ビジネスチャットのマナーを解説!取引先との連絡に備えよう

これまで、仕事での連絡手段といえば、電話やメールなどが主流でしたが、最近ではチャットがビジネスの場面でも用いられるようになっています。しかし、チャットはプライベートのコミュニケーションでもよく使われることから、ビジネスの場においてはプライベートの使い方と混同しないよう気を付けなければなりません。
そこで、今回は上司や取引先とビジネスチャットをする際に大切な5つのマナーを紹介していきます。

ビジネスチャットとは?

スマホでチャット
©Natali_ Mis – shutterstock

チャットは、リアルタイムにコミュニケーションを取ることができる点が魅力です。近年は、個人間のやり取りの手段として、メールよりもメッセージアプリが主流になっています。
そんな流れを反映し、ビジネスの現場でも多くの企業でビジネスチャットの導入が進んでいます。複数人とのやりとりを同時におこなえることが大きな特徴で、ビジネスシーンに特化したアプリも登場しています。また、自身のタスク管理やファイル共有にも利用することができます。

高まるビジネスチャットの重要性

ビジネスチャット登場以前に主流だったメールは、手紙のように決まったフォーマットや定型文が必要とされ、本文作成に時間がかかってしまう面がありました。
近年は、働き方改革の影響で、効率的な業務が求められています。それゆえに、従来よりもリアルタイムに情報共有できたり、ファイル共有が容易におこなえたりするビジネスチャットの重要性が高まっているといえます。

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットは、スマートフォン1つでいつでもどこでも利用できるのが大きなメリットです。毎日同じ場所で働くのではなく、さまざまな働き方が認められている今の時代だからこそ、ビジネスチャットの意義も大きなものといえます。

また、ビジネスチャットのなかには閲覧者に対してアクセス制限を設けることができたり、通信データが暗号化されていたりするなどのセキュリティ機能も備わっており、大事な社内情報を守ることができます。

ビジネスチャット5つのマナー

チャットボット
©Zapp2Photo – shutterstock

ここまで、ビジネスチャットが現代ビジネスに適したツールであることを解説しました。
しかし、効率が良いがゆえに礼儀やマナーを欠く恐れがあります。そのため利用に関しては基本的なマナーを押さえておくことが重要です。ここでは、5つのマナーを紹介していきます。

①ビジネスという場を弁えて、チャットを使う

ビジネスチャットを導入する際、その気軽さから普段使うメッセージアプリのように砕けすぎた文章や顔文字を多用してしまう人がいます。これは相手側に不快感を与えたり、不真面目な印象を与えたりする恐れがあるので注意しましょう。

その一方で、丁寧な文章を打とうとしてついつい長文になりすぎるのも好ましくありません。
メールからビジネスチャットに切り替えた意味を見失わないようにするのと同時に、ビジネスという場を常に弁えながら利用していきましょう。

②定期的に通知を確認

ビジネスチャットには、プッシュ通知機能が備わっているので、この機能をオンにしておけばすぐにメッセージの受信に気付くことができます。緊急の連絡なども見落とさないように、通知機能はオンにして、できる限りこまめなチェックを心掛ける必要があります。

③重要な内容を記録

ビジネスチャットには、毎日多数のメッセージが送られてきます。しかし、業務の忙しさから一度読んでそれっきりにしてしまうということもあるはずです。これでは、重要なメッセージを見逃してしまう危険性があります。その防止策として、必要と思ったメッセージはタスク化したり、マイチャットにメモをしておいたりしておきましょう。

④そのグループに合ったトピックを送信する

プライベート同様、ビジネスチャットでもさまざまなグループを作ることができます。その半面、本来個人間で送るべき情報をグループのスレッドに送ってしまったり、関係ないグループに情報を送信してしまったりする人もいるかもしれません。

このような行為は情報漏洩のリスクがあり、取引先からの信頼失墜にもつながります。また、不要な情報共有が続いた場合も、グループメンバーの手を煩わせてしまいます。送信前にそのスレッドにふさわしい情報か必ず確認することが重要です。

⑤相手への配慮

チャットは、上述したように砕けすぎず堅苦しすぎない文脈を意識することが大切です。
相手との距離感や状況にもよりますが、メッセージのやり取りが短文で淡々とした内容になってしまい、相手に気持ちが伝わりにくいと感じる場合は、簡単な顔文字や絵文字を利用することもおすすめです。そうすることで、円滑にコミュニケーションをとることができるでしょう。

マナーを理解しビジネスチャットを活用

今回は、ビジネスチャットの5つのマナーを解説してきました。これらのマナーを守れば、効率的にコミュニケーションをとることができるため、働き方改革が進む現代でもきっと役立ちます。ぜひ積極的に活用してみてください。

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