勤怠管理システムを導入するうえでのメリットやデメリットとは

近年では、働き方改革での労働時間の見直しなどもあり、従業員の勤務時間を正しく管理することへの重要性が増しています。そのため、勤務時間をより正しく、効率的に管理することができる勤怠管理システムが注目を集まっています。
そこで今回は、勤怠管理システムを導入するメリットや注意点、導入手順などについて解説します。

まずはおさらい!勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムを導入するうえでのメリットやデメリットとは
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勤怠管理システムとは、出勤や退勤、遅刻、欠勤、休暇の取得状況など勤怠に関する情報を管理するシステムのことをいいます。
これまでは、勤怠管理としてExcelや手書きの出勤簿が使われてきました。しかし、Excelや手書きの場合は記入漏れや入力ミスが生じやすかったり、情報共有がしにくかったり、といった課題がありました。
勤怠管理システムはこれらの課題を解決し、より効率よく、正確に勤怠を管理することができるます。

勤怠管理システムを導入するうえでのメリットやデメリットとは
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勤怠管理システムを導入することによって、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここからは、勤怠管理システムを利用するメリットについて、4つ紹介していきます。

社員の労働時間を適切に管理できる

勤怠管理システムを活用することで、社員の勤務時間や休暇の取得状況が簡単に確認できるようになります。社員の労働状況が把握しやすくなることで、長時間労働や有給の未取得などの問題をいち早く発見し、防止することができます。
また、システムによっては生体認証やICカードによる打刻など代理打刻が起きにくい仕組みが整っていたり、打刻を修正する際には承認ルートを設ける機能など書き換えを防ぐ仕組みが整っていたりします。このように不正打刻を防ぐことができるため、社員の労働時間を適切に管理することができるようになります。

社員にとっての利便性が増す

勤怠管理システムにはスマートフォンやタブレット、ICカードで打刻をおこなうシステムもあります。社員は日々の打刻を簡単におこなうことができるようになり、従業員にとって打刻作業の利便性が向上します。

給与計算のミスを減らせる

勤怠管理システムは、給与計算システムと連携して利用することができます。また、勤怠管理システムに給与計算の機能が含まれているサービスもあります。
勤怠管理システムによって正しく記録された労働時間や休暇状況のデータを、そのまま利用することができるため、給与計算のミスも減らすことができます。

勤怠管理業務が減らせる

勤怠管理システムは、業務の勤怠管理業務の一部を自動化したり、データの確認や共有を簡略化したりと勤怠に関する業務を効率化してくれます。
そのため、人事担当や労務担当はこれまで勤怠管理にかけていた時間を削減でき、ほかの仕事に集中して取り組めるようになります。

勤怠管理システムを導入するうえでの注意点

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勤怠管理システムを導入するにあたって、いくつか注意しておくと良い点もあります。事前に注意点を把握しておくことで、対策をとったり、イメージしている運用と実際の運用のギャップを埋めることができます。メリットと合わせてしっかりチェックしておきましょう。

コストがかかる

勤怠管理システムを利用するためには、導入費用や運用費用がかかります。
また、システムを管理する人員などが必要になることもあります。
コストがかかることを理解したうえで、自社の予算や運用体制を考慮したシステムを選ぶ必要があります。

自社の働き方に合わない可能性がある

自社がおこなっている勤怠管理の方法によっては、勤怠管理システムが合わないこともあります。
自社の運用とシステムの機能があわないと、かえって業務が煩雑になったり、利用している社員から不満が上がってしまったりする可能性もあります。
勤怠管理システムは、さまざまなサービスやプランが提供されているため、じっくりと比較・検討し自社にあったシステムを選ぶようにしましょう。

勤怠管理システムを導入する際の手順

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これから自社に勤怠管理システムを導入する場合、いったいどのような手順を踏めばよいのでしょうか。
ここでは、勤怠管理システムを導入する手順を4つに分けて紹介していきます。導入を検討しているのであれば、ぜひチェックしておきましょう。

①勤怠管理システムを導入する目的を明らかにする

まずは、勤怠管理システムを導入することで解決したい課題を明確にしましょう。
導入目的を明らかにしておかないと、導入しても勤怠管理システムによる業務効率化の効果が得られなかったり、社員や上層部に導入の説明をする際に賛同が得られなかったりする可能性があります。

②提案書を作って許可をもらう

次に勤怠管理システムの導入のための提案書を作りましょう。提案書には導入する目的やメリット、システム導入前後のコスト差などを記載します。
グラフや表などを使って細かく記載することで上層部からの許可が出やすくなります。

③自社にあったシステムを選定する

システムを導入することが決まったら、自社に合うシステムを選びましょう。
勤怠管理システムはさまざまなサービスが提供されており、プランによっても利用できる機能や運用体制が異なります。
自社の利用したい機能やおこないたい運用体制と自社の予算のバランスを見て、費用対効果の高いシステムを選びましょう。

④社員にシステムの使い方を説明する

最後に、社員に対してシステムの使い方を説明します。管理者となる社員には操作方法やトラブルが起きた際の対処方法などを伝えます。
また、そのほかの社員に対しては、システムを利用した打刻方法を教えましょう。
事前にこれらを伝えておくことで、スムーズに運用を開始することができます。

勤怠管理システムを導入して業務の効率化を図ろう

今回は勤怠管理システムのメリット・デメリットや導入方法について解説しました。勤怠管理システムを活用することで、これまで以上に社員の勤怠時間を管理しやすくなり、長時間労働や給与計算のミスといった問題を減らせます。
勤怠管理システムを導入して業務の効率化を図りましょう。

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