ビジネスチャットで社外とやりとりする際の注意点は?おすすめツールも紹介!

働いていると、毎日のように仕事上で社外の人と連絡をとる機会があります。その時の手段として、ビジネスチャットを検討している、もしくはすでに利用しているという人も多いのではないでしょうか。ビジネスチャットは効率よく連絡を取る手段として、非常に使いやすくおすすめのツールです。この記事では、ビジネスチャットのメリットや使用する際の注意点などを解説していきます。実際に利用できるチャットツール3選も最後の方で紹介しているので参考にしてください。

更新日:2020.12.25

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ビジネスチャットとは?

そもそもビジネスチャットとは?
©Rawpixel.com – shutterstock

ビジネスチャットは、効率良くコミュニケーションを取るうえでは非常に役立つツールです。
基本的には社内でのやりとりで使われることが多いですが、社外とやりとりする際に使うこともできます。
下記では、ビジネスチャットの特徴を紹介します。

メールより情報伝達が早く、誤送信を防げる

ビジネスチャットは、メールを使用するよりもすばやく情報伝達ができます。
メールの場合は挨拶などの決まった文章を送る必要があるうえに、やり取りしている人以外の人が途中からコミュニケーションの中に入ることが難しいという問題がありました。

しかし、ビジネスチャットの場合はメールのような決まった文章は必要なく、途中からでもコミュニケーションに参加しやすいです。
さらに、社外に対して誤った情報を送ってしまっても、送信取り消しができたり編集機能を使って修正することができるといったメリットもあります。

過去のやりとりを簡単に調べることができる

ビジネスチャットの場合、メールと比べて過去のやりとりを調べやすいという特徴があります。
メールではスレッドごとに分かれているため、過去のやりとりを調べるのに時間がかかってしまいます。

一方、ビジネスチャットでは、メールほどの手間をかけずに検索できます。
それにより、無駄な時間を使わず、知りたい情報をすぐに調べられるため、仕事の効率化にもつながります。

打ち合わせの際に集まる必要がない

ビジネスチャットの種類によっては、テレビ電話機能がついてるものがあるため、オンライン上での打ち合わせをおこなうことができます。

この機能を利用すれば、お互いのいる場所に関わらずいつでも連絡を取り合うことができると同時に、特定の場所に移動する必要がないため、移動に関わる経費を減らすこともできます。
また、打ち合わせの議事録もメールではなくビジネスチャットで送れば問題ありません。

ビジネスチャットを社外とのやりとりに使うメリット

矢印をさすビジネスパーソン
©Monster Ztudio – shutterstock

ビジネスチャットを社外との連絡手段に利用するメリットについて解説していきます。連絡手段には、電話やメール、手紙、チャットなどさまざまですがビジネスに特化したチャットは何が良いのでしょうか。見ていきましょう。

メリット①:メールよりも手軽に複数の人とコミュニケーションがとれる

ビジネスチャットのメリットとして、一度に複数の人とコミュニケーションを取ることができるメリットがあります。プロジェクトにかかわる社外の人も、グループチャットを作成して、その中に最初に登録をしておくだけでやりとりを見ておくことができます。

メールであれば、関係者を毎回「CC」のリストに入れて送信をおこなわなければいけないですが、グループチャットであればそのグループに所属しているだけで把握ができます。また、メールよりもチャット感覚で手軽に複数の人とコミュニケーションを取ることができるのもメリットといえるでしょう。

メリット②:送信後に文章の編集ができる

ビジネスチャットであれば、送信後に文章を編集できるというメリットがあります。メールは、一度送ってしまうとなかなか融通が利かず、文章を編集することができません。もし、誤送信などのミスをしてしまった場合でも、簡単に編集できるところがメリットです。

メリット③:情報共有がスムーズにおこなえる

情報共有がスムーズおこなえることもビジネスチャットのメリットといえるでしょう。先ほども述べたように、グループチャットを作成すると一人ではなく、一度のやりとりで複数の人宛に送信することができたり、グループに登録をしているだけでやりとりを見ることができたりするので、スムーズに情報共有ができるでしょう。また、過去の履歴の検索機能などもついているので、情報をスムーズに見返すこともできます。

メリット④:セキュリティ面の安全性が高い

法人間でやりとりをする目的でつくられているビジネスチャットは、セキュリティ対策も充実しており、安全性が高くなっています。社外の人とやりとりをする際は、グループチャットであれば管理者権限をつける機能や端末認証やログ確認など、安心できる機能がたくさんついているのもメリットでしょう。

ビジネスチャットで社外とやりとりする際の注意点

社外とのビジネスチャットにおける注意点とは
©CRAFT24 – shutterstock

社外ともスピーディーで効率の良いコミュニケーションが取れるビジネスチャットですが、いくつか押さえておくべき注意点も存在します。
ここでは、ビジネスチャットを利用する際に意識しておくべき2つの注意点について紹介します。

仕事に関係ない過度な雑談は控えよう

ビジネスチャットはメールよりも簡単にコミュニケーションが取れるということもあり、仕事に関係ない雑談が生まれやすいというデメリットがあります。
ちょっとした雑談であれば、お互いの関係強化につながるかもしれませんが、あまりにも長すぎる雑談をビジネスチャット上でおこなうのは好ましくないでしょう。
あくまでもビジネス上のチャットであることを認識し、無駄な雑談は控えて利用することが大切です。

ツール導入前に社内で利用ルールの確認をしておこう

ビジネスチャットは場所を問わず利用でき、メールよりも簡易的に連絡ができます。
しかし、それゆえに社員のなかには、社外の人に対して適切ではない表現を使ってしまったり、非常識だと思われえる時間でも連絡をしてしまったりしてしまう可能性が考えられます。

ビジネスチャットといえど、社外の人とのコミュニケーションということは忘れてはいけないということを社内の共通認識にしておくことが大切です。
また、そのような事案の防止策として、ビジネスチャットを利用する時間を社内で決めるといったことも有効でしょう。

ビジネスチャットで社外との連携に成功した事例

握手するビジネスパーソン
©tsyhun – shutterstock

では、ここで実際にビジネスチャットの利用で社外との連携がうまくいった事例についてご紹介していきます。検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

弁護士法人アルテの事例

企業との間で顧問契約を結んでいるのに、気軽に弁護士に相談できない、なかなか連絡が取れないという大きな課題がありました。経営者にとって、スピード感はとても重要です。その解決策として、Chatworkを導入しました。実際に契約を結んでいたお客様も、Chatwork導入前は遠慮をしてあまり利用してなかったのですが、Chatwork導入後は気軽に相談をもらえるようになり、案件につながることも増えました。

また、グループチャットの機能を利用すれば、そのグループに属していれば誰でもやり取りを見ることができます。窓口担当の方が代表して連絡を取り、社内に伝えるという間のコストもなくなり、とてもスムーズにやり取りを行うことができるようになりました。モバイルでも使用可能のため、なかなか連絡がつかないといった課題もChatworkで解決できたのが大きなメリットでした。お客様だけでなく、士業仲間同士での情報交換にもChatworkは役立っています。Chatworkでつながった士業の方に情報提供を行っていると、そこで信頼を得て企業をご紹介いただき、顧問企業の増加につながったのです。

このようにさまざまなところでChatworkを利用することで、弁護士のパイを広げることになります。今までやっていたトラブル処理のみでなく、気軽に相手から相談できるというメリットを利用して、トラブルの起きる前にも関与することができ、仕事の幅も広がるでしょう。

参考:連絡手段を「メール」から「チャットワーク」に変えて大正解でした|Chatwork

Orinoco Peatix社の事例

イベント運営での課題は、関係者が多く、メールなどでは管理が大変といった点でした。メールグループだと、毎回誰をCCに入れるかなどを確認しなくてはならず、手間がかかっていました。Chatworkに切り替えて良かったこととしては、テーマごとに分けてグループを作成できるところです。そのグループ内に誰が属しているかは、簡単に確認ができます。メールで起きていた、仕事の抜け漏れも少なくなりました。Chatworkには、To機能やタスク管理機能があり、そちらをうまく利用すると仕事の依頼や情報共有などもとてもスムーズにできます。

気軽にたくさんコミュニケーションを取ることができるので、何かトラブルが起きた時に混乱が起こってしまうこともよくあったのですが、Chatwork導入後は気軽に書き込みができるので、そこまで大きな混乱にならずに済みます。現場の温度感を感じられるのもChatworkの強みではないでしょうか。

参考:弁護士にとって成長余地の大きい「顧問契約市場」を開拓できるツールです|Chatwork

パソナテック社の事例

新規事業の立ち上げで、スピード感のある仕事を必須とされました。やりとりのレスポンスが遅いといった課題があり、その解決策としてChatworkを取り入れました。外部の人とも連携を取って、進めていくプロジェクトだったのでメールや電話などのいつもの連絡手段よりもはるかに使いやすかったのです。グループチャットを組んでおけば、そのグループに登録されている人は誰でもやりとりが見れる環境なので、お客様から課題をいただいたときにも自分だけでなく、そのグループにいるメンバーが返事をしたりと短時間で課題解決に導けるといった魅力もあります。

ビジネスチャットと聞くと、中小企業などの若い人の多い会社の使うコミュニティツールではないかと考える人も多いですが、グループ会社を複数運営しているような大規模な会社でもビジネスチャットは有効でしょう。大手企業内では味わえなかったような、ベンチャー並みのスピード感が味わえるのもChatworkの良さです。新規事業は速さが肝となるので、ぜひビジネスチャットを取り入れてもらえるとスムーズにプロジェクトを進められるでしょう。

参考:大企業がベンチャーのようなスピードを手にできるツールです|Chatwork

社外とのやりとりに使えるビジネスチャットツール3選

ビジネスチャットツールでおすすめの3つをご紹介します。それぞれの良さや、利用の際のポイント、料金についても詳しく解説していきますので確認してみてください。

Chatwork

chatworkホームページ
HPより

ChatworkはChatwork社が提供しているビジネスチャットツールです。「自然体で働く」を大切にしているChatwork社ですが、その世界を実現するための手段として開発したのがChatworkです。

機能としては、グループチャットの作成やビデオ通話機能、タスク管理機能なども簡単に操作ができるので、ITリテラシーの低い方であっても比較的理解がしやすいというのがメリットです。また、もう少し機能を充実させたいという方は、API連携でカレンダー機能やボット機能を追加することも可能です。

Chatworkは無料でも利用できるのが魅力でもあります。プランとしては、0円プラン、400円プラン、500円プラン、800円プランとありますが、ビジネスで利用するなら500円プランがおすすめです。400円プランとの違いは、ユーザー管理をできることです。0円プランはグループチャットへの制限があるので、料金を支払うと無制限になるのも大きな違いでしょう。

外部やりとりに便利な機能

  • グループチャットでユーザー管理ができる
  • タスク管理機能があるので、作業の進捗が把握できる
  • 操作がシンプルなので導入してもらいやすい、もしくはすでに導入をしている

Slack

Slackホームページ
HPより

Slackはアメリカ発のビジネスチャットツールです。グループチャットはチャンネルと呼ばれます。通常のビジネスチャットであれば、複数人でやりとりをしているとメッセージが流れていってしまうこともよくあることでしょう。しかし、Slackでは、そのやりとりをグループ内でも分けることができるので、グループ内の整理をすることができます。

Slackも無料でも利用できるのが魅力です。企業で利用を検討しているのであればスタンダードプランがおすすめです。Slackは他のツールとの連携が豊富です。無料の場合、連携できるツールは10個までと制限がありますが、有料になると無制限になります。850円、1,650円とプランがあるので、各々に合ったプランを選んで活用しましょう。

外部やりとりに便利な機能

  • グループ内でもやりとりを分けることができるので重要事項も流れない
  • 他のツールとの連携が豊富

Slackについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひこちらの記事もご覧ください。

LINE WORKS

ラインワークスのホームページ
HPより

LINE WORKSは、あの人気チャットツール「LINE」のビジネスバージョンです。個人のLINEでの機能はすべて使うことができ、スタンプを送ったりノートやアルバムを作成したりすることもできます。もともと使っているという方も多いので、スムーズに導入できるというところも利点です。また、カレンダー機能やファイルのDrive機能、社外向けでも社内向けでも使えるアンケート機能などもあり、豊富な機能で効率化ができるでしょう。

LINE WORKSも無料プランと有料プランに分かれています。ユーザーは100人まで利用することが可能です。ライトプランが300円、ベーシックプランが500円で、プレミアムプランが1,000円です。料金が上がるごとに使える機能も増えるので、検討する際にはよく確認をしましょう。

外部やりとりに便利な機能

  • Drive機能があるので、ファイルを一括共有できる
  • アンケート機能がついているので、お客さんにスムーズに質問ができる

LINE WORKSについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひこちらの記事もご覧ください。

ビジネスチャットを使って社外とのコミュニケーションを円滑に

ビジネスチャットは社内だけではなく、社外との連絡にも使えます。
もし、今まで以上に社外とのやりとりを活発化させたいのであれば、ぜひビジネスチャットを使ったやりとりをしてみましょう。

また、「システムの選び方がわからない!」という方は、ビジネスチャット選び方ガイドを参考にしてみてください。8つの選定軸をもとに、自社に合うサービスの選び方をご紹介します。

こちらから無料でダウンロードいただけます。

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