自社に最適なのは?グループウェアとワークフローシステムの違いを比較してみた

グループウェアとワークフローシステム、両方とも社内の業務効率化に役立つシステムです。近年では、社内業務の効率化のために導入する企業が増えていますが、なかには両者の違いがよくわからないという人もいるのではないでしょうか。
今回は、グループウェアとワークフローシステムの違いを紹介していきます。ぜひ、参考してみてください。

グループウェアとは?

自社に最適なのは?グループウェアとワークフローシステムの違いを比較してみ
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グループウェアとは、メールやチャット、社内掲示板、スケジュール管理、プロジェクト管理など、組織が情報共有をするうえで必要な機能を統合したパッケージシステムのことを指します。
グループウェアを活用することで必要な情報に迅速にアクセスできるようになったり、容易に業務進捗を把握することができるようになったりします。そのため業務の効率化にも期待ができます。

グループウェアについてメリットやデメリットを詳しく知りたい方は以下の記事も合わせてご覧ください。

ワークフローとは?

自社に最適なのは?グループウェアとワークフローシステムの違いを比較してみた
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ワークフローとは、業務をおこなう一連の流れのことを指します。
組織内で業務をおこなう際には、複数の人が関わることが多く、手順や情報のやり取りが複雑化することがあります。しかし、手順をワークフローとして明確にしておくことで、作業を円滑にすすめることができるようになります。
また、ワークフローとして手順を明確にすることは、手順の見直しにもつながり、非効率な業務や無駄なコストの削減にも期待ができます。

ワークフローシステムとは?

自社に最適なのは?グループウェアとワークフローシステムの違いを比較してみた
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ワークフローシステムとは、申請から承認、決裁までの業務を電子化したシステムのことを指します。
ワークフローシステムによって承認ルートが電子化すると、オンライン上で決裁ルートや状況が可視化され、申請書が誰の手元にあるのかをすぐに確認することができるようになります。
また、システムによってはインターネット環境が繋がっていれば、さまざまなデバイスからアクセスすることができるものもあります。決裁者は社内外問わず外出先でも承認できるため、申請から決裁までの時間を短縮させ、業務を効率化させることができます。
さらに、ペーパーレス化によるコストの削減や書類の紛失などのトラブル防止にもつながります。
このように、ワークフローシステムは業務を可視化し、意思決定を早め、さらにコストを削減することで組織運営の効率化を図ることができます。

グループウェアとワークフローシステムの違いを比較

自社に最適なのは?グループウェアとワークフローシステムの違いを比較してみた
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ここまで、グループウェアとワークフローシステムとは何かを説明してきました。いずれも組織内の業務を効率化してくれますが、解決できる課題や運用にかかる費用、備わっている機能は異なります。
違いを理解することで自社にはどちらのシステムが適しているか明確になるので、ぜひ参考にしてみてください。

解決できる課題が違う

グループウェアとワークフローシステムではどちらも業務効率化に役立てることができますが、解決できる課題が異なります。
グループウェアの目的は、社内の情報共有やコミュニュケーションの活性化を図ることで、組織全体の業務効率化をに役立ちます。
一方で、ワークフローシステムは承認業務の効率化に特化しています。そのため、申請から承認、決裁までの業務を効率化することができ、内部統制の強化にも役立ちます。

運用にかかる費用が違う

グループウェアは、組織全体の効率化を図ることが目的のため、さまざまな機能が備わっていることが多いです。そのため、申請業務に特化しているワークフローシステムと比べると導入や運用にかかる費用が多くかかる場合があります。
自社がシステムを導入する目的や予算と照らし合わせて、費用対効果を検討することが重要です。

備わっている機能が違う

グループウェアには社内の業務効率化に関わるさまざまな機能が搭載されています。
例えば、社内間で密なコミュニケーションがとれるメール・チャット機能や複数人のスケジュール設定が容易になるスケジュール管理機能、効率良く資料の共有ができるファイル共有機能などです。
また、数多くあるグループウェアのなかには、ワークフローの機能も備わっている場合もあります。

一方で、ワークフローシステムの機能は、あくまでも申請から決裁までの流れを効率化することに特化しているため、利用できる機能は申請業務に限定されています。

このように、グループウェアはワークフローシステムに比べると多機能だといえるでしょう。しかし、場合によっては多機能なグループウェアの機能を使いこなぜず、無駄な費用を払うことになってしまうといった事態も考えられます。
そのため、自社がシステムを導入する目的から必要な機能を洗い出して、自社にあったシステムを選ぶことが重要です。

自社にあったシステムを選ぶことが重要!

今回はグループウェアとワークフローシステムの違いを比較してきました。
グループウェアやワークフローシステムはいずれも社内業務の効率化に役立つシステムですが、システムの機能や解決できる課題は異なります。
自社の課題と予算をきちんと把握したうえで、最適なシステムを導入し業務効率化を図っていきましょう。

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