普及が広がるビジネスチャット!メールとの違いを徹底比較

ビジネスチャットは、SNSのような手軽さで気軽にコミュニケーションが取れるツールとして注目されています。一方で、まだまだ連絡手段として主にメールを使っている企業も多く存在するでしょう。そこで、今回は、ビジネスチャットとメールの特徴の確認から、それぞれを使い分ける方法までを解説していきます。

ビジネスチャットの特徴

ビジネスチャット
©antstang – shutterstock

ビジネスチャットは、コミュニケーションが気軽に取れ、タスク管理などの業務管理機能も備わっているなど便利なツールです。
ここでは、具体的にどのような特徴があるのか確認していきます。

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットは、複数人と同時にメッセージをやりとりすることが可能です。例えば、同じプロジェクトに関連するメンバーでグループを作成し、そのメンバーでやりとりをすることができます。
また、パソコンやスマートフォン、タブレットで場所を問わず手軽に確認できるため、リアルタイムな情報を共有、確認することができます。

ほかにも、一度送信したメッセージでも、修正や削除をすることができます。
メールの場合、一度送った内容を取り消すことはできないため、訂正メールを再送したり、誤送信の場合は相手方に連絡して削除依頼をしたりする必要がありますが、ビジネスチャットにはその手間がありません。

ビジネスチャットのデメリット

コミュニケーションが気軽に取れることで、逆に仕事とは関係ない話題で盛り上がり、生産性が落ちてしまう懸念があります。
そのため、使用する場合は社内ルールなどを決めて運用する必要があります。

また、仕事上でのやり取りを口答ではなくビジネスチャットでおこなうことにより、社内のコミュニケーションが不足しまうというデメリットも考えられます。
合わせて、短文だけでのやり取りゆえに、人によって解釈が異なり、ヒューマンエラーが発生してしまう可能性もあります。

メールの特徴

メール通知
©one photo – shutterstock

昔から業務で頻繁に使用されているメールですが、ビジネスチャットと比べてどのような特徴があるのか確認してみましょう。

メールのメリット

一番のメリットは、送りたいときに送ることができ、相手側も読みたいときに読むことができる点です。
電話は、相手が忙しいときに連絡をすると申し訳ないという気持ちになりますが、メールは読み手側の時間を拘束しないため、その悩みは不要になります。

また、過去の送受信履歴から日時や送信者や件名、本文からのキーワード検索など検索性に優れているのも便利な特徴です。

メールのデメリット

相手の時間を拘束しないという反面、送った内容がいつ読まれるかわかりません。
そのため、確認・質問事項などを送った場合、いつ回答がくるかわからず、結果が出るまで時間がかかるときがあります。

また、宛先、文章、金額などを間違えたとしても一度送ったメールは取り消すことができません。
同時に、宛先を間違えると情報漏洩に発展してしまうリスクもあります。

ビジネスチャットとメールを使い分けよう

仕事をする女性
©Savanevich Viktar

ここまで、ビジネスチャットとメールの特徴を解説してきました。ここでは、それぞれどのように使い分けるのが良いのか説明していきます。

情報共有が目的の場合はビジネスチャット

ビジネスチャットは、気軽にメッセージを送信でき、返答も比較的早いため、社内での相談や情報共有に適しています。
ほかにも、緊急性がある連絡を複数人に同時に共有したい場合もチャットの利用が効果的です。

会話の履歴やエビデンスが必要なときはメール

チャットでは、プロジェクトメンバーが1つのスレッドで会話をおこなうため、大切な内容があってもどんどんその後の会話で流れてしまい、あとで読んだ人は見返すのが大変です。
多くの量を読み返していると、状況によっては大切な内容を見落としてしまう可能性もあります。

また、発言者が削除してしまったらそのメッセージも消えてしまうため、大切な内容はエビデンスとして残しておけたり、読んでない人は未読にしておけたりするメールがおすすめです。
また、相手がお客様の場合など社外の人との連絡については、ビジネス文書を用いたメールを使用するのが良いでしょう。

ビジネスチャットを取り入れ業務を効率化

いかがでしたか。
今回は、ビジネスチャットとメールの特徴から、それぞれの活用方法まで解説しました。どちらにも使用する利点があるので、それぞれの特徴を踏まえ、シチュエーションに応じてうまく使い分けるのが好ましいでしょう。

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