イベント管理システムとは?イベント開催に関わる面倒な業務を簡単にしよう

自社でイベントやセミナーを開催するとなると、それに伴って事前準備や当日の受付業務、開催後の連絡・報告など必要な業務が多く存在するでしょう。イベント管理システムを活用すると、それらの工程を自動化することができ、従来かかっていた手間やストレスからの開放に期待できます。
イベント開催にまつわる面倒な業務を削減したい方はぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

イベント管理システムの機能

イベントを開催するとなると、事前準備や当日の対応、イベント後の連絡・報告などやるべきことは多くあります。そういったイベント運営にかかる手間やストレスの解消に役立つのがイベント管理システムです。

備わっている機能はシステムによって多少ばらつきがありますが、基本的には下記のようなものが挙げられます。

機能 詳細

ユーザー管理機能

ユーザーの情報をシステム内に一元的に管理できる

イベントサイト作成機能

イベントの専用ページや受付フォームを簡単に作成できる

申し込み受付機能

自動で申し込み受付を完了できる

メール配信管理機能

受付完了メールを送ったり、リマインドメールを一斉送信したりすることができる

来場者受付機能

イベント当日の来場者の受付業務をおこなうことができる

集客データ管理機能

イベント参加者の集計データをグラフや一覧表などに反映できる

アンケート機能

事前アンケートや終了後の感想アンケートなどを作成、収集できる

イベント管理システムを利用するメリット

拍手
©G-Stock Studio – shutterstock

イベント開催にまつわる便利な機能がたくさん備わっているイベント管理システムですが、どのような活用メリットがあるのでしょうか。
ここでは、2つに分けて紹介していきます。

来場者の情報管理の効率化

イベントの規模が大きくなればなるほど、来場者数も増加し、その参加者の情報管理をするのにも手間がかかります。
イベント管理システムを活用すると参加者の情報はシステム内に一元的に管理できます。また、検索機能が備わっているシステムもあるため、瞬時に必要な情報を確認することも可能です。そのため、イベント主催者側における来場者情報の管理工数を削減することができるでしょう。

当日の受付やイベント後のフォローの簡易化

イベント管理システムを活用すると、当日の来場者の受付業務も簡易化できます。システムによっては、リアルタイムで来場者の計測や集計ができたり、QRコードで受付チェックができたりする機能が備わっているサービスもあるため、従来よりもスムーズな受付が実現できるでしょう。
また、イベント後のお礼メールやアンケートも一斉に送ることができるため、最低限の工数で来場者へのフォローがしっかりおこなえます。

イベント管理システムの選び方

セミナー講師
©Pressmaster – shutterstock

イベントの開催を従来よりも手間をかけずにおこなえるようになるイベント管理システムですが、実際に導入するとなったらどういった点を確認しておけばいいのでしょうか。
ここでは、3つ紹介するので導入を検討している方はしっかり確認しておきましょう。

自社の求める機能が備わっているか

機能については上述していますが、システムによっては入金管理機能やチケット発行機能などほかにもイベント開催に役立つさまざまな機能が備わっています。
しかしながら、機能がシンプルなシステムと機能が充実しているシステムでは機能数が多いほうが利用金額も高くつく可能性が考えられます。また、自社にとって不要な機能が多いと操作画面も複雑になってしまいがちのため、あらかじめ必要な機能はきちんと把握しておくことがおすすめです。

システムの操作はしやすいか

どのシステムを導入する際にも共通していえることですが、使いやすい設計がされているかどうかは確認しておきましょう。せっかくシステムを導入しても使いづらいシステムでは、かえって業務スピードが遅くなり定着化しないといったことが考えられます。これでは、導入コストが無駄になってしまいます。

自社の予算に合っているか

イベント管理システムは機能同様、利用金額もシステムによってばらばらです。そのため、自社の予算と求める機能のバランスを図りながら費用対効果の高いものを選ぶことが大切です。
また、システムによっては、無料トライアルも用意されているため有効活用してみるのも良いでしょう。

イベント管理システム7選比較

ここでは、7つのイベント管理システムの価格や機能、特徴を紹介します。ぜひ比較検討の参考にしてみてください。

価格
サービス名 プラン名 初期費用 月額費用 無料トライアル

Wazoo

0円

0円

EventCreate

0円

問い合わせ

30日間

Event Cloud Mix

プランSS

0円

9,800円

1カ月

プランS

0円

19,800円

1カ月

プランM

0円

29,800円

1カ月

プランL

0円

80,000円

1カ月

イーべ!

パーソナル

問い合わせ

5,500円

30日間

ベーシック

問い合わせ

16,500円

30日間

プレミアム

問い合わせ

33,000円

30日間

エンタープライズ

問い合わせ

問い合わせ

Q-PASS

問い合わせ

問い合わせ

楽らく受付くん

0円

13,000円

Event Manager

有料チケット

問い合わせ

発券手数料:4%~

無料チケット

問い合わせ

発券手数料:54円/1枚~

機能
サービス名 プラン名 イベントサイト作成機能 申し込み受付機能 メール配信管理機能 来場者受付機能 集客データ管理機能 アンケート機能

Wazoo

EventCreate

Event Cloud Mix

プランSS

プランS

プランM

プランL

イーべ!

パーソナル

ベーシック

プレミアム

エンタープライズ

Q-PASS

楽らく受付くん

Event Manager

有料チケット

無料チケット

Wazoo

Wazoo
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 有料イベントでなければ、利用金額はすべて無料
  • Eチケットの発行や販売、カスタマイズが容易におこなえる
  • イベントページには、FacebookやTwitter、mixiなどのソーシャルプラグインが自動的に追加されるため、ソーシャルメディアからも集客が可能
価格
プラン名 初期費用 月額費用 無料トライアル

0円

0円

機能
プラン名 イベントサイト作成機能 申し込み受付機能 メール配信管理機能 来場者受付機能 集客データ管理機能 アンケート機能

EventCreate

EentCreate
HPより

➤公式サイトでチェック

  • 導入累計250ライセンス以上の実績を誇るイベント・セミナー運営管理システム
  • 特別な知識がなくても利用できる操作性が備わっている
  • セミナー、懇親会、カンファレンス、ボランティア募集ページなど多種多様なイベント開催に役立つ機能が揃っている
価格
プラン名 初期費用 月額費用 無料トライアル

0円

問い合わせ

30日間

機能
プラン名 イベントサイト作成機能 申し込み受付機能 メール配信管理機能 来場者受付機能 集客データ管理機能 アンケート機能

Event Cloud Mix

Event Cloud Mix
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 事前、当日、事後にいたるまでイベント開催に必要な機能がオールインワンで揃っている
  • 利用できる機能は100以上あり、単体でも複合的にも利用できるため、シームレスな管理の実現が可能
  • SSL通信による通信の暗号化や不正侵入検知など強固なセキュリティ体制で管理されている
価格
プラン名 初期費用 月額費用 無料トライアル

プランSS

0円

9,800円

1カ月

プランS

0円

19,800円

1カ月

プランM

0円

29,800円

1カ月

プランL

0円

80,000円

1カ月

機能
プラン名 イベントサイト作成機能 申し込み受付機能 メール配信管理機能 来場者受付機能 集客データ管理機能 アンケート機能

プランSS

プランS

プランM

プランL

イーべ!

イーべ!
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 運用実績数8,500件以上を誇るイベント・セミナーツール
  • イベント参加者からの入金はクレジットカードで支払い受付でき、PayPal決済の利用ができる
  • 当日の受付はQRコードの読込で対応可能
価格
プラン名 初期費用 月額費用 無料トライアル

パーソナル

問い合わせ

5,500円

30日間

ベーシック

問い合わせ

16,500円

30日間

プレミアム

問い合わせ

33,000円

30日間

エンタープライズ

問い合わせ

問い合わせ

機能
プラン名 イベントサイト作成機能 申し込み受付機能 メール配信管理機能 来場者受付機能 集客データ管理機能 アンケート機能

パーソナル

ベーシック

プレミアム

エンタープライズ

Q-PASS

Q-PASS
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • イベントのWeb申込フォームは最短3営業日で作成できる
  • 新機能の動画配信機能を利用するとイベントやセミナーのリアルタイム配信やストリーミング配信がおこなえる
  • 来場者のデータはCSVダウンロードもでき、マーケティングのデータとしても活用ができる
価格
プラン名 初期費用 月額費用 無料トライアル

問い合わせ

問い合わせ

機能
プラン名 イベントサイト作成機能 申し込み受付機能 メール配信管理機能 来場者受付機能 集客データ管理機能 アンケート機能

楽らく受付くん

楽らく受付くん
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • イベントご担当者の手間削減を極限まで追求したセミナー申込システム
  • オプションとして6万円でイベント案内ページの作成は可能
  • SSL暗号化通信を用いてデータを送受信しているため、セキュリティ体制は万全
価格
プラン名 初期費用 月額費用 無料トライアル

0円

13,000円

機能
プラン名 イベントサイト作成機能 申し込み受付機能 メール配信管理機能 来場者受付機能 集客データ管理機能 アンケート機能

Event Manager

Event Manager
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • チケットの作成や販売、来場者管理、データ解析などイベントの運営を一括サポートするワンストップデジタルチケットソリューション
  • デザインや開催期間など多彩な機能を誰でも簡単チケットの作成ができる
  • 来場者は会場限定グッズやアクティビティなどイベント当日に発生した決済をスマートフォン内で決済ができる
価格
プラン名 初期費用 月額費用 無料トライアル

有料チケット

問い合わせ

発券手数料:4%~

無料チケット

問い合わせ

発券手数料:54円/1枚~

機能
プラン名 イベントサイト作成機能 申し込み受付機能 メール配信管理機能 来場者受付機能 集客データ管理機能 アンケート機能

有料チケット

イベント管理システムを導入して、煩雑な作業負担を解消しよう

イベント管理システムを利用すると、従来のExcelや紙ベースの申し込み管理やイベント準備、当日の運営などの負担を減らすことができます。また、イベントで集めた来場者データをマーケティングなどで有効活用することも可能です。
ぜひ今回の内容を参考にイベント管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。

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