仕事効率を上げるスケジュール管理方法とは?管理のコツや便利ツールもご紹介

仕事を進めるうえでスケジュール管理はとても重要です。同じ内容の仕事でも、スケジュールが適切に管理されていないと、時間を無駄に使ってしまい、業務へ影響が及ぶこともあります。
そこで今回は、効率的に仕事をするために知っておきたいスケジュールを管理する方法やコツ、便利なツールを紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

上手なスケジュール管理ができていますか?

上手なスケジュール管理ができていますか?
©Rawpixel.com – shutterstock

スケジュール管理は、効率よく仕事を進めるためのコツの1つです。
上手にスケジュール管理ができていれば、時間を効率的に使うことができます。
しかし、スケジュール管理が上手くいっていないと同じ作業でも多くの時間を費やしてしまったり、業務が滞ってしまったりすることもあります。

作業効率の悪さはスケジュール管理に原因がある?

どうも仕事が順調に進まない、やるべきことがたくさんあるのになかなか片付かないという経験はないでしょうか。
期日までにきっちりとこなす、いわゆる仕事ができる人は、取り組むべき仕事を明確にし、手順を決めて仕事をこなしています。
仕事を一つひとつ確実にこなしていきたいのに、上手く進められないのはスケジュール管理に原因があるかもしれません。

こんな人は要注意

スケジュール管理については、得意な人と苦手な人がいるのも事実です。
スケジュール管理が苦手な人には、以下のような特徴が挙げられます。

予定を詰めすぎてしまう

予定を目一杯詰めすぎてしまい、大事なアポイントがかぶってしまったり、納期に間に合わなかったりするケースは、スケジュール管理が上手くできていないといえるでしょう。

整理整頓ができない

整理整頓が苦手な人は、スケジュールの整理も苦手というケースが多くあります。
納期や締め切りを把握し、順序立ててタスクを整理することが得意ではないため、スケジュール管理も上手くできなくなってしまいます。

目標が定まっていない

効率的なスケジュールを組むには、最終的な目標となる納期や締切日から優先順位をつける必要があります。
しかし、このゴールが見えていないと優先順位がつけられず、納期や締切日ギリギリで仕事が溜まってしまうという事態に陥ってしまいます。

スケジュール管理のメリットとは

スケジュール管理をおこなう最大のメリットは、業務の効率化を図れることです。
仕事を手当り次第に進めていると、期日までに終わらせることができず、業務時間が必要以上にかかってしまうことがあります。

あらかじめきちんとスケジュールを立てておけば業務の優先順位が明らかになり、重複する業務や必要のない作業を削減することができます。
その結果、仕事を納期に通りに進めることができるようになり、残業時間の削減にもつながります。

また、仕事によっては複数名のチームで動くこともあります。
チームでおこなう仕事ではタスクが増えて複雑化することがあります。
また、自分だけではなくほかのメンバーとのスケジュール調整も必要になります。

そのため、スケジュール管理をチームでおこなって、共有することで、だれが何をおこなっているか把握しやすくなり、どの作業にどの程度の時間がかかるかを想定しやすくなります。
余裕をもった時間配分ができれば、チームでの仕事でも時間の無駄なくスムーズに進めることができるようになるでしょう。

スケジュール管理における3つのポイント

スケジュール管理における3つのポイント
©Chutima Chaochaiya – shutterstock

ここまでスケジュール管理をおこなうメリットについて紹介してきましたが、実際にスケジュール管理とはどのようなものか、いまいちつかめていない人も多いのではないでしょうか。
スケジュールを管理するためには、ただやるべきことを羅列するのではなく、以下のポイントを踏まえて整理し、進めることが重要です。

タスクを整理する

まず大切なポイントとして挙げられるのが、タスク整理です。
複数の異なる仕事を持っている場合、全ての仕事を一度に進めようとするとミスが生じやすくなります。
複数のタスクを処理するためには、優先順位をつけてスケジュールを立てましょう。

具体的にはまず、おこなうべきタスクをリストアップします。
次に、それぞれのタスクの目的や内容、納期を明確にし優先順位をつけます。
そうすることで、まずはなにから取り組むべきかが明確になり、タスクを整理することができます。

作業時間を計算してスケジュールを組み立てる

限られた時間のなかでやるべき作業をこなすには、作業ごとにかかる時間を計算しておくことが重要です。
短時間で完了する作業と長時間かかる作業を分別できていないと、後になって長時間かかる作業が山積みになりドタバタしてしまう場合があります。
このような状態では時間的に余裕がなく、万が一ミスやトラブルが発生したときに対処しきれなくなってしまいます。
スケジュール管理をするときは作業ごとにかかる時間を明確にし、スケジュールに余裕を持たせることもポイントです。

上司とスケジュールを調整・共有する

仕事を進めるにあたっては、上司とのスケジュールの共有や調整をおこなうとよいでしょう。
営業など、外回りが多い仕事の場合は、上司が部下の仕事内容や進捗を把握しづらいものです。

また、部下が上司のスケジュールを把握していない場合、他部署との会議や打ち合わせなどで連携に支障をきたすこともあります。
上司と部下との間でスケジュールの共有と調整を適正におこなうことで、上司から業務をより効率化するためのアドバイスをもらえたり、他部署との連携がスムーズになったりします。

スケジュール管理に便利なツール

スケジュール管理に便利なツール
©Rawpixel.com – shutterstock

スケジュール管理にはさまざまな方法があります。
特に、多数のタスクを整理して管理することは難しいため、ツールを使うのも一つの手でしょう。
ここでは、スケジュール管理をおこなう方法についていくつか紹介していきます。

オンラインツールを使う

近年では、オンラインで使用できるビジネスツールが多数登場しています。
なかにはスケジュール管理が可能なツールもあり、インターネット環境があればどこからでも利用できます。

オンラインツールならパソコンだけではなくスマホやタブレットでも利用することができ、スケジュールの共有がしやすいといったメリットがあります。
少人数や必要最低限な機能で利用するなら無料のオンラインツールでも十分ですが、チーム単位や部署単位、会社単位で使用するなら、業務用のクラウドシステムのほうが多機能でセキュリティ対策も施されているのでおすすめです。

ExcelやGoogleスプレッドシートの活用

企業内でのスケジュール管理なら、ExcelやGoogleスプレッドシートで作成した表をメンバーで共有する方法もあります。
タスクをリストアップし、開始日や納期、重要度、進捗状況のステータスを一覧にして書き出すと、スケジュールを整理しやすくなります。

カレンダーツールの活用

カレンダーツールを使う方法もあります。
日程ごとにタスクを入れることができるため、直感的にスケジュールを把握することができます。

スケジュール管理アプリを使う

スケジュール管理アプリを利用して管理する方法もあります。
持ち運びに便利なスマホにデータを保存しておけば、どこにいてもスケジュールやタスクを確認することができます。
一部のスケジュール管理アプリは、Googleなどほかのサービスと連携できるので、オンラインツールと併せて使用するとより便利になります。

手帳を使う

手帳でスケジュール管理するという方法もあります。
文字に書き表すことで、視覚的にも記憶に残りやすくなります。
また、パソコンやスマートフォンアプリと併用することで二重にタスク漏れを防ぐことができます。

スケジュール管理におすすめなのは、ウィークリータイプの中でも時間枠が組み込まれた「バーチカルタイプ」の手帳です。
一度に1週間分のスケジュールを確認でき、それぞれの時間も同時に把握しやすくなります。

上手なスケジュール管理で作業効率アップ

仕事を無駄なく効率的に進めるには、スケジュール管理がとても重要ということが理解できたのではないでしょうか。
タスクを適切に整理し、ゴールを見据えるだけでも、管理がしやすくなります。
今回紹介した方法やツールを参考にスケジュール管理をおこない、作業効率アップを図りましょう。

\フォローして最新情報を受け取ろう/

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

ービジネスに役立つ情報を発信中ー