失敗しない!ペーパーレス会議を成功させる秘訣とは

ペーパーレス会議は、仕事を効率化する手段の1つとして多くの会社で導入されています。ただ残念なことに、導入した会社すべてで成功しているわけではありません。
今回は、ペーパーレス会議でよくある失敗原因を確認しつつ、導入を成功させるポイントについて解説します。

ペーパーレス会議とは?

ペーパーレス会議とは、名前通り紙を使わない会議のことを指します。
従来は、紙の資料を使って会議がおこなわれることが一般的でした。
最近では、紙の代わりにパソコンやタブレットなどを使いつつ会議を進めていく動きがみられています。また会議に限らず、社内全体でペーパーレス化を進めている企業も増えています。

ペーパーレス会議で失敗してしまう原因とは?

ペーパーレス会議で失敗してしまう原因とは?
©MicroOne – shutterstock

会議における新たな形として注目されているペーパーレス会議ですが、じつは導入を失敗してしまうケースもみられます。いったいどのような理由で失敗してしまうのでしょうか。

ペーパーレス会議で使う端末に慣れていない

ペーパーレス会議では、パソコンやタブレットなどの端末を使います。
会社によっては、ペーパーレス会議のみで使用する端末が用意されている場合もあります。
社員が端末に慣れていないと、操作に手間取って進行が滞ってしまったり、会議の内容に集中できなかったりしてしまいます。

作業効率が落ちる可能性がある

会議の内容や資料によってはパソコンやモニターより、紙のほうが見やすい場合があります。
そのような場合、ペーパーレス会議では従来の会議よりも効率性や参加者の理解度が低下する恐れがあります。
なかには読みにくいことが原因でストレスを感じてしまう社員もいるかもしれません。

複数枚を同時に見ることができないなど作業効率が落ちる

会議では複数枚の資料を同時に見ながら進めることがあります。
しかし、ペーパーレス会議では複数の資料を同時に見ることが困難です。
大画面モニターや複数のモニターがあれば複数の画面で確認ができますが、端末操作に慣れていない参加者が戸惑う恐れがあります。

システム障害発生時の対策に問題がある

ペーパーレス会議で使われる端末は、常に問題なく作動するわけではありません。
端末やインターネットの回線速度によってはデータが開くまでに時間がかかってしまう場合もあります。
また、何らかのシステム障害によって使用できなくなることもあります。
あらかじめシステム障害が起きた際の対策を練っておかなければ、その日の会議は開催が難しくなるでしょう。

ペーパーレス会議のメリットとは?

ペーパーレス会議のメリットとは?
©SFIO CRACHO- shutterstock

ここまで、ペーパーレス会議が失敗する要因について説明してきました。
これらの失敗要因からペーパーレス会議の導入は難しく、やめたほうが良いと感じた方もいるのではないでしょうか。
しかし、ペーパーレス会議が増えている背景にはやはりペーパレス会議にはさまざまなメリットがあるからだといえます。

コストを削減できる

ペーパーレス会議は端末だけで会議を進められるため、紙代や印刷代などのコスト削減につながります。
また、プリントアウトする時間も短縮できるため、時間的なコストも削減できます。

資料の保管が効率的になる

重要な会議で使用された一部の資料は社内で保管されます。
紙で資料を保管している場合、使う資料が多ければ多いほど保管スペースが広がってしまいます。
ペーパーレス会議の場合、紙を使わず端末やクラウド上に保存するため、管理スペースを減らすことができます。

また、資料を探す際にも資料が電子化していると、検索によって資料を見つけることができるようになります。
そのため、紙で管理するよりも効率的に資料を管理するすることができるようになります。

セキュリティが強化できる

紙で資料を管理している場合、火災や盗難によって情報が消失もしくは流出してしまう恐れがあります。
しかし、上記で述べたようにペーパーレス会議で使った資料は端末やクラウド上へ保存するため、火災や盗難などによる情報紛失のリスクを減らすことができます。
また、パスワードの設定や暗号化、閲覧制限などセキュリティ対策を講じておくことでハッキングや不正アクセスからも守ってくれます。

紙の消費量が減って環境にやさしい会社に

ペーパーレス会議では、紙を使用しないため、紙やインクの消費量を削減することができます。
コストを削減するだけでなく、エコに貢献することもできます。

ペーパーレス会議を成功させるためには?

ペーパーレス会議を成功させるためには?
©tsyhun- shutterstock

上述したように、ペーパーレス会議にはさまざまなメリットがあるため導入してみたいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、導入するにあたっては失敗は避けたいものです。
成功率を上げたいのであれば、以下のポイントを押さえておきましょう。

段階を踏んで導入する

ペーパーレス会議を導入するにあたって、システムの運用に不安を抱いている社員もいるでしょう。
そういった社員に十分な説明をおこなわずに急速にシステムの導入を進めてしまうと、不満を抱かれたり反対されたりしてしまう可能性もあります。

ペーパーレス会議を導入したいのであれば、いきなではなく段階を踏んで進めるのがおすすめです。
まずは特定の部署や会議から始めていき、徐々に社内全体で広めていきましょう。

環境や社員に合わせたシステムを選ぶ

ペーパーレス会議のシステムは国内外さまざまなメーカーが提供しており、サービスによって機能もさまざまです。
なかには操作が複雑で、社内の環境や社員のスキルに見合わないものもあります。

ペーパーレス会議を成功させるためには、導入前に社内の環境や社員のスキルをチェックし、自社に合ったシステムや端末を探すことが重要です。
その際、さまざまな立場の社員から意見を集めながら進めると、さらに理想的なシステムや端末を見つけやすくなります。

ペーパーレス会議には失敗も成功もある

ペーパーレス会議はコストの削減やセキュリティ強化などさまざまなメリットがあります。
そのため、ペーパーレス会議の導入を考える企業も多いでしょう。
その際に失敗しないためにも、今回紹介したペーパーレス会議の導入を成功させるためのポイントをぜひ参考にしてみてください。
導入を成功させて、会議の効率化を図りましょう。

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