受発注システムの選び方|クラウド型受発注システムや無料で使える受発注システムまとめ

近年、大手企業のみならず、中小企業においても受発注システムを導入しているところが増えてきています。
受発注システムを導入することで、受注業務や発注業務において作業を効率化することができます。
この記事では受発注システムはどういったシステムなのか、導入におけるメリットや製品を選ぶ際のポイントにはどういったものがあるのかをご紹介します。

受発注システムとは?

受発注システムとは?
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受発注システムは、商品の受発注業務に伴う在庫管理、取引先管理などの業務を自動化し効率的にサポートしてくれるシステムです。
受発注業務をオンライン化することによって、紙や電話などを利用しておこなう発注業務や在庫管理などといった業務を効率化することができます。
その結果、用紙やFAXのインク代などにかかるコストや、記載ミスなどといった人為的ミスの削減を図ることができます。

受発注システムに備わっている機能

受発注システムの機能
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受発注システムは、受注側と発注側で利用できる機能が異なります。
ここでは、受注側と発注側のそれぞれの機能についてご紹介します。

受注側で使える機能

受注側で使える機能の詳細は以下のとおりです。

受注管理

受注管理は、顧客からの注文状況を管理できる機能です。
注文された商品、価格、数量のほか、今受けている注文に関する進捗状況を確認できます。

在庫管理

在庫数や商品の品質、商品の所在地や棚番号を管理します。

取引先管理

顧客の氏名や住所といった基本情報を登録します。
BtoBでの取引の場合は、企業情報や担当者情報を登録します。

商品管理

商品名や商品の仕様、商品コードといった自社が取り扱う商品に関する詳細情報や商品画像を登録します。

伝票出力

受注伝票や領収書など、さまざまな伝票を必要に応じて出力します。

発注側で使える機能

続いて、発注側で利用できる機能の詳細を紹介します。

発注管理

発注状況を一括して管理できる機能です。

発注入力

仕入れたい商品情報をシステムに入力し、発注するための機能です。
システム上に発注情報を入力することで受注側が情報を受け取り、発注の処理が進んでいきます。

伝票出力

発注書や注文書など発注に関する伝票を必要に応じて出力します。

在庫管理

自社の在庫を管理します。
在庫が減ると自動的に発注処理をおこなってくれるシステムもあります。

取引先管理

取引先の氏名や住所といった基本的な情報を管理します。

受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入するメリット
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それでは、受発注システムを実際に導入する際のメリットについて詳しくご紹介します。

受発注業務を効率化できる

FAXや電話などを使ったアナログなやり方で、受発注業務をおこなっている方もいるのではないでしょうか。
取引先に電話で在庫の確認を取ったり、メールやFAXを使って発注伝票を送信していたり、届いた注文を自社独自のシステムに入力し直したりするとなると、多くの時間や工数がかかります。

これらの業務は、受発注システムを導入することで効率化することができます。
また、受発注システムを導入したことで削減された時間を、ほかの業務に充てることができるようになるでしょう。

人為的ミスの軽減

受発注業務を手書きやExcelで管理するとなると、聞き間違えて数値を誤ったり打ち間違いをしたりと、人為的ミスもしばしば発生します。
受発注システムを導入することで、どこかにミスがあった場合にエラーとして表示されたり、入力ミスや転記ミスといった人為的ミスも未然に防いだりすることができます。
受発注情報を可視化することで、これらの人為的ミスを減らし、手戻しにかかる工数も削減することができます。

進捗を把握しやすくなり、管理しやすくなる

受発注システムを導入することで、何をどれだけ受発注したかが可視化されると同時にシステム上にそのデータが蓄積されていきます。
そのため、注文の進捗状況や注文履歴を把握しやすくなり、担当者が変わった場合や部門をまたぐ場合であってもスムーズに情報共有を図ることができます。
そのため、業務の効率化が期待されるほか、取引先の満足度も向上するでしょう。

受発注システムを導入する際のポイント

受発注システムを導入する際のポイント
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実際に受発注システムを導入するにあたり、事前に確認しておくべきポイントにはどういったものがあるでしょうか。
ここでは受発注システム導入前に押さえておきたいポイントについて詳しく解説していきます。

費用

導入する際にかかるコストをきちんと把握しておきましょう。最低限の機能を備えた安価なシステムや高機能な高価なシステムであっても、操作が難しいために現場に定着しなかったり、自社で使える機能が少なかったりすれば、お金をかけて導入した意味がなくなってしまいます。

まずは、現在受発注業務にかかっている人件費や工数などを計算し、どんなシステムを導入すればどのくらいの利益を生み出すことができるのかを検討したうえで、費用対効果の高いシステムを選ぶようにしましょう。

備わっている機能

システムによって搭載されている機能やサービスが異なります。
その点に留意して、自社が必要とする機能を整理し、自社の受発注業務を効率的におこなえる機能を備えたシステムを選定しましょう。

また、受発注システムのなかには、特定の業種や業態に特化したパッケージサービスを提供しているものもあります。
こういったものを参考にすることで、機能の選定においても迷うことなくシステムを活用することができるでしょう。

システムの使いやすさ

システムの操作性もあらかじめ確認しておきましょう。操作が難しいと、実際に活用する現場の方たちが使いこなせず、機能を活かしきることができません。
ほとんどのシステムは、無料トライアルやデモサービスを提供しているので、コスト面や機能面が希望に合うシステムであっても、導入前に一度試してみることをおすすめします。

サポート体制

システムのサポート体制も事前に確認しましょう。法人向けの有料システムであれば一定水準のサポートはついてきますが、細部にわたるサポートについては各メーカーによって異なります。
あらかじめ対応可能な問い合わせ方法(メールや電話など)や受付時間などを、きちんと確認したうえで導入するようにしましょう。

無料で使える受発注システム

ここからは、現在サービスが提供されているシステムについて紹介していきます。
まずは、無料で利用できる受発注システムから紹介します。

COREC

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HPより

➤ 公式サイトでチェック

CORECは、ラクーンコマース社が提供しているBtoB企業向け受発注システムです。
無料プランと月額1,980円(受注側)または月額980円(発注側)で利用できるビジネスプランが用意されています。

Web上で簡単に発注書の作成や送信ができるほか、受注側はオリジナルの注文フォームを簡単に作成することができ、自社のホームページ上に掲載することでWebからすぐに受注業務を開始することができます。
また、パソコン、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスから操作が可能です。

CONNECT

connect
HPより

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CONNECTは、ハイドアウトクラブ社が提供している受発注システムです。発注者側は完全無料で使うことができます。
システムから入力した情報を自動的にFAXやメールに変換して送信することができます。

そのため、取引先ごとに連絡手段を確認して発注をおこなう手間を省くことができ、受注側も受注用のシステムを導入する必要がありません。
現在提供されているフリープランでは、発注書の作成、送信をおこなうことができ、取引先、商品の登録や発注回数は無制限です。

おすすめ受発注システム

次におすすめの受発注システムをご紹介します。

MOS®

mos
HPより

➤ 公式サイトでチェック

MOS®は、アクロスソリューションズ社が提供しており、10万人以上に利用されているBtoB向け受発注システムです。
スマホやタブレットといった限られた画面でも使いやすいよう設計されており、営業の外回り中や倉庫の中にいる際など、場所や時間に捉われず利用することができます。
また、使いやすくシンプルなUIである点も特徴的で、発注者と受注者双方にとって利便性の高い使用感で作り込まれています。

働くDB

働くDB
HPより

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働くDBは、ラクス社が提供している受発注システムです。
自社仕様に簡単にカスタマイズをすることができるので、自社の業務プロセスに合うように機能を組み替えることができます。

また、異なる部門であっても、進捗状況や対応状況などを簡単に情報共有することができ、情報確認のための手間と時間を削減することができます。
費用は、利用するユーザ数やデータベースの作成数に応じて変動します。無料トライアルが提供されているので、ほかのシステムと比較検討をする際にご利用ください。

アラジンEC

アラジンEC
HPより

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アラジンECは、アイル社が提供している受発注システムです。
基本パッケージをはじめとして、多くの企業に導入されてきた実績をもとに、アパレルや医療など業種特化型のパッケージを提供しています。

独自システムとの連携やオプション機能の追加など、自社に合わせて柔軟にシステム構築をおこなうことが可能です。
また、サポート体制が充実しており、システム操作がわからない、トラブルが起きた、という場合でも安心です。

らくうけ~る

らくうけ~る
HPより

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らくうけ〜るは、JFEエンジニアリング社が提供しているクラウド型受発注システムです。
価格や入荷日の変動がある生鮮品に特化した生鮮品向け機能が搭載されており、生鮮品を取り扱う事業所におすすめの受発注システムです。

月額料金の基本料金は月額20,000円で、そのほか申し込んだサービス内容によってオプション料金が追加されます。
無料トライアルを利用することができるので、気になる方は一度試してみてはいかがでしょうか。

受発注業務を効率化して生産性向上へ

煩雑な受発注業務を効率化させるため、受発注システムを導入して生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。
また、受発注業務のみならず、生産管理や販売管理などの業務を一元的に管理したい場合には、基幹系業務を統合するITツールであるERPをおすすめします。
ぜひ受発注システムと合わせてチェックしてみてください。

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