ワークフローシステム導入のデメリットとは?導入を成功させるための3つのポイント

ワークフローシステムは申請から承認、決裁までの一連の業務を効率化してくれます。しかし、実際に導入を検討するとなるとメリットだけでなく、デメリットもしっかりと把握しておくべきでしょう。
今回は、ワークフローシステムを利用するメリットとデメリットを詳しく解説していきます。また、導入を成功させるための重要なポイントも解説していくのでぜひ参考にしてみてください。

ワークフローシステムとは?

workflow
©Rawpixel.com – shutterstock

ワークフローシステムは、業務手続きの一連の流れをデジタル化し、オンライン上で経費精算や稟議書の申請などといった社内手続きをおこなえるようにするシステムです。
具体的には、申請書の作成や承認業務、決裁ルートや決裁状況の確認をオンライン上で済ませることができます。したがって、企業の意思決定にかかる時間を短縮してくれます。

また、ワークフローシステムとして独立したシステムも提供されていますが、グループウェアの機能の一部としてシステムが組み込まれているサービスもあります。企業が解決したい課題に応じて必要なシステムが異なりますので、グループウェアも気になる方は以下の記事も合わせてご覧ください。

ワークフローシステムのメリット

チェックを入れる男性
©jamesteohart- shutterstock

ワークフローシステムは、承認フローが複雑で悩んでいる企業に役立つシステムです。ここでは、ワークフローシステムのメリットを4つ紹介します。

承認業務の効率化

ワークフローシステムを利用すると、オンライン上で申請書を作成から申請、承認、決裁といった一連の流れを完結させることができます。そのため、申請書をわざわざ印刷して承認者のところまで持っていく手間が省け、日常の業務が大幅に効率化します。また、承認者が出張で不在であったり、別拠点で仕事をしていたりする場合でも問題なく承認作業をおこなうことができるようになります。

承認フローの可視化

オンライン上で承認フローが見られるため、誰の時点で承認業務が止まっているのか、どこで申請が差し戻されたのかをすぐに確認することができます。万が一の承認の滞留にいち早く気付いて対応できるようになるので、結果として企業のスピーディーな意思決定につながります。

コストの削減

ワークフローシステムの導入によってペーパレス化が進めば、書類を紙で管理する必要がなくなります。紙の管理では、書類の紙代や印刷代、郵送費などのコストがかかっていましたが、このようなコストも削減することができます。

書類管理の効率化

上述したようにワークフローシステムでペーパレス化が進むと、申請書などの書類を保管しておくための場所を削減することができ、オフィスのスペースを従来より有効活用することができます。また、デジタル化することで、書類を探す際には検索機能などを利用することができるようになり、必要な書類をすぐに探し出すことができるようになります。加えて、申請書類の紛失がおこりにくくなるため、内部統制の強化につながります。

ワークフローシステムのデメリットと対策

電球と男性
©13_Phunkod – shutterstock

次に、ワークフローシステムを導入する際には注意しなければならないデメリットについて紹介します。デメリットを克服し、ワークフローシステムを上手く活用する対策についても説明していきます。

電子化できない書類もある

近年では書類のぺーパーレス化が進んでいます。しかし、会社によっては、重要な稟議は書面で保管しなければならないなどのルールが存在することもあります。そのため、電子化できない書類はしっかり分けて管理する必要があります。

業務フローが固定化される

ワークフローシステムの導入により業務フローが固定化されてしまう可能性があります。しかし、組織改編や人事異動、退職による従業員の入れ替わりや会社の状況の変化に応じて、業務フローは変えていくものです。
したがって、こういった組織内の変更が起こった場合でも柔軟に承認プロセスの組み換えがおこなえるワークフローシステムを選ぶと良いでしょう。

クラウド化によりセキュリティリスクが生じる可能性がある

クラウドサービスとして提供されているワークフローシステムを検討している場合は、セキュリティリスクを十分に考慮する必要があります。それぞれのサービスでどういったセキュリティ対策がおこなわれているのかも確認しながら、ワークフローシステムを選ぶと良いでしょう。

ワークフローシステムの導入を成功させるための3つのポイント

上述したメリットやデメリットを踏まえて、ワークフローシステムの導入を成功させるための重要なポイントを紹介します。

ワークフローシステムの導入目的を明確にする

導入目的が曖昧なままでは、導入したシステムに必要な機能がなかったり、不必要な機能が増えて無駄なコストが生じたりなど導入の失敗要因となってしまいます。まずは、どんな課題を解決したいかやどんなことを実現したいかといった自社の課題と導入の目的を明確にしましょう。そうすることで、自社が導入するワークフローシステムに必要な機能やサポート体制などの優先順位が把握でき、自社にあったシステムを選択することができます。

使用者が使いやすいシステムを選ぶ

操作が複雑なシステムのを選んでしまうと、導入後に使用者の負担をかえって増加させてしまったり、定着しなかったりしてシステムの導入が無駄になってしまう可能性があります。使用者の立場にたって、必要な機能を備えつつ使いやすいものを選ぶことが重要です。無料のプランやお試し期間を提供しているシステム会社もあるため、まずは無料のサービスを一度利用してみると良いでしょう。

ほかのシステムと連携できるか確認する

ほかのシステムと連携していない場合、一つひとつの工程に余計な手間が生じる可能性があります。そうならないためにも、現在、自社で使用しているシステムと導入するワークフローシステムが連携できるかを確認しておくと良いでしょう。また、今はほかのシステムを利用していなくても、将来的に使用する可能性も見据えて、ほかのシステムとの連携がスムーズであるか確認しておくことがおすすめです。

おすすめワークフローシステム3選

ここからは、実際のワークフローシステムをいくつか紹介します。実際にはどういった機能やサービスがあるのか見比べてみましょう。

J-MOTTOワークフロー

J-MOTTO
HPより

➤ 公式サイトでチェック

J-MOTTOワークフローは、リスモン・ビジネス・ポータル社が提供するグループウェアのオプションサービスの1つです。承認フローはあらかじめ設定しておくことができ、申請内容や金額に応じて自動で適切なフローで選んで進めくれます。また、不在設定をおこなうことができ、承認者が不在の期間でも申請を停滞させることなく運用できます。さらに、申請後は申請書番号や決裁番号を書類それぞれに設定することができるため、楽に管理がおこなえます。

X-point

xpoint
HPより

➤ 公式サイトでチェック

X-pointでは、クラウド版とパッケージ版のシステム形態が用意されており、自社の運用にて導入することができます。
紙帳票をイメージして申請書フォームが設計されているため、これまで紙の申請書を利用してきた企業が初めて導入する場合でもスムーズに導入をおこなうことができます。
また、承認業務は承認ボタンをクリックするのみなので承認者にとっても使いやすい設計になっています。
さらにスマートフォンやタブレット端末などマルチデバイスに対応しているため、外出先や出張先でも滞りなく業務を進めることができます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカン
HPより

➤ 公式サイトでチェック

ジョブカンワークフローは、使いやすさを重視したUI設計がされており、簡単な操作で利用できます。また、あらゆる申請書に対応しており、50種類以上の豊富なテンプレートも用意されています。テンプレートは自社に合わせて日付や月の選択、数字、テキスト、見出し、説明文をカスタマイズすることもできるため、自社に合わせた運用がおこなえます。さらに、英語対応もしているので海外展開している企業にもおすすめです。

ワークフローシステムをうまく活用して業務効率化を図ろう!

今回は、ワークフローシステムのメリットやデメリットに加えて、導入するうえでのポイントを説明してきました。デメリットや、導入を成功させるためのポイントをしっかり把握して自社に合うの業務効率化を図りましょう。

\フォローして最新情報を受け取ろう/

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

ービジネスに役立つ情報を発信中ー