Web会議システムの導入を失敗しないために!Web会議のポイント解説します

リモートワークやテレワークなど、新しい働き方が増えるに伴って、生産性を担保するためのツールが注目を集めています。その中でも、Web会議システムの導入を検討されている企業は近年増えてきています。
ただ、使いやすさや費用の面で、なかなか導入が進まずに悩んでいる方も多いでしょう。そこで、この記事ではWeb会議システムの導入メリットやポイント、導入例などを紹介します。

Web会議システムを導入する目的やメリットとは?

会議室でミーティング
©Jacob Lund – shutterstock

まずは、Web会議システムを導入する目的やメリットを紹介します。
そもそもWeb会議システムを導入する目的を明確にしていないと導入の必要性が本当にあるのか判断できません。本当に自社に必要なシステムなのかどうかを検討しましょう。

経費の削減や時間の有効活用が可能

Web会議システムを導入することによって交通費や宿泊費といった経費の削減や時間の有効活用が可能になります。そもそも、会議を開催するにはメンバーの予定を合わせて、そして場所を決めて集まらなければいけません。
そうすると、場所や日程を合わせるための時間、移動にかかる交通費などが経費として発生します。

また、メンバーが急に現地に行けなくなった場合にはその移動時間やコストが無駄になってしまいます。
Web会議システムを導入すれば、メンバーと合わせるのは会議の開始時間だけなので、スムーズに会議をすすめることができます。また、オンライン上で会議をすることになるので場所代がかかることもありません。

効率的に情報共有ができる

2つ目のメリットとしては、情報共有が迅速にできることです。Web会議システムを使用しない場合、情報を共有する方法としては、直接会って情報を共有するか、メールまたは電話を活用する方法があります。
直接会う場合は互いの時間を合わせなければならないため、タイミングを図る必要があります。また、メールや電話の場合は、文面や口頭のみの説明になるので、情報の行き違いが起こりやすくなります。
その点Web会議システムは、Web上で顔を見ながら情報の共有ができるので、情報の行き違いが起こりにくく、正確にかつスピーディーに情報共有が可能です。

また、別拠点にいるメンバーのマネジメントをしたり、別支社の従業員と会議をしたりする場合には、効率よく情報共有ができるような仕組みを作っておく必要があります。
以下の記事では、別拠点で働くメンバーをうまく管理するためのノウハウやおすすめのツールを紹介しているので、参考にしてみてください。

働き方改革を推進しやすくする

近年、フレックスタイム制や在宅勤務などさまざまな働き方が注目されており、オフィスで働くというスタイル以外のリモートワークのような働き方も多様になってきています。
その点においてWeb会議システムはWi-Fiさえあればどこにいてもつながることが可能であり、自宅やカフェなどでも活用することができるため、新しい働き方を進めていくうえで重要なツールです。

このような設備が整っていると働き方改革を社内に広めて取り入れてもらうきっかけにもなります。
また、働き方改革に積極的な企業としてのアピールも可能なため、人手不足などに悩んでいる会社などは、働き方改革導入企業として宣伝することもできます。

失敗しないために!Web会議システムを導入するときのポイント

セキュリティ
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ここからは、Web会議システムを導入するにあたって注意しておくべきポイントを紹介していきます。導入を検討する際はぜひ参考にしてみてください。

セキュリティ対策がしっかりされているか

まずは、セキュリティ対策がしっかりされているか確認しておきましょう。Web会議システムを利用する際には、外部のネットワークを経由して機密情報や重要情報について話し合うことになります。
そのため、情報漏洩のリスクはわずかながら高まります。また、システムの提供形態によってもセキュリティ対策は違ってきます。

基本的に、オンプレミス型Web会議システムは、自社のサーバーにシステムを作ることができるので、情報漏洩の可能性が少ないといえます。
ただ一方で、クラウド型Web会議システムはインターネット経由で活用することになるので注意が必要です。通信が暗号化されているか、アクセス制限があるかなど十分に確認したうえで導入しましょう。

導入にあたって費用対効果は良いか

Web会議システムは有料のものばかりではありません。無料のシステムもあります。しかし、無料のものは人数制限があったり通信が不安定になってしまったりと利便性が高くない場合があります。
そのため、少人数で短い会議などでは対応できますが、大人数になったときにトラブルになると、会議がスムーズにおこなわれずストレスになってしまいます。

自分の会社はどのくらいの規模の会議をして、それは無料Web会議システムで十分なのか、もし有料のもので対応する場合は、費用分の効果をしっかり確保できるか事前にシミュレーションしましょう。

通信環境や接続等で会議に支障が出ないか

Web会議は通常、複数の人と同時に接続します。そのため、接続したときに音声や映像の遅延が起こっていないかを確認しておくことが重要です。
基本的に接続できる人数などは商品によって異なります。また、利用人数や通信レベルなどによっても費用が違ってくるので、普段自分の会社ではどのくらいの拠点数で接続することが多いのかをしっかり把握してから導入しましょう。

また、どの程度接続すると会議に支障が出てしまうのか、限界値を知っておくと全員の期待値を調整できるという意味でも、ある程度スムーズに会議を進めることできます。
Web会議を導入する前に、それぞれのサービスのセキュリティ体制や機能などを確認しておき、自社に合ったサービスを導入するようにしましょう。

操作がしやすく扱いやすい商品か

Web会議システムは、企業によっては社内全体で使用する場合もあるでしょう。その際は機能や使い方がシンプルなものを選ぶとよいかもしれません。
従業員の中にはパソコン操作が苦手な人もいるでしょう。苦手な人でも簡単に操作できるものを選ぶと、だれでも気軽にWeb会議を開くことができるので、社内のコミュニケーションが円滑になります。

また、操作がシンプルだとマニュアルも作りやすくなるので、従業員に操作の手順を伝えることがより簡単になります。しかしながら、一度使ってみないと使いやすさがわからないものもあります。
そんな場合は、一度無料で使えるものを試してみて、使い勝手が良ければ有料のものを使ってみてもいいかもしれません。

企業の導入事例を一部ご紹介

電話で会議に参加
©djile – shutterstock

ここからは、Web会議システムの導入例として2社を紹介します。
導入するときの参考になるのでぜひ読んでみてください。

ニッセイ情報テクノロジー株式会社

  • 目的:生産性向上、新しい働き方の推進
  • 業界:ヘルスケア
  • 導入前の課題:テレワーク制度を導入したニッセイ情報テクノロジー社では、「テレワーク社員とのコミュニケーション不足があった」、「会議のある日はオフィスに来なければならない」といった課題があり、テレワークを導入したものの業務効率化にうまく寄与できていませんでした。
  • 導入後の効果:Web会議システム「IC3(アイシーキューブ)」を導入することで、コミュニケーションの量が増え、チーム内の連帯性の向上および生産性の向上が図れるようになりました。結果として、ニッセイ情報テクノロジー社は、「第18回テレワーク推進賞」にて優秀賞を受賞できました。

参考:ニッセイ情報テクノロジーがテレワークの利用推進に向けWeb会議システム「IC3」を導入|PR TIMES

日本毛織株式会社

  • 目的:意思疎通の効率化
  • 業界:繊維
  • 導入前の課題:日本毛織社はすでにビデオ会議システムやWeb会議システムを導入していましたが、その音質や画質が低く、結果として直接顔を合わせる会議が多く開催されていました。
  • 導入後の効果:Web会議システムBlueJeansを導入することで、会議の量が減り、会議室の争奪戦や会議をするための出張といった非生産的な時間やコストが削減されました。そしてその空いた時間を別の業務に充てたり、浮いたコストを別の場所に投資したりすることで、生産性の高い働き方が可能になりました。

参考:「会議室争奪戦」「会議のための出張」を解消!日本毛織株式会社様へのビデオ会議・ウェブ会議システム導入事例を公開|PR TIMES

Web会議システムを導入している企業の特徴

Web会議システムを導入している企業の多くは、無駄な時間と経費の節約を目的としています。Web会議を活用することで、移動費や滞在費、会議の無駄な時間など多くのコストを削減できます。
したがって、「無駄な会議が多い」「無駄な出張が多い」と考えている企業の多くは、このWeb会議システムを導入することで多くのコストを時間を削減できるでしょう。

また、最近は通信品質も向上しトラブルも減っているので、Web会議システムを活用する顧客の満足度が向上しています。
Web会議システムを活用することで、対面に近いコミュニケーションができるようになり、スムーズな情報共有、意思決定ができるようになるでしょう。

Web会議の導入メリットを理解してスムーズに導入しよう!

今回は、Web会議システムの導入について紹介しました。Web会議システムを導入することで、社内の情報共有が円滑になったり、働き方改革の充実につながったりします。
Web会議システムを導入する際には、セキュリティ対策や通信の仕様などをしっかりと確認した後にスムーズに導入できるようにしましょう。
これらを確認せずに導入すると、うまく使いこなせないといった失敗につながるので注意が必要です。

また、導入事例も紹介したので、自社で導入する際は参考にしてみてください。Web会議システムについてきちんと把握して、スムーズに導入できるようにしましょう。
Web会議システムによっては、アプリで活用できるものあります。スマホアプリやタブレットアプリを活用することで、場所を問わずにWeb会議システムに参加することができるので、外回りの多い営業担当が多く在籍している企業の方などは参考にしてみてください。

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