GoogleスプレッドシートとExcelの違い・それぞれのメリットとは?

データの集計や分析をするうえで、Excelを使っている企業はかなり多いですが、近年はグーグル社が提供するGoogleスプレッドシートを利用する企業も増えてきています。
基本的には両方ともに表計算ソフトであることに変わりはありませんが、それぞれ使い方や機能に違いがあります。今回は、ExcelとGoogleスプレッドシートの違いやそれぞれの得意な機能、関数について紹介します。

更新日:2020.2.10

そもそもGoogleスプレッドシート、Excelとはどんなサービス?

そもそもGoogleスプレッドシート、Excelとはどんなサービス?
©Rawpixel.com – shutterstock

Excelとは

ExcelはMicrosoft社が提供する表計算ソフトです。有償ソフトウェアとして提供されており、購入後に自分のPCにインストールすることで利用することができます。

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートはグーグル社が提供する表計算ソフトです。ブラウザ上で利用するタイプの表計算ソフトであり、Googleアカウントを持っていれば基本的に無料で利用することができます。
ほかの人に資料を共有する際はそのページのリンクを送信するだけで共有が可能です。

GoogleスプレッドシートとExcelの共通点、違いは?

GoogleスプレッドシートとExcelは、似て非なるサービスです。
ここでは、この2つのサービスの共通点と違いをそれぞれ紹介します。

GoogleスプレッドシートとExcelの共通点

表計算ソフトである点

ともに表計算ソフトである点は共通しています。
四則演算をはじめとした計算に特化したソフトであり、データを表形式で保存したり、そのデータを簡単にカスタマイズして分析したりすることが可能です。

関数、マクロを使える点

GoogleスプレッドシートとExcelは、ともに関数やマクロを使うことができる点でも共通しています。関数とは、特定の計算をするためにあらかじめ用意されている数式のことを意味しており、IF関数やSUM関数などが当てはまります。
また、両サービスともに、操作や計算を自動でおこなうことができる技術のこと指すマクロを使うこともできます。

GoogleスプレッドシートとExcelの違い

オンラインかオフラインか

GoogleスプレッドシートとExcelはそれぞれ使われるのに適した環境が異なります。
Googleスプレッドシートはオンライン上で、Excelはオフライン上で使われることに適しているため、Googleスプレッドシートをオフライン上で使ったり、Excelをオンライン上で使ったりすると、少し利便性が低くなることがあります。

利用料金

上でも少し説明しましたが、GoogleスプレッドシートとExcelは利用料金が異なります。Googleスプレッドシートは基本的に無料で利用することができるのに対して、Excelはあらかじめパッケージを購入し、自分のPCにインストールする必要があります。
ただ、Googleスプレッドシートでも、ビジネス用のメールアドレスを作成してGoogleスプレッドシートを活用したいという場合には、別途法人向けのプランで申し込む必要があるため、利用料金がかかることがあります。

データの保存容量

GoogleスプレッドシートとExcelはそれぞれ、データを保存できる容量が異なります。Googleスプレッドシートのデータは基本的にGoogleドライブ上に保存されるため、Googleドライブの保存容量が上限値です。
この上限値は、追加料金を払うことで引き上げることが可能です。Excelのデータは、ファイルデータとしてPC上に保存されるため、自分が持っているPCのデータの保存容量によります。

GoogleスプレッドシートとExcel、それぞれのメリット

GoogleスプレッドシートとExcelのメリット比較
©takasu – shutterstock

GoogleスプレッドシートとExcelはともに表計算のソフトです。使い方はほとんど同じですが、両者の強みには若干の差があります。それぞれのメリットを知り、用途に応じて活用していきましょう。

Excelのメリット①:オフライン状態での利便性

Googleスプレッドシートはクラウド上で提供されるサービスのため、ネット環境の影響を受けます。つまり、インターネットがつながっていない環境下では利便性が下がってしまいます。一方、Excelはパソコン上のアプリケーションであるため、ネット環境に左右されず操作することができます。

Googleスプレッドシートのメリット①:ファイルの共有が容易

Googleスプレッドシートのメリットはほかの人と簡単に共有ができるということです。Googleアカウントを持っている相手であれば、相手に権限を付与し、URLを送信するだけでファイルを共有することができます。

Googleスプレッドシートのメリット②:自動保存ができる

Googleスプレッドシートでは変更を加える度に自動保存がされます。そのため、Excelのようにこまめに保存する必要がありません。
また、Googleスプレッドシートはクラウド上にデータが保存されるため、PCが壊れてデータがなくなってしまうということもありません。

GoogleスプレッドシートとExcelどっちがいいの?

ここまで、GoogleスプレッドシートとExcelのメリットをご紹介しました。
Excelはネット環境に左右されず操作することができる一方で、Googleスプレッドシートは共有のしやすさや自動保存など、クラウドサービスだからこそのメリットがあります。

ネット環境がない場所で使うことが多い場合は、Excelの方が適しているといえるでしょう。一方、メンバーと共同作業をすることが多い場合は、Googleスプレッドシートのほうが便利でしょう。

ExcelとGoogleスプレッドシートを相互に変換する方法

ファイルの変換
©Julien8001 – shutterstock

ここまで、Googleスプレッドシートの便利な機能をご紹介してきました。「Googleスプレッドシートを使ってみたいな!」と思った方も多いのではないでしょうか。

実際にGoogleスプレッドシートに移行するとなると、「今あるExcelのデータを移行するにはどうしたらいいの?」と思う方もいらっしゃるかもしれません。ExcelとGoogleスプレッドシートは互いに関数やフォントなどに若干の差があるため、単純なコピー&ペーストではコピーすることができません。

しかし、Googleスプレッドシート上でExcelファイルを編集することができたり、ファイルを変換したりすることができます。ここでは、ExcelとGoogleスプレッドシートの変換方法を紹介します。

ExcelファイルをGoogleスプレッドシート上で編集する方法

これまでExcelファイルをGoogleスプレッドシート上で編集する場合はファイルを変換して別ファイルとして保存しなければなりませんでした。しかし、最近のアップデートにより、G Suiteを利用している場合は、ExcelファイルをGoogleスプレッドシート上で直接編集することができるようになっています。

G Suiteとは、Googleが提供しているビジネス向けのサービスです。Googleスプレッドシートに変換して別ファイルとして保存するのではなく、Excelファイルとして直接編集することが可能です。社内でExcelとGoogleスプレッドシートの両方を使っている場合に便利です。

Googleドライブ>[ファイルのアップロード]>Excelファイルを選択>アップロードされたファイルを開く>[アプリで開く]>[Googleスプレッドシート]を選択

エクセルのアップロード
トルテオ編集部
スプレッドシートでエクセルを開く
トルテオ編集部

ExcelからGoogleスプレッドシートへの変換方法

Excelファイルとしてそのまま編集するのではなく、Googleスプレッドシートに変換して保存したいという場合もあるかもしれません。ExcelからGoogleスプレッドシートへ変換することも可能です。

[ファイル]>[インポート]>[アップロード]>Excelファイルを選択>[新しいスプレッドシートを作成する]を選択

エクセルをインポートする
トルテオ編集部
トルテオ編集部

GoogleスプレッドシートからExcelへの変換方法

反対に、GoogleスプレッドシートからExcelへ変換することも可能です。

[ファイル]>[ダウンロード]>[Microsoft Excel]を選択

<スプレッドシートをエクセルにエクスポートする
トルテオ編集部
スプレッドシートをエクセルにエクスポートした結果
トルテオ編集部

Googleスプレッドシートにしかないお役立ち関数

スプレッドシートにしかないお役立ち関数
©lovelyday12 – shutterstock

表計算ツールとしてほとんど差がないExcelとGoogleスプレッドシートですが、じつはスプレッドシートにしかない便利な関数が存在します。今回は、そのなかでも特に便利な3つの関数をご紹介します。

ARRAYFORMULA関数

ARRAYFORMULA関数とは、一つの式で複数のセルに式を反映させることができる関数です。指定範囲のセルごとに式を実行するのではなく、値のみを表示します。そのため、セルごとに式を入力するよりも動作が早くなるという利点があります。

=ARRAYFORMULA(配列数式)

このARRAYFORMULA関数は単体で使う関数ではなく、ほかの関数と併用します。例えば、ROW関数と一緒に使うことで自動連番ができます。
ROW関数とは、行番号を返す関数のことです。行番号とずれた数字を表示したい場合、例えば2行目のセルに1と表示させたい場合は、次のように書きます。

=ROW(範囲)-1

この式をほかのセルにコピーすれば連番を付けることも可能ですが、行数が多い場合は操作が大変で処理も重くなってしまいます。ARRAYFORMULA関数と組み合わせることで、簡単に連番をつけることができます。
例えば、3行目から順に1、2、3…と連番を付けたい場合は、次のように書きます。

=ARRAYFORMULA(ROW(A3:A22) -2)

この関数をA3に入力すると指定した範囲に番号が振られます。

自動連番をつける
トルテオ編集部

このように、簡単にかつ軽い処理で複数のセルに式を反映させることができるのが ARRAYFORMULA関数のメリットです。この関数を使えば、式をコピーするよりも処理が軽くなります。

IMPORTHTML関数

IMPORTHTML関数とは、Webページ上のデータやリストを自動で取り込むことができる関数です。自動で情報収集をしたい際に活用できます。

=IMPORTHTML(URL,クエリ,指数)

例えば、WikipediaでGoogleについて書かれているページの目次を表示したい場合、次のように書きます。

=IMPORTHTML(“https://ja.wikipedia.org/wiki/Google”,”list”,1)

目次はリスト表示されているので、アイテムの種類には”list”と記載します。そしてこのリスト表示はページ内で1番目にあるので、番号には1と書きます。この関数をA4に入力すると、指定した項目が転記されます。

ウェブページを引用する関数
トルテオ編集部
ウェブページの引用結果
トルテオ編集部

また、それぞれのセルにURLやアイテムをあらかじめ入力しておき、指定することもできます。

=IMPORTHTML(A1,B1,4)

IMPORTHTML関数を用いることで、指定したWebページ上の情報を収集することができます。Webページが更新されれば、自動でデータが更新されます。そのため、定期的に更新される情報を収集する際に便利でしょう。

IMPORTRANGE関数

IMPORTRANGE関数は、ほかのGoogleスプレッドシートからデータを引用したい場合に使う関数です。元のシートのデータが更新されると取得したデータも自動で更新されます。

=IMPORTRANGE(スプレッドシートキー,範囲の文字列)

スプレッドシートキーはURL内に記載されています。d/と/editの間の部分がスプレッドシートキーです。

この関数をA3に入力します。

シートを引用する
トルテオ編集部

「これらのシートをリンクする必要があります」と表示されるので[アクセスを許可]ボタンを押します。

アクセスを許可する
トルテオ編集部

そうすると、参照したいシートのデータが抽出されます。

シートの引用結果
トルテオ編集部

IMPORTRANGE関数を用いることで、別のシートからデータを引用することができます。たくさんのシートに別々に情報があり、いちいち引用するのが大変という場合は、この関数を使うと便利です。

Googleスプレッドシートにしかないお役立ち機能

スプレッドシートにしかないお役立ち関数
©emojoez – shutterstock

Googleスプレッドシートならではの機能は、関数だけではありません。GoogleスプレッドシートはGoogleが提供しているサービスであるため、Googleのさまざまなサービスと連携することができます。そしてその結果、できることの幅が格段に上がります。
次は、Googleスプレッドシートならではの便利な機能をご紹介します。

Googleフォームでアンケート作成機能

Googleフォームとは、問合せフォームやアンケートなどを簡単に作成することができるツールです。このフォームから来たデータをGoogleスプレッドシート上に出して管理することができます。
メニューの[ツール]から[フォームを編集]のボタンを押すとフォームの作成画面が出てきます。

グーグルフォームの作成手順
トルテオ編集部
グーグルフォームの画面
トルテオ編集部

Google Analyticsの集計機能

Google Analyticsとは、Googleが提供するアクセス解析ツールです。よく見られているページは何か、どんなユーザーがサイトを見てくれているかなど、さまざまな情報を知ることができます。
このアドオン(拡張機能)を活用することで、このGoogle AnalyticsのレポートをGoogleスプレッドシート上に出すことができます。

アドオンを取得する

メニュー>[アドオン]>[アドオンを取得]>「Google Analytics」を選択し[インストール]をクリック

グーグルアナリティクスのレポート作成
トルテオ編集部

レポートを作成する

メニュー>[アドオン]>[Google Analytics]>[Create new report]

一度ひな形を作っておくことで、Google Analyticsのレポート作成が簡単になります。また、定期的にレポートを自動で作成するように設定することもできます。

Yet Another Mail Mergeでメール一斉送信

Yet Another Mail Mergeという拡張機能を取り込むことで、メールを一斉送信することもできます。Google Analyticsと同様、アドオンを取得して使うことができます。メールを送信するには、Gmailであらかじめメールの下書きを作成しておくことが必要です。
まず、Googleスプレッドシートに宛先のメールアドレスと名前を入力します。

メールアドレスのリスト
トルテオ編集部

メニュー>[アドオン]>「Yet Another Mail Merge」を選択>[メールマージを開始]

左下の[Continue]ボタンを押します。

メールマージを開始
トルテオ編集部

送信者名を入力し、下書きを選択してメールを送信します。

メールの送信手順
トルテオ編集部

Yet Another Mail Mergeのアドオンを用いることで、メールの一斉送信が簡単にできます。メールアドレスなどの情報をGoogleスプレッドシートに出力しておけば、情報を入力する手間も必要ありません。

Googleスプレッドシートの機能をもっと知って活用しよう

いかかでしたか?

Excelはネット環境に左右されず操作することができ、Googleスプレッドシートには便利な機能がたくさんあります。それぞれに強みがあるので、用途に応じて使い分けるのもよいかもしれません。今回ご紹介した変換方法なども使いながら、ExcelとGoogleスプレッドシートを活用してみてください。

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