Web会議に必要なものとは?これさえあれば導入できる!

働き方改革が進む中で、ネット環境があればどこでも気軽に会議をおこなうことができるWeb会議は注目を浴びています。また、コロナウイルス対策として急速にWeb会議の導入を進めている企業も多いかと思います。しかし、いざ導入を進めてみるとWeb会議には何が必要なのかわからなくて悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。今回は、そんなWeb会議を導入するのに必要な5つのツールを紹介します。

Web会議とは?

Web会議する人
©fizkes – shutterstock

Web会議とは、オンライン上で会議をすることを指します。
従来の会議では場所を確保し、わざわざ1カ所に集合しておこなう必要がありました。
そのため、拠点が各地にあると交通費や移動時間など多くのコストがかかっていました。
しかし、Web会議ではインターネット環境があれば気軽に会議をおこなうことができるようになります。

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Web会議に必要なもの

複数人でWeb会議
©Rawpixel.com – shutterstock

Web会議と聞くと、大規模なシステムを想像する方も多いでしょう。
しかし、パソコンやスマホ、ネットワーク環境、Webカメラ、スピーカーやマイク、Web会議システムの5つを準備すれば、いつでも簡単にWeb会議を始めることができます。

パソコンなどのデバイス

まず、Web会議に参加するためにはパソコンが欠かせません。
さらに、スマホやタブレットといったデバイスでもWeb会議をおこなうことができます。

デバイスを用意する際に注意が必要なのは、各デバイスのOSやブラウザのバージョンです。
古いバージョンではWeb会議に対応していない場合もあるため、Web会議当日にその人だけ参加できないということにもなりかねません。
こういった事態を避けるため、事前にデバイスのバージョンを確認し、アップデートしておきましょう。

ネットワーク環境

Web会議になるので、ネットワーク環境が必要です。
音声だけでなく、映像や資料の共有がおこなわれるため、通信速度が遅いと会議に支障がでます。
可能な限り通信速度が速いインターネット回線やサーバーを利用することを心掛けましょう。

Webカメラ

最近では、多くのPCやモバイル機器にカメラが内蔵されているので、それでも十分Web会議がおこなえます。
しかし、より高画質で充実したWeb会議をおこなうためには、専用のWebカメラを準備しておくのが良いでしょう。

スピーカーやマイク

スピーカーやマイク機能も、PCやWebカメラに内蔵されている場合がほとんどです。

しかし、内臓されているスピーカーやマイクでは音声がうまく拾えなかったり聞き取りにくくなったりすることもあり、会議の重要な発言を聞き逃してしまうことがあります。
そういった事態に備えて、専用スピーカーやマイクを準備しておくのが良いでしょう。

特に、スピーカーを選ぶ際には、ノイズキャンセル機能やエコーキャンセル機能を搭載したものを選ぶことで、雑音をカットすることができます。

Web会議システム

近年は、さまざまなWeb会議システムが提供されています。
機能や料金をきちんと比較したうえで、自社の状況に合わせたものを選ぶようにしましょう。

また、Web会議システムは、インターネットを介して利用するため、ビジネスで利用する場合では特にセキュリティ対策が重要になってきます。
利用するサービスが十分なセキュリティ機能を備えているかも確認しておきましょう。

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シーン別!Web会議を成功させるために必要なもの

複数人での会議
©dotshock – shutterstock

ここでは、Web会議に必ずしも必要ではありませんが、Web会議をおこなうシーンによって必要なものや準備しておくとよいことなどを紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

複数人での会議をおこなう場合

Web会議を思い浮かべるとき、テレビ電話のように1対1もしくは少人数での打ち合わせを想像する方も多いかもしれません。
しかし、必要な機器さえ揃えれば数百名にもおよぶ大規模な会議さえもおこなうことができます。

大規模な会議を開く際には、プロジェクターやスクリーンを活用すれば、大画面で映像を共有することができ、より効果的にWeb会議をおこなうことができます。
会議室の大きさや会議に参加する人数に適したスクリーンのサイズを選ぶようにしましょう。

また、マイクとスピーカーは、分離しているものを選ぶようにしましょう。
そうすることで、各参加者の音声をきれいに集めることができます。
さらに、大人数での会議になる場合は、広角カメラを取り入れることで全体像を映し出すことができるので活用してみても良いでしょう。

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外出先からWeb会議に参加する場合

会議があるとき、その時間までに社内に戻る必要があるため、当日の外出予定が制限されたといった経験をした方も多いでしょう。
しかし、スマホやタブレットを活用することで、外出先でも気軽にWeb会議に参加することができるようになります。

外出先からのWeb会議をおこないたい場合には、スマホやタブレットでも利用できるWeb会議システムを選び、事前に設定をおこなっておくと良いでしょう。
また、イヤホンなどを活用すれば、外出先で周囲に声が漏れる心配もありません。

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必要なものを揃えてWeb会議を導入してみよう!

Web会議を始めるのに必要なものを5項目に分けて紹介しました。
Web会議には、無料で利用可能なサービスも多くあります。
Web会議が実際に自社で有効的に活用できるか不安な場合は、まず無料サービスを利用してみましょう。

PCだけで手軽に始めることも可能なので、試験的に導入してその後マイクやカメラを購入してみるのも手です。
Web会議の導入で業務の効率化を目指しましょう。

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