うまく在庫管理ができない原因は?5つのコツで在庫を効率よく管理しよう

在庫管理は、企業が商品を過不足なく供給するために必要な業務です。しかし、いざ在庫管理をおこなおうとすると、実際の在庫数と登録された在庫数にずれが生じたり、管理すべき品目が多くて管理業務が煩雑になったりとうまく管理できないこともあるでしょう。
今回は、在庫管理うまくできていない原因とその解決策をまとめました。ぜひ参考にしてみてください。

在庫管理がうまくできないと起こること

悩んでいる木造のダミー像
©tomertu – shutterstock

在庫数が合わないと困ることがいくつかあります。まずは、在庫管理がうまくできていないと起こる弊害を確認しておきましょう。

大量発注による損失が生じる可能性がある

在庫管理が適切におこなわれていないと、適正な発注がおこなえません。場合によっては、発注数を大幅に誤り、必要のない在庫を大量発注をしてしまうこともあります。大量発注の末、在庫として売れ残ってしまうと企業にとっては大きな損失です。
そのため、適切に在庫管理をおこない、正しい在庫数を常に把握しておく必要があります。

在庫を無駄にしてしまうリスクがある

在庫管理がうまくできていないと在庫を無駄にしてしまうこともあります。特に、食品など期限のある在庫を取り扱っている場合は、期限の近いものから在庫を消化する必要があります。
また、時期や顧客ニーズの変動によって需要が左右される商品は、それにに合わせた在庫管理が必要です。この読みが甘いと余剰在庫を抱え、経営を圧迫する要因となります。健全な経営をするためには、無駄をできるだけ排除する取り組みが必要です。

発注の判断が遅れる可能性がある

在庫管理が適切でないと、現在抱えている在庫でどれだけの商品を作ることができ、どれだけ売れるのか、不明確になります。特に、製造業でこういった管理が不十分だと、商品を製造するときになって初めて在庫不足に気付き、慌てて発注して生産するといったぎりぎりの生産スケジュールになってしまうでしょう。また、発注が間に合わず販売の機会を損失してしまう可能性もあり、計画的な生産をおこなっていくためにも在庫管理は欠かせません。

在庫管理が適切にできない際の原因

ストレスの心を持つ木造のダミー像
©tomertu – shutterstock

続いて、在庫管理ができない原因を探っていきましょう。人的ミスやマニュアル設計の甘さなどが原因として考えられます。

作業員がミスしている

カウントや入力の間違いなど、人による管理ではどうしてもミスが生じてしまいがちです。そういったミスが生じると、実際の在庫数とデータ上の在庫数にずれが生じ、適切に在庫を管理できません。ミスを防ぐためには、ミスを防止する仕組みを整えるのはもちろんのこと、ミスが生じることを見越して、早期発見につながる仕組みや運用方法を考えておくべきです。

在庫品の期限がわかりづらい

在庫管理では、古い在庫から先に出荷していくのが一般的です。また、商品のタイプによっては在庫として保管できる期限が異なります。いつ製造されたのか、いつまでに出荷しないといけないのか、といった点を把握しておく必要があります。

管理ルールがあいまい

管理ルールがあいまいで、作業員それぞれが独自のルールで管理をおこなっている場合、データにずれが生じやすくなります。管理方法の属人化を防ぐためには、入荷・保管・出荷・棚卸・品質管理といったそれぞれの観点で適切なマニュアルを作成し、管理方法を統一する必要があります。

在庫管理をするときのコツ

階段
©T.Dallas – shutterstock

適切に在庫管理をするためには5つのコツを押さえると良いでしょう。管理体制を整えたり、必要に応じてツールを活用したりすると効率的に在庫管理がおこなえます。

棚管理を徹底する

在庫管理でポイントになるのが、棚管理です。棚管理ができていないと、部品を紛失したり、部品を探すのに時間がかかったりしてしまいます。そこで、棚や在庫ごとに表示札をつけたり、いつも決まった場所に収納するルールをつくったりする工夫をおこないましょう。表示札の最低限の情報は、部品番号と品名です。ほかには、表示札の作成日(更新日)を記載しておくと、在庫の保存期間がわかります。表札は、ExcelやPowerPointでも簡単に作ることができます。

適切な管理体制を整える

在庫管理では、在庫を保管する場所を管理するロケーション管理も重要になってきます。ロケーション管理の方法は、大きく固定ロケーションとフリーロケーションの2つに分けられます。

固定ロケーション

固定ロケーションは、部品ごとに保管場所を固定する管理方法です。商品ごとにどれだけ在庫があるのか目で見て把握しやすいため、取り扱う商品が多い場合や取り扱う商品に変動がない場合におすすめです。しかし、保管場所を固定しているので、在庫が不要なときはそのスペースが無駄になってしまうというといった欠点があります。

フリーロケーション

フリーロケーションは、在庫を保管する場所を決めずに保管する管理方法です。取り扱う商品の種類が変わっても、配置の場所や方法を大きく変更する必要なく、運用負担が軽いといったメリットがあります。ただし、どこに何を置いたかを把握しにくいので、倉庫管理バーコードやハンディターミナルなどのツールやラウド在庫管理システムを活用すると良いでしょう。

連携可能なシステムの導入

より効率的に在庫管理をおこなうのなら、販売管理システムや購買管理システムなどほかのシステムと連携がとれるシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。ほかのシステムと連携することで、調達から販売まで会社のモノの流れを一貫して計画的に管理することができるようになります。

在庫管理を効率化するツールを用いる

バーコードやタブレットなどのツールを用いて在庫管理をすると効率的な管理をおこなうことができます。また、データ読み込みや送受信を自動化してくれるので、入力ミスを減らし、作業員の負担を軽減してくれます。

日次棚卸の実施

正確な在庫管理をおこなうためには、日次で棚卸業務をおこなうのがおすすめです。月次でおこなっている会社もあると思いますが、在庫数にずれが生じた際の特定が難しくなります。日次ですべてをおこなうのが負担であれば、その日に入出荷した分の在庫を確認するだけでも問題ないでしょう。

在庫管理ができないなら早期に対策をしよう

適切な在庫管理ができると、必要以上に在庫を抱えたり在庫が不足したりすることを防ぐことができます。自社の売上や財務状況にも関係するため、在庫管理がうまくいっていない場合は早期の対策が求められるます。その際には、必要に応じてシステムやツールを活用するとより効率的に管理できるようになるので、一度検討してみても良いかもしれません。

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