勤怠管理システムとは?今さら聞けない勤怠管理システムの基本知識と選び方

近年では、働き方改革や生産性の向上といった観点から、社員の勤務状況を正確に把握する必要性が高まっています。しかし、勤怠管理は毎日おこなう必要があり手間がかかります。勤怠管理システムではそういった人事業務を一部自動化し、効率化してくれます。
今回は、勤怠管理システムの種類やメリット、おすすめのシステムなどについて紹介していきます。ぜひ、参考にしてみてください。

勤怠管理システムとはいったいどんなもの?

勤怠管理システムとはいったいどんなもの?
©Ahmet Misirligul – shutterstock

まずはじめに、勤怠管理システムがどのようなものか紹介していきます。
勤怠管理システムの基礎について理解しておくと、自社にとって理想的なシステムを見つけやすくなります。
また勤怠管理システムには3つの種類があるので、こちらについても解説します。

勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、社員の出勤および退勤時間を管理するシステムのことです。
近年では、労働環境の改革が多くの企業でおこなわれています。
あらゆる取り組みの中でも特に、社員の勤務時間の管理・改善が注目されています。

勤怠管理がシステム化が発達する以前は、Excelや手書きの出勤簿を使って勤務時間や休憩時間を管理する方法が一般的でした。
勤怠管理システムはExcelや手書きの出勤簿を利用するよりも効率良く、かつ正確に管理ができます。
そのため、近年では多くの企業で導入されています。

勤怠管理システムには3つの種類がある

勤怠管理システムには、「タイムレコーダー型」「オンプレミス型」「クラウド型」の3つの種類があります。
それぞれの特徴を比較したうえで、どのシステムを導入すべきか検討してみましょう。

タイムレコーダー型

これまで手書きで記録していた出勤簿をデジタルに対応させたタイプが、タイムレコーダー型です。
タイムレコーダーにタイムカードを挿入するだけで出退勤や休憩時間が記録できるため、誰でも簡単に使用することができます。
また、従業員が増えた際はタイムカードを増やすだけで良いので便利です。

しかし、給与計算の際にタイムカードに記録されたデータをあらためて集計しなおさなければならないといったデメリットもあります。
そのため、タイムレコーダー型の勤怠管理システムは従業員数の少ない企業などにおすすめです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、社内にサーバーを設置して運営する勤怠管理システムのことを指します。
サーバー購入費用やライセンス費用などの高額な初期費用がかかるものの、さまざまな機能を自由にカスタマイズできるため、就業規則が複雑な企業の勤怠管理にも対応できます。
特に、強固なセキュリティ環境を構築できるのも特徴の1つで、従業員数が比較的多い企業におすすめです。

クラウド型

クラウド型の勤怠管理システムとは、インターネット経由で利用することで利用できる形態です。
導入時に自社でシステムを運用するための環境を整備する必要がないため、初期費用を安く抑えることができます。
オンプレミス型に比べてカスタム性には乏しいですが、導入後すぐに使えるといったメリットがあるため、多くの企業で採用されています。

勤怠管理システムを導入するメリットとは?

勤怠管理システムを導入するメリットとは?
©VectorMine – shutterstock

勤怠管理システムを導入するメリットは大きくわけて2つあります。
業務効率化に伴うコスト削減と正確な労働時間の把握です。
以下では勤怠管理システムを導入するメリットをより詳しく紹介していきます。

これまでの業務を効率化できコスト削減につながる

勤怠管理業務は毎日おこなう必要があり、Excelや手書きの管理では手間がかかります。
勤怠管理システムを利用することで、入力を自動化したり総労働時間を自動で計算したりと業務を一部自動がしてくれるため、業務を効率化することができます。

また、勤怠データは給与計算の際に必要になります。
社員の雇用形態や労働時間が異なると給与計算の仕方も異なるため、計算が煩雑化し、時間的コストや人的コストがかかってしまいます。

勤怠管理システムのなかにはほかのソフトウェアと連携できるものもあります。
給与計算システムと組み合わせることで従業員それぞれの給与計算を自動化することができ、人事業務をより効率化することができます。
そのため、勤怠管理システムの導入は人的リソースが少ない企業にもおすすめです。

労働時間をきちんと管理できる

従業員の勤務時間を管理することは企業の責務です。
もし記録の管理を間違えば、トラブルに発展することもあります。

勤怠管理システムを活用することで、出退勤や休憩、残業や早退、休日や有給などの記録を正確に把握できるようになるので、働きやすい職場作りに役立ちます。
健全な会社運営のためには、従業員それぞれの勤怠管理が重要です。

勤怠管理システムを導入するうえでのチェックポイント

勤怠管理システムを導入するうえでのチェックポイント
©Rasdi Abdul Rahman – shutterstock

もし、これから勤怠管理システムを導入しようと考えているのであれば、以下のポイントを覚えておきましょう。
なんとなくで選んでしまうとうまく社内環境に合わず、導入に失敗してしまうこともあります。

会社の働き方とうまく合致するか

勤怠管理システムはさまざまなサービスが提供されており、サービスによって機能が異なります。
そのため、サービスによっては自社の働き方に合わないものがあるかもしれません。

また、自社で特有のルールを設けている企業の場合には、導入した勤怠管理システムが自社の運用形態に対応せず、追加料金を払ってカスタマイズする必要性が生じるケースもあります。
サービスごとの特徴や機能を把握し、複数社のシステムを比較してみることで、もっとも相性の良い勤怠管理システムが見つかります。

どのような料金システムであるか

勤怠管理システムは、それぞれ必要なコストが異なります。
一般的に使われているクラウド型の場合はランニングコストがかかるものの、初期費用が安価に設定されている場合が多いです。

反対にオンプレミス型の場合は初期費用がかかってしまいますが、ランニングコストがそこまでかかりません。
また、すでにサーバーが社内にある場合は初期費用を抑えられる可能性があります。

長期的な運用を見据えて料金システムも確認しておくと良いでしょう。

おすすめの勤怠管理システムについて

さまざまな製品の中から、おすすめの勤怠管理システムを3つピックアップしました。
自社での働き方や機能性などを考慮したうえで、以下のおすすめ製品を検討してみてください。

人事データや勤怠をまるごと管理「jinjer」

人事データや勤怠をまるごと管理「jinjer」
HPより

➤ 詳しくはこちら

jinjerは勤怠管理に加え、人事・労務などのデータを一元管理することができるため、人事担当がかかえる業務を大幅に削減できます。
また、月額300円から利用することができ、低コストで運用することができます。

さらに、サポート満足度は90%以上と非常に高く、万が一トラブルに巻き込まれてしまったときでも安心して対応してもらえます。
また、無料トライアル期間を用意しており、実際に操作したうえで導入を検討できます。

4万社以上の導入実績「ジョブカン」

4万社以上の実績「ジョブカン
HPより

➤ 公式サイトでチェック

ジョブカンは勤怠管理システムの定番製品として、多くの会社で導入されています。
さまざまな勤務形態や雇用形態に対応しており、万が一に備えたサポート体制も万全です。

また、最短1分で導入できるため、煩わしい手続きをする必要はありません。
一度利用してから検討したい会社向けに、30日の無料お試し期間も用意されています。

継続率が約99%「Touch On Time」

継続率が約99%「Touch On Time」
HPより

➤ 公式サイトでチェック

Touch On Timeは、約140万人が利用しているクラウド型の勤怠時間システムです。
月額300円というリーズナブルな価格から始めることができ、シフト管理や休暇管理などがおこなえます。

そして、打刻する際には、タイムカードの代わりに指認証やICカードなどが使えるところも魅力的なポイントです。
また、パソコン操作が苦手な方でも扱いやすいタッチオンタイムレコーダーを使って打刻することもできます。

勤怠管理システムで働きやすい職場に

勤怠管理システムを導入することで仕事の効率化やコスト削減などにつながるため、多くの企業で使われています。
運用にはある程度のコストがかかりますが、その分の効果を十分に得られることでしょう。
システムを選ぶ際には自社の運用形態に対応しているか確認し、費用対効果の高いものを選ぶと良いでしょう!

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