
発行した請求書を顧客が確認しているかを把握したり、請求から入金までを一元管理し自動で消し込み作業をおこなったりすることができます。
売上推移を確認する経営ダッシュボード機能も備わっており、経営状況の可視化にも利用することも可能です。
おすすめのWeb請求書発行システム③：Misoca（ミソカ）
Misoca弥生社が提供するWeb請求書発行システムです。
ビジネス向けからカジュアルなデザインなど、多彩なテンプレートから自社にあった請求書のデザインを選択でき、自社のロゴも自由に設定できるという特徴があります。
Misocaはスマートフォン対応もしており、見積書や納品書、請求書などのステータス確認やメール配信などをアプリから効率的におこなうことができます。
また、取引先との受発注作業や意思確認などを専用画面でおこなえるのも特徴の1つです。
Web請求書発行システムで請求業務を効率化しよう
Web請求書発行システムについて導入メリットや導入における注意点、具体的なサービスを紹介しました。
働き方改革の影響で労働時間の削減が求められるなか、ツールを利用して業務を効率化することは必要不可欠になっていきます。時代の流れに乗り遅れないためにも、Web請求書発行システムの導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
今回紹介した3つのサービスのほかにもWeb請求書システムを見てみたい方はこちらをご覧ください。
SFA（営業支援システム）