無料で利用できる経費精算システム3選|低コストで経理業務を効率化させるために

経費精算システムを活用して、業務負荷を軽減したいと考えている企業の方は多いのではないでしょうか。
今回は、数多くある経費精算システムのなかでも、無料で利用できる経費精算システムについて紹介します。コストを抑えながら、自社の業務効率化に役立てられる経費精算システムを見つけてみてください。

経費精算システムとは?

無料で利用できる経費精算システム3選|低コストで経理業務を効率化させるために
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まずここでは経費精算システムがどういったものなのか、活用するとどんなメリットがあるのかを紹介していきます。

そもそも経費精算システムとは?

そもそも経費精算とは、社員が立て替えた業務上必要な費用を会社から払い戻すことを指します。

通常、経費を精算する際は各社員から経費申請や領収書が経理部門に提出されます。経理部門はそれらの費用が本来経費計上して良いものなのか、領収書との金額が正しく一致しているのか、この費用を会計上のどういった項目に分類するべきなのかなどを1つひとつ確認して処理していきます。

しかしながら、すべての経費精算の工程を手作業でおこなう場合、社員数が増えるにつれて経理担当の業務負荷は大きくなってしまいます。
その問題を解決できるのが経費管理システムです。経費管理システムとは、上述した経費精算の業務工程をIT化し、効率的におこなうことができます。

経費精算システムのメリットとは?

経費精算システムを導入することで、経理部門は経費精算の計上や確認、承認、記録などが効率化でき、業務工数を削減することができます。また、経費精算を入力する社員側の業務負担も軽減でき、これまで以上にコア業務に時間を割くことができるようになります。
さらに、システム内で経費精算をおこなうため、人的ミスの軽減、ペーパーレス化も可能になります。

関連記事:経費精算とは?経理業務効率化の鍵は経費精算システムにあり

無料で利用できる経費精算システム3選

ここでは、数多くある経費精算システムのなかでも無料で利用することができるサービスを紹介します。どんな特徴があるのか、どんな機能があるのかを理解し、うまく活用することで経理業務の効率化を低コストで実現することができるでしょう。

無料で利用できる経費精算システム①:ビズトラ

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ビズトラは、AIトラベル社が提供する脱Excelを目的にした経費精算システムです。
経費精算や申請、承認、管理をおこなうことができます。利用ユーザー数は無制限となっているため、社員が多い企業でも問題なく利用することができます。
また、ツールに関するサポート体制はありませんが、利用マニュアルが用意されています。

無料で利用できる経費精算システム②:ジョブカン経費精算

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ジョブカンはDonuts社が提供する経費精算システムです。
特徴としては経費精算とワークフローをクラウド化することができ、申請・承認もスマートフォンから対応可能である点が挙げられます。無料プランと有料プランの2つのプランが用意されています。無料プランは有料プランよりも機能数が少なく、登録できるフォーム数やデータ保存期間にも制限があるため、利用時はあらかじめ注意が必要です。

無料で利用できる経費精算システム③:マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費
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マネーフォワードクラウド経費はマネーフォワード社が提供する経費精算システムです。
上述した2つのシステムのような無料プランはありませんが、1カ月無料トライアルとして利用することができます。
仕訳データは自動登録できたり、申請内容のチェックできる機能が搭載されていたりするため、経理作業を大幅に削減することができます。また、レシートの内容の読み取りから申請までスマートフォン1つで完結することができるため、経費申請する側の負担も軽減することができます。

無料の経費精算システムを利用する際の注意点

無料で利用できる経費精算システム3選|低コストで経理業務を効率化させるために
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無料で利用することができる経費精算システムを3つ紹介しましたが、無料で利用できる反面、機能内容や機能数に制限がある場合もあります。
ここでは、無料の経費精算システムを利用する際の注意点を3つ紹介しますので、きちんと押えておきましょう。

利用できる機能数が少ない

無料で利用できる経費精算システムのなかには、もともと利用できる機能の数が少ないケースがあります。
業務効率化を目指して経費精算システムを導入したものの、本来利用したい機能が使えなくては導入の意味がないでしょう。そのため、前もって利用できる機能を把握しておき、自社の求める機能と一致しているか確認する必要があります。

機能内容に制限がある

無料プランの場合、利用できる機能に対して制限があるシステムもあります。例えば、利用できるユーザー数に制限があったり、データの保存期間が設定されていたりします。そのため、自社で導入を検討する際は、その機能の内容で十分なのかを事前に確認しておくことが重要です。

サポート体制がない場合がある

一般的にサポート体制といえば、チャットやメール、電話での問い合わせができるといったものが挙げられます。しかし無料プランの場合、そのような迅速なサポート体制は備わっておらず、あらかじめ作成されたマニュアルブックが提供されたり、サポート体制そのものがなかったりします。
困ったときもすぐに対応できるよう、サポート体制は別途有料で申し込んでおくなどの環境を整えておくことが大切です。

無料の経費精算システムをうまく活用してみよう

経費精算は非常に手間のかかる業務ですが、ITの力を借りることで十分に効率化を実現できる作業でもあります。
なかには無料で利用できる経費精算システムもあるため、今回紹介した無料の経費精算システムを利用する際の注意点を参考にしながら、経費精算業務の効率化を図っていきましょう。

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