ビジネスチャットを利用するメリットとは?デメリットも合わせて紹介

社内外のコミュニケーションを円滑化することができるビジネスチャット。メールや電話でコミュニケーションを取るよりも効率が良いとして導入を検討している方も多いのではないでしょうか。今回はビジネスチャットを導入することで得られるメリットを解説します。ここで紹介するメリットを踏まえたうえで、ビジネスチャットの導入を検討してみてください。

更新日:2020.3.30

約75%の人がビジネスチャットツールに満足している!

ビジネスチャットでの業務効率化
©turbodesign – shutterstock

伊藤忠テクノソリューションズ社が2019年7月におこなった「大手企業のビジネスチャットツールの利用状況調査」によると、ビジネスチャットツールを利用した人の約75%が「今後も継続してビジネスチャットツールを利用したい」と回答したようです。また、ビジネスチャットツールの導入によってどのような改善効果があったか、という問いについては以下のような結果になりました。

  • 1位:スピーディーにコミュニケーションを取れるようになった(41.9%)
  • 2位:複数人での情報共有が容易になった(34.1%)
  • 3位:社内のコミュニケーションが活性化した(22.7%)

ビジネスチャットを導入することでコミュニケーションを気軽におこなえるようになったと感じる人が多いようです。

ビジネスチャットとメールの違い

ビジネスチャットとメールの違い
©Ivelin Radkov – shutterstock

これまで、ビジネスチャットを利用した人の多くが満足しているという話をしました。それでは、ビジネスチャットとメールは具体的にどのように違うのでしょうか。

ビジネスチャットは気軽でスムーズなコミュニケーションを実現するために取り入れられています。そのため、カジュアルな文体で会話をしても問題ない社内での連絡や、すでに関係性が深い社外の人との連絡に利用することが多いです。一方のメールはフォーマルなコミュニケーションを取るとき、相手がビジネスチャットのようなカジュアルなコミュニケーションに慣れていないときに利用します。

項目 ビジネスチャット メール

連絡する相手

社内の人
関係性が深い社外の人

おもに社外の人

メリット

スピーディーにコミュニケーションを取ることができる
複数人での情報共有が容易になる

フォーマルなコミュニケーションで失礼のないように配慮しやすい

デメリット

気軽にコミュニケーションを取るため、ビジネスマナーがおろそかになりやすい

文章を作成するのに時間がかかる
誤送信を取り消すことができない

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットのメリット
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メールは、文章を作成する時間が長くなったり、メールが届いていることに気付かなかったりして、コミュニケーションが遅れてしまいがちです。また、処理が完了していないメールが溜まっていくと、メールにかける時間がますます増えていきます。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2019」によると、「ビジネスメールの1日の送信数の平均は11.59通、受信は38.07通」「役職が高くなるにつれて通数が増える」「残業が多いと感じている人は、感じていない人よりも送受信数が多い」という結果が出ています。
1日のメールの平均送信数が約12通で、文章の作成にかかる時間が平均6分といわれているので、1日のうち、72分メールに時間を使っていることがわかります。つまり、1日8時間労働とすると、そのうちの約15%の時間をメールに割いていることになります。

ビジネスチャットを使うことで、素早いテンポでコミュニケーションが取れるため、やり取りにかかる時間が削減されて、業務全体の効率化につながります。ビジネスチャットを導入することで、どのように生産性を向上させることができて、どんなメリットがあるのかを具体的に見ていきましょう。

ビジネスチャットのメリット①:スピーディーなコミュニケーションが取れる

メールは、相手からのレスポンスが遅くなるケースが多く、スピード感に欠けてしまうという課題があります。例えば、ビジネスメールは「○○さん、お疲れ様です」や「お世話になります」などの定型文があります。そのため、メールの作成に時間がかかり、コミュニケーションが遅れてしまうことがあります。

ビジネスチャットは、メールのように決まった言い回しがないので、メールより気軽にコミュニケーションを取ることができるのです。また、パソコンやスマホで使うことができるサービスも多く、時間や場所を選ばないというメリットがあります。

また、複数人でのコミュニケーションにおいても、グループチャットを作成することで、チームでの情報共有や突然の予定変更にも迅速に対応することができます。仕事の生産性を上げていくには、周囲とのスピーディーなコミュニケーションが大切になってきます。

ビジネスチャットのメリット②:会議の移動時間を削減できる

距離が離れている相手との会議をするときは、移動時間がかかってしまいます。また、1日のなかで商談や会議の予定が複数回あると、移動に多くの時間を費やすことになります。

ビジネスチャットには、音声通話やビデオ通話の機能が備わっているサービスがいくつかあります。出張中のメンバーや各支店のメンバーと会議をしたいときに、音声通話やビデオ通話の機能を使うことで、移動時間を考えずに会議の時間を調整できます。

距離が離れている相手とのコミュニケーションを手段としても、ビジネスチャットを活用することができます。

ビジネスチャットのメリット③:セキュリティ機能がある

企業にとって情報の漏洩は、会社の信用を失うリスクがあります。日本ネットワークセキュリティ協会の「2017年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏洩が起きる原因TOP3は以下のような結果になっています。

  • 1位:誤操作(25.1%)
  • 2位:紛失・物忘れ(21.8%)
  • 3位:不正アクセス(17.4%)

ビジネスメールでは、誤送信の防止のために、メッセージの送信時のキーボード動作を変更できるものがあります。また、パソコンやスマホを紛失した際に、アカウントがロックされる機能や、不正アクセス防止のために、IPアドレスの制限やログ管理などの機能で、セキュリティ対策がされています。
セキュリティ機能が十分に備わっているかを見極めたうえで、ビジネスチャットを導入することが重要です。

ビジネスチャットのメリット④:ファイルやタスクを管理できる

顧客の情報や業務資料を書類で管理している企業ですが、「個人情報が書いてある書類はデスクに置いて帰らない」「チーム内で共有すべき書類はキャビネットにまとめておく」などのルールがあると思います。しかし、決められたルールをきちんと理解して、毎日全員がルールを徹底することは難しいのではないでしょうか。仕事に関する資料を書類で管理していると、気付いたら書類がどんどん溜まって、そのとき必要な書類を見つけだすことが難しくなります。

多くのビジネスチャットには、業務ファイルやタスクを管理する機能も備わっているため、必要なデータをすぐに見つけ出すことができます。また、ビジネスチャットでのコミュニケーションが中心になると、業務資料をチャットで送るようになります。業務資料やタスクを、ビジネスチャット上でまとめて管理しておくことで、業務の生産性向上につながります。

ビジネスチャットのメリット⑤:スマホでも使うことができる

数あるビジネスチャットのなかには、アプリをダウンロードしてスマホでも使うことができるものもあります。そうすることで、外出先や営業に向かう移動時間でもチャットの確認ができるため、緊急の連絡にも素早く対応することができます。特に、リモートワークや在宅勤務で働いている社員が多い企業には多くのメリットがあります。
スマホアプリに対応しているビジネスチャットは、さまざまな働き方を取り入れている企業では特に使いやすいと感じるでしょう。

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットのデメリット
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ビジネスチャットのメリットは伝わりましたか?メッセージだけではなく、さまざまな機能がビジネスチャットには備わっているため、用途に合わせて使いこなす必要があります。しかし、あらゆるビジネスシーンで活用できる便利なビジネスチャットでも、デメリットを感じてしまう瞬間もあります。そこで、ビジネスチャットのデメリットをいくつか紹介していきます。

ビジネスチャットのデメリット①:対面でのコミュニケーションが減少する

既存のコミュニケーションは電話やメール、対面でのやり取りが中心でした。ビジネスチャットが普及され始めてから、より効率的にコミュニケーンが取れるようになり、仕事の生産性が上がりやすくなりました。

しかし、ビジネスチャットはメッセージのやり取りで用件が完結してしまうケースが多いため、面と向かってコミュニケーションを取る機会が減ってしまいます。チャットで伝えられる内容と直接伝えなければいけない内容を把握したうえでのコミュニケーションが重要です。

ビジネスチャットのデメリット②:休日や営業時間外でもチャットを見てしまう

ビジネスチャットの多くは、スマホにも対応しています。メッセージを気軽に送ることができるという点はメリットですが、その半面、休日や業務時間外にもメッセージを送ってしまうということがあります。

メールの場合、受信フォルダを見ることで新着メールの有無を確認できます。しかし、ビジネスチャットの場合、スマホに新着メッセージの通知が届くので、ついアプリを開いてしまうということがあります。通知を非表示にすれば、メッセージが届いても通知が表示されることはありませんが、気になってチャットを確認してしまうという人が多いのも事実です。

私用の携帯にはダウンロードをせずに、社用携帯にアプリをダウンロードをするなどの工夫を行い、プライベートと仕事の時間を分けることをおすすめします。

ビジネスチャットのデメリット③:メッセージの内容を忘れがちになる

ビジネスチャットは、1度に多くのメッセージが届くと、メッセージの見逃しや各ユーザーとのやり取りを忘れてしまう可能性があります。

ビジネスチャットでは、個人同士や任意のグループでメッセージのやり取りができます。そのため、たくさんのチャットルームが立ち上がってしまい、メッセージので溢れてしまうということがあります。そうなると、「あの内容って誰とのやり取りなんだっけ?」という状態に陥ってしまします。
さらに、グループチャットの場合、少し席を外しているだけで、たくさんのメッセージのやり取りが交わされ、その内容についていけないという状況も起こってしまします。

このような状態に陥らないためには、定期的に使わないチャットルームを削除したり、メンバーが重複しているチャットを整理したりするようにしましょう。もし、メッセージを見逃した場合でも、過去のやり取りに遡って確認することができます。そして、やり取りしていたメッセージを忘れたという場合でも、検索機能があるビジネスチャットでは、覚えているキーワードを頼りに、メッセージを探すことができます。

このように、「メッセージの内容を忘れがちになる」というデメリットもビジネスチャットの運用方法や機能で補完していきましょう。

ビジネスチャットとメールは使い分けが大切!

ビジネスチャットを利用するメリット・デメリットを理解できましたか。
ビジネスチャットを利用することで、これまでよりもスピーディーにコミュニケーションを取ることができるようになります。一方、社外の方とのコミュニケーションでは、メールで連絡をした方がいい場合もあるでしょう。時と場合によって使い分けられるよう、ビジネスチャットを取り入れていきましょう。

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