複数人の部下のタスク管理や後追いが疲れる！そんな悩みはツールの活用で解決
今回は、複数の部下を持つ営業マネージャーが悩んでいる部下たちのタスク管理について紹介していきます。
悩みの解消方法はいくつかありますが、少しの意識や行動の変化で実践できるものもあるため、ぜひ参考にしてみてください。
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世の中の管理職が困っている？タスク管理にまつわる悩み
部下が増えてくると部下の業務管理やマネジメントがうまく行き届かず、細かい業務状況の把握がしづらくなってくるでしょう。
ここでは、そんな状況の管理職が困っているであろう部下のタスク管理に関する悩みを紹介していきます。
部下のタスクの解消状況がわからない
部下が複数人いたり、物理的に拠点が離れていたりすると、部下に課している業務タスクが終わっているのかどうか把握しづらいことがあるでしょう。
さらに営業部門だと訪問などで外出が多く、タスク完了の旨の報告をリアルタイムに聞くことは難しい状況にあります。
部下がタスクの納期を守れず、自分が本部に怒られる
部下のタスク管理ができない結果、本部から指導を受けるのはその部下たちの上司にあたる人です。
きっと上司本人も自身の業務で多忙ですが、そういった指導が入ると、部下の管理ができていないと会社から評価されてしまいかねません。
そのため、自分の業務の合間を縫ってでも、部下の業務やコンディション状況をきちんと把握しておく必要があります。
タスクの把握や後追いに手間がかかる
上述したように、管理職の業務は部下の業務を管理するだけではありません。
そのため、部下のタスク管理やその後追いをしようとすると、その分余計な手間がかかり、ほかの業務が圧迫されてしまいます。
そもそも、本来個人それぞれがしっかり自己管理ができていれば発生しない業務ゆえに、このタスク管理には煩わしさを感じることもあるでしょう。
タスク管理にまつわる悩みを解決するためには？
ここまで紹介してきたタスク管理にまつわる悩みを解消するためにはどんな工夫が考えられるのでしょうか。
少しの意識や行動を変えるだけでできることもあるので、ぜひ参考にしてみてください。
部下からのタスク完了の報告を徹底させる
タスクを終えたら報告を必ずおこなうよう管轄メンバーに周知しましょう。
報告が習慣付けするまでは、報告が漏れるたびに根気強く指摘し続ける必要がありますが、以前よりは自身の手間の削減に期待ができます。
本来の納期より早い納期を部下に伝える
上司から部下に納期付きのタスクを課す際は、本来の納期よりも早めの納期で依頼するのも1つの手です。
早めに納期を設定することで、万が一、納期を守れなかった部下がいても本来の納期までには対応することができると同時に、差戻しをしても対応する時間の猶予もあるため確実にタスクを消化することができるでしょう。
タスクの納期が近づいたらリマインドをおこなう
タスクの消化を確実にさせるためには、自らがリマインダー役になることも大事です。
自分自身、多くの業務やタスクを抱えていますが、完了報告を回収しないといけないタスクの納期はカレンダー上に設定しておいたり、メモを残したりして、その前日や当日にアナウンスをおこないましょう。
部下のなかでタスク係を任命する
部下のタスクの管理が負担になりすぎている場合は、部下の誰かにタスク係を任命して管理してもらうのも良いでしょう。
係になったメンバーにとっては、上司から任された任務に対する責任感から積極的に納期のリマインドや後追いなどをおこなってくれるかもしれません。
また、部下のなかでも比較的社会人経験が浅いメンバーに任せることで、社会人として納期を守ることの大切さを浸透させることにも期待ができます。
タスクを管理できるツールを導入する
ツールを使って、タスクを管理する方法もあります。
ツールを活用することで、どんなタスクを誰が抱えているのか、タスク未完了者が何人いるのかなど、タスクの進捗状況を直感的に把握することができます。
ただし、ツールによっては導入や利用期間ごとに費用がかかるものもあるため注意が必要です。
やるべきことを可視化させる！タスク管理で役立つツール集
ここでは、タスク管理にツールを使ってみたいと考えている方に向けて活用できそうなツール5種類を紹介していきます。
タスク管理で役立つツール①：チャットツール（社内SNS）
チャットはインターネット上で複数人でメッセージを送ることができるツールです。そんなチャットのなかには、ビジネスの現場で利用することを目的としたビジネスチャットと呼ばれるものもあります。
個人チャットやグループチャットができるため、組織でのリアルタイムでの連絡手段に適しており、タスク管理やファイル共有など業務を効率化させるような機能も備えています。
より多くのビジネスチャットも知りたい方は下記をご覧ください。
Chatwork
Chatworkは、仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。
機能の1つとして、コミュニケーションから発生するタスクをグループチャット内で管理することもできます。そのため、リアルタイムでタスク依頼や管理をおこなうことが可能になります。
料金プランは4つあり、機能制限はありますが0円から利用できる点も魅力的でしょう。
LINE WORKS
LINE WORKは、プライベートでも多くの人が利用しているであろうコミュニケーションツールLINEのビジネス版です。ファイル共有やカレンダー機能など職場で活用できる機能を多く揃えています。
また、4つの料金プランのうちベーシックプランとプレミアムプランには、タスク管理機能が備わっており、タスクの作成や修正、並び替えなどができます。合わせて、相手にタスクを追加することも可能です。
タスク管理で役立つツール②：スケジュール共有ツール
スケジュール共有ツールとは、複数人の予定を一元で把握することができるツールです。
プロジェクト管理や長期間の納期のタスクの進捗管理に役立てることができます。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、グーグル社が提供する無料のスケジュール管理ツールです。個人のスケジュール管理に加え、そのスケジュールを社内やグループ内で公開することができるため、複数人のスケジュールを容易に確認することができます。
また、予定の通知機能もあるため、タスク納期のリマインドに役立てることができます。
TimeTree
TimeTreeは、共有を前提に作られたカレンダーツールです。家族や恋人、仕事のチームなどさまざまな相手と、目的に応じて予定を共有することができます。
機能の1つにキープ(ToDo・メモ)機能があり、タスクの依頼を事細かに指定することができます。また、相手のタスクの進捗状況も把握できるため遠隔でもタスク管理が容易におこなえます。
タスク管理で役立つツール③：タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、自分がやらなければいけないタスクを可視化することができるツールです。
タスクが完了したら、完了ステータスに変えられるため、何のタスクが残っているかの把握も容易におこなえます。
より多くのタスク管理ツールも知りたい方は下記をご覧ください。
Jooto
Jootoは、クラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールで、チーム全員の仕事の進み具合や状況を追いきれないといったマネージャーの悩みの解決に期待ができます。
特に、タスク管理機能を活用することで、チームメンバーの進捗管理やタスクの全体量を視覚的にわかりやすく把握することができます。
Trello
世界中で愛用されているTrelloは、シンプルで使いやすい設計がされているカード形式のタスク管理ツールです。
各々のカードにはコメントや添付ファイル、期限などを設定することができ、効率的なタスク管理に役立ちます。
また、利用料金は無料で、メールアドレスを入力して簡単にアカウントを作成することができます。
タスク管理で役立つツール④：グループウェア
グループウェアとは、組織内のスムーズな情報共有に役立つ機能がパッケージ化されているシステムです。ペーパーレス化の推進にも期待ができます。
機能の1つにToDo・タスク管理機能があるため、その機能を活用することでタスク管理をうまく推し進めることが可能です。
より多くのグループウェアも知りたい方は下記をご覧ください。
サークルスクエア
サークルスクエアは、無料利用できるグループウェアです。組織内のコミュニケーションに役立つ機能が備わっています。
なかでも、ToDoリスト機能では、タスクに担当者や期限を割り当て、リスト形式で管理することで、タスクの実施漏れを防ぎます。
必要に応じて有料でオプションをつけることも可能です。
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、多くの中小企業から指示されているグループウェアです。
タスクごとに掲示板を立ててやりとりできるため、プロジェクトに関するあらゆる情報を一元管理できます。また、進捗をチャートで管理することもできるため、遅れているタスクをひと目で把握できます。
タスク管理で役立つツール⑤：SFA
SFAは、Sales Force Automationの略で、営業業務の効率化を目指したシステムです。営業担当それぞれのタスクを可視化することができると同時に、顧客情報や案件の進捗情報と紐づけることができます。
近年の働き方改革の推進により、SFAは多くの企業から注目を集めています。
HubSpot（Sales Hub）
HubSpot Sales Hubは、多くの機能が備わっているにも関わらず無料で利用できるSFAです。
機能の1つにタスク管理機能があり、営業活動の効率化と合わせて営業担当個人のタスク管理を強化することができます。
Ecrea
Ecreaは、6種類の機能の中から自社に必要なものだけを選んで導入できるコーディネート型のSFAです。無駄な機能を排除することで、運用コストの削減に期待ができます。
基本機能のなかにはToDo機能があり、個人利用に加え、お互いのタスクを共有することもできるため、組織内のタスクの進捗把握が容易になります。
面倒なタスク管理から卒業しよう！
管轄する部下が多いほど、個々の管理が疎かになりがちですが、タスク管理ができない言い訳にはなりません。
上記で紹介した内容を参考に、タスク管理の面倒を削減しつつ、漏れがないようにしていきましょう！
SFA（営業支援システム）