Web会議システムの導入を失敗しないために!導入のポイントを解説

コロナウイルスの影響で、世界各地で外出ができない状況になっており、それに伴い多くの企業がテレワークを始めています。
テレワークをおこなう際、多くの企業が導入するシステムがWeb会議システムです。Web会議システムを導入することで、家にいながらでも会議ができたり、ちょっとしたコミュニケーションが取れるようになります。
今回は、Web会議システムを導入する際に発生するメリットや導入効果、導入事例などを紹介していきます。

Web会議システムを導入する5つのメリット

Web会議システムを導入する5つのメリット
©Yuganov Konstantin – shutterstock

コロナウイルスの感染防止のため、多くの企業がオフィスに出社する人を減らそうと、テレワークを導入しています。そして、テレワークの実施に欠かせないのが、Web会議システムです
しかし、コロナによる自粛期間が終わると同時に、テレワークの実施やWeb会議システムの利用を止めることを検討している企業も少なくないでしょうか。

Web会議システムの導入は、コロナウイルス感染の防止だけでなく、終息後の働き方の継続・推進にも役に立ちます。ここでは、Web会議システム導入のメリットを5つ紹介します。

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新型コロナウイルスの感染拡大防止

新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、外出自粛が続いています。これは、通勤も例外ではありません。そのため、多くの企業ではテレワークが実施されています。

テレワークでの業務遂行に役立つのがWeb会議システムです。Web会議システムを導入することで、自宅にいながらでも業務をすることができるようになります。
また、外出の機会を減らすことができるため、人と人との接触を減らすことができます。そのため、従業員や営業先への感染リスクを下げることにもつながります。

交通費・移動時間の削減

従業員の通勤や、遠方への出張、営業先への訪問など、企業活動では、多くの経費や時間が掛かります。
しかし、Web会議システムを導入することで遠隔地とのコミュニケーションが取りやすくなり、移動にかかる経費や時間を大きく削減することができます
また、その結果、従業員の業務に割く時間が増え、より業務を円滑におこなうことができるようになるでしょう。

時代に合わせた働き方の実現

今回のコロナウイルスの感染拡大防止に伴い、多くの企業では、出社する人数を最小限に抑えて事業運営をするよう迫られています。その結果、多くの人がテレワークをおこなうようになりました。

テレワークをしていると、自身の業務について「出社の必要性がないな」と感じ始めている人も少なくないでしょう

Web会議システムは、会社に出社しなければならないという働き方から、新たな働き方に移行するために必須となるツールです
そして、コロナウイルスの感染が収束した後も時短勤務やリモートワークを支えるツールとなっていきます。

オフィスの賃料の削減

従来の会議では、参加者が1つの場所に集まっておこなわれていました。それが、Web会議システムを導入すことで、インターネットを介して会議が可能になります。
そのため、企業は会議室を用意しておく必要性がなくなっていきます
また、テレワークが推進・浸透することで、通常1人に1つずつ用意していたデスクも必要がなくなります。

その結果、会議室や来客スペースを縮小したり、フリーアドレスなどを導入し執務スペースを縮小したりすることができ、費用の削減にもつながります。

人材流出の防止

従業員が会社を辞める理由は、さまざまあります。そのなかには、出産に伴う育児や親の介護など、ライフスタイルの変化によって今の働き方が続けられないために、退職せざるをえないという従業員もいることでしょう。それが、優秀な人材であれば、企業としても大きな損失になります

Web会議システムを導入しテレワークをする環境が整えば、こういったライフスタイルの変化に応じた働く環境を用意することができます。
そのため、企業にとっても不用意に優秀な人材が流出するというリスクを防ぐことができます。

Web会議システムの導入に失敗してしまう原因

Web会議システムの導入に失敗してしまう原因
©fizkes – shutterstock

Web会議システムにはそれぞれ特徴があります。その特徴を正しく認識しないまま導入してしまうと、業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。
ここでは、そのような事態を事前に防ぐため、導入の際に起こりうる失敗をいくつか紹介します。

事前に失敗例を把握することで、自社での導入の際、問題の発生を最小限に抑えましょう。

利用人数を正確に把握できていない

Web会議システムの導入に失敗してしまう原因として、利用人数の把握ができていないことが挙げられます。Web会議システムのなかには、同時接続人数に上限を設定しているものがあります。
同時接続人数を把握せずに導入してしまうと、大人数でおこなうはずの会議ができないという事態が発生します。

また、10:00や13:00など、きりのいい時間は、Web会議システムへのアクセスが集中しやすくなります。
Web会議システムへのアクセスが集中すれば、サーバーに負荷がかかり、「Web会議に参加できない」「音声が途切れる」などの不具合が発生する可能性があります。

これらを解消するためには、事前に社内でどのよな会議がおこなわれているのか把握する必要があります。
会議が集中する時間帯やその会議数、1回の会議での最大人数など、利用人数を把握することで、それに見合うWeb会議システムを選定することができます。

用途に合ったツールの選定ができていない

Web会議システムには、さまざまな種類があり、会議に特化したもの、セミナーに特化したもの、営業に特化したもの、医療機関向けのものなどがあります。

誤って導入目的とは異なったものを導入してしまうと、必要な機能がなかったり、余計な機能で混乱を招いたりします。

Web会議システムを導入する際には、必要な機能の有無や、どういった業務や企業に向けられて作られたシステムなのかを事前に確認すると良いでしょう。

通信環境の整備ができていない

Web会議システムは、インターネットを利用して、遠方にいる相手とのコミュニケーションを取ることができるツールです。ネットを通じて会話をするため、そもそも、ネット環境がないと使うことができません。

また、Web会議システムには、映像や音声だけでなく、資料やパソコンの画面を共有する機能や、大人数での会議に対応したものもあります。
その場合、通常のWeb会議よりも、多くの負荷がWeb会議システムにかかります。
このとき、利用者の通信状況が悪いければ、「音声が正確に聞き取れない」「画像が映らない」なども問題も発生します。

そのため、Web会議システムを利用するときは、安定したネット環境を整えておくことが大切です。
さらに、映像や音声に混ざるノイズを抑えるような、マイクやカメラを利用することもおすすめします。

Web会議システムの導入事例

これまで、Web会議システムのメリットや導入の注意点について説明してきました。しかし、実際に導入した効果がどうのようなものかわからなければ、導入に踏み切れないでしょう。
ここでは、実際にWeb会議システムを導入した事例を紹介します。

奈良県三宅町が導入した「Calling」

Calling
HPより

奈良県三宅町では、新型コロナウイルスの感染対策のためにWeb会議システム「Calling」を導入しました。

外出自粛が求められているコロナ禍にあっても、行政機関は地域住民のさまざまな相談や手続きに対応しなけれればなりません。

そこで、三宅町では、このような来庁者に対応する一部の窓口を、Callingに置き換えオンライン対応することで、来庁者や職員の感染リスクを抑えることにしました。
さらに三宅町では、行政内外の業務やミーティングもWeb会議システムでおこなうなど、行政機関における働き方改革のの推進にも役立てています。

参考:新型コロナウイルス感染症対策の一環で、奈良県三宅町が行政業務を一部、対人から遠隔対応へ置き換え|PR Times

奈良県三宅町が導入したWeb会議システムはこちら

ニッセイ情報テクノロジーが導入した「IC3」

IC3
HPより

ニッセイ情報テクノロジー社では、テレワークの推進に向けて、キヤノンITソリューションズ社が提供する「IC3(アイシーキューブ)」を導入しました。

同社は、2014年9月から働き方改革を推進しており、2015年には在宅型テレワーク勤務制度を導入していました。そこで、導入したのがWeb会議システムIC3です。

IC3の導入により、テレワークによるコミュニケーション不足を解消し、連帯感の醸成や、生産性の向上につなげています。そして、同社が目指す「クリエイティブで効率的な働き方の実現」を可能にしています。

参考:ニッセイ情報テクノロジーがテレワークの利用推進に向けWeb会議システム「IC3」を導入|PR Times

おすすめのWeb会議システム3選

ここでは、おすすめのWeb会議システムを3つ紹介します。

多くのWeb会議システムがある中、ここでは導入費用のかからないものや、ダウンロード不要で即日利用ができるシステムを、一部紹介しています。
どのシステムを導入するのがいいかと迷っている方は、ぜひこの中から選んでみてはいかがでしょうか。

Calling

Calling
HPより

➤ 詳しくはこちら

Callingはネオラボ社が提供している、月額課金制のWeb会議システムです。1ルームあたり最大30人まで参加が可能で、制限時間は設けられていません。

URLを共有すれば、ブラウザからWeb会議ルームに参加できるため、社外の人とのWeb会議も簡単に始められます
また、画面共有機能もあるため、サービスの操作方法や、表の内容など、口頭だけでは説明しにくいこともこの機能を使うことで伝えやすくなるでしょう。
そのほかにも録画・録音機能があり、会議の内容を振り返ったり、参加できなかった人に共有することもできます。

アプリやソフトをインストールする必要がなく、URLのみで利用できるため、すぐに利用することができます

Skype

Skype
HPより

➤ 公式サイトでチェック

マイクロソフト社が提供しているコミュニケーションツールです。
アカウント登録をせずに誰でも利用できる無料ツールで、さまざまなデバイスで使用できます。

画面共有機能があるため、口頭だけでは難しい説明もスムーズにおこなうことができます。また、録画・録音機能やHD画質でのビデオ通話ができます。

ビデオ通話は1カ月あたり100時間までと制限があり、1日当たり10時間、1回当たり4時間まで利用できます。
制限時間を超過した場合、自動で音声のみになります。そのため、営業活動にもちいる時には注意が必要です。

Zoom

zoom
HPより

➤ 公式サイトでチェック

ZoomはZoom Video Communications社が提供しているビデオ会議システムです。

最大1,000人までの同時接続が可能で、49人までを同時に画面に表示することができます
さまざまなデバイスで利用でき、Google ChromeやSafari、Firefoxのカレンダーや機能と連携することができます。

また、チャット機能を利用することでファイルや共有ができ、検索機能を使うことでメッセージや連絡先を見つけやすく、10年分残るアーカイブ機能で、過去のやり取りの閲覧も可能です。

Web会議システムを導入してテレワークを活用しよう!

これまで、Web会議システムの導入について説明をしてきました。
Web会議システムを導入することで、コロナ禍の外出できない状況を乗り切るだけでなく、コロナ収束後も利用を続けることで、営業やその他の業務を円滑におこなったり、働き方改革につなげることができます。

なかなか出社して仕事しにくい今、テレワークを取り入れて生産性を向上させていきましょう。

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