ワークフローシステム18選比較！これを見れば自社に合うシステムが見つかる

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業が意思決定をおこなう際に必要な一連の承認フローを電子化によって仕組み化するためのシステムです。
企業で承認がおこなわれる際には、何人もの人が介在し、さまざまな判断が下されます。ワークフローシステムを活用して、申請から承認、決裁までの業務を一括管理することで承認業務の効率化だけでなく、意思決定のスピードアップや承認ルールの明確化による内部統制の強化につながるでしょう。
また、グループウェアの一部としてワークフローシステムの機能を利用できるシステムも多くあります。したがって、グループウェアを利用すればワークフローをはじめ、さまざまな業務の効率化に期待ができます。

今回紹介するサービスでは、ワークフローシステムを中心に、ワークフロー機能を備えたグループウェアも紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

ワークフローシステムを選ぶ際の比較ポイント

近年は、さまざまなワークフローシステムが提供されています。自社にあったシステムを選ぶことができないと、かえって作業が非効率になってしまうこともあるため、システムの選定は慎重におこなわなければなりません。
ここでは、自社でワークフローシステムを検討するうえでどういった項目を比較すべきか紹介していきます。

費用

新たなシステムを導入する上でもっとも気になるのは費用でしょう。
ワークフローシステムには、さまざまな料金体系のサービスがあります。具体的には、初期費用が一切かからず月額料金のみであるものや、逆にパッケージ製品で初期費用のみが発生するようなタイプのものもあります。また、利用者数に応じて費用が変わる従量制のものや、最低利用ユーザー数があらかじめ決められており規定の人数であれば一定額で利用できるサービスもあります。自社の予算や利用者数などから、どういったタイプの料金形態が良いか考えましょう。

機能

提供されているワークフローシステムによって、備わっている機能はさまざまです。まずは、自社がシステムを導入することでどういった業務を効率化したいのかを考え、必要な機能を洗い出しましょう。そして、導入したいシステムに自社が必要としている機能が漏れなく備わっているか確認してみると良いでしょう。

また、必要のない機能が多く備わっているシステムでは、操作画面が煩雑になったり、無駄なコストがかかってしまいます。必要な機能が漏れなく備わっており、不必要な機能が極力少ないシステムを選ぶことで費用対効果に見合ったシステムを選ぶことができます。

具体的に、ワークフローシステムに備わっている一般的な機能には以下のようなものがあります。

また、備わっていると便利な機能をいくつか紹介します。これらの機能が備わっていることで、申請から決裁までにかかる時間を短縮することができたり、決裁後の業務を円滑にすすめることができたりします。
これらの機能は申請業務を便利にしてくれるため、求めればきりがありません。そのため、必要な機能に優先順位を付けて、システムを検討してくようにしましょう。
参考にしてみてください。

システム形態

システムの利用形態には大きく分けて、クラウド、オープンソース、オンプレミスの3つの形態があり、ワークフローシステムも同様です。それぞれ特徴が異なるため、自社のおこないたい運用に応じて適切な利用形態を選ぶ必要があります。
システム形態の詳しい特徴は以下の表のとおりなので、ぜひ参考にしてみてください。

使いやすさ

ワークフローシステムは各従業員が日常的に利用するシステムです。
そのため申請者にとって使いやすいことも重要な選定ポイントです。申請をおこなう際の操作が簡単であるか、フォーマットが複雑でないかを確認しておきましょう。加えて、経費申請の際に金額を自動で判別して入力してくれたり、承認フローの設定の際に承認者や関係者を自動で追加してくれたりする機能などがあると、使いやすさが増すでしょう。
また、承認者にとっても使いやすいか確認しておく必要があります。承認しなければならない稟議が一目で確認できたり、停滞している案件を通知してくれたりする機能があると便利です。

対象の企業規模

サービスが自社の企業規模に適しているかも選定ポイントの1つです。企業規模が大きくなるにつれ、組織階層が増えたり、部署を横断した承認が必要になったりします。
そのため、自社が数十人規模であるにも関わらず大企業向けのシステムを採用してしまったり、逆に大企業であるにも関わらず中小企業向けのシステムを採用してしまうと、定着しにくいシステムになってしまいます。
対象としている企業規模やサービスサイトの導入事例をしっかり確認することが重要です。

スマートフォン対応

システムがスマートフォンに対応していると、外出先で承認業務をおこなうことができるようになり、より業務を効率化することができます。訪問などで外出が多い承認者は承認作業のために会社に戻る必要がなくなったり、申請者が出張している承認者の帰りを待つ必要がなくなったりするなど、承認業務のスピード向上に期待ができます。

無料で使えるオープンソースのワークフローシステム2選比較

ここからは、実際にワークフロー機能を備えたシステムを紹介していきます。まずは無料で使えるオープンソースのワークフローシステムです。ソースコードが公開されているため、プログラミングスキルがあれば、自由にカスタマイズや追加機能の開発をおこなうことができます。

Exment

➤ 公式サイトでチェック

• さまざまなデータをシステム上に取り込んで管理することができるデータ管理システム
• 無料でユーザー数や機能の制限なく利用することができる
• ワークフロー機能では、承認のステータスや権限を細かく設定することが可能

シラサギ

➤ 公式サイトでチェック

• スケジュール管理機能や掲示板機能、施設予約機能、リマインダー機能、メッセージ機能、ワークフロー機能が備わったグループウェアをすべて無料で利用することができる
• ワークフロー機能では、よく使う書式をフォーマット化することができ、項目を入力するだけで申請書を作成することができる
• PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどでも申請や承認作業をおこなうことができる

無料プランのあるワークフローシステム3選比較

次に、無料プランのあるワークフロー機能を備えたシステムを紹介します。有料プランに比べると人数や機能で制限があることがありますが、最低限の機能だけを利用したい場合や操作を試してみたい場合におすすめです。

SmartFlow

➤ 公式サイトでチェック

• トライアル利用の登録は最短1分でおこなうことができ、スムーズに導入を進めることができる
• アップデートを無料かつ自動でおこなってくれるため、導入後の運用も楽におこなえる
• 状況に応じてメールやチャット、電話によるサポートを受けでもらうことができる

Hachikin

➤ 公式サイトでチェック

• 勤怠管理、経費精算、交通費精算、受発注管理、ワークフローの機能を無料で利用することができる
• 勤怠管理と経費・交通費申請でそれぞれのワークフローを定義することができる
• 申請や承認、却下をおこなう際にコメントを登録することができ、後から確認する際に便利

iQube

➤ 公式サイトでチェック

• 9,000社以上の導入実績があるクラウド型グループウェア
• ワークフローのフォームを自由にカスタマイズすることができ、フォームごとの経路設定をおこなうことがる
• 申請した稟議書の承認ステータスは、一覧で確認することが可能

クラウド型ワークフローシステム6選比較

ここからは、クラウド型のワークフロー機能が備わったシステムを紹介していきます。マルチデバイスに対応しており、スマートフォン専用のアプリが提供されているサービスもあるためチェックしてみましょう。

Gluegent Flow

➤ 公式サイトでチェック

• 申請テンプレートが豊富に用意されており、無償で利用することができる
• G SuiteやMicrosoft 365との連携がスムーズで、承認データをGoogleスプレットシートやGoogleドライブに出力して管理することができる
• 承認フローは権限による分岐や中間承認者の複数指定など企業独自のルールに合わせてカスタマイズできる

J-MOTTOワークフロー

➤ 公式サイトでチェック

• 再申請やコピー機能で過去の申請をもとに申請業務を効率化させることができる
• 印鑑画像をスキャンによって取り込んでワークフローの承認印として利用することができる
• グループウェアは最大3カ月、ワークフロー機能などの各種オプションサービスは最大2カ月までお試し可能

rakumoワークフロー

➤ 公式サイトでチェック

• 承認の流れが一覧で確認できるUIが設計されており、承認の経緯が確認しやすい
• GoogleドライブやG Suite、Gmailなど各種Googleサービスとの連携が可能
• 同社の提供するrakumoケイヒで作成した経費精算書を直接取り込んで申請することができる

Styleflow

➤ 公式サイトでチェック

• ログイン直後に表示されるダッシュボード画面で、承認者は承認が必要な申請書や申請中の書類一覧を素早く確認することができる
• 入力画面の計算式機能で、合計金額や消費税率の計算を自動でおこなうことができる
• 同じタイミングで承認すべき書類をあらかじめ設定しておくことができるため、申請書類の抜け漏れを防ぐことができる

WaWaFlow

➤ 公式サイトでチェック

• 2,000人以上の利用にも対応しているクラウド型グループウェア
• 外出先からでも携帯電話で承認業務をおこなうことができる
• 決裁後にはデータベースによって文書管理することができ、検索機能によって簡単に過去の申請書類を探すことができる

ジョブカンワークフロー

➤ 公式サイトでチェック

• 直感的に使いやすいUIが設計されており誰でも簡単に申請書が作成できる
• 最短で即日の導入が可能
• 入力内容の自動制御機能で記入の抜け漏れを防ぐことができる

システム形態が選べるワークフローシステム8選

最後に、ワークフローシステム機能を備えているサービスでクラウド以外の形態にも対応しているものを紹介します自社にあったシステム形態を見つけてみてください。

ActionPassport

➤ 公式サイトでチェック

• 自動計算機能や選択入力機能が備わっており、入力の人的ミスを防ぐことができる
• ディスク容量が無制限で利用ですることができるため、多くの書類を保管できる
• サービス環境は24時間の監視体制が整っているため、安心して運用できる

Create!Webフロー

➤ 公式サイトでチェック

• マウス操作で簡単に申請フォームをデザインすることができる
• 申請者、承認者、決裁者、閲覧者の処理状況を一画面のアニメーションアイコンで確認することができる
• 条件に応じた承認者を自動で判定して追加してくれるため、申請時の手間を省ける

コラボフロー

➤ 公式サイトでチェック

• 相談機能が備わっており、申請を回しながら相談事項や確認事項を共有することができる
• 期限が過ぎた際には自動でリマインドメールが送付されるため、業務の抜け漏れを防止できる
• 申請書は版で管理することができ、過去の形のまま保管することができる

Garoon

➤ 公式サイトでチェック

• 申請の処理状況をPCとモバイル端末の両方から確認することができる
• 至急フラグによって申請の優先度を設定できる
• 申請データをCSVファイルで出力することができる

NI Collabo 360

➤ 公式サイトでチェック

• 社内外問わずにマルチデバイスから利用できるグループウェア
• グループ承認では承認数の細かい設定が可能
• 同社の提供するSFAとの連携で、営業業務に伴う申請業務をより効率的におこなうことができる

POWER EGG

➤ 公式サイトでチェック

• 日立グループが提供するグループウェアとワークフローのシステム
• 組織図は発令日別に組織図管理がおこなえるため、組織変更時のメンテンナンスが簡単におこなえる
• 決裁ルートは企業だけではなく自治体にも対応しており、柔軟に設定できる

X-point

➤ 公式サイトでチェック

• ドラック&ドロップの簡単操作で簡単に申請フォームをデザインできる
• 承認ボタンを押すだけで簡単に承認業務を完了できる
• 蓄積されたデータは集計機能で抽出したり、サマリ集計やクロス集計などによる分析をおこなうことができる

業務デザイナー

➤ 公式サイトでチェック

• プログラムの知識がなくても簡単にシステムの構築と編集をおこなうことができる
• 生産管理システムの製造指図発行や製造記録登録、販売管理システムの受発注登録や売上仕入登録などほかのシステムとの連携が柔軟におこなえる
• AIを活用した帳票作成機能で、関連度や頻度の高いキーワードを自動抽出してくれる

楽々WorkflowⅡ

➤ 公式サイトでチェック

• 申請フォームに必要なデータ項目の設定だけでフォームを自動で作成してくれる
• 標準で英語や中国語に対応しており、追加でタイ語、韓国語、スペイン語、フランス語など多言語に対応できるため、海外展開している企業でも利用できる
• 無料のeラーニングで導入前にシステムの使い方をじっくり学べる

改めて確認！ワークフローシステム導入のメリット

まずワークフローシステムを利用することで、承認作業をオンラインで完了させることができます。そのため、申請書の印刷や各承認者を直接尋ねるといった手間を省くことができるのと同時に、外出先からもスマートフォンなどを活用して承認業務をおこなうことができるようになります。

また、申請状況もオンライン上で確認できるため、各申請がどのステータスで止まっているか、誰が止めているのかを明確に可視化、リマインドすることができるようになります。結果として、企業はスピーディな意思決定をおこなうことができるようになります。

さらに、ワークフローシステムで申請された申請書などの書類は、電子化されたデータで保存されるため、紙や印刷代、保管場所のスペースを削減することができるといったメリットもあります。

ワークフローシステムにデメリットはある？

組織内の承認フローは体制の変化に応じて、臨機応変に変更する必要があります。
しかし、ワークフローシステムを構築してしまうとルールで定められた通りに動くため、承認フローが固定化されてしまう可能性があります。そういった場合に備えて、組織体制の変化に柔軟に対応できるシステムを選択すると良いでしょう。

また、クラウドタイプのシステムを利用する場合には、データをインターネットを介して第三者のサーバーにアップロードすることになります。そのため、セキュリティ面での不安が生じがちです。セキュリティ上、問題がないか自社のポリシーをしっかりと策定するのと合わせて選定するベンダーのセキュリティポリシーも合わせて確認した方が良いでしょう。

自社に合うワークフローシステムで業務効率向上を図ろう！

今回、さまざまなシステム形態のワークフローシステムについて紹介してきました。機能やコスト面を中心に最適なサービスがどれなのかをしっかりと検討した上で、自社の業務効率化を最大限に実現できるシステムを選びましょう。