オンラインストレージの仕組みを知りビジネスで活用しよう

個人でも使用するケースが増えているオンラインストレージは、ビジネス用としてもさまざまなサービスが登場しています。今回は、オンラインストレージとはどのような仕組みなのかを、基本情報とともに紹介します。

オンラインストレージの仕組みとは?

パソコン操作する女性
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一般的にデータの保存方法には、使用している端末やHDDなどの外部記憶装置に保存する方法などが挙げられます。これらの保存方法に加え、近年登場したのが、オンラインストレージです。
ここでは、まずこのオンラインストレージの基本情報と仕組みを解説します。

オンライン上にデータを保存できるサービス

オンラインストレージのストレージとは、データを記録するための補助記憶装置を指します。オンラインストレージでは、補助記憶装置がオンライン上にあり、インターネット回線を通してデータの保存やアクセスなどをおこなうのが特徴です。

従来はCD-ROMやUSBメモリなどでおこなっていたデータのやり取りも、オンラインストレージならアクセスを許可するだけで簡単に共有ができます。また、バックアップ先としても活用することができ、パソコン本体に不具合やトラブルが起きても別の端末からアクセスすることでデータを容易に復旧させることができます。

オンラインストレージと混同されがちな言葉

ここでは、オンラインストレージと似た言葉や混同されがちな言葉を紹介していきます。違いを理解して適切なシステムを活用しましょう。

クラウドストレージとは?

クラウドストレージとは、クラウド上でデータを保管し、やり取りができるシステムのことをいいます。
クラウドは、インターネットが通じている環境下で設定したアカウントにログインすることできます。そのため、インターネット回線を通じてデータの保存やアクセスをおこなうオンラインストレージの一種であるといえます。オンラインストレージとクラウドストレージの違いはデータ管理場所にあります。オンラインストレージはインターネット上でデータを管理できるツールの総称を指すのにに対して、クラウドストレージはインターネット上に構築されたクラウド環境上で利用できるサービスを指します。

ファイル共有ソフトとは?

ファイル共有ソフトは、不特定多数の人とファイルのやり取りができるソフトウェアのことを指します。オンラインストレージやクラウドストレージはオンライン上でアカウントを設定することで利用することができましたが、ファイル共有ソフトではソフトウェアをパソコン上にダウンロードすることで利用することができます。

ファイル共有ソフトは不特定多数での共有のみを目的としているため、情報漏洩やウイルス感染などのリスクが大きいといった点に注意しなければなりません。

オンラインストレージを使用するメリット

机を囲む人たち
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外部記憶装置にデータを保存するのとは異なる点も多いオンラインストレージですが、どのような活用メリットがあるのでしょうか。ここでは、2つに分けて紹介します。

どこからでもアクセス可能で共有しやすい

まず挙げられるメリットは、アクセスのしやすさです。オンライン上にデータが保存されているので、アクセスに必要なアカウントやパスワードとインターネット環境があれば、接続場所を選ばずにデータを取り扱えます。
外出先や複数端末で同じデータを取り扱いたいときに、高い利便性を発揮するでしょう。

導入コストを抑えられる

自社で一から独自のシステムやサーバーを構築すると、コストが高額になります。しかし、オンラインストレージならシステムやサーバー構築でかかるような高額の導入コストがかかることはなく、少額の初期費用と維持費用で大容量データを取り扱うシステムを利用できます。

オンラインストレージを使用するデメリット

セキュリティーマーク
©laymanzoom – shutterstock

一方で、オンラインストレージには主にセキュリティ面でデメリットもあるので、押さえておきましょう。

セキュリティリスクが高い

各オンラインストレージサービスでは、厳重なセキュリティ対策を施していますが、外部にデータを保存することに変わりはありません。
オンラインストレージはハッキングや外部からの攻撃の対象となるケースが多いといわれており、どんなに強固なセキュリティ対策を施していたとしても、情報漏洩などのリスクがあります。セキュリティ対策や障害発生時に迅速な対応をおこなうかどうかは、オンラインストレージを選ぶ際の判断基準になるでしょう。

データ消失のリスクがある

セキュリティ面と同時に懸念されるのがデータ消失のリスクです。さまざまな対策を施しているとはいえ、それらは100%データを守ってくれるとは限りません。前述のように攻撃を受けたり、運営会社側のミスによりデータが失われることも想定し、重要なデータは別の記憶媒体にもバックアップを取っておくべきです。

カスタマイズしづらい

自社での構築が不要で導入コストを抑えられるメリットがある一方、オンラインストレージはカスタマイズ性が乏しいのがデメリットです。システムがあらかじめ決められているため、自社の使用状況などに合わせた細かなカスタマイズはしづらいと感じることがあるでしょう。

オンラインストレージの種類

携帯パソコンのイラスト
©mamagio – shutterstock

オンラインストレージはさまざまなサービスが提供されています。特に、オンラインストレージには無料で利用できるサービスと料金を支払うことで利用できるサービスが有り、それぞれの利用できる容量や機能が異なります。ここでは、無料版オンラインストレージと有料版オンラインストレージの特徴について紹介します。ぜひ、サービスを選ぶ際の参考にしてみてください。

無料版オンラインストレージ

無料版オンラインストレージはコストをかけずに使い始めることができます。しかし無料版では、有料版に比べると蓄積できるデータの容量が少なかったり、利用できる機能が制限されます。そのため、オンラインストレージでやり取りするデータが少ない場合や多くの機能を必要とせずシンプルな操作画面で利用したい場合には無料版の利用がおすすめです。また、いくつかのサービスで迷っている場合には、無料版で試してから本格的な導入を進めるのも良いでしょう。

有料版オンラインストレージ

有料版オンラインストレージでは、月額料金や年額料金などの利用料を支払うことで利用することができます。支払う利用料によって利用できる容量や機能はさまざまで、プランによっては蓄積できるデータ量を無制限で利用することもできます。そのため、多くのデータをやり取りする法人では有料版オンラインストレージが導入されている場合がほとんどです。
また、高セキュリティのサービスも多く、SSL暗号化通信や柔軟な閲覧権限の設定など適切なデータ管理をおこなうことができます。
多くのデータをやり取りする場合や機密データをやり取りする法人では有料版の利用がおすすめです。

オンラインストレージを活用しよう

導入コストを抑えながら大容量のデータを保存でき、共有や外部からのアクセスの可能なオンラインストレージは、活用の場が広がっています。メリットやデメリットを知り、オンラインストレージを活用してみましょう。

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