SFA運用を社内で定着させるためには?4つのポイントを押さえよう

「SFAを導入したいけど、運用方法に不安・・・」と感じている方は多いのではないでしょうか。SFAを有効活用するためには、社内でいかにシステムの運用体制を定着させるかが鍵となります。
今回は、SFAを上手に運用するための4つのポイントを紹介します。ここで紹介するポイントを押さえて、営業活動の効率化を実現させましょう。

SFAとは?

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営業活動を効率化し、顧客に有効なアプローチをしたいと考えている企業は多いでしょう。そんなときに役立つのがSFAと呼ばれる営業支援システムです。
ここでは、SFAの機能や導入メリットについて紹介します。

そもそもSFAとは?

SFAとは、Sales Force Automationの略で、一般的に営業支援システムと呼ばれています。
顧客情報や営業活動の履歴などを一元管理することができ、日々の営業活動の可視化および管理をおこなうことができます。合わせて、日々蓄積していったデータを活用して、売上予測予実管理をおこなうこともできます。
また、SFAのなかにはスケジュール管理やToDoリスト機能、日報管理機能などといった機能を備えているものもあり、それらを活用することでより効率的な営業活動をおこなうことができるでしょう。

SFAの導入メリット

SFAを活用し、情報を一元管理できるようになると、まず情報共有が容易になります。そのため、マネージャーがメンバーの営業活動をしっかり管理できるようになり、メンバーそれぞれに適した指導をおこなうことができます。合わせて、さまざまな営業担当の成功ナレッジも共有しやすくなり、営業部門全体のスキル強化につなげることもできるでしょう。
また、日々営業担当が入力したデータを活用して営業戦略を立てることもできます。

関連記事:SFAとは?導入前に知っておきたい8つのメリットと5つのポイント

SFAの運用はなぜうまくいかない?

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SFAは便利なシステムですが、なかにはスムーズに運用できないケースもあるようです。
ここでは、SFAの運用がうまくいってない企業によくある課題を2つ紹介します。

情報入力が多く、業務負荷になっている

SFAに日々の営業活動の履歴を残すためには、営業担当が従来の業務に加えて入力作業をおこなう必要があります。
しかし、この作業そのものが営業担当にとって負担になっていれば、スムーズな運用は難しいでしょう。入力項目が多すぎたりシステム自体が重かったりすると、入力に多くの時間を費やすことになります。
また営業担当への業務負担が大きすぎると、営業担当はだんだん作業を後回しにしたり怠ってしまったりする可能性もあり、正確な情報が残らないといった事態になってしまうでしょう。

現場の社員が使いこなせていない

自社にどれだけ良いSFAが導入されても、機能しなければ意味がありません。現場に対して運用方法をしっかり説明できていなければ、SFAの運用は困難でしょう。とくに年齢が高い社員は新しいシステムに抵抗を感じる人が少なくありません。
また、なかにはデータを入力することが目的になってしまい、集めた情報を活用できていない企業もあるでしょう。
データから自社の課題を見つけ出し、改善と効率化のために活用できてこそSFAを導入した意味があるといえます。

SFAの運用を自社で定着させるためのポイント

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せっかく導入したSFAの運用を定着させるにはどうしたら良いのでしょうか。
ここでは、押さえておきたいポイントを紹介します。

自社の課題と導入目的を明確にする

企業によって抱える課題は異なります。顧客管理がうまくできていない企業もあれば、営業活動の効率が悪い企業、顧客に効果的なアプローチができていない企業もあるでしょう。
SFAを有効活用するためには、自社の課題や導入目的を明確にすることが大切です。
また、ひと括りにSFAといってもさまざまな種類があり、それぞれ異なる機能や特徴を備えています。そのなかから自社に合ったものを選ぶことでスムーズな運用が期待できます。

SFA導入のメリットを社内に理解してもらう

新しいシステムを定着させるには時間がかかります。使い方を覚えたり、操作に慣れたりすることに対してハードルが高いと感じる社員は少なくないでしょう。「前のやり方のほうが良かった・・・」という意見が出る可能性もあります。
新しいシステムを受け入れてもらうためには、このシステムが現場にどれだけの利益をもたらすか、どれだけ便利になるかということをしっかり伝えることが必要です。

例えば、システム上に営業活動の情報を入力することで上司に一から報告する必要がなくなったり、会議や資料提出の直前に慌ててデータを集計する必要がなくなったりするといった導入メリットを伝えることで、営業担当自身にシステムを利用する恩恵を感じてもらう必要があります。そうすることで現場が意欲的にシステムを活用することにつながります。

営業担当の負担をできる限り減らす

SFAの運用のために、営業担当のコア業務がおろそかになることは望ましくありません。忙しい営業担当になるべく負担をかけないよう、運用の仕方にも工夫が必要です。
入力項目はできるだけ少なくしたり、モバイル端末からもアクセスできるSFAを選んだりするなど、自社の営業担当の業務に配慮したSFAの選択が運用を成功させるポイントの1つといえるでしょう。

サポート体制を有効活用する

多くのSFAには、導入企業がシステムを安心して利用できるようサポート体制が整えられています。
電話やチャット、メールのほかにも、システムによっては営業活動を知り尽くしたコンサルタントや専属担当者がSFAの活用をサポートしてくれることもあります。
SFAの導入から定着まで自社の状況に即したアドバイスを受けられるので、困ったことがあれば積極的に活用しましょう。

ポイントを押さえて、SFAの導入を成功させよう

いかがでしたか。
新しいシステムの導入に抵抗はつきものですが、今回紹介したポイントを押さえれば、SFAの導入から定着をスムーズにおこなうことができるでしょう。
自社の営業活動の効率化のために、ぜひSFAの導入を前向きに検討してみてください。

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