営業における案件管理とは|Excelに代わる案件管理のツールも紹介

案件管理は、営業活動の生産性を向上させるために欠かせない業務です。
Excelで案件管理をおこなっている企業もあるかと思いますが、手入力する部分も多く、データを更新するたびに大幅な時間を取られてしまっているのではないでしょうか。
今回は効率的な案件管理の方法やSFAで案件管理をおこなうメリット、おすすめの案件管理システムについて紹介していきます。

更新日:2020.2.28

案件管理とは

案件管理
©AlexLMX – shutterstock

営業活動における案件とは、自社と取引先の間で発生した商談のことを指します。そして、その案件を受注まで結びつけれるよう、情報を適切に管理することを案件管理といいます。案件管理は英語でissue managementと表現します。
適切に案件管理をおこなうことで、売上見込みや商談スケジュール、営業の進捗状況を適切に把握することができます。具体的なアクションを把握するための案件管理は、効率的な営業活動をするうえで欠かせないプロセスです。

案件管理ができるツール

営業における案件管理とは?Excelよりも効率的!案件管理できるシステム3選も
©VectorHot- shutterstock

案件管理をおこなえるツールはいくつかあります。ここでは、案件管理をおこなう方法として、ExcelとSFA、CRMの3つを紹介します。
まずはそれぞれの特徴や機能について理解しておきましょう。

案件管理ができるツール①:Excel

案件管理をおこなう方法の1つにExcelが挙げられます。
Excelには多様な機能が備え付けられているため、表作成や計算など細かな数字管理をおこなう際に役立ちます。案件リストや集計・レポートを作成しやすいこともメリットです。
しかし、Excelはあくまで表計算ソフトであり、業務管理に特化したツールではありません。手作業での入力が必要な場面も多く、取引先が増えるにつれて業務負担が大きくなるというデメリットがあります。また、進捗状況や商談漏れなどの人的ミスも起こりやすいため、こまめなデータ更新が必要です。

費用をかけずにExcelで顧客管理をおこないたいと考えている方はこちらで顧客管理の方法を確認してみてください。

案件管理ができるツール②:SFA

SFAとは、営業支援システムのことです。Sales Force Automationを略してSFAと呼ばれています。
機能の1つに「案件管理機能」があり、商談日や取引先、進捗状況、受注具合、履歴などを一元管理できます。そしてリアルタイムで組織内で共有することができます。
Excel管理で生じていた手間も減るため、営業活動の生産性を向上させることができるでしょう。

案件管理ができるツール③:CRM

CRMとは、顧客管理システムのことです。Customer Relationship Managementを略してCRMと呼ばれています。
CRMもSFAと同様に「案件管理機能」があります。SFAが新規の取引をメインに支援するシステムであるのに対し、CRMは既存顧客への営業支援、マーケティング活動を支援するシステムです。
SFAと同じく、営業活動の生産性を向上させることができるでしょう。

Excelでの案件管理が難しい理由

Excelでの案件管理
トルテオ編集部

これまで、案件管理できるツールとしてExcelとSFA、CRMの3つを紹介してきました。しかし、Excelで案件管理をおこなうのが難しい面もあります。
ここでは、Excelでの案件管理は難しい理由を解説します。

顧客分析や営業活動の改善に活かせない

Excelにもグラフを表示する機能はありますが、営業における案件管理のために搭載されているものではないため、欲しいデータをしづらい場合が多くあります。
欲しいデータが抽出しづらいために顧客分析が出来なかったり、営業活動の問題点になっているところを発見できなかったりして、改善につながらないということが起こり得ます。

SFAやCRMは営業活動のためにつくられているシステムであり、顧客分析や営業活動の分析をおこなうことができます。

管理のために手間がかかってしまう

Excelはどうしてもアナログな操作が多くなるため、管理のために時間がかかってしまいます。
Excelで案件を管理する場合、毎週メンテナンスをしなければいけなかったり、検索で上手く欲しい情報に辿り着けなかったり、何かと手間がかかってしまいます。
本来、案件管理は営業活動を効率化させるためにおこなうにも関わらず、結果として管理自体に手間がかかってしまうと本末転倒でしょう。
このような事態を避けるためにも、案件管理をする際にはSFAやCRMを利用して効率化していくと良いでしょう。

SFAやCRMで案件管理をおこなうメリット

営業における案件管理とは?Excelよりも効率的!案件管理できるシステム3選も
©nd3000- shutterstock

案件管理において、Excelは追加の費用がかからずに導入しやすいツールです。しかし、作業効率に限界を感じている企業の方も多いのではないでしょうか。
ここでは、案件管理をSFAでおこなった際のメリットについて紹介します。

案件の可視化により、リアルタイムで情報共有ができる

SFAを導入することで、営業担当ごとにばらばらになっていた情報を一元管理できます。
訪問回数や商談日などが視覚化され、日々の業務も把握しやすくなるでしょう。
また、データは自動更新されるため手入力の必要がなく、情報はリアルタイムで共有が可能です。
営業の進捗状況や受注見込みなどを確認して、マネージャーからメンバーへの進捗管理の指導に役立てることもできます。

業務効率が上がる

SFAでは、案件ごとに顧客や取引先情報などを紐付けて管理したり、検索機能を活用して瞬時に必要な情報を抽出したりすることができます。
また、商談内容や失敗要因などの情報を営業活動のナレッジとしてシステム内に蓄積することで、次回以降の営業活動でより効果的な戦略を打つこともできます。
そのため、SFAは営業活動の効率化を図れると同時に企業全体の営業力を高めることにつなげられるでしょう。

引継ぎがスムーズにおこなえる

営業担当は会社の顔として取引先と何度もコミュニケーションをとります。したがって、属人的な関係になりやすく、営業担当の引継ぎ時に情報不足で取引先を不快にさせてしまうこともあるかもしれません。
しかし、SFAを利用すると情報共有も容易になるため、前任者がどんなコミュニケーションを取ってきたか、取引先がどんな悩みを抱えているかなどを履歴で把握することができます。したがって、引き継ぎ業務をスムーズに進めることができます。

【無料トライアルあり】案件管理ができるSFA/CRMシステム

これまで、Excelに代わる案件管理のツールとしてSFAとCRMについて解説してきました。最後に、無料トライアルで試せるSFA/CRMシステムを紹介します。
まずは無料で試してみて、有効性を確認してみてから導入を検討してみてください。

案件管理ができるSFAシステム:Senses

Senses
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 案件の進捗をカード形式で直感的に把握できる
  • BtoBやBtoC、新規開拓、既存顧客等、さまざまな営業形態に対応している
  • 運用についての不明点はチャットやメールで素早く対応してくれる
初期費用 料金 無料トライアル モバイル対応 システム対応

0円

月額5,000円~/ユーザー

14日間

クラウド

案件管理ができるCRMシステム:Salesforce

Salesforce(Sales Cloud)
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • CRMシステムとして世界最大シェアを誇り、導入企業は15万社
  • マーケティングからルート営業までを一貫してサポートするシステム
  • 同社で提供しているさまざまなシステムと連携して利用することができる
初期費用 料金 無料トライアル モバイル対応 システム対応

問い合わせ

問い合わせ

クラウド

案件管理システムを導入して、営業活動をもっと効率的に

営業の効率化を図るためには、適切な案件管理が必要です。
案件を可視化し、情報を共有する案件管理システムでは、営業活動のナレッジが蓄積されるため、組織全体で業務効率を高めることができます。スケジュール管理も容易になることで余計な作業に時間を費やすこともなく、業務の負担も軽くなることでしょう。
ぜひ自社に合ったシステムを導入して、営業活動の生産性向上に努めてみてください。

\フォローして最新情報を受け取ろう/

業務ノウハウ(営業・顧客管理)の記事一覧

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

ービジネスに役立つ情報を発信中ー