営業日報は無駄?営業日報を書く目的と成果を出すための書き方

日々の日報提出、面倒だと感じる方は多いのでしょうか?たしかに、目的を持たずにただ日報で報告するだけでは無駄な時間になってしまいます。
しかし日報の書き方を少し変えることで、成果につなげることも可能です。
毎日の日報作成を少しだけ工夫して成果の向上、そして自身の成長につなげていきましょう。

営業日報を書く目的:マネージャー編

営業日報を書く目的:マネージャー編
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マネージャーが日報を書く目的や意義を把握していないと、メンバーが日報を書く意味がないと感じてしまうのも当然です。
ここでは、マネージャーにとって、メンバーが日報を書く目的を紹介します。

メンバーの業務進捗を把握するため

マネージャーは複数のメンバーをマネジメントすることになるので、メンバーが担当するすべてのお客様へ同行したり把握したりすることができません。
そのため各メンバーに営業日報を提出させることでそれぞれが担当するお客様への提案状況を把握することができたり、そもそもどういった業務を日々おこなっているかを把握したりすることができます。

適切なフィードバックをするため

マネージャーがメンバーに対して適切なフィードバックを実施するために、日報は活用されるべきでしょう。
マネージャーは日々の業務の中で、各メンバーの状況に合わせて指導や次回アクションの指示を実施する必要があります。

日報の情報が少ないと正しい判断ができず、誤った方向へ導いて失注したり、場合によってはクレームとなったりする可能性もあります。
そのため、必要な情報量を得た状態で判断してフィードバックをし、メンバーが適切にPDCAサイクルを回していくために営業日報は非常に重要な情報源となります。

営業日報を書く目的:メンバー編

営業日報を書く目的:メンバー編
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マネージャー目線で営業日報を書く目的を紹介しましたが、実際に営業日報を作成するメンバー目線ではどういう目的があるのでしょうか。
日報は、本来営業活動に充てるべき貴重な業務時間を割いて作成することになるため、明確な目的が必要です。
ここでは、メンバーが営業日報を書く目的を紹介します。

1日の仕事内容を整理するため

営業日報は、上司への報告のために書くべきものではありません。
訪問したお客様がどういう課題を持っていたか、それに対して自分はどのようなアプローチをしたのかなどを整理して営業日報を書くことで、自分自身の1日の仕事内容を整理することができます。
そして、この営業日報を振り返ることで、より精度の高いPDCAサイクルを回すことができます。

チーム内の情報共有のため

営業日報は、チーム内で情報を共有するうえで有用です。
どのようなアプローチをしたのか、なぜ成功したのかといった営業のノウハウはどうしても属人的になりがちですが、チーム内やグループ内で共有することで、営業の効率が格段と向上します。

成功事例はもちろんですが失敗事例も会社にとっては重要な情報資産です。
営業日報をほかのメンバーへ共有することで同様のトラブルを未然に防げたり、あるいは成功事例を横展開していくことも可能となります。

営業日報を書くメリット:マネージャー編

営業日報を書くメリット:マネージャー編
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ここでは営業日報を書くことによるマネージャー目線でのメリットを具体的に紹介していきます。

メンバーを定量的・定性的に評価できる

マネージャーが各メンバーの行動や成果を完璧に管理するのは非常に困難です。
そのため営業日報を提出してもらうことで、どのメンバーがどれだけ営業活動を実施し、どれだけ成果をあげたかなどの定量的なデータや、受注へつなげるためのプロセスの質や顧客との人間関係など定性的なデータを把握することできます。
また、マネージャーが評価を実施する際の指標として活用することも可能です。

メンバーの成長を加速させることができる

営業日報を確認することで適切なアドバイスやフィードバックをおこなうことができ、メンバーの成長速度を加速させることができます。
口頭で報告をする場合、情報が上手く伝えきれないこともありますが、日報であればメンバーの頭の中で一度整理された状態で記載され、またマネージャーもじっくりと考える時間を取ることができるため、より精度の高いフィードバックをすることができるでしょう。

チーム内の情報共有がスムーズになる

日報を上司だけでなくチーム全体へ共有することでチーム全体の情報共有をスムーズにすることが可能です。
メンバー同士がお互いの案件状況を把握することで、メンバー間の相互理解が深まり、コミュニケーションを活性化させることができます。
また上司とメンバーとの1対1のコミュニケーションでは生まれなかったアイデアなども生まれる可能性もあり、チーム力全体を向上させることができます。

リスクの芽を摘むことができる

営業日報をマネージャーが毎日確認することでメンバー自身が気付かないようなトラブルを未然に防ぐことも可能です。
一般的にマネージャーの方が経験値も豊富であるため、メンバーが何も感じていないようなトラブルの芽を察知し、事前に対策を講じることが可能となります。

営業日報を書くメリット:メンバー編

営業日報を書くメリット:メンバー編
©mrmohock – shutterstock

ここでは各メンバーが営業日報を書くメリットを2つ紹介します。

マネージャーから適切なフィードバックを受けることができる

営業日報を提出することでマネージャーから適切なフィードバックを受けることができます。
営業活動の最大の目的は受注です。受注へとつなげるために各フェーズにおいてどのようなアクションを実施するかがをきちんと整理しておく必要があります。

営業日報をきちんと作成し、上司へ報告することで、目的達成のために次回どういうプランでアクションすべきか、より精度の高いフィードバックを上司から受けることが可能になります。
また受注という目的だけでなく、日々の営業活動の中での動き方、考え方などに関しても同様にフィードバックを受けることができるため、ビジネスパーソンとしての成長にもつなげることも可能です。

自分自身でPDCAサイクルを回すことができる

営業日報を適切に作成することで自分自身でPDCAサイクルを回し、より速く成長へとつなげることができます。
この際、より速く成長するためには自分にどういう強みや弱みがあるかを理解し、長所であればさらに伸ばし、短所であればそれを補っていくための試行錯誤が必要となります。

優秀な人材であればあるほど日々の活動を振り返りながら今日より明日、明日より明後日というかたちで自身を成長させています。
営業日報を作成するうえで、上手くいったこと、改善すべきことをしっかり整理し試行錯誤を繰り返すことで、結果的に自分自身でPDCAサイクルを回すことになり、成長へとつなげていくことができます。

成果を出すための営業日報の書き方

成果を出すための日報の書き方
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成果を出すためにはどういったことに注意して日報を書けばいいのでしょうか。
最低限書いておくべき項目として下の内容を意識しましょう。

書いておくべき項目

1日の振り返り

  • 今日の目標
  • 今日の結果
  • 良かった点
  • 今日の課題
  • 明日に向けた改善プラン
  • 明日の目標

顧客との接触履歴

  • 訪問の目的
  • 商談・提案内容
  • 顧客の反応
  • 次回アクション

5W1Hを意識する

5W1Hを意識して書くようにしましょう。日報は上長に提出するものであり、かつ将来自分で読み返すこともあるため、読み手にとってわかりやすく簡潔に表現することが大切です。
What(何を)、When(いつ)、Who(誰が)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように)の5W1Hを明確にすることで、内容をスムーズに理解することができ、また次回何をすべきなのか適切に判断を下すことが可能となります。

「非文章情報タイプ」を意識する

非文章情報タイプとは、文章で記述することなく、選択形式や単語形式で情報を記載するタイプの書き方です。
日報は報告であり作文や小説ではないので、長文を書けば良いというものでありません。

重要なのは必要な情報をより簡潔に記載することです。
そのため上で述べたような項目を参考にしながら非文章情報を意識して情報を記載していくことで、必要な情報を網羅しつつ簡潔に表現することが可能になります。

営業日報を効率よく管理するには

営業日報を効率よく管理するには
©Gajus – shutterstock

営業日報は各メンバーが日常的に書くものであると同時に、上司も毎日確認する必要があるため、効率良く管理することが重要です。
必要な情報が記載されていないような日報になっていたり、せっかく提出しているにも関わらず、上長が毎日確認しづらかったりする場合に気を付けておくべきポイントを紹介します。

テンプレートを定めておく

あらかじめ営業日報のテンプレートを定めておくことで効率良く営業日報を管理することができます。
所属するグループやプロジェクトによって報告すべき内容はある程度固まっているでしょう。
情報の抜け漏れを防ぐためにも、あらかじめ報告すべき項目を決めておくことで、メンバーが何を書くかを悩む時間を削減でき、上司としても最低限知っておきたい内容を把握することができます。

営業日報管理ツールを導入する

営業日報管理ツールを導入することで、日々の営業日報管理を効率化することができます。
営業日報管理ツールとは、日々の営業日報の作成、提出、管理をシステム上で容易におこなえるようにしたものです。
スマートフォン対応のものも多数あるので、外出先などでも簡単に日報を管理、作成することができます。

また、自社内の顧客データと連携可能なサービスもあり、社名から簡単に検索することもできるため、日報データを有効活用することができます。
日報管理ツールについて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事:【厳選】日報管理システム9選|アプリでつかえる日報管理も紹介

SFAで日報を管理する

営業支援システムであるSFAの中には、日報機能を搭載しているものもあります。
SFA内の日報機能を利用することで実際に進めている案件や顧客情報と紐づけて日報を作成することが可能となります。
またSFAの本来の機能である案件の進捗管理や当月の売上予測などと合わせて利用することもできるため、より効率的に日報を利用することが可能になります。

関連記事:SFAとは?導入前に知っておきたい8つのメリットと5つのポイント

営業日報に充てる時間を無駄にしないために

日報は毎日の貴重な営業活動の時間を削って作成するものです。
今回紹介したような内容を意識することで、毎日の営業活動を効率よく振り返ることが可能になり、自身の成長にもつなげることができます。
日々の営業日報作成の時間を有効な時間にできるよう、日々工夫しながら作成していきましょう。

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