Web請求書システム5選を比較してみた｜無料システムあり！

Web請求書システムとは？

従来、請求書は紙で発行しており、請求書の作成から郵送までの一連の工程を手作業でおこなっていました。しかし、顧客数が増加すると、請求書の発行業務の負担は大きくなってしまいます。

Web請求書システムは請求書の発行業務をすべてWeb上でおこなうことができるため、そのような負担を軽減することができます。またWeb請求書を活用することで、これまでコストとして計上されていた紙代、印刷代、郵送代などが削減できます。さらに請求書発行業務の工程を自動化することができるため、作業工程を省略でき、請求書の発行業務が従事する人件費の削減もできます。

関連記事：Web請求書システムとは？注目されている背景や導入メリット、導入の注意点など

Web請求書システムを導入するメリット

Web請求書システムを導入すると、請求書を紙で発行し郵送する必要がなくなるため、ペーパーレス化することができます。また手作業による封入も不要になるため、封入ミスや宛名ミスなどのヒューマンエラーのリスクを下げることができます。
コスト面でも、紙代や印刷代、郵送代などの経費を削減できたり、システム導入による業務工程の短縮から人件費を削減できたりするなどの効果が期待できます。

Web請求書を導入するにあたって押さえておきたいポイント

Web請求書システムを導入する際、どういったポイントに着目すれば良いのでしょうか。ここでは料金、無料トライアルの有無、機能、電子帳簿保存法への対応、モバイル対応、サポート体制の6つの観点から解説します。

料金

まずシステムの導入でもっとも重要なポイントの1つが料金です。基本的にシステムを導入すると、初期費用や月額費用が発生します。なかには、無料で利用できるものもありますが、ユーザー数や機能が制限されている場合が多いです。
また、Web請求書システムを利用することで業務効率を良くすることはできても、今までの人件費を上回ってしまうくらい費用がかかってしまうのであれば本末転倒でしょう。
システムを選定する際には自社が求める機能を利用するために、どれぐらいの費用が発生するかを念頭に置いたうえで判断することが必要です。

無料トライアル

Web請求書システムの中には、正式な申し込みをする前に無料でトライアル利用が可能なシステムが多く存在します。システムによって異なりますが、正式申し込みとなると最低1年間は利用しなければならないなど最低利用期間が定められている場合もあるため、無料トライアル利用が可能なシステムであれば実際に試したうえで、判断したほうが良いでしょう。

機能

Web請求書システムは請求書の作成や郵送、PDFやCSVでのデータ排出ができるだけでなく、システムによっては、見積書や納品書の作成や顧客情報の管理がおこなえたりするなど独自の機能を備えているものもあります。また同じシステムであっても、プランを変更することで利用できる機能が増減します。
Web請求書システムを導入する目的は業務効率化や人件費削減などさまざまですが、自社にもっとも適した機能を持ったシステムを導入できるよう、しっかりと比較検討をしましょう。

電子帳簿保存法への対応

1998年7月に制定された電子帳簿保存法には、請求書を含む書類を電子化して保存できることが定められています。
ただし、紙の文書とは違い、データ化された文書は内容の変更や削除などが簡単にできることが想定されるため、信用性や信憑性についての証明が必要になります。証明方法としては、電子署名やタイムスタンプ機能などが挙げられます。電子帳票システムを選ぶ際はそれらの機能を備えているのかどうかをあらかじめ確認しておきましょう。

参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁

モバイル対応

Web請求書システムがPCだけでなくモバイルから利用ができるかどうかも昨今のビジネス環境においては重要なポイントの1つであるといえます。
Web請求書システムの中にはスマートフォンから各種書類を発行してメールで送付できたり、状況を確認したりすることができるものもあります。モバイル対応のものだと、外出先や移動中のすきま時間を活用して請求業務を進めることができるため、自社内にモバイル利用のニーズがあるのであれば、モバイル対応したシステムを選定したほうが良いでしょう。

サポート体制

困った際や何かあった際に重要となるのがサポート体制です。電話やメール、チャット対応など選定するシステムによってサポート体制はさまざまです。安心してシステムを運用できるよう、あらかじめサポートの窓口を確認しておきましょう。

おすすめのWeb請求書システム5選

ここではWeb請求書システムを5つ紹介します。それぞれの特徴を理解して、システム導入時の参考にしてみてください。

おすすめのWeb請求書システム①：RaQool（ラクール）

➤ 公式サイトでチェック

• 顧客データから自動で請求書・見積書のひな形が作れる
• 作成した請求書や見積書はPDFでメールに添付して送信でき、郵送もワンクリックで可能
• 機械の故障や、大規模災害、オペレータの誤操作、ソフトウェアの不具合に備え、複数の拠点でリアルタイムにデータのバックアップを取っているため、安全にデータ管理ができる

おすすめのWeb請求書システム②：Misoca（ミソカ）

➤ 公式サイトでチェック

• ビジネス向けのデザインからカジュアルなデザインなど多彩なテンプレートから自社にあった請求書のデザインを選択できる
• 消費税率10%および区分記載請求書にも対応している
• 自動作成予約機能を活用することで、指定した日に自動で請求書を作って作成完了のメールまで届けることができるため、請求漏れを防ぐことができる

おすすめのWeb請求書システム③：BtoBプラットフォーム請求書

➤ 公式サイトでチェック

• 発行した請求書を顧客が確認しているかどうかを把握できる
• 請求から入金までを一元管理し、自動で消込作業をおこなうことができる
• 届いた請求書のデータをそのまま会計ソフトを取り込むことができるため、請求書処理業務が楽になる

おすすめのWeb請求書システム④：MakeLeaps （メイクリープス）

➤ 公式サイトでチェック

• 個人事業主、中小企業、大手企業など規模を問わず活用できるシステム
• 請求書の作成予約ができ、作成漏れを防ぐことができる
• 登録した口座の入金情報（入金日、入金額、振込名義）をシステムに自動で取り込み、入金確認や入金消込を簡単におこなえる

おすすめのWeb請求書システム⑤：楽楽明細

➤ 公式サイトでチェック

• 請求書のほかにも納品書、支払明細などの帳票をWeb上で発行することができる
• 1通164円からで請求書や支払明細（支払通知、支払案内）の郵送代行もおこなっている
• ラクス社が提供する、Webデータベース「働くDB」と連携することで、帳票の発行から郵送までの業務を一元的におこなえる

自社に合ったWeb請求書システムを！

事業が拡大し、売上が増加することは企業にとって非常に喜ばしいことですが、顧客の増加に比例して請求業務も複雑化していきます。より効率的に請求業務をおこなうためにはWeb請求書システムの導入がおすすめです。今回紹介した、システム選定時に押さえておきたいポイントを踏まえ、どのWeb請求書システムが自社にマッチするかしっかりと検討し、導入をしてみてはいかがでしょうか。