大容量の添付ファイルをメールで送信する際のマナーと注意点

メールは、ビジネスにおいて必要不可欠なツールです。連絡手段として有効であるのはもちろん、書類や画像、動画などを添付することもできます。しかし、メールの容量にはマナーがあることをご存知でしょうか。今回は、メールの容量制限とファイルを添付してメールを送信する際ののマナーについて、詳しく解説します。

メールには容量制限がある?

大容量の添付ファイルをメールで送信する際のマナーと注意点
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写真や書類など、メールにはさまざまなファイルを添付することができます。その際、添付できるファイルの容量には制限があります。
そして、送受信できる添付ファイルの容量はプロバイダやメールサービスによって異なります。一部には容量が無制限のプロバイダもありますが、多くの場合は容量に制限が設けられています。

容量オーバーのメールを送るとどうなるか

送信者側のメールシステムで容量オーバーが生じた場合は、「送信できませんでした」といったメッセージが表示され、送ったメールが戻ってきてしまいます。
送ったつもりのメールが相手に届いておらず、適切な連絡のタイミングを逃したり、連絡漏れが生じたりする可能性があります。

また、送信者側と受信者側で容量の上限が異なる場合には、より注意が必要です。送信側の容量制限の方が大きいと、相手の制限を超える容量のメールが送信されてしまいます。
最悪の場合、相手のメールサーバーに制限がかかってしまい、ほかのメールが開けなくなるなど相手に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

メールを送信する際のマナーとは?

大容量の添付ファイルをメールで送信する際のマナーと注意点
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ビジネスシーンでは、しばしばファイルを添付して送信するがシーンがあるでしょう。しかし、上述したように送ったファイルの容量が大きいと、相手にメールが届かなかったり、相手に迷惑をかけたりする可能性があります。
メールにファイルを添付する際は、以下で紹介するマナーを守るようにしましょう。

メール1通あたりの容量は2MBが最適

ビジネスにおいて、メールを送信する際は、メールの容量を2MBまでに抑えるのが一般的です。この容量であれば、メールサーバーを圧迫する心配がありません。また、スマートフォンやタブレットで確認しやすいサイズとなっています。

容量が大きいファイルの送信時は別の送信方法を利用する

作成したメールが2MBを超える場合には、ファイル共有サービスなどメール添付以外の方法を利用して資料を送るのがマナーです。
また、2MBを超えないように、送信者側が工夫することもできます。以下では、大容量ファイルを送信したい場合の対処法を紹介しているので、そちらも合わせて参考にしてみてください。

大容量ファイルを送信したい場合の方法

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上述したとおり、複数にわたる資料や画像、動画添付して送信する場合にはファイルの容量が大きくなってしまいます。しかし、業務上、どうしても容量が大きなファイルを送信する必要も出てくるでしょう。そのような場合にファイルを送る方法を2つ紹介します。

ファイルを圧縮する

大容量のファイルでも、zip形式などに圧縮してを小さくすることができます。ファイル単体はもちろん、ファイルを内包したフォルダごとでも圧縮ができるので、複数ファイルを送るときに便利です。
しかし、圧縮されたファイルは受信者側で解凍する必要があり、場合によっては相手に専用ソフトをインストールしてもらう必要が生じます。
また、もともとのファイルが大きすぎると、圧縮しても2MB以下にならない場合もあるため注意が必要です。

複数のファイルがまとまっているフォルダや複数にわたる資料であれば、ファイルを分割して、1通あたりの容量を減して送るのも良いでしょう。
しかし、分割数が多いと相手に複数のメールを送ることになってしまいます。通信状況によっては順番が前後して届いてしまう場合もあるので、ファイルをナンバリングするなど工夫しましょう。

ファイル共有サービスを利用する

あまりにも容量が大きいファイルは圧縮や分割をしても容量制限を超えてしまいますが、分割できないファイルを送りたいときもあるでしょう。そのようなときに利用できるのが、ファイル共有サービスです。

ファイル共有サービスとは、Web上にファイルをアップロードして共有できるサービスのことを指します。送りたいファイルをアップロードし、パスワードやダウンロード用リンクを設定します。サービスによっては容量制限が設定されているものもありますが、無制限のものもあり、大容量のファイルをやり取りすることができます。

大きい画像や写真を送りたいときは

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画像や写真ファイルも先述した方法でやり取りすることができますが、ほかのファイルよりも圧縮が難しい場合があります。そんな場合には、画像のサイズや解像度を変更するといった方法もあります。画像を送る際の参考にしてみてください。

画像のサイズ変更をする

デジタルカメラやスマホで撮影した画像は、そのまま送ると、画像サイズが大きいことが多く、容量も大きくなりがちです。そこまで大きいサイズの画像が必要ではないのであれば、画像サイズを小さくしましょう。Windowsならペイント、Macならプレビューという標準ソフトを使ってサイズを変更することができます。

解像度を変更する

撮影したそのままの画像は、解像度が高いケースもあります。解像度が高いほど容量は大きくなるので、できるだけ解像度を下げておくのも、容量を減らすポイントです。
解像度もペイントやプレビューという標準ソフトで変更が可能です。

大容量ファイルを送信する方法を理解してメール容量のマナーを守ろう

今回は、メール容量のマナーや大容量ファイル送る際の方法について紹介してきました。大容量のメールは相手に迷惑をかけてしまう恐れがあるため、メールの容量マナーは必ず守りたいところです。メールにファイルを添付する際は必ず容量を確認し、今回紹介した方法で適切にファイルを共有しましょう。

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