アポにつながる営業メールとは?基本から開封率をあげるコツまで押さえよう!

営業活動においてメールは、顧客とコンタクトを取り、関係構築をしていくうえで欠かすことができないツールです。また、営業メールを活用することで営業活動を効率化することもできます。
今回は営業メールの書き方や営業メールからアポイントにつなげるためコツ、営業メールでアポイントを取る際の例文を解説していきます。
営業メールを最大限活用し、自社のさらなる成長へとつなげていきましょう。

営業メールとは

営業メールとは、営業活動に活用されるメールのことです。
営業メールを送付することで、メールのやり取りを通じて顧客とのアポイントの日時を設定したり、メールに自社サービスの特徴を記載することで新商品や新サービスの売り込みをおこなったりします。
また、営業メールに資料などを送付し、反応があった顧客に対してその後の電話営業や訪問営業をおこなう企業もあります。そうすることで、関心の高いターゲットを絞り込み営業活動を効率化することができます。

営業メールのメリット

©nisimo – shutterstock

営業メールを活用することで従来の営業活動を効率化することができたり、聞き間違いや伝え忘れといったミスを未然に防ぐことができたりなどさまざまなメリットがあります。
ここでは、そんな営業メールを送ることで得られるメリットについて詳しく紹介していきます。

営業活動の効率化

営業メールは、営業活動をより効率的にします。
従来の営業活動では、新規顧客の開拓をおこなう際、テレアポや飛び込み営業をおこなっていました。
しかし、担当者とタイミングが合わず、アポイントを取るまでに時間がかかることもあったでしょう。

営業メールでは営業担当が任意のタイミングでメールを作成して送ることができ、顧客も都合の良いタイミングでメールを読むことができます。
そのため、相手と時間調整をおこなう手間を省くことができます。

聞き間違いや伝達ミスを防ぐことができる

営業メールは、文面で誰がいつどんな内容のメールを送り、どんな反応が返ってきたか、といったやり取りの記録を残すことができるため、口頭での会話よりも聞き間違いや伝達ミスを防ぐことができます。
また、後から内容を遡って見返すこともできるため、「言った」「言わない」のトラブルを回避することもできます。

営業メールを作成する際に最低限押さえておきたいポイント

営業メールを作成する際に最低限押さえておきたいポイント
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ここでは実際に営業メールを作成する際に、最低限押さえておくべきポイントを3つ紹介します。

わかりやすい件名をつける

営業メールを作成するにあたり、件名は非常に重要です。企業の担当者には1日に何十通ものメールが届きます。
担当者のなかには受信メールの件名を見て、自身に必要であるかどうかを判断し、開封するかを決めている人もいるでしょう。
そのため、営業メールを作成する際にはまず件名を見た段階で開封することのメリットが伝わるように工夫する必要があります。
合わせて、情報を盛り込みすぎて件名が長くなりすぎたり、情報が少なすぎて件名が短すぎたりすることがないよう、文字数と情報量のバランスを考えながら作成しましょう。

本文は簡潔にまとめる

営業メールの本文は、簡潔にまとめる必要があります。
1日に何件も届くメールのなかに、だらだらと用件が長いメールが入っていると開封を後回しにされたり、場合によっては未開封のまま放置されたりしてしまう可能性があるでしょう。
また、メールの本文を簡潔にまとめるためには、回りくどい挨拶や表現はできるだけ避けるべきです。伝えるべき内容をしっかり精査して、メールを作成することが重要です。
具体的な手法としては、必要に応じて5W3Hの内容がきちんと書かれているか意識すると良いでしょう。

誤字脱字、言葉遣いに気を付ける

誤字脱字や言葉遣いには、細心の注意を払う必要があります。
誤字脱字があったり、ビジネスにおいて適さない言葉遣いがされていたりすると顧客へ悪い印象を与えかねません。
特に、新規営業をおこなう際にこういったミスがあると顧客に不信感を持たれてしまう場合もあり、商談のチャンスを失ってしまう可能性もあります。
営業メールは文章だけで企業の担当者の信頼を掴む必要があるため、適切な表現を心掛けましょう。

アポイントの獲得につながる営業メールのコツ

アポイントの獲得につながる営業メールのコツ
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ここまでは、営業メールを作成する際に最低限押さえておきたいポイントを紹介してきました。
上述したポイントを押さえれば、基本的な営業メールを作成することができますが、さらに、ここで紹介するコツを押さえればより効果的な営業メールを作成することができるようになります。
ぜひ、参考にしてみてください。

相手にとってのメリットを書く

営業メールを作成するにあたり、商品の特徴やメリットを訴求することは重要です。
ただしそればかりにフォーカスした内容だとどうしても自社目線のメールになってしまうでしょう。
ここで重要なのは、顧客にどういったニーズがあり、それを自社サービスがどのように解決するのかをしっかりと明記するということです。顧客の現状に合った内容を記載することで、実際の商談につなげやすくなるでしょう。

日程は複数の候補を用意しておく

メールでのやり取りのなかには、商談の日程調整をするといった場面もあります。
その際は、複数の日程と時間の候補を記載するようにしましょう。
できるだけ複数の日程で、幅広い時間帯を提示しておくことで、顧客は日程調整がしやすくなります。

素早い返信をする

営業メールに対して、返信などの反応があった際はできるだけ素早く対応することを心掛けましょう。
スピーディな対応で顧客に好印象を持ってもらえると同時に、顧客が興味を持っているうちに次段階のアプローチをすることができます。

営業メールでアポイントを取る際の例文

営業メールでアポイントを取る際の例文
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ここでは、アポイントをお願いする際の営業メールについて紹介します。
是非参考にしてみてください。

新規の相手にアポイントをお願いする際の営業メール

件名:CRMシステム「○○」のご提案【株式会社○○・名前】

○○株式会社
マーケティング部 ○○様

突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社○○で営業担当をしております○○と申します。

弊社は顧客管理業務を効率化するCRMシステム「○○」を提供しており、
○年にわたって○○業界の顧客が抱える課題のお手伝いをさせていただいております。

同業他社でCRMシステム「○○」を導入していただいたところ、
顧客情報の一元管理によって売上150%増を達成することができました。
そのため、貴社のお力添えもできるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。

つきましては、直接ご説明に伺わせていただきたいのですが、
下記の日程でご都合がよろしい時間はございますでしょうか。

【訪問候補日時】
・○月○日(○)00:00〜00:00
・○月○日(○)00:00〜00:00
・○月○日(○)00:00〜00:00

当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、
貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。

ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、
ご検討の程、よろしくお願いいたします。

−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

既存の顧客にアポイントをお願いする際の営業メール

件名:○○のご提案【株式会社○○・名前】

○○株式会社
人事部 ○○様

いつも○○をご利用いただきありがとうございます。
○○株式会社の○○です。

本日は、弊社で新しくリリースしたサービス○○をご紹介させていただきたく、
ご連絡いたしました。
貴社の課題である採用業務工数の削減をさらに進めることができると考えております。

もしよろしければ、下記の日程で詳しい説明させていただければと思いますが、
ご都合のよろしい日はございますでしょうか。

【訪問候補日時】
・○月○日(○)00:00〜00:00
・○月○日(○)00:00〜00:00
・○月○日(○)00:00〜00:00

上記日程でご都合が合わない場合は、
大変お手数ですが○○様のご都合の良い日程をご教示いただけたら幸いです。

ご多忙の中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

場面別!営業に関するメールを送る際のポイント

場面別!営業に関するメールを送る際のポイント
©TierneyMJ – shutterstock

営業活動では、さまざまな場面で顧客にメールを送ることになります。
ここでは、実際に営業メールや営業活動に関するやり取りをするメールについて場面別にどういったポイントがあるのかを紹介していきます。

関連記事:ビジネスメール例文集|挨拶・依頼・お詫びなど16のシーン別テンプレまとめ

初めての相手に営業のメールを送る際のポイント

営業活動では、新たに取引をする相手や前任の担当者から引き継いだ取引先など今までメールをしたことのなかった相手へメールを送る機会が多くあります。
特に、初めての相手へメールを送る際には、相手との信頼関係があまり築かれていない状態である場合が多いでしょう。
そのため、メールの導入としては自分が何者であり、どういった経緯で相手のことを知ったのかを伝えておく必要があります。また、今後良好な関係をつくっていくためにも、初めての相手にメールを送る際には誤字脱字の有無や間違った言葉遣いをしていないか、細心の注意を払う必要があります。

初めての相手に送るメールの基本的な構成や書き方、ポイントについてより詳しく知りたい方はこちらの記事も合わせてご覧ください。

関連記事:営業担当必見!初めての相手に送るビジネスメールの基本的な書き方と好印象を残すコツ

メールに返信をする際のポイント

顧客にメールを返信する場合もいくつかポイントを押さえておくことが重要です。
具体的には、返信をする際は件名を変えず、返信機能による「Re:」を活用したり、前のメールの内容を引用する際には引用の意味として「>」をつけるたりするなどといったことです。

より具体的な営業メールへ返信する際のマナーについて知りたい方はこちら記事も合わせてご覧ください。

関連記事:営業メールには返信しない?メールに返信する際の基本的なポイントと例文を紹介

営業でお礼メールを送る際のポイント

お礼メールは、顧客とより円滑な関係を構築するうえで重要な役割を担っています。
なかでも、送信するタイミングは重要であり、遅くとも翌日の午前中までに送ると良いでしょう。
また、メールの内容は基本的なテンプレートを参考にしつつ、当事者のみがわかる具体的なエピソードを加えることで特別な印象を与えることができるでしょう。

さらにお礼メールを作成する際のコツについて詳しく知りたい方はこちらの記事も合わせてご覧ください。

関連記事:営業で使える!好印象を与えるお礼メールの書き方と例文一覧

断られた営業メールに返信する際のポイント

営業活動では、顧客からメールでお断りの連絡が入ることもあるでしょう。
そういった場合は、メールの内容に対する了承や返信への感謝の旨などを記載し、丁寧に返信することが大切です。
断られたとしてもそういった対応をすることで、相手にサービスが必要になったときに声をかけてもらえるかもしれません。

営業メールを上手に活用してアポイントにつなげよう!

今回紹介したように、営業メールを活用することで効率的な営業活動をおこなうことができます。
営業メールをうまく活用しながらアポイントを獲得することで、自社の人材リソースを最適化しさらなる成長へとつなげていきましょう。

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