【無料あり】クラウド型グループウェア10選を料金や機能で比較してみた!

グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型の2種類がありますが、今回はクラウド型のグループウェアの種類から活用メリットまで紹介します。
また、無料で使えるものからおすすめのものまで紹介するので、自社にぴったりなグループウェアが見つかるはずです。最適なグループウェアを導入して、組織内のコミュニケーション活性化に役立てましょう。

まずはおさらい!グループウェアとは?

【無料あり】クラウド型グループウェア10選の料金や機能で比較してみた!
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グループウェアとは、各種コミュニュケーションツールやスケジュール管理、プロジェクト管理など社内業務を効率化する機能がパッケージ化されたシステムです。
グループウェアを活用することで、社内の人間が同一のシステムにアクセスすることができるようになり、情報共有がスムーズになります。さらに、ペーパーレスにもつながり、コストやスペースの削減にもつながります。

どっちが自社に最適?クラウド型オンプレミス型の比較

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グループウェアは、クラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられます。それぞれにメリット・デメリットがあるので自社に合ったシステム形態を選択する必要があります。ここでは、そんなオンプレミス型とクラウド型のシステムの特徴を紹介します。

オンプレミス型の特徴

オンプレミス型のグループウェアの場合、自社サーバーにインストールして利用します。
導入の際には、カスタマイズを自由におこなうことができ、自社の環境に即したアプリケーションを用意することができます。また、ほかのシステムとも連携をしやすく機能の拡張性が高いです。さらに、自社サーバによる運用であるためオフラインに強く、インターネットを経由しないので情報漏洩のリスクは比較的少ないといえます。

一方で、サーバの設置や環境構築などといった初期費用や、導入後のサーバーのメンテナンスやOSの保守期限更新、バージョンアップに伴うコストが発生するので注意しましょう。

クラウド型の特徴

インターネット環境があれば利用することができるのがクラウド型グループウェアです。
PCでもスマートフォンでも、インターネットに接続できる端末さえあればどこにいても利用できるといった利便性があります。
また、アカウントを発行すれば即日で使用開始できるものもあり、導入が簡単であることもメリットの1つです。
さらに、システムのメンテナンスやバージョンアップは提供会社が追加費用無しで自動でおこなってくれるため、自社に技術者がいなくても安心して運用していくことができます。

一方、サービス提供会社の都合でシステムの仕様や機能が変化することもあり、自社に合わせた運用が難しい場合もあるので注意が必要です。

クラウド型グループウェアを選ぶ際のポイント

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グループウェアはコミュニュケーションの活性化や迅速な情報共有が目的とされています。そのため、近年では時間や場所を選ばずに利用することができるクラウド型のグループウェアが注目が集まっています。

ここでは、実際にクラウド型のグループウェアを選ぶ際にどういった点を確認しておくべきかといったポイントについて紹介していきます。システムを選択する際の参考にしてみてください。

費用

クラウド型のグループウェアでは、基本的に月額や年額で利用料を支払います。したがって、定期的に利用料がかかる場合には長期的に利用した場合の見積もりを立てることが重要です。
また、1つのサービスでも利用できる機能によってプランが異なり、利用料も変わってきます。そのため、自社に必要な機能がなにかを明らかにしたうえでプラン選択をする必要があります。自社の長期的な予算とプランを見比べ、自社にとって費用対効果の高いサービスを選べるようにしましょう。

機能

多くのクラウド型グループウェアは、あらかじめ機能が用意されています。ここでは備わっていると便利な機能について紹介しますので、機能を比較する際の参考にしてみてください。

ファイル共有

ファイル共有は、グループやプロジェクトごとに資料をファイリングする機能です。社内のデータを一箇所に集約できるので、情報共有がしやすくなります。
経営者層のみが閲覧可能、管理職以上が閲覧可能、全従業員が閲覧可能といったようにフォルダやファイルごとにアクセス権限を指定できるので、適切に情報を管理することができます。

プロジェクト管理

各プロジェクトの全体スケジュールを管理しながら、各担当者の進捗を閲覧できるのがプロジェクト管理です。管理者だけでなく、プロジェクト参加者なら誰もが使用可能なので、プロジェクトの進行状況の把握・共有が簡単にできるようになります。
プロジェクトの進行に不可欠な情報交換をメンバー間で手軽におこなうこともできるので、マネージャーなどの管理職にとって従来よりもプロジェクトの管理がぐっと容易になります。

スケジュール管理

プロジェクトに携わる従業員全員のスケジュールを確認できます。
この機能を利用することで、ダブルブッキングの防止や会議室の利用に関する連携などが容易におこなえます。そのため、これまでのスケージュール調整にかかる時間を大幅に短縮することができるでしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能では社内稟議を電子化することができます。
スマートフォンを利用すれば、承認者が出張などの出先でも対応が可能になるため、より効率的に業務を進めることができます。
また、各種申請書が電子化されるので、承認スピードが上がると同時にペーパーレス化にもつながり、コスト削減やエコにもつながります。

チャット機能

チャット機能を利用すれば、リアルタイムでチャットを通じた情報共有やコミュニュケーションをとれます。
電話やメールと異なり、同時に複数の人数でコミュニケーションが取れるため、スピーディーに意志疎通を図ることができます。スマートフォンでも閲覧、書き込みが可能なので、自分がどこにいてもチャットに参加することができます。

Webメール機能

Webメール機能ではグループウェア上でWebメールの確認や作成をすることができます。
クラウド型グループウェアは、自社でサーバーを構築しなくとも大容量のデータ通信が可能なため、オンプレミス型よりも安価にメールの送受信ができます。

無料で使えるクラウド型グループウェア6選

クラウド型グループウェアのなかには無料で使えるものもあります。
グループウェアの利便性を試してみたいといった場合や、あまり多くの機能や通信量が必要でない場合は無料プランから使ってみると良いでしょう。
ここでは、無料で使えるクラウド型グループウェアを6つ紹介します。

iQube

iQube
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 国内外合わせて9,000社の導入実績があるクラウド型グループウェア
  • 無料プランでは最大10人までID登録が可能で、有料プランと同様の機能を利用できる
  • 社内ノウハウの蓄積に役立つ社内Wiki機能を実装されており、業務マニュアルや社内規則など、業務に必要な情報を直感的に把握することができる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
無料プラン 0円
スタンダードプラン 336円~/1ユーザー × ×
プレミアムプラン 500円~/1ユーザー

GRIDY

GRIDY
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 初期費用・月額費用ともに無料、ユーザー登録数も無制限で必要な機能をすべて利用できる
  • アクセス制限機能、データ通信暗号化などで強固なセキュリティ環境が提供されており、グループごとに管理者を設けてアクセス権管理もできるので適切な情報管理をおこなうことができる
  • 社内での情報共有だけでなく、社外のGRIDYグループウェアユーザーとの連携が可能になっており、GRIDYユーザー同士で企業間を飛び越えた情報共有ができる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
0円

GroupSession

GroupSession
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 民間企業だけでなく、自治体、教育機関、医療機関でも導入実績のあるグループウェア
  • 国産グループウェアのため、日本企業の文化に合わせた柔軟な設定ができる
  • システムのソースコードが公開されているため、新機能をプラグインとして開発・実装することができる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
GroupSession 0円
GroupSession by cloud 300円~/1ユーザー
GroupSession ZION 初年度:年額280,000円~、次年度以降:年額150,000円~

e-Broad office

e-Broad office
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • サービスサイトからお試しのデモ画面にアクセスできるため、すぐに操作を試すことができる
  • 簡単な会員登録をするだけで無料利用できるクラウド型グループウェア
  • スケジュール管理や伝言メモ、ToDoリスト、アドレス帳の機能はモバイル対応しており、場所や時間に限定されずに利用できる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
0円

enclo

enclo
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • ファイル保存時には閲覧用イメージが作成することができ、別アプリを立ち上げなくても中身を確認することができる
  • メモ機能が備わっており、保存しているファイルの閲覧用イメージにも手書きメモができる
  • 保存したメモはアップロードしたファイルと同じように、メッセージの添付や共有が簡単にすることができる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
フリー 0円
マイプラン 350円
ビジネス 2,000円~

R-GROUP

R-GROUP
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 利用者制限がなく、スマートフォン対応もしている完全永久無料グループウェア
  • アジア圏やヨーロッパ圏、アメリカ圏を含む20カ国の言語に対応
  • このグループウェア登録者している同士なら、スマートフォンによる無料通話が利用できる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
0円

おすすめ!クラウド型グループウェア4選

最後に、おすすめのクラウド型グループウェアを紹介します。
いろいろな製品があって迷っている方はぜひ参考にしてみてください。

G Suite

G Suite
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • グーグル社が提供するクラウド型グループウェアで、24時間365日体制のGoogleサポートを利用することができる
  • あらゆる端末で同じファイルを同時に編集をおこなうことができ、変更はリアルタイムで自動保存と反映がされるので、ファイルをやり取りする手間を削減できる
  • HDビデオ会議をワンクリックで起動することができる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
Basic 680円/1ユーザー
Business 1,360円/1ユーザー
Enterprise 3,000円/1ユーザー

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • マイクロソフト社によって提供されているグループウェアで、WordやExcel、PowerPointなどOfficeの便利なアプリケーションを利用することができる
  • リアルタイムの共同編集機能により、複数のユーザーが同時にファイルの編集ができる
  • Microsoft Teams機能では最大で250人同時接続のオンライン会議およびビデオ通話をおこなうことができる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
Office 365 Business Essentials 540円/1ユーザー
Office 365 Business 900円/1ユーザー × × ×
Office 365 Business Premium 1,360円/1ユーザー

Garoon

Garoon
HPより

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  • サイボウズ社の提供する中堅・大規模組織向けのグループウェア
  • ノークリサーチ社による「2017年度中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」でグループウェア部門において11年連続シェアNo.1を獲得している実績あり
  • スマートフォン用アプリケーションを使用することで、地下鉄や航空などのオフライン環境でも閲覧や画像投稿をおこうなうことができる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
~300ユーザー 845円/1ユーザー
301~1,000ユーザー 800円/1ユーザー
1,001~ お問い合わせ

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェア
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 契約内容を1カ月単位で見直すことができるので、企業規模の拡大にもスムーズに対応することができる
  • 18年間のサービス運用と、約4,000社に対する導入実績から蓄積されたノウハウに基づいたサーバー運用環境と強固なセキュリティ対策が整っている
  • フリーコールのサポートセンターを設置しており、専門スタッフによる丁寧にサポートを利用することができる
プラン 月額料金 ファイル共有 プロジェクト管理 スケジュール管理 ワークフロー機能 チャット機能 Webメール機能
スタンダードプラン 3,000円~
ライトプラン 年額20,000円~

自社にあったグループウェアで生産性を向上させよう!

グループウェアは社内の情報共有をスムーズにしてくれるだけでなく、ペーパレスや社内業務の効率化にも期待ができます。
機能と費用のバランスをみて、自社にあったグループウェアを選びましょう。

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