経費精算のルール作成で押さえるべき7つのポイント!経費精算を最適化しよう

企業の経理部門にとって、経費精算は社員数が多くなればなるほど手間がかかる業務です。そんな経理部門の負担を軽減させるために社内で経費精算に関するルールを策定してみてはいかがでしょうか。そうすることで、経理部門の負担軽減に加え、経費の不正利用の抑止などにも期待ができます。
とはいえ、いざルールを作成するといったときどういったポイントを押さえればよいのか悩む方も多いのではないでしょうか。今回は、そんな経費精算業務を効率化するルール作りのポイントを紹介します。

経費精算にルールを設定する目的とは

電卓を使う人
©Freedomz – shutterstock

経費精算のルールを作成する前に、何のためにに経費精算にルールを設定するのかその目的を確認しましょう。

経理業務の負担を軽減する

経理担当者は、申請された経費が妥当であるか判断し、適切に処理をおこなう必要があります。
そして、申請内容に不備がある場合には、理由を記して、申請者に差し戻す必要があります。

社内で経費精算のルールが明確でないと、申請内容に不備が生じやすく、経理担当の負担が増大してしまいます。
経費精算の明確なルールを設けて社内に周知することで申請の不備が減り、経理担当者の負担を減らすことができます。

不正受給を防ぎ、法的リスクを回避する

経費精算に明確な上限金額や利用条件、不正に対する措置が設定されていないと、経費として必要以上の金額の受給が発生する恐れがあります。
過剰な経費の支出は、株主や市場から不必要に利益を圧迫しているなどの管理責任を問われ、社会的な信用を失う危険性もあります。ルールを定めることでこういった不正の温床を生まないようにすることができます。

経費の利用を最適化する

経費は、会社を運営する上で必要な支出です。しかし、利用条件や利用範囲が曖昧だと必要以上の経費が発生し、会社の利益を圧迫する可能性があります。利用に関するルールを設けることで経費の過剰利用を最適化させましょう。

公平性を保った運用を可能にする

経費精算のルールがなければ、同じ用途で同じ金額の経費であっても経理担当者の裁量次第で承認されるかどうかが変わってしまう恐れがあります。ルールに則った経費精算であれば承認作業に一貫性をもたせることができ、公平性を保った運用が可能になります。

経費精算にルールを設ける際の7つのポイント

書類
©Bacho – shutterstock

経費精算にルールを設ける際には以下の7つのポイントを押さえ、トラブルや不正が起こらない仕組みを作りましょう。

経費の対象となる範囲を明確にする

まず、どこまでを経費として認めるかといった経費の適用範囲を決めます。経費とは業務上必要な支出のことを指し、交通費や交際費、出張旅費などがこれに当たります。
企業の業務形態によって経費の範囲は異なるため、自社の業務形態に照らし合わせてルールを策定しましょう。
また、アルバイトや非正規社員も経費の申請対象をして適応するのかなど、社員の適応範囲も明確にしておきましょう。

上限金額を設定する

上限金額が決まっていないと、必要以上の経費利用が生じる可能性があり、自社利益の損失につながります。経費内容に応じて申請できる経費には上限金額を設定しておき、その金額を超える場合は事前に稟議書の提出を義務付けるようにしましょう。
また、役職や部署によって経費を使用する頻度や金額は異なるため、役職や部署の状況にも応じた上限金額を設定しましょう。

経費精算の期限を設ける

経費精算が遅れると、領収書の紛失などのリスクが高まったり、経費の利用に関する事実確認が難しくなります。情報が不十分だと、場合によっては経費として認められず、申請者と経理担当者の間でトラブルが発生する可能性もあります。
社内の規定として申請期限を設け、こういったトラブルは回避できるようにしておきましょう。

決裁者を設ける

決裁者とは、最終的に経費精算を承認する人のことを指します。決裁者がおらず自己決裁ができてしまう状況では、架空請求や水増し請求などの不正請求が起こっていても発覚しづらくなります。
不正請求を防止するためにも、決裁者の経費精算には同席あるいは上席の決裁者の承認をもらう仕組みを作ると良いでしょう。

報告書の書式を用意しておく

経費の申請に必要な報告書は、入力内容と確認項目が一目でわかるよう、簡潔な書式にしましょう。申請者が記入しやすく、経理担当者にとって承認作業をしやすい書式を用意できれば、申請の不備やミスが減るので、経費精算を円滑に進めることができます。

また、オンライン上にはExcelのテンプレートを無料でダウンロードできるサイトもあります。自社で作成するのが難しい場合には、こういったサイトから使いやすそうな書式をダウンロードすると良いでしょう。

不正が生じにくい申請フローを作る

不正請求が発覚した段階で申請を却下するのはもちろんですが、そもそも不正請求が発生しないような仕組みをあらかじめ作ることが大切です。

例えば、経費申請を事後申請ではなく事前申請方式にしたり、あらかじめ経費として予定される金額を明記させ、実際の精算額が申請額より大きい場合には理由の明記や稟議書の提出を求めたりするなどの工夫をすると良いでしょう。条件を満たさない経費精算は、理由を明確に添えて却下するなどの措置を取るのも効果的です。

例外は認めないようにする

一度周知したルールは遵守し、例外を原則認めないようにしましょう。一度でも例外を認めてしまうと、「以前はこの申請で通ったのに」「経理担当が○○さんのときはこの申請で通るのに」といった不公平な状況が生まれてしまい、社員の不満につながりかねません。

経費精算で領収書を管理する際のポイント

たくさんのレシート
©Andrey_Popov – shutterstock

経費精算には、経費を証明するための領収書が必要です。経理担当は日々莫大な量の領収書をチェックすることになります。少しでも領収書管理の手間を削減できるように、領収書を預かる際にもルールを定めておきましょう。

領収書の記載事項を決めておく

領収書は法律で「金銭又は有価証券の受取書」に該当し、課税対象となります。税務調査の際には領収書が重要なチェック書類となるため、企業は必要事項が記載された領収書をきちんと管理する必要があります。
領収書に必要な記載事項としては、「発行者の氏名、日付、取引内容、金額、宛名」が一般的です。事前に必要な記載事項を決め、周知しておくことで記載漏れなどを防ぎましょう。

参考:金銭又は有価証券の受取書、領収書|国税庁

領収書が発行されないもしくは紛失した場合の経費精算ルールを決めておく

経費精算の書類は、領収書とセットにして提出するのが基本です。しかし、電車やバスの交通費や取引先への祝儀など、領収書が発行されない場合や領収書を紛失してしまう場合もあるでしょう。そういった場合に経費精算が承認されるのか、承認される場合にはどういった申請フローが必要になるのかも決めておきましょう。

各経費精算にルールを設ける際のポイント

電卓とペンを持つ人
©Atstock Productions – shutterstock

経費の利用内容として多いのが交通費、交際費、出張旅費の3つです。ここでは、それぞれ経費内容ごとに設けると良いルールを紹介します。

交通費

交通費は、利用する交通手段によって経費精算の計算方法が異なります。具体的には、交通手段によって以下のような違いがあるので押さえておきましょう。

公共交通機関の場合

経路検索サービスなどを使って利用経路と金額を調べます。目的地まで迂回したルートによる傘増し申請を防ぐために、「最も経済的かつ合理的な経路」を交通費の定義として規定している企業がほとんどです。

新幹線・飛行機・船舶の場合

金額が高額になりがちであるため、利用条件を規定する企業が多いです。また、役職により利用できるクラスが異なる場合は、そのことも明記しておきましょう。

自家用車、社用車の場合

移動距離に応じたガソリン代の支給をすることが一般的です。

交際費

交際費はほかの経費と異なり費用対効果が見えづらく、業務上必要な支出かどうかの見極めが難しいといった特徴があります。
そのため、申請の際には利用目的を明示させるように規定しましょう。また、不必要な交際費の発生を防止するために、役職や部署ごとに1人あたりの月間・年間上限金額を設定しましょう。

出張旅費

出張旅費のルールを設ける際には、通常の外出と出張の違いを明確にしましょう。一番わかりやすい目安は宿泊を必要とするかどうかですが、日帰りの仕事でも出張経費としたい場合には、片道○km以上の移動を伴う業務を出張として扱うなどとあらかじめ規定しておくと良いでしょう。

また、出張費は高額になりがちです。支給が翌月となると社員の生活を逼迫する恐れがあるため、仮払いの規定を作成し、社員が出張に行く前に企業側から想定額を支給できるような仕組みを作っておきましょう。

経費精算に適切なルールを設けて業務を効率化しよう!

経費精算のルールを作成することで、経費の利用を最適化させ、無駄遣いや不正受給を防止することができます。また、経理担当の業務負担を軽減してくれます。支出を減らし自社の利益を拡大するためにも経費精算のルールを明確化し、経理業務を効率化させましょう。

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