入金管理システムとは?機能や導入メリットを紹介!入金管理システム5選も

複数の企業と取引をしていると、企業ごとに入金パターンや決済方法が異なっていて、管理が手間だと感じるシーンがあるのではないでしょうか。加えて、資金管理は企業の大事な部分であるため、ミスは許されないでしょう。
今回は、経理業務を正確かつ効率的にサポートする入金管理システムについて紹介します。

そもそも入金管理とは?

入金管理とは、取引先に請求した金額が期日までに入金されているかどうかをチェックしたり、売掛金と実際に入金された金額を照合して売掛金データを消込したりする業務のことです。おもに経理部が担当しています。
企業の経営において健全に資金を管理することは重要であるため、入金管理には常に正確性が求められます。ただ、決済方法や入金期日などは取引先の都合によって異なるため、管理がどうしても煩雑になりがちなのが難点です。

入金管理業務の効率を上げるためには

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多くの企業では、Excelや入金管理システムを活用して入金管理をおこなっています。
ここでは、Excelと入金管理システムのそれぞれの活用方法を紹介します。

Excelの活用

入金管理をExcelでおこなっている企業では、請求月や売上金額、取引先名、請求日、入金日、当月売上金額などを項目とし、それぞれの値を表に打ち込んでいきます。
入金日がきたら入金確認をおこない、確認が取れたら売上金額と照合します。金額に相違がなければ、売掛金データを消去する入金消込をおこないます。

しかし、Excelでの管理では数字を手作業で打ち込んだり、目視で入金データを確認したりと手間がかかるので、入力間違いや消去漏れが起きてしまう可能性があります。

入金管理システムの導入

入金管理システムとは、取引先への請求や回収、入金消込といった入金管理に関する一連の流れをおこなうシステムを指します。販売管理システムの機能の1つになっている場合もあります。

取引先ごとの入金状況をリアルタイムで確認ができると同時に、未入金の取引先があればアラートで通知がくるものもあるため、回収効率も向上させることができます。またシステムのなかには、入金確認後の債権データの消込も自動的におこなってくれるものもあります。

そのため入金管理システムを活用すれば、Excel管理で生じていた手間が減らすことができ、入力ミスのようなヒューマンエラーからも解放されるといえるでしょう。

入金管理システムのメリット

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ここでは、入金管理システムの3つのメリットを紹介します。
入金管理システムには人件費の削減、ミスの発生リスク削減、滞留債権の回収効率向上というメリットがあり、いずれも入金管理業務の効率化を促進してくれます。

入金管理システムのメリット①:人件費の削減

入金管理業務を手動でおこなっている場合、取引先数が増えるとその取引数に比例して人員コストも増やさなくてはならないでしょう。

しかし、入金管理システムを活用すれば一連の工程を自動化できるため、従事する人員数だけでなく1人あたりの労働時間も減らすことができます。
したがって、入金管理システム導入時に多少のコストがかかったとしても、長期的にみればコストの削減に期待ができるのではないでしょうか。

入金管理システムのメリット②:ミスの発生リスクを削減

入金管理は、基本的に細かい数字の入力と確認を繰り返す作業です。手作業でおこなうと、入力ミスや漏れなどがどうしても発生してしまうでしょう。
一方、入金管理システムを導入して、入金管理に関わる工程を自動化すると、ヒューマンエラーによるミスが発生しにくくなり、正確な入金管理業務をおこなうことができるようになります。

入金管理システムのメリット③:滞留債権の回収効率の向上

Excel管理の場合、未入金状態の取引先数や、それぞれの不足金額は1つひとつ調べなければ把握できませんでした。

入金管理システムを活用すれば、未入金の取引先をあらかじめ抽出したうえで入金期日に未入金である取引先をアラートで通知してくれたり、入金消込をして滞留債権を可視化したりすることができます。そのため、滞留債権の把握と取引先への回収督促を迅速におこなうことができ、債権回収の効率を向上させることができるでしょう。

おすすめの入金管理システム5選

ここでは、主要な入金管理システムを5つ紹介します。システム導入時の参考にしてみてはいかがでしょうか。

おすすめの入金管理システム①:請求金管理ロボ

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企業の経理まわりの業務を自動化する請求金管理ロボは、ロボットペイメント社から提供されている入金管理システムです。大手企業から中小企業まで、500社以上の企業に幅広く導入されています。

請求の周期や請求回数を事前登録するだけで、取引先ごとの請求スケジュールをシステム上で管理でき、請求書発行から送付まで完全自動でおこないます。

また、銀行振込や口座振替、カード決済、コンビニ決済など多様な決済手段を一元管理でき、決済失敗時もワンクリックで決済手段の変更や繰越対応が可能です。SalesforceやKintone、PCA会計といったSFA/CRM・会計ソフトとのデータ連携にも対応しており、既存の業務にスムーズに組み込むことができます。

おすすめの入金管理システム②:V-ONEクラウド

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V-ONEクラウドは、アール・アンド・エー・シー社の入金管理システムです。入金消込から債権管理・催促業務といった入金回収フローを一元管理することができ、入金回収業務に特化したクラウドサービスです。

機械学習が実装されており、独自の自動照合ロジックによって、高精度の入金照合率を実現しています。導入時には、稼動前のコンサルティングから稼動後のサポートまで専属スタッフが責任を持って担当すると同時に、業務改善のアドバイスまでしてくれます。また、多くの会計システムや基幹・販売システムとも連携しており、大幅な業務の効率化が可能です。

おすすめの入金管理システム③:eSeikyu

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eSeikyuは経費精算システムを展開しているイージーソフト社の入金管理システムです。

クラウド型であれば、50アカウントまで月額25,000円(税抜)で利用でき、初期費用はかかりません。また同時に、自社サーバーにeSeikyuをインストールして利用するオンプレミス型も用意されています。既存の会計ソフトにワンタッチで仕訳データを連携させると、売掛金管理や入金消込も自動で処理してくれます。さらに、同社製の経費精算システムeKeihiと連携させれば、経理業務全体をワンストップで管理できるようになり、業務効率が改善されます。

経理業務全般を効率化する入金管理システム④:会計freee

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会計freeeは、 freee社から提供されているシステムであり、100万を超える事業所で利用されています。

20アカウントまで登録可能なベーシックプランは、月額4,780円(税抜)で利用可能です。この製品は、記帳や試算表作成、経営分析、予実管理、資金繰管理といったさまざまな機能を備えた会計ソフトであり、その中に入金管理機能が搭載されています。

入金管理だけでなく会計業務や経理業務全般を効率化したい方、会計システム未導入の方は、このシステムひとつで大幅な業務削減が可能になるでしょう。

経理業務全般を効率化する入金管理システム⑤:KaKing

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KaKingは、GMOインターネット社が提供するクラウド型販売管理システムです。

顧客情報や契約情報を一元管理したり、請求データの自動作成をおこなったり、また入金登録や入金消込の作業を完全に自動化したりすることができます。決済手段は豊富で、スマートフォンを使ったキャリア決済やPay-easy決済などにも対応しています。

入金管理だけでなく、商品管理や見積管理、契約管理、代理店管理なども機能として備わっているので、販売に関する管理業務を一元化させたい方は、この販売管理システムがおすすめです。

入金管理システムを導入して経理の業務負担を減らそう

経理部の業務は入金管理だけではなく、ほかにも社内外のさまざまな業務を抱えています。Excelによる入金管理では、「取引先が増えれば増えるほど業務負担も増える・・・」という状況がなかなか改善されないでしょう。
入金管理システムを導入すれば、経理部の業務負担を軽減でき、金銭にかかわる重大なミスも減らすことができます。
これを機に、上記で紹介したシステムから自社の特徴に合ったサービスを見つけて、導入してみてはいかがでしょうか。

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