業務効率化に使えるツール・ガジェット紹介!今日から早速生産性向上へ

働き方改革により、最近では業務時間を削減する動きが多くの企業でなされています。
しかし、「業務時間は減るけど、業務量はそのまま・・・」などと逆に追い込まれている人もいるのではないでしょうか。
この記事では、日々の業務効率化に使えるツールやガジェット、知っておくべきちょっとしたポイントを複数紹介します。
この記事を読んだ直後から試せるものもあるので、ぜひ参考にしてみてください。

更新日:2020.2.10

業務の効率化はなぜ必要?

働き方改革が叫ばれる今日、多くの企業は労働時間をできる限り削減する必要に駆られています。
しかし一方で、業務の量自体はそれほど変わらないものの、労働人口の減少による働き手の不足(※1)は地方を筆頭として顕著に現れており、1人当たりの業務量が多くなってきています。

そこで、日々の業務で無駄な時間を削ったり、人がしなくても良い仕事はロボットに任せたりと、業務を効率化することで、労働人口の減少と労働時間の削減という2つの制約をうまく乗り越える必要性に駆られています。

※1:労働力調査|総務省統計局

ツールを導入しなくても個人でできる業務効率化のコツ

ツールを導入しなくても個人でできる業務効率化のコツ
©Aysezgicmeli – shutterstock

あなたの業務で無駄な時間は意外と多くあります。例えば、だらだらと考えている時間、モノを探している時間、あまり必要のない業務に取り組む時間、など気付いていないところで無駄な時間を費やしています。
それらをなくすだけで、かなり仕事の効率化につながります。
ここでは、ツールを導入せずとも業務効率化を図るためのコツを紹介していきます。

ちょっとした業務効率向上に関する知識をたくさん仕入れる

ショートカットキーを使いこなしたり、手軽にインストールできるアプリを入れてみてみたり、ちょっとした業務効率向上に関する知識・知見を取り入れるだけで格段に生産性が向上させることができるでしょう。
例えば、Windowsの場合、「Ctrl + C」で文字列をコピーすることができることを知っている人は多いかもしれませんが、「Ctrl+F4」でウィンドウを閉じることができることを知っている人は少ないかもしれません。
このようなちょっとした業務効率化に関する知識を多数仕入れておくことで、日々の無駄な時間を少しずつ削ることができるでしょう。

脳のゴールデンタイムを有効的に使う

1日のうちで脳がもっとも活発に活動する時間は、朝起きてから2~3時間で、この時間は、「脳のゴールデンタイム」といわれているそうです。

朝起きてからの2~3時間は、「脳のゴールデンタイム」と呼ばれます。脳が最も活き活きと活躍してくれる時間帯なのです。その時間帯に何をするかで、1日でこなせる仕事量、さらには仕事の質が決定されます。

引用:『脳を最適化すれば能力は2倍になる 仕事の精度と速度を脳科学的にあげる方法』(著:樺沢 紫苑)

朝は、一晩寝て記憶が整理されスッキリとしているため、集中しておこなう仕事や、アイディアが求められる仕事がおすすめです。
つまり、この脳のゴールデンタイムを有効に利用することで1日の仕事の効率化につながるのです。
ぜひこれまでの朝の時間の過ごし方を見直してみてはいかがですか。

会議などの話し合いを効率化をする

普段の会議やミーティング、商談などを多くの企業は専用の会議室や1つの場所で集まっておこなっているのではないでしょうか。
1つの場所に集まることによって、会議の時間や場所を調整するための手間が発生したり、会議のための移動時間がかかったり、無駄が多くなってしまいます。
特に遠方からの招集では、移動だけでかなりの時間を費やしてしまいますよね。

そのような会議などはWeb会議やテレビ会議を使えばもっと効率的におこなうことができます。
対面で話す必要がないミーティングや会議は、Web会議やテレビ会議などを利用してスマートにおこないましょう。

No!という

仕事を効率化するためには、やる必要がない仕事や、頼まれごと、飲み会などを「やらない」「断る」「捨てる」という選択肢をとることも、ときには必要です。
次々に仕事を追加されたり、同僚から業務以外の頼まれごとをされたりしたとき、あれもこれも安易に引き受けてしまうと、自分の負担が大きくなってしまい、仕事の生産性が下がってしまいます。
本当に重要な仕事だけ引き受けたり、期限を延ばしてもらうなど条件を変更したりして、「断る勇気」を持ち、仕事を抱え込みすぎないことが仕事の効率化につながります。

身の回りを整理整頓する

仕事を効率化させるためにはまずは、デスクなどの身の回りを整理整頓しましょう。
身の回りを整理しておくと、資料や道具など、使いたいものがすぐに見つかり仕事の効率化につながります。
また、身の回りを整理することで無駄なものが目に入らず、集中力も高まります。そのため、1日を通して仕事の生産性が上がり、より多くの仕事ができるはずです。

仕事の優先順位を意識する

仕事の優先順位について、重要度と緊急度の二軸のグラフで表すことはよくあるかと思います。重要度と緊急度の両方が高いものはすぐに取り組む必要がありますよね。
このように一つひとつの仕事に優先順位をつけて取り組むことで仕事の効率を上げることができます。

また、仕事の優先順位をつけるにあたって、時間の価値についても意識すると良いでしょう。
時間の価値を意識するとは、その時間ごとに最大限の価値を発揮できる仕事を割り振ることです。
例えば、朝の集中できる時間は、考えることやアイディアが必要な作業に取り組み、昼食後の眠たい時間はあまり頭を使わない単純作業に充てるなどです。
同じ作業時間でも集中力の差によって作業の生産性は異なります。そのため、時間の価値も含めて仕事に優先順位をつけることで仕事の効率化につなげることができるのではないでしょうか。

過度な完璧主義にならない

高い質を求め、細部までこだわりを持って仕事をすることは重要です。
しかし、仕事の効率やスピードの観点からいうと、過度な完璧主義は弊害になってしまうこともあります。

理想が高すぎる完璧主義では、全ての業務に全力投球をし、完璧にこなそうとして仕事の効率やスピードを下げてしまいます。
仕事を速く、効率的におこなう人は、成果を第一に考える最善主義の人です。
力を抜ける仕事は力を抜き、必要なところにだけ短時間で最大限の力を発揮することは仕事を効率化するうえでは重要です。

業務の効率化に使える無料のツールを5種類紹介

業務の効率化に使える無料のツールを5種類紹介
©create jobs 51 – shutterstock

日々の業務を効率化するための方法として、仕事効率化ツールやアプリを利用することもおすすめです。
さまざまなツールやアプリがあるので、ぜひ活用して仕事の効率化に活かしてください。ちなみに、iPad用のアプリについて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

Excel/Googleスプレッドシート

ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用して、業務効率化を図るのは1つの手です。
関数を活用して、1つのシートにデータを入力するとほかのシートに適宜必要な値が入るようなシートを作っておいたり、マクロを活用して定型業務を自動化したり、表計算ソフトを活用することで、日々のルーティンワークなどはかなり効率化することができるでしょう。

仕組みを構築するのに多少の時間がかかってしまいますが、一度仕組みを作った後は、かなりの時間を削減することができるでしょう。

タスク管理ツール

タスク管理アプリを使うと、自分がやるべきことを把握することができます。
次から次へと仕事が降ってきて、日々多くの仕事に追われている人は多いのではないでしょうか。

日々多くの業務に追われながらも、こういった多くの仕事を適切に管理しなければなりません。
タスク管理アプリを利用すれば、多くの仕事を抱えていても、自分がやるべきこと(タスク)を登録し、業務が終了すればタスクを完了していくことで、やり終えていない仕事を把握することができます。
そのため、業務を効率的に片づけていくことができます。

ニュース系ツール

社会人にとって経済や時事、政治などの多くの情報を得ることは重要です。
新聞やニュースをゆっくり見る時間がないという人たちにはスマホやタブレットで情報収集できるアプリがおすすめです。

経済情報なら「日経電子版」、さまざまなニュースを見たいなら「NewsPicks」など、情報収集のためのアプリはいくつかあります。
スマホやタブレットで情報収集できれば、通勤の時間や休憩の時間にサクッと情報を得ることができるので仕事の効率化につながります。仕事の効率化のために情報収集も電子化してみてはいかがでしょうか。

名刺管理ツール

お客様の名刺は名刺フォルダーや名刺ボックスに入れて管理している人も多いと思います。
しかし、そのような従来の管理方法では、名刺の数が増えてきた際の管理が大変です。
過去の名刺を探したり、名刺を変更されたりした際の更新作業に手間がかかってしまうのではないでしょうか。

名刺管理アプリを利用すれば、名刺の管理や探す手間を省くことができ、業務を効率化することができます。
名刺管理アプリでは、写真を撮ったりスキャンすしたりするだけで簡単に保存でき、見やすく管理できるものもあります。
名刺を探すだけの時間はかなりもったいないように思います。名刺管理アプリを使って楽に管理してみるのも仕事の効率化のためには良いかもしれません。

カレンダー

仕事を効率化する方法スケジュール管理やカレンダーもアプリで利用することがおすすめです。カレンダーもアプリで管理することで、いつでもどこでもスケジュールを把握できます。
そしてカレンダー機能に加えてリマインダー機能やTodoリストを管理する機能がついているものを使えば、これまで手書きでおこなって時間がかかっていたものを効率化することができます。

さらなる業務の効率化に!有料ツールを4種類紹介

さらなる業務の効率化に!有料ツールを4種類紹介
©NicoElNino – shutterstock

上で紹介したツールを活用することで、個人の業務効率化はある程度図ることができるでしょう。ただ、チームや組織、会社視点で業務を効率化するとなると、まだまだ不十分なこともあるかもしれません。
ここでは、組織や会社目線で業務を効率化する際に活用できるツールを紹介するので、参考にしてみてください。

RPA

RPAとは、Robotic Process Automatinの略であり、人間がおこなっていた業務や作業をロボットが自動でしてくれるものです。
伝票の記帳や入金データの取り込みといった経理業務、労働時間の確認や入社手続きといった人事業務などといった、定型業務を代わりにおこなうことに強みがあり、近年多くの企業がRPAの導入を進めています。
RPAを活用することで、従業員は人間にしかできない業務や仕事に時間を割くことができるようになります。

ビジネスチャット

仕事をするうえで上司や部下、同僚とのコミュニケーションは欠かません。しかし、対面でのコミュニケーションはお互いの時間を費やしてしまいます。
簡単な質問をするときや少し話したいときなどは、ビジネスチャットでコミュニケーションをとることができます。

ビジネスチャットは対面での無駄な時間を省くことができ、メールでのやり取りのような定型文もありません。そのため、簡単に、そして気楽にコミュニケーションをとることができます。
ビジネスチャットをうまく使い、必ずしも対面でおこなう必要のないコミュニケーションは削減していき、仕事の効率化につなげていきましょう。

しかし、コミュニケーションツールを多く利用しすぎると、かえって管理が大変になります。
そのため、1番利用しやすいツールに絞って利用することも重要です。

SFA/CRM

SFAやCRMといったツールを導入して、日々の営業活動やマーケティング活動を効率化するというのも1つの方法として挙げられます。
SFAは営業活動を効率化することができ、CRMは顧客管理をより効果的に推し進めることができるツールです。

これらのツールを活用することで、顧客データを確認するためにいちいちExcelからデータを探したり、取引実績を確認するためにいちいち社内掲示板に探しに行ったり、といったちょっとした面倒な時間を削減することができるため、業務効率の向上に期待ができます。

グループウェア

グループウェアは、メールやカレンダー、スケジュール管理、社内掲示板などのさまざまな機能がまとめてパッケージ化されて販売されているツールです。
このグループウェアを活用することで、スケジュール調整や社内への情報共有、ワークフローなど、さまざまな「ちょっと面倒な業務」を効率化することができます。

https://torteo.jp/media/wp-admin/media-new.php

働く環境を整えて、業務効率化につなげるためのツール・ガジェット

働く環境を整えて、業務効率化につなげるためのツール・ガジェット
©Maslowski Marcin – shutterstock

ツールを導入しなくとも、働く環境を快適にして集中力を上げ、業務効率化につなげるという方法もあります。
ここでは、業務効率化につかえるガジェットを2つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

仕事を効率化するガジェット:パソコンスタンド

ずっと同じ姿勢でパソコン作業をすると、疲れたり、眠くなってしまったりして集中力が続きませんよね。
仕事を効率よく終わらせるには集中力は欠かせません。集中力を保ちながら仕事をするためにパソコンスタンドを利用するということも1つの手です。

パソコンスタンドは、その上にパソコンを乗せて、高さや角度を自由に調整することができます。
机とパソコンの間に傾斜をつけることができ、タイピングが楽になるというだけでなく、立ち姿勢でも作業をしやすい高さにパソコンを調整することができます。
そのため、自分の楽な姿勢でパソコン作業ができます。
疲れて集中力がなくなったら、パソコンスタンドを利用して姿勢を変ながら作業してみてはいかがでしょうか。

仕事を効率化するガジェット:折りたたみキーボード

少しの空き時間や移動時間も無駄にしたくないという人は、折りたたみキーボードを利用してみてはいかがでしょうか。
折りたたみキーボードはスマホやタブレットにBluetoothなどで接続することができ、どこでもパソコンのように作業ができます。
パソコンを持ち運ぶのは面倒と感じる人で、タブレットやスマホのタッチ画面では速く入力できないという人はぜひこの折りたたみキーボードを利用してみるのも良いかもしれません。
最近では、かなり小さく折りたためたり、丸めたりすることができるものもあり、スペースも取らないのでおすすめです。

自分で業務効率化ツールを作成するのもあり

自分で業務効率化ツールを作成するのもあり
©violetkaipa – shutterstock

どれだけ探しても、自分や組織、会社に合った業務効率化ツールが見つからない場合もあるでしょう。そんな場合は一から作成してみてもいいかもしれません。
自分で業務効率化ツールを作り上げることで、自分だけに合った最適なツールに仕上げることができ、多大な業務効率化ならびに生産性向上に期待ができるでしょう。

ただ、外注してツール作成を依頼するにしろ、自分で作成するにしろ、かなりの時間と工数はかかってしまうので、ツール作成にかける時間や金額とそのツール導入後に削減できるであろう時間を比べたうえで、損をしないような設計にすることを心がけましょう。

ツールだけじゃ物足りない!頭を使って業務効率化したい人向けのおすすめ本

仕事を効率化するための取り組みやツールを使っても物足りない、もっと仕事を効率化したいという人は、仕事効率化に関する本を読んでみてはいかがでしょうか。プロのアドバイスから大事なことを発見できるかもしれません。

『結果を出して定時に帰る時短仕事術』

仕事の効率化とはよくいわれますが、効率化とは単に仕事の時間を短縮するだけでは意味がありません。
仕事を効率化し、時間を短縮しつつ質も高めなければ努力は無駄になってしまいますよね。

時間の短縮と価値の創出が同時におこなわれることで、それらの活動はとてつもなく、大きな意味を持つのです。

引用:『結果を出して定時に帰る時短仕事術』(著:永田 豊志)

結果を出してかつ定時に帰るための仕事術や時短術が紹介されています。ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

結果を出して定時に帰る時短仕事術
  • 著 者永田 豊志
  • 出版社SBクリエイティブ
  • 発売日2010/6/26

『ハーバード式「超」効率仕事術』

ハーバード・ビジネススクールの教鞭をとり、企業数社の取締役や理事を務め、5年で記事100本に3冊の本を執筆、さらに家族との時間も大切にする、そんな多くの業務をこなす効率化のプロフェッショナルが書いた本です。
自身の経験から、生産性の向上・仕事を効率化するための具体的で実践的なアドバイスが書かれています。
各章の終わりにアドバイスや心に留めておくことがまとめてあり、実践的で参考にできます。

『ハーバード式「超」効率仕事術』
  • 著 者ロバート・C・ポーゼン
  • 出版社早川書房
  • 発売日2015/3/6

仕事を効率化して時間を有意義に使いましょう

今回は仕事を効率化するための方法をいくつか紹介しました。
自分が実践できそうな方法やツール、ガジェットなどは見つかりましたか?
社会人は限られた時間内で最大限のパフォーマンスを出すことが求められます。そのため、仕事を効率よくこなすことが重要です。

さらに働き方改革で業務時間も短くなるなかで、努力だけではどうしようもありません。
ぜひさまざまな方法を試して、仕事の効率化に活かしていき、生産性高く仕事に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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