【比較表つき】会議室予約システム10選｜無料利用やクラウド型もあり！

【料金・機能比較表】会議室予約システム

会議室予約システムとは？

会議室のスケジュール管理は多くの会社でおこなわれていますが、なかには共有のカレンダーに直接予定を書き込むなど、アナログな手法を採用している会社も少なくないでしょう。しかし、社員が増えるにつれて、そのやり方を続けるのは難しくなってくるのではないしょうか。

そんな時に役に立つのが、会議室予約システムです。会議室予約システムとは、オンラインで会議室の予約ができるシステムのことを指します。わざわざ共有のカレンダーを確認しなくとも、自分のデスクからいつでも自由に会議室のスケジュールを確認したり、予約を入れたりすることができます。なかにはグループウェアと連携しており、自分のスケジュールに合わせて自動的に会議室の予定を入れられるものや、会議の出席者に出席依頼メールを容易に送れるものもあります。

会議室予約システムのメリット

会議室予約システムを利用することで、これまで以上に会議室を効率的に使うことができます。ここでは、会議室予約システムのメリットを3つに分けて紹介していきます。

会議室の利用状況が容易に確認できる

会議室予約システムを利用することで、会議室の利用状況をいつでも確認できるようになります。そのため、緊急で会議室が必要な時でもスムーズに対応することができるでしょう。

また、多くの会議室利用システムでは会議室前にタブレット端末を設置する必要があります。社員はタブレットの表示を見ることで、目の前の部屋が空室なのか利用中であるのかを確認することができます。
確認の結果、部屋が空いていればすぐに会議を開催することができ、全室利用中であれば後日都合の良い日時をすぐに検索して予約を入れることが可能です。

重複予約など人的ミスを防げる

会議室予約で一番懸念されるのが重複予約などの人的ミスです。参加者全員が予定を調整して集まったにも関わらず、会議室が利用できずに会議が流れてしまうのは避けたい事案でしょう。
会議室予約システムを利用すれば、会議室のスケジュールを一元管理できます。また、予約状況はシステムによって管理されるため、上述したような人的ミスの防止に期待できます。

会議室の稼働率を上げられる

会議室予約システムの中には予約の自動キャンセル機能を備えたものもあります。予約はしたものの、実際には出席者の都合が合わず流れてしまう会議も少なくありません。
このような時、予約の自動キャンセル機能を備えたシステムを利用していれば、自動的に予約がキャンセルされます。
すると会議室は解放され、予約者以外の人でも会議室を自由に利用できるようになります。
結果として、会議室の稼働率を上げてこれまで以上に場所の有効活用ができるようになります。

無料の会議室予約システム2選比較

会議室予約システムを初めて利用するなら、まずは無料のものから使ってみることをおすすめします。コストをかけずに効果を検証でき、今後有料のものに切り替えるかの判断もしやすくなるでしょう。

（比較表はこちら）

ここでは無料の会議室予約システムを紹介します。

zeno

➤ 公式サイトでチェック

• カレンダー型UIで予約状況が一目でわかる
• 会議参加メンバーへの招待通知機能あり、部署全体の招待も簡単
• 日付や目的で絞り込み検索ができる

りざぶ郎

➤ 公式サイトでチェック

• ユーザー登録やメールアドレス登録が不要で利用でき、匿名性が高い
• 画面表示が横型のタイムチャート形式で一覧性が高い
• 「勝手に予約されては困る」というような会議室や貸出備品に予約制限をかけられる

おすすめの会議室予約システム6選比較

高性能で使い勝手の良い会議室予約システムを利用することで、会議の準備にかかる手間を軽減し、業務効率化を図ることができます。ここでは、おすすめの会議室予約システムを紹介します。

（比較表はこちら）

SmartRooms

➤ 公式サイトでチェック

• 業種を問わず300社/9,000室以上の導入実績がある
• Android、Windows、iOSの各端末で利用でき、低コストで導入可能
• 空予約を解消する自動キャンセル機能あり

ACALL MEETING

➤ 公式サイトでチェック

• グループウェアと連携すれば、カレンダー操作だけで予定作成・会議室予約・QRコード付きアポイント招待メール送信を完結できる
• 予定から一定時間経っても入室されない会議室は自動的に開放して会議室の不足を解消できる
• タイムキーパー、アジェンダ表示、ドリンクオーダー機能で効率的な会議運営をサポートしてくれる

ROOMLEAD™

➤ 公式サイトでチェック

• 会議終了時刻前には、アラーム音で知らせる機能がある
• 会議室単位の月額料金で利用可能
• グループウェア連携できるタイプもある

Biz Room

➤ 公式サイトでチェック

• パナソニック社がの働き方改革ソリューションとして誕生した会議室予約システム
• 会議室の利用ログをCSVファイルに出力することで利用実態の集計・分析ができる
• 会議室前のタブレット端末とグループウェアのスケジュール機能とが連動しており、いつでも予約状況の確認が可能

iMeeting®-R

➤ 公式サイトでチェック

• NTTデータジェトロニクス社が運営するクラウド型会議室予約システム
• 700室以上と会議室も一元管理できる
• 開始時刻から15分を過ぎても「入室」ボタンが押されない場合は予約が自動的にキャンセルされる

touch-mee

➤ 公式サイトでチェック

• Office365、G Suiteの施設予約と連携する会議室予約システムで専用のアプリをダウンロードする必要がある
• 会議室ごとに端末を準備する必要がなく、NFC付きタッチシートを会議室前の壁に貼り付けるだけで利用可能
• スマートフォンでシートをタッチして入室・退室を管理できる

会議室予約機能がついたグループウェアを利用する手も

グループウェア自体に会議室予約機能がついているものを利用すれば、専用のシステムを導入する必要はありません。個人スケジュール等との連携も簡単にでき、利用しやすくなることが期待できます。
ここでは、会議室予約機能があるグループウェアを2つ紹介します。

（比較表はこちら）

Office365

➤ 公式サイトでチェック

• SharePointのリソース機能を利用して会議室予約が可能
• Outlookからも会議室の検索ができ、予約操作できる
• Office365が付属しており、常に最新バージョンのWord、Excel、PowerPointなどの利用も可能

G suite

➤ 公式サイトでチェック

• Googleカレンダーを利用して会議室予約が可能
• Googleカレンダーでは自分以外のスケジュールも同時に確認できるため、会議の予定が調整しやすい
• ブラウザやスマホアプリなどさまざまな端末から操作しやすい

会議室予約システムを活用して社内の無駄を減らそう

会議室予約システムを使えば、会議室の手配にかかる時間を削減することができます。利用状況をいつでも確認できることから、会議室の利用率を向上させ、より有効的に活用できるようになるでしょう。
会議室のスケジュール管理は単純ではありますが、意外と手間がかかる仕事です。日々の業務を効率的に進めるため、ぜひ会議室予約システムを導入してみてください。

また、会議室を要さずに会議がおこなえるシステムとしてWeb会議ツールがあります。こちらも合わせてご覧ください。

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