社外とのやりとりにはビジネスチャットがおすすめな理由と注意点とは

社外とのやりとりにビジネスチャットの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか?
今回は、ビジネスチャットの基本情報や利用するメリット、注意点などを詳しく解説します。ぜひ、参考にしてみてください。

そもそもビジネスチャットとは?

そもそもビジネスチャットとは?
©Rawpixel.com – shutterstock

ビジネスチャットは、効率良くコミュニケーションを取るうえでは非常に役立つツールです。
基本的には社内でのやりとりで使われることが多いですが、社外とやりとりする際に使うこともできます。
下記では、社外とビジネスチャットを利用してやり取りをする3つのメリットを紹介します。

メールより情報伝達が早く、誤送信を防げる

ビジネスチャットは、メールを使用するよりもすばやく情報伝達ができます。
メールの場合は挨拶などの決まった文章を送る必要があるうえに、やり取りしている人以外の人が途中からコミュニケーションの中に入ることが難しいという問題がありました。

しかし、ビジネスチャットの場合はメールのような決まった文章は必要なく、途中からでもコミュニケーションに参加しやすいです。
さらに、社外に対して誤った情報を送ってしまっても、送信取り消しができたり編集機能を使って修正することができるといったメリットもあります。

過去のやりとりを簡単に調べることができる

ビジネスチャットの場合、メールと比べて過去のやりとりを調べやすいという特長があります。
メールではスレッドごとに分かれているため、過去のやりとりを調べるのに時間がかかってしまいます。

一方、ビジネスチャットでは、メールほどの手間をかけずに検索できます。
それにより、無駄な時間を使わず、知りたい情報をすぐに調べられるため、仕事の効率化にもつながります。

打ち合わせの際に集まる必要がない

ビジネスチャットの種類によっては、テレビ電話機能がついてるものがあるため、オンライン上での打ち合わせをおこなうことができます。

この機能を利用すれば、お互いのいる場所に関わらずいつでも連絡を取り合うことができると同時に、特定の場所に移動する必要がないため、移動に関わる経費を減らすこともできます。
また、打ち合わせの議事録もメールではなくビジネスチャットで送れば問題ありません。

社外とのビジネスチャットにおける注意点とは

社外とのビジネスチャットにおける注意点とは
©CRAFT24 – shutterstock

社外ともスピーディーで効率の良いコミュニケーションが取れるビジネスチャットですが、いくつか押さえておくべき注意点も存在します。
ここでは、ビジネスチャットを利用する際に意識しておくべき2つの注意点について紹介します。

仕事に関係ない過度な雑談は控えよう

ビジネスチャットはメールよりも簡単にコミュニケーションが取れるということもあり、仕事に関係ない雑談が生まれやすいというデメリットがあります。
ちょっとした雑談であれば、お互いの関係強化につながるかもしれませんが、あまりにも長すぎる雑談をビジネスチャット上でおこなうのは好ましくないでしょう。
あくまでもビジネス上のチャットであることを認識し、無駄な雑談は控えて利用することが大切です。

ツール導入前に社内で利用ルールの確認をしておこう

ビジネスチャットは場所を問わず利用でき、メールよりも簡易的に連絡ができます。
しかし、それゆえに社員のなかには、社外の人に対して適切ではない表現を使ってしまったり、非常識だと思われえる時間でも連絡をしてしまったりしてしまう可能性が考えられます。

ビジネスチャットといえど、社外の人とのコミュニケーションということは忘れてはいけないということを社内の共通認識にしておくことが大切です。
また、そのような事案の防止策として、ビジネスチャットを利用する時間を社内で決めるといったことも有効でしょう。

使いやすいビジネスチャットを選ぶためには?

使いやすいビジネスチャットを選ぶためには?
©NicoElNino – shutterstock

ChatWorkやSlackなど、ビジネス向けのチャットツールは数多くリリースされています。
しかし、すべてのチャットツールが自社に合うとは限りません。
なかには、自社の働き方に合わないチャットツールがあるかもしれません。

また、操作が難しいチャットツールの場合、社員全員が操作に慣れるまでに時間がかかってしまい、なかなか定着しないといった問題も生じるかもしれません。
したがって、自社の就業スタイルや規模、現状の課題などをしっかり把握し、適切なビジネスチャットを選ぶことがとても重要です。

ビジネスチャットを使って社外とのコミュニケーションを円滑に

ビジネスチャットは社内だけではなく、社外との連絡にも使えます。
もし、今まで以上に社外とのやりとりを活発化させたいのであれば、ぜひビジネスチャットを使ったやりとりをしてみましょう。

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