ビジネスチャットのメリット・デメリット|知っておきたい8つのポイント

近年、多様な働き方の実現や業務効率化の改善に向けて、ビジネスチャットが注目され始めています。
伊藤忠テクノソリューションズ社が行った、売上規模100億円以上、従業員数200名以上の企業に勤務する役職者を対象の調査によると、ビジネスチャットの利用率は全体の約30%であることがわかりました。
今回は企業への導入率が増えつつあるビジネスチャットのメリットとデメリットを紹介していきます。

2018.8.16 by トルテオ編集部

ビジネスチャットのメリット

メールは、文章を作成する時間が長くなったり、メールが届いていることに気付かなかったりして、コミュニケーションが遅れてしまいがちです。また、処理が完了していないメールが溜まっていくと、メールにかける時間がますます増えていきます。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2017」によると、「ビジネスメールの1日の平均通数、送信は約12通、受信は約39通」「役職が高くなるにつれて通数が増える」「アンケート対象者の約50%が1日のメールの確認頻度が10回以上」という結果が出ています。1日のメールの平均送信数が12通で、文章の作成にかかる時間が平均6分といわれているので、1日のうち、72分メールに時間を使っていることがわかります。
つまり、1日8時間労働とすると、そのうちの約15%の時間をメールに割いていることになります。

ビジネスチャットを使うことで、素早いテンポでコミュニケーションが取れるため、やり取りにかかる時間が削減されて、業務全体の効率化に繋がります。
ビジネスチャットを導入することで、どのように生産性を向上させることができて、どんなメリットがあるのかを具体的に見ていきましょう。

ビジネスチャットのメリット①:スピーディーなコミュニケーションが取れる

メールは、相手からのレスポンスが遅くなるケースが多く、スピード感に欠けてしまうという課題があります。
例えば、ビジネスメールは「○○さん、お疲れ様です」や「お世話になります」などが定型文です。そのため、メールの作成に時間がかかり、コミュニケーションが遅れてしまうことがあります。

ビジネスチャットは、メールのように決まった言い回しがないので、メールより気軽にコミュニケーションを取ることができるのです。また、パソコンやスマホで使うことができるサービスも多く、時間や場所を選ばないというメリットがあります。

複数人でのコミュニケーションにおいても、グループチャットを作成することで、チームでの情報共有や突然の予定変更にも迅速に対応することが可能です。
仕事の生産性を上げていくには、周囲とのスピーディーなコミュニケーションが大切になってきます。

ビジネスチャットのメリット②:会議の移動時間を削減できる

距離が離れている相手との会議をするときは、移動時間がかかってしまいます。また、1日のなかで商談や会議の予定が複数回あると、移動に多くの時間を費やすことになります。

ビジネスチャットには、音声通話やビデオ通話の機能が備わっているサービスがいくつかあります。
出張中のメンバーや各支店のメンバーと会議をしたいときに、音声通話やビデオ通話の機能を使うことで、移動時間を考えずに会議の時間を調整できます。
距離が離れている相手とのコミュニケーションを手段としても、ビジネスチャットを活用することができます。

ビジネスチャットのメリット③:セキュリティ機能がある

企業にとって情報の漏洩は、会社の信用を失うリスクがあります。
日本ネットワークセキュリティ協会の「2017年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏洩が起きる原因の上位3つは誤操作25.1%、紛失・物忘れ21.8%、不正アクセス17.4%という結果となっています。

ビジネスメールでは、誤送信の防止のために、メッセージの送信時のキーボード動作を変更できるものがあります。また、パソコンやスマホを紛失した際に、アカウントがロックされる機能や、不正アクセス防止のために、IPアドレスの制限やログ管理などの機能で、セキュリティ対策がされています。
セキュリティ機能が十分に備わっているかを見極めたうえで、ビジネスチャットを導入することが重要です。

ビジネスチャットのメリット④:ファイルやタスクを管理できる

顧客の情報や業務資料を書類で管理している企業ですが、「個人情報が書いてある書類はデスクに置いて帰らない」、「チーム内で共有すべき書類はキャビネットにまとめておく」などのルールがあると思います。
しかし、決められたルールをきちんと理解して、毎日全員がルールを徹底することは難しいのではないでしょうか。
仕事に関する資料を書類で管理していると、気付いたら書類がどんどん溜まって、そのとき必要な書類を見つけだすことが難しくなります。

多くのビジネスチャットには、業務ファイルやタスクを管理する機能も備わっているため、必要なデータをすぐに見つけ出すことができます。また、ビジネスチャットでのコミュニケーションが中心になると、業務資料をチャットで送るようになります。
業務資料やタスクを、ビジネスチャット上でまとめて管理しておくことで、業務の生産性向上に繋がります。

ビジネスチャットのメリット⑤:スマホでも使うことができる

数あるビジネスチャットのなかには、アプリをダウンロードしてスマホでも使うことができるものもあります。そうすることで、外出先や営業に向かう移動時間でもチャットの確認ができるため、緊急の連絡にも素早く対応することができます。

特に、リモートワークや在宅勤務で働いている社員が多い企業には多くのメリットがあります。
スマホアプリに対応しているビジネスチャットは、さまざまな働き方を取り入れている企業にとっての利便性が高いのです。

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットのメリットは伝わりましたか?
メッセージだけではなく、さまざまな機能がビジネスチャットには備わっているため、用途に合わせて使いこなす必要があります。
しかし、あらゆるビジネスシーンで活用できる便利なビジネスチャットでも、デメリットを感じてしまう瞬間もあります。

そこで、ビジネスチャットのデメリットをいくつか紹介していきます。

ビジネスチャットのデメリット①:対面でのコミュニケーションが減少する

既存のコミュニケーションは電話やメール、対面でのやり取りが中心でした。
ビジネスチャットが普及され始めてから、より効率的にコミュニケーンが取れるようになり、仕事の生産性が上がりやすくなりました。
しかし、ビジネスチャットはメッセージのやり取りで用件が完結してしまうケースが多いため、面と向かってコミュニケーションを取る機会が減ってしまいます。

チャットで伝えられる内容と直接伝えなければいけない内容を把握したうえでのコミュニケーションが重要です。

ビジネスチャットのデメリット②:休日や営業時間外でもチャットを見てしまう

ビジネスチャットの多くは、スマホにも対応しています。
メッセージを気軽に送ることができるという点はメリットですが、その半面、休日や業務時間外にもメッセージを送ってしまうということがあります。

メールの場合、受信フォルダを見ることで新着メールの有無を確認できます。
しかし、ビジネスチャットの場合、スマホに新着メッセージの通知が届くので、ついアプリを開いてしまうということがあります。
通知を非表示にすれば、メッセージが届いても通知が表示されることはありませんが、気になってチャットを確認してしまうという人が多いのも事実です。

私用の携帯にはダウンロードをせずに、社用携帯にアプリをダウンロードをするなどの工夫を行い、プライベートと仕事の時間を分けることをおすすめします。

ビジネスチャットのデメリット③:メッセージの内容を忘れがちになる

ビジネスチャットは、1度に多くのメッセージが届くと、メッセージの見逃しや各ユーザーとのやり取りを忘れてしまう可能性があります。
ビジネスチャットでは、個人同士や任意のグループでメッセージのやり取りができます。そのため、たくさんのチャットルームが立ち上がってしまい、メッセージので溢れてしまうということがあります。
そうなると、「あの内容って誰とのやり取りなんだっけ?」という状態に陥ってしまします。さらに、グループチャットの場合、少し席を外しているだけで、たくさんのメッセージのやり取りが交わされ、その内容についていけないという状況も起こってしまします。

このような状態に陥らないためには、定期的に使わないチャットルームを削除したり、メンバーが重複しているチャットを整理したりするようにしましょう。
もし、メッセージを見逃した場合でも、過去のやり取りに遡って確認することができます。そして、やり取りしていたメッセージを忘れたという場合でも、検索機能があるビジネスチャットでは、覚えているキーワードを頼りに、メッセージを探すことができます。

このように、「メッセージの内容を忘れがちになる」というデメリットもビジネスチャットの運用方法や機能で補完していきましょう。

メリットとデメリットを把握したうえでビジネスチャットを導入しよう

今回は、実際にビジネスチャットを使っていて感じたことや導入するうえで押さえておきたいポイントを、メリットとデメリットに分けて紹介しました。
私たちは普段多くの時間をメールに費やしています。メールに使っていた時間を削減することで、今まで以上の生産性と成果を得ることができます。

企業の成長に向けて、ビジネスチャットを導入してみてはいかがでしょうか。

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