販売管理システムとは?メリットや機能についてわかりやすく解説してみた

販売管理システムは、複雑化しがちな販売管理に関する業務を効率化することができ、いつ、誰が、何を、どれだけ購入したかという情報を明らかにすることができます。それらの蓄積した販売データから、自社の販売状況やニーズを把握して、将来の販売計画に役立てることができます。
今回はそんな販売管理システムのメリット・デメリットや、クラウド版とオンプレスミス版の違いなどについて詳しく解説します。

販売管理システムとは

販売管理システムとは
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販売管理システムとは、「注文を受ける→商品を渡す→報酬を受け取る」といった一連の流れにおける商品とお金の情報をデータ化したものです。
具体的には、商品やお金がやりとりされた際の「日時(いつ)」「取引先(誰が)」「商品(何を)」「数量、料金(どれくらい)」といった情報を管理することができます。

販売管理システムの主要な機能一覧

販売管理システムの主要な機能一覧
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販売管理システムには、主に商品の販売、管理、仕入をサポートしてくれる機能があります。
それぞれの部門において、複雑な単価計算や税抜・税込価格の計算、外貨計算などを自動でおこなってくれます
そして、瞬時に帳票として印刷することができ、業務を大幅に効率化することができます。
ここでは、販売管理システムがそれぞれの部門においてカバーしている主要な機能や、それぞれの部門で出力できる帳票を紹介します。

商品の販売をサポートしてくれる機能

販売管理システムには、商品販売の際の見積から受注、出荷、売上、料金の請求、買掛管理まで商品の販売に必要な一連の流れをサポートしてくれる機能があります。
具体的に、仕入先ごとの仕入単価・掛け率の設定、見積もり依頼、受注処理、請求処理、発注処理、予算と実績の比較などの機能が備わっています。
出力できる帳票としては、見積書、見積一覧表、受注明細一覧表、売上伝票、納品書、請求書、売掛残高一覧表、得意先元帳などがあります。商品の販売に関する帳票印刷の自動化は顧客とのスムーズなやりとりを可能にします。

商品の管理をサポートしてくれる機能

販売管理システムを活用すると、現状の商品の在庫数や、店舗への適切な配分量を確認することができます。
また、売れなかった商品を償却するといった、商品の管理をサポートしてくれる機能があります。
具体的には、入荷・検品、棚卸、返品、長期在庫・期限切れ商品の処理、出庫・出荷などに対応することができます。

出力できる帳票としては、在庫一覧表、商品受払表、在庫引当状況一覧表、棚卸一覧表、在庫調整一覧表などがあります。
そのなかでも、本来あるべき在庫量の理論在庫と、実際にいまある在庫量の実在庫との差異を調査する棚卸一覧表は、在庫管理を正しくすることができ、販売データに基づいた正常な在庫量であるかも確認することができます。

そのため、経営するうえで必要不可欠な帳票です。
事業が拡大していくにつれて取り扱うアイテムや在庫量が増加し続けるため、システムを通じた在庫を管理することで業務の効率化を図る必要性がでてくるでしょう。

商品の仕入をサポートしてくれる機能

商品の発注から入荷、仕入、料金の仕払い、買掛管理まで商品の仕入に必要な一連の流れをサポートしてくれる機能があります。
例えば、債権残高、買掛残高、売上残高を管理することができます。
印刷できる帳票としては、買掛残高一覧表、仕入一覧表、発注一覧表、発注明細一覧表などがあります。

特に買掛残高一覧表の作成は得意先から仕入れた未払金を把握し、払い忘れを防止することができます。
後払いで得た代金を指す買掛金を清算することは会社の信用問題にもつながるため、企業にとって買掛残高一覧表の作成は欠かせません。
販売管理システムを活用することでこれらの重要な帳票を手間を掛けずに作成することができます。

販売管理システムを活用するメリットとは

販売管理システムを活用するメリットとは
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まずは、販売管理システムを利用した際に得られるメリットについて説明していきます。

業務を効率化させることができる

販売管理システムは、受注してから納品し、料金を回収するまでの商品や金額に関する情報を1つのシステムで一元的に管理することができます。
商品や金額に関するデータを仕入部門や販売部門など各部門ごとに管理していると、それぞれで入力作業が必要になり、手間が生じるでしょう。
しかし、販売管理システムによってデータ管理の方法が部門間で標準化すると、各部門ごとの入力作業を削減することができたり、他部門との情報共有がスムーズになったりするため業務を効率化することができます。

企業全体の状況を把握できる

販売管理システムを活用することで、企業全体の販売に関する情報をリアルタイムで確認することができるようになります。
そのため、把握していた在庫数と実際の在庫数が合わなかったり、在庫数を把握しておらずうっかり発注のタイミングを逃して在庫切れを起こしたりするミスを防ぐことができます。
また、経営層やマネージャー層など現場の社員意外も簡単に販売状況を確認できるようになるため、素早い経営判断が可能になるというメリットもあります。

販売戦略に活用することができる

販売管理システムで管理されている仕入数、在庫数、販売数などのデータは、システム内に蓄積されていきます。
当月や次月の売上見込みや販売の進捗を把握できるため、販売予測や販売予測に基づいた販売目標の策定、仕入予測などといった販売戦略も早いうちから考え、実行することができます。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

販売管理システムを選ぶ際のポイント
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ここまで、販売管理システムの機能やメリットについてご紹介してきました。
しかし、自社にあったサービスでなければ、販売管理システムの導入することによって、得られるメリットは減少してしまいます。
ここでは、実際に販売管理システムを導入する際に意識すべきポイントについて紹介していきます。

必要な機能が備わっているか

商品の販売には受注から納品までさまざまな工程があります。
販売管理システムには、幅広い業務をサポートするために多くの機能が備わっています。その一方で、システムによっては特定の業務に特化した機能のみが備わったシンプルなものもあります。
そのため、自社にとって最も必要な機能が備わった費用対効果の高いサービスを選ぶ必要があります。その選定指標として、3点を紹介していきます。

導入目的を明らかにする

まずは、自社が販売管理システムを導入する目的を明確にし、適切なシステムを選ぶ必要があります。
また合わせて、自社の目的に沿わない不必要なサービスが含まれているかどうかもチェックしましょう。
無駄な機能がついているサービスの選択を避けることで、不必要な費用を払わなくてよくなります。

販売管理システムの導入目的は企業によってさまざまです。
例えば、各部門の情報共有を統一したい企業もあれば、仕入と在庫を正しく把握して売上の向上を図りたいといった企業もあるでしょう。
前者であれば、販売管理システムの機能がサポートしてくれる部門や業務範囲の広さ、外部連携の柔軟性に注目すると良いでしょう。

後者が目的であれば、在庫管理機能や製造管理機能があるかどうかが重要になってきます。
このように、目的に合わせて必要な機能を選択すると良いでしょう。

サービスの対象としている業界・企業規模を確認する

企業の規模感や業界よって必要な機能は変わってきます。自社の規模感や業界に対応しているか、実際に自社と同じ規模感や業界で導入実績があるかといった点を確認すると良いでしょう。
例えば、小売業においては「販売管理」を中心に充実した機能が必要になりますが、配送業においては「在庫管理」の機能が充実している方が業務効率が向上します。
このように業界によって必要なサービスが異なるので、同じ業界の会社がどのシステムを利用しているかリサーチしてから販売管理システムの導入を検討してみてください。

システムがどのように運用されるか

販売管理システムの運用には大きく分けて、クラウドでの運用とオンプレミスでの運用が可能です。
クラウド版とオンプレミス版の販売管理システムにはそれぞれメリット・デメリットがあるため、自社にあった運用形態を選びましょう。
以下では、クラウド版の販売管理システムとオンプレミス版の販売管理システムの特徴について紹介するので参考にしてみてください。

クラウド版の販売管理システム

クラウド版のシステムは、インターネットを通じて利用します。
メンテナンスやアップデートに関しては、システムの運営会社が自動でおこなってくれることがほとんどです。
そのため、自社が手間を掛けることなく常に最新版のシステムを利用することができます。

また、料金は年額や月額といった利用期間に応じて発生し、メンテナンスやアップデートに対する料金はその利用料の中に含まれていることがほとんどです。
今までのデータをクラウド上に保存し、データ容量が増えた場合にもプランの変更で対応することができるため、資源効率性も非常に高いといえるでしょう。
しかし、オフラインの環境での運用が難しく、ネット環境が必須となるので注意が必要です。

クラウド版の販売管理システムでは、ネット環境であればつながるという特性から、本店だけでなく支店や店舗などと簡単に情報共有をおこなうことができます。
しかし、システム利用時にはさまざまなネットワークを経由することになるので、セキュリティ管理には注意をする必要があります。

オンプレミス版の販売管理システム

オンプレミス版のシステムは、運用のためにハードウェアを購入して運用します。
オンプレミス版では、自社でサーバー用のハードウェアを購入するので、カスタマイズの自由度が高いといったメリットがあります。
そのため、自社の規模や状況に合ったシステムで運用をすることができます。
また、外部のインターネットを経由しないので、たとえインターネットで何らかの問題が起きたとしてもシステムの運用が中断することがなく、自社で徹底した情報管理をすることができます。

一方で、導入する際にはソフトウェアやサーバー用のハードウェアを購入する必要があるため、導入初期に発生する金額が数十万~数百万円と高くなることもあります。
また、保守・運用費用が別途かかったり、データ容量の拡張に追加料金がかかったりするので料金体系は必ずチェックしておきましょう。

オンプレミス版の販売管理システムでは、カスタマイズに柔軟性があるため、自社の業界や業種、規模に合わせた販売管理をすることができます。
しかし、システムを最新版に入れ替えるとなると、販売に関する全部門での入れ替えが必要となるので工数や費用負担が大きいという点には注意する必要があります。

サポート体制

サポート体制は電話やメール、チャットなどシステムによってさまざまです。
販売管理システムの問題は会社全体に影響するため円滑な運用が必要になってきます。
また、社内だけでなく社外の関係者においても迷惑をかけてしまうことになります。そのため、販売管理システムを導入するうえでサポート体制をチェックすることは非常に重要です。

販売管理システムをうまく活用して自社の業務効率をあげよう!

販売管理システムとは何か、そのメリットとデメリットについて、また導入する際のポイントについて紹介しました。
販売管理システムを利用することで入力作業が最低限になり、人為的ミスが減少するので販売業務を効率化することができます。

それだけでなく、販売情報や在庫管理をシステムによって実施することで、発注の精度が上がり、上手に活用することで売上利益の向上にもつなげることができます。
販売業務に関わる業務の業務効率化に頭を抱えているという方は、ぜひ今回の内容を参考に販売管理システムを選んでみてください。

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