SFAの運用を効果的におこなうには?6つのポイントを解説

「SFAを導入したいけど、上手く運用できない話も聞くしな・・・」と不安を感じている方は多いのではないでしょうか。SFAの運用を円滑に進めるには、利用する営業メンバーに導入目的の理解を促すこと、管理体制を整えることなど、さまざまな注意点があります。
今回は、SFAの運用を成功させるためのポイントを6つ紹介します。ここで紹介するポイントを押さえて、営業活動の効率化を実現させましょう。

更新日:2021.8.18

SFAの運用が上手くいかない5つの理由

SFA運用を社内で定着させるためには?4つのポイントを押さえよう
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SFAは営業活動を大幅に効率化することができるシステムですが、なかにはスムーズに運用出来ていない企業もあるようです。ここでは、SFAの運用がうまくいってない企業によくある課題を5つ紹介します。
運用が上手くいかない理由を確認する前に、SFAについておさらいしておきたい方はこちらをご覧ください。

情報入力が多く、業務負荷になっている

SFAに日々の営業活動の履歴を残すためには、営業メンバーが従来の業務に加えて入力作業をおこなう必要があります。
しかし、この作業そのものが営業メンバーにとって負担になっていれば、スムーズに運用することは難しいでしょう。入力項目が多すぎたりシステム自体が重かったりすると、入力に多くの時間を費やすことになります。
また、営業メンバーの業務負担が大きすぎると、だんだん作業を後回しにしたり怠ってしまったりする可能性もあります。そうなると、正確な情報が残らないといった問題が生じてしまいます。

現場の社員が使いこなせていない

自社にどれだけ良いSFAが導入されても、機能しなければ意味がありません。現場に対して運用方法をしっかり説明できていなければ、SFAの運用は困難でしょう。なかには、新しいシステムに抵抗を感じる人もいるかもしれません。
また、なかにはデータを入力することが目的になってしまい、集めた情報を活用できていない企業もあるでしょう。
データから自社の課題を見つけ出し、改善と効率化のために活用できてこそSFAを導入した意味があるといえます。

SFAを導入する目的を現場のメンバーに落とし込めていない

現場の営業メンバーが情報入力を後回しにしてしまったり、システムを使いこなせるようにならなかったりする背景には「SFAを導入する目的を現場の営業メンバーに落とし込めていない」という課題があるかもしれません。
SFAを導入するとき、SFAに対する理解度は経営者と営業メンバーの間で差があるでしょう。経営者がSFAの魅力を見出していても、営業メンバーにしっかりとその魅力を伝えていないと「難しそうなシステムだな」と感じてしまうメンバーもいます。

SFAに対する理解度を現場の営業メンバーと合わせるためにも、SFAを導入する目的とSFAを運用することで実現できることを現場の営業メンバーにしっかりと伝えておくようにしましょう。

データを上手く活用できていない

SFAを最大限活用するためには、データ分析が必要です。どれだけデータを集めても、自社内でデータを活用できていなければ意味がありません。SFAで蓄積したデータを活用できない理由として挙げられるのが、導入の目的を把握していない、データを分析する人材がいない、というものです。

SFAの導入目的の一つは、プロセスの可視化による営業活動の改善にあります。そのためには、データを蓄積するだけでなく、データから営業活動の課題を把握することが重要です。

また、データを活用するためには、データを分析する担当者を決めておくことが大切です。しかし、自社にデータを分析する人材がいないという場合もあるでしょう。その場合、運用サポートなどでデータの活用についても相談できるツールを選ぶというのも一つの手といえます。

部署間で上手く連携が取れていない

SFAを活用するのは、営業部門だけではなく、マーケティング部門やカスタマーサポート部門など、さまざまです。また、部署によって必要とするデータや機能要件は異なります。事前に部署間でのすり合わせをおこなわずにSFAを導入してしまうと、あとから不都合やトラブルが発生してしまう可能性もあります。SFAを導入する際には、関係部署と相談し、スムーズに連携できるようにしましょう。

SFAの運用を自社で定着させるための6つのポイント

SFA運用を社内で定着させるためには?4つのポイントを押さえよう
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これまで、企業がSFAを導入しても上手く運用できなくなってしまう理由を解説しました。それでは、SFAを導入したときにはどのようにして運用を定着させていけば良いのでしょうか。
ここでは、SFAの運用を定着させるためのポイントを6つ紹介します。

自社の課題と導入目的を明確にする

企業によって抱える課題は異なります。顧客管理がうまくできていない企業もあれば、営業活動の効率が悪い企業、顧客に効果的なアプローチができていない企業もあるでしょう。
SFAを有効活用するためには、自社の課題や導入目的を明確にすることが大切です。
また、ひと括りにSFAといってもさまざまな種類があり、それぞれ異なる機能や特徴を備えています。そのなかから自社に合ったものを選ぶことでスムーズな運用が期待できます。

SFA導入のメリットを社内に理解してもらう

新しいシステムを定着させるには時間がかかります。使い方を覚えたり、操作に慣れたりすることに対してハードルが高いと感じる社員は少なくないでしょう。「前のやり方のほうが良かった・・・」という意見が出る可能性もあります。
新しいシステムを受け入れてもらうためには、このシステムが現場にどれだけの利益をもたらすか、どれだけ便利になるかということをしっかり伝えることが必要です。

例えば、システム上に営業活動の情報を入力することで上司に一から報告する必要がなくなったり、会議や資料提出の直前に慌ててデータを集計する必要がなくなったりするといった導入メリットを伝えることで、営業メンバー自身にシステムを利用する恩恵を感じてもらう必要があります。そうすることで現場が意欲的にシステムを活用することにつながります。

営業メンバーの負担をできる限り減らす

SFAの運用のために、営業メンバーが顧客とのコミュニケーションに割く時間が減ってしまうのは望ましくありません。忙しい営業メンバーになるべく負担をかけないよう、運用の仕方にも工夫が必要です。
入力項目はできるだけ少なくしたり、モバイル端末からもアクセスできるSFAを選んだりするなど、自社の営業メンバーの業務に配慮したSFAの選択が運用を成功させるポイントの1つといえるでしょう。

分析チームを設置する

SFAは営業活動の記録を集約し、分析することができます。その分析結果をもとに新たな施策を打ち出し、営業の生産性向上につなげていくこともできます。
営業活動を分析することで大幅に営業効率が上がることもあります。しかし日々顧客と向き合う時間を何とか捻出しようとしている忙しい営業メンバーが分析に多くの時間を割くことは難しいでしょう。

きちんと分析する体制を整えるためには、分析チームを設置すると良いでしょう。分析チームが営業組織の課題をまとめて洗い出すことで、営業メンバーは顧客とコミュニケーションを取ることに時間を割けるようになり、運用も定着しやすくなるでしょう。

SFAにはさまざまな分析機能が搭載されています。あらかじめSFAの機能をここで改めて確認しておきたい人はこちらをご覧ください。

サポート体制を有効活用する

多くのSFAには、導入企業がシステムを安心して利用できるようサポート体制が整えられています。
電話やチャット、メールのほかにも、システムによっては営業活動を知り尽くしたコンサルタントや専属担当者がSFAの活用をサポートしてくれることもあります。
SFAの導入から定着まで自社の状況に即したアドバイスを受けられるので、困ったことがあれば積極的に活用しましょう。

SFAの活用度合いを評価制度に組み込む

SFAを効果的に運用するために、SFAの活用度合いを評価制度に組み込むという手があります。
SFAを導入してすぐのときは、SFAを導入したことによるメリット以上に入力する負担が大きいように感じてしまうことがあります。この段階でSFAを活用しようとするメリットを営業メンバーに与えておかないと、やらされ仕事になってしまったり、運用がおろそかになってしまうことがあります。

評価制度に組み込む指標の例として、「名刺情報の登録率」「顧客情報の記入率」「日報の記入率」などが挙げられます。SFAの活用度合いを評価制度に組み込むときは、自社の業務に合った指標を選択肢して組み込むと良いでしょう。

費用対効果に見合うSFAの選び方

SFAの導入による費用対効果を得るには、導入したシステムをきちんと運用を乗せることが重要です。そして、そのためには、SFAを選定する段階で、さまざまな条件を検討する必要があります。次に、SFAを選ぶ際に注目したいポイントを紹介します。

他ツールと連携が取れるか

SFAを選ぶ際は、他のツールと連携が取れるか確認が必要です。SFA単体でもさまざまな機能が搭載されていますが、他のツールと連携することで、より営業活動を効率化できます。

例えば、営業活動で集めた名刺をSFAに一つひとつ入力していると、非効率的です。そこで、名刺管理ツールとSFAを連携させると、名刺管理ツールに名刺情報を登録するだけで、SFAの顧客情報にも登録できます。そのため、情報の入力や更新の作業が効率化できます。

また、チャットなどのコミュニケーションツールと連携することで、SFA上で更新された情報を簡単に通知・確認することができます。普段使っているツールを使うことで、コミュニケーションをスムーズにとることができます。

サポートが充実しているか

SFAを定着させる際に、サポートの充実性は非常に重要です。SFA導入後はスタッフが操作に慣れておらず、社内に定着するまで時間がかかってしまいます。

導入したSFAシステムのサポート体制が充実していれば、わからないことがあった際にすぐに解決できます。また、導入後に操作トレーニングなどがあれば、より社内に定着しやすいでしょう。

そのため、SFAを導入する際には、料金や操作性だけではなく、サポートの充実性にも注目する必要があります。運営会社によっては、営業担当向けのセミナーを開催していることがあるので、あわせて確認することをおすすめします。

カスタマイズが可能か

SFAはさまざまな機能が標準で搭載されています。しかし、機能が多すぎるあまり自社に本当に必要な機能がわからなくなることもあるでしょう。

そのため、SFAはシンプルで使用しやすく、自社に必要な機能だけをカスタマイズできるほうが良いでしょう。また、企業の中でも部署によって必要な機能が異なるので、現場の業務内容によってカスタマイズが必要です。

SFAによって、管理画面で表示したい項目や順番を選んだり、ダッシュボードを自由に設定したりすることができます。また、カスタマイズには別途費用が発生する場合や追加料金なしでできる場合など、SFAによってさまざまなプランがあります。導入の際には詳しく確認しましょう。

事例からSFAの運用を学ぼう

ここまで、SFAの運用の注意点やSFAを選ぶポイントについて紹介してきました。次に、実際にSFAを導入し、運営に成功した事例を紹介します。ぜひ、自社でのSFA運用を検討する際の参考にしてください。

シンプルなツールで楽に業務を効率化|ちきゅう

道路機械の製造から組立・販売をおこなっている関東鉄工社は、SFAツールの「ちきゅう」を導入したことで、データに基づいた管理体制を実現しています。

ちきゅうは低価格で多機能なシステムであり、親しみやすいシンプルな画面が特徴です。項目設定やデータ移行もドラッグアンドドロップで実行できるため、短期間で運用開始できます。

同社では、営業情報をエクセルに入力して管理していました。報告内容の量や精度にばらつきがあり、マネジメントに難しさを感じていたといいます。また、社員の平均年齢が高く、ITシステムを導入しても定着しないという課題が存在していたそうです。
そこですべての社員の活動情報をちきゅうに集約し、入力形式を統一しました。ちきゅうを導入することで、ばらつきがあった報告内容も統一され、マネジメントが改善されました。日々の営業活動や受注状況、商談の進捗をリアルタイムで確認できるため、高い精度で成果の出る営業担当の特徴を掴めます。

さらに、営業情報を入力するだけでグラフやレポートを自動で作成してくれるため、生産性が向上しています。ちきゅうで把握したデータに基づくことで、今後の計画や予算を正確に立てることが可能です。エクセルよりも簡単に営業情報を入力でき、視覚的にわかりやすいツールのため、エクセル管理よりも楽に感じられるようです。

また、自社内でちきゅう活用のためのマニュアルの作成、勉強会でレクチャーを実施することで、年齢層が高い企業でも定着しています。

参考:関東鉄工株式会社 | 業績向上につながる国産SFA(営業管理ツール)「ちきゅう」

営業課題の可視化で受注率アップを実現|Senses

BoBを中心としたデジタルマーケティング事業を展開しているナイル社は、Sensesを導入したことで、新しい組織体制を構築しています。

SensesはAIが進行中の案件を確認することで、リスク分析をおこない営業現場をサポートします。各担当の進捗状況を視覚的に確認できる案件ボードや、OCRによって名刺情報を自動入力・連携できる機能などが特徴です。

Sensesを導入する以前の同社では、報告書のデザインやフォーマットがそれぞれ異なり、営業担当者同士のコミュニケーションが少なく属人的な営業組織でした。Sensesを導入することで、営業担当の受注率や営業プロセスの可視化に成功し、マネージャーのアドバイスが的確になっています。
Sensesに入力して算出したデータを基にコミュニケーションをおこなうため、感覚的な数値ではなく、事実ベースで改善対応が可能です。さらに、Sensesを確認するだけで営業状況を確認できるため、マネージャー自体のリソース削減にもつながり、社内全体で業務効率化を実現しています。

また、Sensesを導入することで、今まで把握できていなかった問題点の把握可能です。Sensesを導入し、営業プロセスを可視化したことにより、資料作成に時間を取られていることが課題であると気づくことができたそうです。そのため、資料作成はすべて外注するという対策を取ることができました。その結果、営業活動や人材育成に専念可能となり、新規問い合わせの受注率の向上ができたといいます。

参考:受注率290%にアップ!カスタマーサクセスと歩んだ営業生産性の向上|Senses

ポイントを押さえて、SFAの導入を成功させよう

いかがでしたか。
新しいシステムの導入に抵抗はつきものですが、今回紹介したポイントを押さえれば、SFAの導入から定着をスムーズにおこなうことができるでしょう。自社の営業活動の効率化のために、ぜひSFAの導入を検討してみてください。

また、「システムの選び方がわからない!」という方は、SFA・営業支援システム選び方ガイドを参考にしてみてください。8つの選定軸をもとに、自社に合うサービスの選び方をご紹介します。

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