拠点が離れているメンバーの管理を効率的かつ正確におこなうには?

営業拠点が複数あり、距離も離れていると、そのエリアの責任者がそこで働く社員や現場の状況をきちんと把握するのは容易ではないでしょう。日替わりに訪問してコンディションを確認することもできますが、多くの時間や移動費がかかってしまいます。
そこで今回は、複数拠点を管轄する責任者がそれぞれのメンバーの動向を効率的かつ正確におこなう方法を紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。

複数拠点を管轄する営業マネージャーが抱える悩み

拠点が離れているメンバーの管理を効率的かつ正確におこなうには?
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複数拠点を管轄する営業マネージャーは、それぞれの拠点の責任者から毎日報告をもらう必要があります。管理拠点数が少なかったり、距離が近かったりする場合、実際に支店を訪問してどのような状況だったか自身で把握することもできますが、拠点数が多かったり、距離が離れていればそうはいきません。

報告手段はさまざまありますが、同じ空間にいない部下から毎日報告をもらうのは少なからず手間がかかることなのではないでしょうか。
例えば、電話でやり取りをおこなう場合、支店ごとに順番に電話をかけるため、管理する拠点が多いほど時間を要します。ほかにも、Excel入力やメールで日次報告の回収をするにも支店側の責任者が提出を忘れたり、遅くなったりした場合は結局催促の連絡をしなければいけません。

また、マネージャー自身が回収した報告は、その次に自分自身の上司に報告をするという後工程も残っているため、効率よく回収できないと自身の業務も終わらず、帰宅も遅くなってしまうでしょう。

拠点ごとに毎日確認しておきたい内容

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営業進捗はこまめに把握しておきたいものであるため、日次で管理しておきたいものです。
管理する役割である複数拠点を管理するマネージャーが、毎日把握したい報告内容はだいたい下記のような内容ではないでしょうか。

①進捗の確認

拠点ごとの進捗状況は、その日の報告を回収するうえで最も知りたい内容でしょう。
この拠点は計画していた進捗どおりに進んでいるのか、遅れているのであればいつ補うのか、などといったことをヒアリングし、明日からの業務スケジュールを考えていく必要があります。

②達成の可能性があるか

進捗が遅れている拠点では、そもそも達成の可能性があるのかないのかも確認しておかなければなりません。
そこで達成の可能性が低いとわかった拠点に対しては、どのような施策を講じれば、達成する可能性が少しでも高まるのかを考える必要があります。また、やむおえず目標の下方修正をおこなう場合はどの拠点がマイナス分を補うのか調整する必要も出てきます。

③組織コンディション

エリアの責任者として、営業進捗とは別に拠点ごとの組織やメンバー個人のコンディションもこまめに確認しておくことは大切でしょう。遠隔であまりメンバーたちと顔を合わすことができないマネージャーの場合はなおさら重要です。
組織コンディションが悪い場合は、マネージャーが積極的に介入して改善をしたり、拠点の責任者を指導したりするなどの対応が求められます。

④顧客ニーズや競合情報などの確認

各拠点に対して、担当顧客に変化はないか、抱えているトラブルはないか、または競合に動きはないかなどの確認も必要です。もしかしたら進捗が良くない原因がここにあるかもしれません。
また、顧客のニーズを把握することで、新商材の開発のきっかけになるなど、新たな販売機会を生み出すことにつながるといった期待もできます。

複数拠点の進捗把握を少しでも効率化するためには?

上述したように、複数拠点を管理するマネージャーはさまざまな情報を管理して業務を進めていく責任があります。しかしながら、役職者としてほかの業務もあり、業務負担を感じることもあるのではないでしょうか。
ここからでは、現状のやり方から少しでも効率性を高められる方法を紹介していきます。

報告の時間をあらかじめ決めておく

1日の報告はだいたい夕方や業務時間終わりにおこないますが、各拠点の担当者と明確な時間を決めておけば自身の業務スケジュールも立てやすくなるでしょう。
また、報告の時間が決まっていればお互い予定を空け、電話ができるように準備しておくことができるため、電話がつながらず折り返しを待つといった手間もなくすことができるでしょう。

ヒアリング項目を決めておく

上述したように、毎日のヒアリング項目はだいたい決まっています。そのため、そのヒアリング項目をあらかじめ相手にも伝えていれば、相手も前もって情報を準備しておくことができ、お互いの報告時間を短縮することができます。

さらなる業務効率化の鍵はツールの活用にあり

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上述した2つのようにちょっとした工夫も有効ではありますが、さらに効率化するにはうまくツールを活用してみるという手もあります。
ここでは、おすすめのツールを4つ紹介します。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートとは、グーグル社が提供している表計算ソフトです。Googleのアカウントがあれば、誰でも無料で利用できます。また、インターネットを介して利用するため、Excelとは異なり、同時にリアルタイムで共同編集することが可能です。

Googleスプレッドシートを利用して、それぞれの拠点が1日の営業数字の変化や内容を書き込むようにすればそのシートを見るだけである程度の情報は把握することができ、直接のヒアリングが必要かどうか判断することができます。

Web会議システム

Web会議システムとは、インターネットを通じて会議ができるシステムのことです。
インターネット環境さえあれば、場所が離れていても画面越しに会議をおこなうことができます。また、複数人でつなげることもできるため、各拠点が会議に参加し、その場で一斉に報告を回収することができるでしょう。

SFA(営業支援ツール)

SFAとは、Sales Force Automationの略で、一般的に営業支援システムと呼ばれています。営業活動を効率化できる機能を備えており、組織の強化にも役立ちます。そんなSFAの機能のなかでも、今回のような複数拠点を遠隔で管理している責任者には、行動管理機能の活用がおすすめです。

行動管理機能

行動管理機能とは、営業担当それぞれの行動を可視化できる機能です。
従来、営業担当は外出が多く、単独行動が多かったため上司が細かく行動管理をおこなうのは難しい状態でした。
しかし、行動管理機能を活用することで、いつ何をしていたのか把握できるため、的確な課題の洗い出しや指導をしやすくなります。そうすることで、組織の強化につながり、営業利益を増やすことができます。

SFAのほかの機能についても、詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

効率的に的確な指導ができるよう、工夫が必要!

営業現場において、目標が達成できるかできないかは最重要事項です。その管理はなるべく細かくリアルタイムなものでないと、早めの対処ができず未達成の可能性を高めてしまいます。
今回紹介した内容を参考に、効率よく複数拠点の管理をおこない、責任者として的確な指示や指導をおこなえるようにしていきましょう。

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