オンプレミス型ビジネスチャットを導入するメリットや注意点とは?サービス紹介もあり

ビジネスチャットは社内外のコミュニケーションを効率化し、情報共有を円滑にしてくれます。そんな、ビジネスチャットの利用形態には大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
そのなかで今回は、自社に合わせて柔軟にカスタマイズでき、セキュリティ管理がしやすいオンプレミス型のビジネスチャットについて紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。

まずはおさらい!ビジネスチャットとは?

オンプレミス型ビジネスチャットを導入するメリットや注意点とは?サービス紹介もあり
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ビジネスチャットはビジネスシーンでの利用に特化したチャットシステムです。
チャットを利用することで、メールで必要な文章のルールや特有の言い回しを省略することができ、よりスピーディーなコミュニケーションをとることができます。さらに、ビジネス用のチャットツールであるため、セキュリティ面でも安心して利用できるように設計されています。

また、基本的なチャット機能をはじめ、ファイル共有機能やタスク管理機能、音声・ビデオ通話など業務に役立つツールが備わっていることが多く、情報共有を効率化することができます。

ビジネスチャットについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

オンプレミス型のビジネスチャットを運用するメリット

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ビジネスチャットツールには大きく分けてオンプレミス型やクラウド型といった利用形態があります。
今回は、オンプレミス型での運用について解説していきます。まずは、オンプレミス型を運用するメリットを2つ紹介します。

カスタマイズや拡張が柔軟である

オンプレミス型のシステムは、導入の際にサーバーやソフトウェアを自社内で設定して運用します。そのため、必要な機能を自由にカスタマイズすることができます。拡張性も高いため、自社の状況に合わせた運用がおこないやすいといったメリットがあります。

自社に合わせたセキュリティ管理ができる

ビジネスチャットは個人情報や社外秘の情報を取り扱うことが多いためセキュリティ対策も重要です。
オンプレミス型のシステムは社内のネットワークを利用し、外部のネットワークは経由しないため、ウイルス感染や不正アクセスのリスクを軽減することができます。したがって、オンプレミス型のビジネスチャットであれば、セキュリティ面でも安心して運用することも可能です。

オンプレミス型のビジネスチャットを運用する際の注意点

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ここまで、オンプレミス型のメリットを紹介しましたが、運用の際には注意点もあります。
せっかく導入したツールが無駄になってしまわないよう、しっかりチェックしておきましょう。

初期費用が高くなる場合がある

オンプレミス型でシステムを導入する際には、サーバー環境を設定したり、パッケージソフトを購入してのダウンロードしたりする必要があり、それに伴う費用が発生します。
また、システムを自由にカスタマイズすることができる反面、カスタマイズする機能数によって初期費用が非常に高くなってしまうこともあります。
あらかじめ自社に必要な機能を備えたサービスを選ぶことで、カスタマイズを最小限に抑えることができ、予算に見合ったサービスを選ぶことができます。

導入後の運用について考える必要がある

オンプレミス型では直接システムを購入して利用するため、購入後の運用は基本的に自社でおこなわなければいけません。そのため、自社でITに詳しいシステム管理担当を配置して運用したり、保守・サポートサービスに加入してサービスを運用したりする必要があります。

ビジネスチャットを選ぶ際のポイント

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自社の条件にマッチしたビジネスチャットを選ぶには、どういった点に着目すべきなのでしょうか。
ここでは、ビジネスチャットを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。

費用

ビジネスチャットを利用するには導入費用や運用費用がかかります。サービスやプランによって料金設定が異なり、利用できる機能やユーザー数、作成できるルーム数が異なります。サービスやプランの内容と予算を照らし合わせて選びましょう。

機能

ビジネスチャットはサービスやプランによって、利用できる機能は異なります。自社の導入目的に合わせて必要な機能が備わっているか確認することが大切です。また、多機能すぎるとかえって操作が煩雑になってしまうこともあります。必要な機能を吟味して選びましょう。

サポートHPより体制

万が一のトラブルに備えてサポート体制を確認しておくことも大切です。オンプレミス型では基本的に自社でシステム管理していく必要がありますが、運用に困った際に相談できる環境があると安心して利用することができます。

オンプレミス型で利用できるビジネスチャット2選

ここまでオンプレミス型ビジネスチャットの基本情報を紹介してきました。
ここからは実際に、オンプレミス型のサービスを2つ紹介します。無料トライアルもありますので、気になる方はまず試してみても良いでしょう。

Incircle

Incircle
HPより

➤ 公式サイトでチェック

IncircleはAI CROSS社が提供するオンプレミス型ビジネスチャットです。
国内での利用を想定した設計がされているため、国内利用しやすくなっています。
また、チャットボット機能によって必要な資料を簡単に見つけ出すことができたり、予約業務を簡略化したりすることができるため、業務を効率化することができます。
さらに、AIがチャットデータを解析し、離職リスクの高い社員を判定する機能も備わっており、適切なタイミングでのフォローや職場環境の見直しをすることができます。

ChatLuck

ChatLuck
HPより

➤ 公式サイトでチェック

ChatLuckはネオジャパン社が提供するオンプレミス型ビジネスチャットです。
アクセス権限やネットワークポリシーの設定、端末認証に加え、メッセージやファイルのログ管理、セキュアカメラなどが搭載されており、強力なセキュリティを実現しています。
また、オンプレミスでありながら社内ユーザーだけでなく、関係会社や店舗などの社外ユーザーをゲストとして自社で管理することもできます。

自社に最適なビジネスチャットでコミュニケーションを活性化させよう

今回はオンプレミス型のビジネスチャットについて紹介してきました。自社に最適なビジネスチャットは見つかりましたか?費用対効果の高いシステムを選び、社内外のコミュニュケーションを活性化しや業務の効率化を図りましょう。

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