完全無料で使えるグループウェア5選比較!クラウド型、アプリ対応もあり

従業員のスケジュール管理やメールのやり取り、ワークフローの申請、承認など、日々ちょっとした面倒な業務は多く発生します。
そんなちょっとした業務をまとめて効率よく推し進めることができるのがグループウェアです。
人数規模の小さい企業や特定の組織だけだと、無料のグループウェアを活用することも可能です。この記事では、無料のグループウェアに絞って紹介します。

更新日:2020.3.11


無料で使えるグループウェア5選比較表

グループウェア価格比較表

サービス プラン 料金 導入形態 容量 アプリ対応 サポート体制

Microsoft Teams

Microsoft Office Teams

無料

GroupSession

無料版

無料

インストール型

無制限

メール・ガイド

GRIDY

無料版

無料

クラウド

×

FAQ、ガイド

R-GROUP

無料

クラウド

サークルスクエア

無料

100MB

グループウェア機能比較表

サービス プラン スケジュール管理機能 会議室予約機能 チャット機能 掲示板機能 ワークフロー機能 ファイル管理

Microsoft Teams

Microsoft Office Teams

GroupSession

無料版

GRIDY

無料版

R-GROUP

×

×

サークルスクエア

無料のグループウェアを導入するメリット

無料のグループウェアを導入する際の注意点
©panuwat phimpha – shutterstock

ここでは、無料のグループウェアを導入するメリットを紹介します。
無料のツールではあるものの、日々のちょっとした「面倒くさい」を解決し、さまざまな業務を効率化することが可能です。

業務効率化が可能になる

グループウェアにはカレンダーやチャット、社内SNS、ワークフローなどさまざまな機能が搭載されています。
そのため、以下で挙げるようなさまざまな業務を効率よく進めることができます。
さまざまなツールを行き来して業務を進める必要がなくなるため、1つひとつの業務にかかる時間を少しずつ削減でき、結果として大幅な業務効率化が可能になります。

  • 従業員同士のメールのやり取り
  • ワークフロー申請
  • 全社員への情報共有
  • 会議室の予約
  • 商談、会議などの予定の調整
  • ファイル、データの管理・共有

社内のコミュニケーションが活発になる

グループウェアには社内SNS機能やチャット機能などが搭載されており、それらの機能を活用することで、社内のコミュニケーションがこれまで以上に活発になります。
イベントや社内行事の告知をしたり、ちょっとしたつぶやきをしたりすることで、それぞれの従業員がお互いをよく知るきっかけを作ることができるでしょう。
結果として、会社に対するエンゲージメントの向上も図ることが可能です。

使いやすさを確認できる

無料のグループウェアを活用することで、実際に有料版へ移行する前に使いやすさや機能性を確認することができます。
従業員の中には、ITリテラシーがそれほど高くなかったり、普段からPCをあまり使わなかったりする人もいるかもしれません。
そんな人でも使いやすいのかどうかを一度導入して試すことができるため、無料のグループウェアはトライアルとして試すのにおすすめです。

無料のグループウェアを導入するために必要な条件

無料のグループウェアを導入できる企業
©metamorworks – shutterstock

無料のグループウェアには、機能やサポート体制などさまざまな制約があります。
以下では、無料のグループウェアを導入する際に押さえておきたい条件を紹介します。自社には以下で挙げるような条件が整っているかを確認してから導入するようにしましょう。

メールアドレスを保有している

まず1点目はメールアドレスをすでに保有している企業であるかどうかという点です。
有料版グループウェアではメールサービスを利用できるものもありますが、無料版グループウェアでは多くのサービスでメールアドレスが利用できません。

基本的にビジネス活動をするうえで、メールアドレスは必要不可欠であるため、別途メールアドレスを用意している企業であれば、問題なく無料版グループウェアを活用することができるでしょう。
ただ、無料のメールアドレスを活用している企業の場合は、あらかじめ活用できるか確認する必要があります。

運用体制をしっかり整えておく

2点目はサポート体制が不十分でも運用することができる体制が整っているかどうかという点です。
有料グループウェアであれば使い方やトラブルシューティングなどサポート窓口で支援してもらうことが可能ですが、無料版グループウェアは十分なサポートを受けることができない場合があります。
そのため、仮に障害が起きてしまったとしても、スピーディーに対処するべく自社内で対応できるだけの人材を整えておく必要があります。

セキュリティリスクをカバーできる体制を整えておく

3点目はセキュリティ面をカバーできる体制が整っているかという点です。有料版グループウェアであれば自社以外のIPアドレスからのアクセスを禁止するなど、特定の場所や端末以外からアクセスできないよう制限をかけることが可能です。
しかし無料版グループウェアの場合はそういった制限をかけることができない場合が多く、どこからでも利用できる状態になってしまいます。
そのため、自社のセキュリティ体制においてどの程度のリスクをカバーできるのかをあらかじめ確認しておく必要があります。

完全無料で使えるグループウェア5選

ここでは完全無料で利用することができるグループウェアを5個紹介します。機能や特徴についても記載しているので、自社でどのサービスを導入すれば良いかを判断する際に参考にしてください。
また、ほかにも無料で使えるグループウェアや、無料トライアル、無料でもを利用できるグループウェアはあるので、さらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

また、クラウド型に絞ってグループウェアを探したい方は以下の記事をご覧ください。

Microsoft Teams

microsoftteam
HPより

➤ 公式サイトでチェック

Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供するグループウェアです。無料版は300ユーザーまで利用可能であり、チャット機能や通話機能、ファイル共有機能などを活用することができます。

また、AdobeやEvernote、Trelloなどのほかのツールとの連携が可能であり、日々の業務を効率化するきっかけにすることができるでしょう。

料金

プラン 料金 導入形態 容量 アプリ対応 サポート体制

Microsoft Office Teams

無料

機能

プラン スケジュール管理機能 会議室予約機能 チャット機能 掲示板機能 ワークフロー機能 ファイル管理

Microsoft Office Teams

GroupSession

GroupSession
HPより

➤ 公式サイトでチェック

GroupSessionは無料でありながらユーザー数が無制限で利用することができるグループウェアです。民間企業や自治体、教育機関、医療機関で広く利用されています。GroupSessionには、ポータルサイト、掲示板、スケジュール管理、会議室などの施設予約、ショートメール、稟議などのワークフロー、ファイル管理、チャットといった機能が含まれています。

またWebメールやIPアドレス制限、在籍管理、アドレス帳などの機能を利用する場合には、利用したい機能に応じて1ユーザーあたり月額300円を支払うことで利用可能です。

料金

プラン 料金 導入形態 容量 アプリ対応 サポート体制

無料版

無料

インストール型

無制限

メール・ガイド

機能

プラン スケジュール管理機能 会議室予約機能 チャット機能 掲示板機能 ワークフロー機能 ファイル管理

無料版

GRIDY

gridy
HPより

➤ 公式サイトでチェック

GRIDYはユーザー数無制限で利用可能なグループウェアです。提供する機能も23個と豊富であり、一般的な機能のほかに議事録機能、Webメール機能、レポート機能、備品管理など、ほかの無料サービスにないような機能も提供しています。

アクセス制限をかけたり、データ通信を暗号化できたりなど、セキュリティ面においても強固な環境を構築したサービスといえます。

料金

プラン 料金 導入形態 容量 アプリ対応 サポート体制

無料版

無料

クラウド

×

FAQ、ガイド

機能

プラン スケジュール管理機能 会議室予約機能 チャット機能 掲示板機能 ワークフロー機能 ファイル管理

無料版

R-GROUP

rgroup
HPより

➤ 公式サイトでチェック

R-GROUPはユーザー数無制限で利用できる無料のグループウェアです。クラウド型のグループウェアであるため、PCだけでなくスマートフォンからも容易に操作が可能です。

スケジュールやメール、掲示板、チャットなど一般的な機能に加えて、名刺管理もR-GROUP上でできるのが特徴の1つです。ほかのサービスと異なり有料版の提供もしておらず、完全に無料で利用できるグループウェアです。

料金

プラン 料金 導入形態 容量 アプリ対応 サポート体制

無料

クラウド

機能

プラン スケジュール管理機能 会議室予約機能 チャット機能 掲示板機能 ワークフロー機能 ファイル管理

×

×

サークルスクエア

circlesquare
HPより

➤ 公式サイトでチェック

サークルスクエアは2万グループ、59万人のユーザーが利用しているグループウェアです。スケジュールの共有から出欠の確認、動画や写真の共有などイベントやサークル活動をおこなううえで有効なグループウェアです。そのほかにもメールの一斉配信機能や、アンケート機能、ホームページの作成機能などユニークな機能を備えています。

各種機能をアップグレードすることも可能で、1団体単位で月額500円から機能拡充することができます。無料版の場合広告表示がされていますが、こちらも1団体あたり月額1,000円で広告を完全非表示にすることが可能です。

料金

プラン 料金 導入形態 容量 アプリ対応 サポート体制

無料

100MB

機能

プラン スケジュール管理機能 会議室予約機能 チャット機能 掲示板機能 ワークフロー機能 ファイル管理

無料のグループウェアを導入して、業務効率化を目指そう

グループウェアを導入する際には、機能のほかにもセキュリティ面やサポート面を考慮してサービス選定を実施する必要があります。
搭載された機能をフル活用し、社内のコミュニケーション活性化や業務の効率化に繋げられるようにあらかじめ自社に合ったグループウェアを選定するようにしましょう。

また、無料で使えるグループウェアの中には、オープンソース型と呼ばれるシステム形態のものもあります。
自社で開発するリソースや体制が整っている場合は、オープンソース型のグループウェアの導入を検討してみてもいいかもしれません。

\フォローして最新情報を受け取ろう/

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

ービジネスに役立つ情報を発信中ー