営業メールには返信しない?メールに返信する際の基本的なポイントと例文を紹介

営業担当にとってメールは必須のコミュニケーション手段です。またメールのマナーも最低限必要な社会人のスキルとなっています。
今回は日々届く営業メールに対し、返信すべきかどうかの判断や実際に返信する際の注意点について説明していきます。メールのマナーを理解して、社外と円滑なコミュニケーションをとっていきましょう。

更新日:2019.11.27

営業メールとは

営業メールとは
©GaudiLab – shutterstock

営業メールとは、営業活動をする際に活用されるメールです。
メールに自社のサービスの説明や資料添付をして新商品や新サービスの売り込みをおこなったり、アポイント日時の設定をしたりします。

また、電話営業や訪問営業をおこなう前に営業メールを送付し、反応があったお客様に注力してアプローチするといった企業もあります。
そうすることで、自社サービスに興味関心の高いターゲットへ効率的に効率活動をおこなっていくことができます。

営業メールには返信すべきか?

営業メールには返信すべきか?
©Production Perig – shutterstock

ビジネスではお客様とメールのやり取りをする場面が多く、時には営業メールを受け取ることもあるでしょう。
日々届く営業メールのなかでも、どういう種類の営業メールに対し返信をすべきなのでしょうか。
ここでは、返信すべき営業メールと返信しなくても良い営業メールについて紹介していきます。

返信すべき営業メール

営業メールのなかでも返信すべきメールのパターンは大きくわけて2つあります
1つはこれまで取引をしたことがある企業や担当者の場合、もう1つは今後取引をする可能性がある企業からの営業メールです。

相手がこれまでに取引をしたことがある企業や担当者である場合

まず、営業メールの差出人がこれまで取引をしたことがある企業や担当者である場合は返信したほうが良いでしょう。
今後のコミュニケーションをスムーズにおこなっていくために、簡潔な内容でも良いので返信をするようにしましょう。

相手と今後取引をする可能性がある場合

営業メールの差出人が、今後取引をおこなう可能性がある企業であった場合も返信をしたほうが良いでしょう。
具体的には、差出人が紹介するサービスが自社にとって有用なサービスであったり、類似の製品を検討していたりするケースです。

こういったメールはサービスの案内のために不特定多数の宛先にメールを送信しているケースが多いと考えられます。
そのため、返信をしなければ興味がないと判断され、サービス紹介をおこなってくれる可能性が低くなってしまいます。
返信をおこなうことで資料の送付や、自社への訪問などのサービスを受けることができるでしょう。

返信をしなくても良い営業メール

営業メールのなかでも、過去に取引実績がなく、またメール内で紹介されているサービスにも興味がないようであれば、わざわざ返信をする必要はありません。
メール処理の業務を効率的におこなっていくために、自身にとって必要かどうかを見極めてメールの返信をおこないましょう。

営業メールに返信する際の基本的なポイント

営業メールに返信する際の基本的なポイント
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ここまでは、返信したほうが良い営業メールと返信しなくても良い営業メールについてみてきました。
ここからは、実際に営業メールに返信する際に注意するべき基本的な4つのポイントを説明します。
返信をする際に使用するポイントや言い回しもありますのでしっかりと押さえておきましょう。

返信メールであるとひと目でわかる件名を付ける

1つの案件についてやり取りをするとき、ビジネスメールでは一般的に件名を変えずにやり取りをします。
理由は、タイトルを確認するだけで何に対するメールかがわかるようにするためです。

これは営業メールへの返信でも同様です。
一般的なメールソフトでは返信機能が付いており、返信を選択すると件名に「Re:」が付きます。この記号は返信であることを意味しているので、「Re:」がついている件名のまま返信することが通例です。

相手のメールを引用をする際は「>」を使う

返信をする際には、よりわかりやすく回答するために送信元の本文を引用することもあります。
そういった場合には、引用したい文章の文頭に「>」をつけてから該当の文章を引用するようにしましょう。

そうすることで、相手も該当の文章が引用された文章であると認識することができます。
特に、いくつか質問をもらっており、それぞれに対して回答を返信する必要がある場合などに有効な表現です。

相手からの返信を希望しない場合はそのことを文中で示す

自分が送る返信に対して、その後の返信が不要である場合はその旨を本文に記載するようにしましょう。
例えば「なお、返信は不要です」や「ご確認いただければ、ご返信にはおよびません」などと記載します。
この一言を記載しておくことででメールでのコミュニケーションをスマートにすることができます。

断る場合は相手へ配慮した表現を用いる

営業メールに対してお断りの表現を用いる際は、失礼な表現にならないように注意を払う必要があります。
特に、これまで取引のあった担当者や企業への返信の場合はなおさらです。
「不本意ではありますが、今回はお見送りさせていただきます」や「せっかくのお話ですが現時点での検討がむずかしく辞退させていただきます」などといった表現を用いて、普段のコミュニケーションよりも丁寧な表現を心掛けるようにしましょう。

営業メールに返信する際の例文

営業メールに返信する際の例文
©studiostock – shutterstock

ここまでは、メールに返信する際に注意すべき点を紹介してきました。
ここからは、営業メールへ返信する際に活用できる例文を紹介していきます。

営業メールの提案内容に興味関心があり問い合わせをしたい場合の例文

件名:Re:新サービス〇〇のご案内

株式会社○○
営業部 ○○ ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

さて、新サービスのご提案ありがとうございます。
私の方でも○○についてお話をお伺いしたいと考えております。

つきましては、ご提示いただきました日程のうち、以下の日程で面談お願いしたく存じます。
>○月○日(○) 00:00〜00:00

お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほどよろしくお願いいたします。

−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

営業メールの提案内容に興味がなくお断りの連絡を入れたい場合の例文

件名:Re:○○のご案内

株式会社○○
営業部 部長
○○ ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

このたびは魅力的なご提案をいただき、誠にありがとうございます。
ご提案いただきましたサービスは非常に興味深いものでしたが、
現在のところサービスの導入が難しく、誠に不本意ではございますが、
今回はお見送りさせていただきます。

せっかくご提案いただいたのに申し訳ございません。

また何か機会がございましたら、よろしくお願い申し上げます。

−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

営業メールへの返信に慣れよう!

普段の業務においてメールは、非常に重要なコミュニケーション手段です。
業務が増えていくとよりメールの受信数、送信数も増えていくため、メールの処理能力はビジネスパーソンにとって必須の能力となっています。
届いた営業メールを返信すべきかどうかの判断や基本的な返信の型はしっかり理解しておきましょう。

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