見積管理システムとは?見積管理を効率化するうえで活用すべき機能

見積書をExcelで管理しているものの、もう少し効率化したいと考える人は多いのではないでしょうか。
今回は、見積書作成から承認までを効率化する「見積管理システム」を紹介します。
このシステムを導入すれば見積業務にかける時間を短縮できるので、ぜひ参考にしてみてください。

見積管理システムとは?

見積管理とは
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見積管理システムを紹介する前に、そもそも見積管理とは何なのかを紹介します。
見積管理とは、Excelなどに数値を入力して見積書を作成・発行したり、見積書に不備がないか確認したり、上司の承認を得たりといった見積作成業務を管理することです。

通常の見積管理は部署を横断しておこなわれるため効率が悪く、必要以上に時間がかかる面倒な作業です。
そんな見積管理をオンライン上で一元化し、業務効率を改善することができるのが見積管理システムです。

見積管理システムの代表的な機能

見積管理システムの代表的な機能
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ここでは見積管理システムの代表的な機能を紹介します。
見積管理システムには大きく分けて見積書作成機能、承認フロー、システム連携という3つの機能があります。

見積書作成機能

見積書作成機能は、見積書作成をサポートしてくれる機能です。
複数の商品やサービスを取り扱っていると、それぞれの商材によって見積書の書式を変える必要があります。

見積管理システムでは見積書のテンプレートを複数登録できるので、商材ごとの見積書テンプレートを瞬時に引き出すことが可能です。
テンプレートを活用すると各営業担当の記載内容にバラつきがなくなり、確認や承認の効率も上がります。

ワークフロー機能

見積管理システムでは承認フローをシステム上で把握・承認することができます。
承認フローが電子化されることで、紙やハンコでのやり取りがなくなり、誰が承認をしているのか、誰で滞っているのかを把握しやすくなります。
そのため、承認作業をスムーズに進めることができると同時に、資料を紛失するリスクをなくすことができます。

システム連携

見積管理システムは多数の他社製アプリケーションと連携しています。
営業支援、顧客管理、会計といった見積業務と関連するアプリケーションと連携することで、見積管理システムに外部データを取り込んだり、見積書のデータを外部に転送したりすることが可能になります。
また、顧客情報も一元管理できるので、見積管理がさらに効率化されます。

見積管理システムを導入するメリット

見積管理システムを導入するメリット
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ここでは、見積管理システムを導入することで実際にどんなメリットが得られるのかを説明していきます。
主なメリットは見積管理の効率化、ペーパーレス化、承認時間短縮の3つです。

見積管理の効率化

見積管理システムを導入する最大のメリットは、見積管理の効率化です。
Excelを使用して見積書の作成・管理をおこなう場合、印刷した書面を上司に提出して確認作業を催促したり、上司の確認が取れた見積書を責任者に提出したりと時間と工数がかかります。

また、上司が出張中のときは承認作業が滞ることもあります。
見積管理システムを導入すれば見積書の作成・提出をオンラインでできるため、確認や承認にかける工数を削減し、見積管理を効率化することができます。

ペーパーレス化

見積管理システムを導入すると、システム上で見積書の作成から承認までを実行できるので、書面を印刷する工程がなくなります
ペーパーレスはエコであると同時に経費削減にもつながるため、不要な支出を抑えることが可能です。

承認にかかる時間を削減できる

見積管理でもっとも時間がかかるのが承認作業です。
特に大きなお金が動く大型取引は複数の責任者の承認を得る必要がある場合が多く、見積書の提出が予定より遅くなりがちです。

しかし、見積管理システムで承認フローを設計しておけば、担当者が出先でも承認作業をおこなうことができるので、大幅な時間短縮につながります。
そのため、スムーズに見積書を提出することが可能です。

見積管理システム3選

それではおすすめの見積管理システムを紹介します。それぞれ特徴があるので、自社の環境に合ったシステムを選んでください。
いずれも無料お試し期間が設けられているので、まずは実際に利用してから導入の判断をしてみてもいいかもしれません。

見積RICH

見積RICH
HPより

➤ 公式サイトでチェック

見積RICHはコネクティボ社が運営するクラウド型・見積管理システムで、100名規模までの企業で利用できる少人数専用システムです。
契約社数は1,300社にのぼります。このシステムでは、案件ごとの商談状況を一括管理したり、受注実績から将来の受注見込みをレポートに出したりすることができます。
ほかのソフトで作成したマスタをCSV形式で見積RICHにインポートできるため、商品マスタ、顧客マスタ管理も可能です。

Sales Quote Assistant

Sales Quote Assistant
HPより

➤ 公式サイトでチェック

Sales Quote AssistantはNIコンサルティング社が運営する見積管理システムで、自由な見積フォーマットを作成することができます。
過去の見積書のデータや商品構成のルールに基づき、独自のAI秘書が見積作成業務をアシストしてくれるのがこのシステムの特徴です。
同社のSales Force Assistantシリーズと連携すれば、見積書を保存した際に商談情報の入力をおこなうこともできます。

board

board
HPより

➤ 公式サイトでチェック

boardはヴェルク社が運営する見積管理システムで、導入実績は2,200社を突破しています。
このシステムはヴェルク社の経営者自身によって企画・開発されており、経営者視点で使いやすさを追求しているのが大きなポイントです。
見積書や請求書の作成に加えて営業管理・販売管理・経営分析も可能で、フリーランスや個人事業主の方から従業員100人程度の中小企業までの企業規模をカバーしています。
freee、MFクラウド会計、弥生会計、勘定奉行といった会計システムとも連携しており、受発注のデータを会計システム向けの仕訳データとして出力することもできます。

無駄な工数は削減して生産性の向上へ

従来の見積管理は工数が多く、時間のかかる面倒な作業でした。
しかし契約に関わる重要な作業なので、多くの方が面倒といいつつもその作業をおこなっていたというのが実情ではないでしょうか。
見積管理システムを導入すれば時間と場所の制約から解放され、スピーディーな見積書提出が可能になります。
また、見積管理システムはほかのアプリケーションと同時導入することで業務効率をさらに高めることが可能です。見積管理システムを導入して、生産性を向上させていきましょう。

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