ワークフローシステム比較22選｜無料プランやクラウド型のシステムを紹介！

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業が意思決定をおこなう際に必要な一連の承認フローを電子化によって仕組み化するためのシステムです。
企業で承認がおこなわれる際には、何人もの人が介在し、さまざまな判断が下されます。ワークフローシステムを活用して、申請から承認、決裁までの業務を一括管理することで承認業務の効率化だけでなく、意思決定のスピードアップや承認ルールの明確化による内部統制の強化につながるでしょう。
また、グループウェアの一部としてワークフローシステムの機能を利用できるシステムも多くあります。したがって、グループウェアを利用すればワークフローをはじめ、さまざまな業務の効率化に期待ができます。

今回紹介するサービスでは、ワークフローシステムを中心に、ワークフロー機能を備えたグループウェアも紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

ワークフローシステムを選ぶ際の比較ポイント

近年は、さまざまなワークフローシステムが提供されています。自社にあったシステムを選ぶことができないと、かえって作業が非効率になってしまうこともあるため、システムの選定は慎重におこなわなければなりません。
ここでは、自社でワークフローシステムを検討するうえでどういった項目を比較すべきか紹介していきます。

費用

新たなシステムを導入する上でもっとも気になるのは費用でしょう。
ワークフローシステムには、さまざまな料金体系のサービスがあります。具体的には、初期費用が一切かからず月額料金のみであるものや、逆にパッケージ製品で初期費用のみが発生するようなタイプのものもあります。また、利用者数に応じて費用が変わる従量制のものや、最低利用ユーザー数があらかじめ決められており規定の人数であれば一定額で利用できるサービスもあります。自社の予算や利用者数などから、どういったタイプの料金形態が良いか考えましょう。

機能

提供されているワークフローシステムによって、備わっている機能はさまざまです。まずは、自社がシステムを導入することでどういった業務を効率化したいのかを考え、必要な機能を洗い出しましょう。そして、導入したいシステムに自社が必要としている機能が漏れなく備わっているか確認してみると良いでしょう。

また、必要のない機能が多く備わっているシステムでは、操作画面が煩雑になったり、無駄なコストがかかってしまいます。必要な機能が漏れなく備わっており、不必要な機能が極力少ないシステムを選ぶことで費用対効果に見合ったシステムを選ぶことができます。

具体的に、ワークフローシステムに備わっている一般的な機能には以下のようなものがあります。

また、備わっていると便利な機能をいくつか紹介します。これらの機能が備わっていることで、申請から決裁までにかかる時間を短縮することができたり、決裁後の業務を円滑にすすめることができたりします。
これらの機能は申請業務を便利にしてくれるため、求めればきりがありません。そのため、必要な機能に優先順位を付けて、システムを検討してくようにしましょう。
参考にしてみてください。

システム形態

システムの利用形態には大きく分けて、クラウド、オープンソース、オンプレミスの3つの形態があり、ワークフローシステムも同様です。それぞれ特徴が異なるため、自社のおこないたい運用に応じて適切な利用形態を選ぶ必要があります。
システム形態の詳しい特徴は以下の表のとおりなので、ぜひ参考にしてみてください。

使いやすさ

ワークフローシステムは各従業員が日常的に利用するシステムです。
そのため申請者にとって使いやすいことも重要な選定ポイントです。申請をおこなう際の操作が簡単であるか、フォーマットが複雑でないかを確認しておきましょう。加えて、経費申請の際に金額を自動で判別して入力してくれたり、承認フローの設定の際に承認者や関係者を自動で追加してくれたりする機能などがあると、使いやすさが増すでしょう。
また、承認者にとっても使いやすいか確認しておく必要があります。承認しなければならない稟議が一目で確認できたり、停滞している案件を通知してくれたりする機能があると便利です。

対象の企業規模

サービスが自社の企業規模に適しているかも選定ポイントの1つです。企業規模が大きくなるにつれ、組織階層が増えたり、部署を横断した承認が必要になったりします。
そのため、自社が数十人規模であるにも関わらず大企業向けのシステムを採用してしまったり、逆に大企業であるにも関わらず中小企業向けのシステムを採用してしまうと、定着しにくいシステムになってしまいます。
対象としている企業規模やサービスサイトの導入事例をしっかり確認することが重要です。

スマートフォン対応

システムがスマートフォンに対応していると、外出先で承認業務をおこなうことができるようになり、より業務を効率化することができます。訪問などで外出が多い承認者は承認作業のために会社に戻る必要がなくなったり、申請者が出張している承認者の帰りを待つ必要がなくなったりするなど、承認業務のスピード向上に期待ができます。

無料で使えるオープンソースのワークフローシステム2選比較

ソースコードの改変および再配布などが許可されており、無料で使用できるものを、OSS（オープンソースソフトウェア）といいます。OSSはソースコードが公開されているため、プログラミングスキルがあれば、自由にカスタマイズや追加機能の開発をおこなうことができます。
まずは、完全に無料で使用できるOSSのワークフローシステムをご紹介します。

Exment

• さまざまなデータをシステム上に取り込んで管理することができるデータ管理システム
• 無料でユーザー数や機能の制限なく利用することができる
• ワークフロー機能では、承認のステータスや権限を細かく設定することが可能

カジトリ​社が開発・提供しているOSSのワークフローシステムが、Exmentです。OSSでありながら、定期的にアップデートがおこなわれており、マニュアルも整っているので安心して使用できるでしょう。

シラサギ

• スケジュール管理機能や掲示板機能、施設予約機能、リマインダー機能、メッセージ機能、ワークフロー機能が備わったグループウェアをすべて無料で利用することができる
• ワークフロー機能では、よく使う書式をフォーマット化することができ、項目を入力するだけで申請書を作成することができる
• PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどでも申請や承認作業をおこなうことができる

ウェブチップス社が提供と開発おこなっているOSSのワークフローシステムが、シラサギです。マルチデバイスで利用でき、ほかのシステムとの連携に対応しているので、拡張性や自由度が高いのが特徴です。

無料プラン・トライアル期間が設けられたワークフローシステム3選比較

次に、無料プランやトライアル期間のあるワークフロー機能を備えたシステムを紹介します。
有料プランと比較すると、使用できるユーザーの数や機能に制限が設けられていることが多いので、最低限の範囲内で利用したい場合や操作を試したい場合にはおすすめできます。

SmartFlow

• トライアル利用の登録は最短1分でおこなうことができ、スムーズに導入を進めることができる
• アップデートを無料かつ自動でおこなってくれるため、導入後の運用も楽におこなえる
• 状況に応じてメールやチャット、電話によるサポートを受けることができる

VeBuIn社​が開発・提供しているOSSのワークフローシステムが、SmartFlowです。優れた機能が多数備わっていますが、20ユーザーまでであればすべて無料で使用できます。

Hachikin

• 勤怠管理、経費精算、交通費精算、受発注管理、ワークフローの機能を無料で利用することができる
• 勤怠管理と経費・交通費申請でそれぞれのワークフローを定義することができる
• 申請や承認、却下をおこなう際にコメントを登録することができ、後から確認する際に便利

NVC社が開発・提供しているOSSのワークフローシステムが、Hachikinです。ワークフローに加えて、勤怠管理や経費精算までおこなえるのは大きなポイントです。ライトプランは90日間無料で利用することができるため、しっかりと試したうえで導入を検討することが可能です。

iQube

• 9,000社以上の導入実績があるクラウド型グループウェア
• ワークフローのフォームを自由にカスタマイズすることができ、フォームごとの経路設定をおこなうことができる
• 申請した稟議書の承認ステータスは、一覧で確認することが可能

ガイアックス社が開発・提供しているOSSのワークフローシステムが、iQubeです。スタンダードプランやプレミアムプラン限定の機能がさまざまにありますが、無料プランでも十分に活用していただけます。万全のセキュリティー対策が自慢です。

クラウド型ワークフローシステム6選比較

ここからは、クラウド型のワークフロー機能が備わったシステムを紹介していきます。マルチデバイスに対応しており、スマートフォン専用のアプリが提供されているサービスもあるためチェックしてみましょう。

Gluegent Flow

申請テンプレートが豊富に用意されており、無償で利用することができる

Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携がスムーズで、承認データをGoogleスプレットシートやGoogleドライブに出力して管理することができる

承認フローは権限による分岐や中間承認者の複数指定など、企業独自のルールに合わせてカスタマイズできる

サイオステクノロジー社が開発と提供をおこなっているクラウド型のワークフローシステムが、Gluegent Flowです。

J-MOTTOワークフロー

• 再申請やコピー機能で過去の申請をもとに申請業務を効率化させることができる
• 印鑑画像をスキャンによって取り込んでワークフローの承認印として利用することができる
• グループウェアは最大3カ月、ワークフロー機能などの各種オプションサービスは最大2カ月までお試し可能

リスモン・ビジネス・ポータル社が開発と提供をおこなっているクラウド型のワークフローシステムが、J-MOTTOワークフローです。グループウェアのオプションとして利用できるほか、ワークフロー単独でも利用することができます。

rakumoワークフロー

• 承認の流れを画面で一覧でき、進捗確認が取りやすい
• GoogleドライブやGmailなど各種Googleサービスとの連携が可能
• シリーズ製品であるrakumoケイヒで作成した経費精算書を、直接取り込んで申請することができる

rakumo社が開発と提供をおこなっているクラウド型のワークフローシステムが、rakumoワークフローです。

Styleflow

• ログイン直後に表示されるダッシュボード画面で、承認者は承認が必要な申請書や申請中の書類一覧を素早く確認することができる
• 入力画面の計算式機能で、合計金額や消費税率の計算を自動でおこなうことができる
• 同じタイミングで承認すべき書類をあらかじめ設定しておくことができるため、申請書類の抜け漏れを防ぐことができる

TDCソフト社が開発と提供をおこなっているクラウド型のワークフローシステムが、Styleflowです。

WaWaFlow

• 2,000人以上の利用にも対応しているクラウド型グループウェア
• 外出先からでも携帯電話で承認業務をおこなうことができる
• 決裁後にはデータベースによって文書管理することができ、検索機能によって簡単に過去の申請書類を探すことができる

アイアットOEC社が開発と提供をおこなっているクラウド型のワークフローシステムが、WaWaFlowです。

ジョブカンワークフロー

• 直感的に使いやすいUIが設計されており、誰でも簡単に申請書が作成できる
• 最短で即日に導入することが可能
• 入力内容の自動制御機能で記入の抜け漏れを防ぐことができる

オンプレミス型ワークフローシステム比較3選

既に完成しているシステムを自社で用意した機器にインストールなどして使用するのが、オンプレミス型のワークフローシステムです。クラウド型と比較すると、カスタマイズの自由度が高く、独自にセキュリティ対策などを考えられるのが特徴です。

Global Flow

• 出張費や交通費、立替精算など経費申請をはじめ幅広い稟議に対応
• 100社以上の導入実績と20年以上の運用経験

パナソニック ソリューションテクノロジー社が開発と提供をおこなっているクラウド型のワークフローシステムが、Global Flowです。

BIZ PLATFORM

• 簡単かつ高速、低コストで利用できるワークフローシステム
• 簡単にあらゆる業務をシステム化
• 業務プロセスを明確にして業務効率や生産性をアップさせる

クレオ社が開発と提供をおこなっているクラウド型のワークフローシステムが、BIZ PLATFORMです。
扱いやすいシステムデザインが特徴で、トップページから全体の進捗状況を簡単にチェックできます。案件ごとの詳細確認や編集、ステータスの遷移、履歴なども確認しやすく、使い勝手のいいシステムです。

Hi-PerBT

• 管理している帳票や申請などの詳細を簡単に検索できる
• サンプルを活用してさまざまな帳票を作成可能
• 不慣れな方でもガイダンス機能付きで安心

日立ソリューションズ西日本社が開発と提供をおこなっているクラウド型のワークフローシステムが、Hi-PerBTです。
詳細な料金については、問い合わせが必要です。また、1カ月のトライアルが可能なので、導入を検討する場合は相談してみましょう。

パッケージ版があるワークフローシステム比較9選

メーカーから販売されているソフトウェアを自社のコンピュータにインストールして使用するのが、パッケージ版のワークフローシステムです。オンプレミス型と比べると、汎用性の高さが優れており、導入のしやすさがポイントです。

ActionPassport

• フォームエディタを用いることでワードやエクセルの書類を再現
• 自動計算を活用することで人為的なミスを削減
• 既存帳票の引き継ぎや複数の組織管理など、他社にはない機能が特徴

イーネットソリューションズ社が開発と提供をおこなっているパッケージ型のワークフローシステムが、ActionPassportです。50ユーザー分のライセンスから購入でき、ライセンスや連携オプションの追加も可能です。

Create!Webフロー

• 紙媒体の書類をそのまま電子ファイルに移行できる
• 複雑なワークフローにも柔軟に対応できる
• 各種システムやグループウェアとの連携が可能

インフォテック社が開発と提供をおこなっているパッケージ型のワークフローシステムが、Create!Webフローです。使いやすさが重視されており、見ただけで直感的に操作できるようなわかりやすいシステムデザインとなっています。

コラボフロー

• 3ステップで簡単かつ自由に帳票を作成可能
• 申請書を作成した段階の版ごとに保存して、これまでのデータをそのままの形で管理
• オプションを活用すると、データ連携をおこなうことができる

コラボスタイル社が開発と提供をおこなっているパッケージ型のワークフローシステムが、コラボフローです。
パズルのような感覚で簡単にワークフローを設定できます。自由にワークフローを設定できる点に加えて、拡張性も優れているのが特徴です。

Garoon

• IPアドレスからアクセス権限を管理することで、大企業でも安心して使用可能
• スマホやタブレットから、現在の状況を細かくチェックできる
• 経費処理や内部統制なども、ワークフローと合わせて管理できる

サイボウズ社が開発と提供をおこなっているパッケージ型のワークフローシステムが、Garoonです。

NI Collabo 360

• PCだけでなく、スマホやタブレットから場所を問わずアクセス
• 最適化されたレスポンシブデザインのおかげで、どのような端末でもどのような使い方でも扱いやすい
• これまでエクセルで管理していたファイルはそのままで移行できる

NIコンサルティング社が開発と提供をおこなっているパッケージ型のワークフローシステムが、NI Collabo 360です。

POWER EGG

• 内部統制の管理により特化したシステム設計
• スマホから申請や稟議だけでなく、ミーティングなどの設定までおこなえる
• 汎用的なワークフローに加えて経費精算まで管理可能

ディサークル社が開発と提供をおこなっているパッケージ型のワークフローシステムが、POWER EGGです。
1ユーザーあたりのライセンス料金は人数によって異なります。ライセンス費用のほか、年間の保守費用が必要です。

X-point

• 事業手続きの負担を軽減させてより重要度の高い業務を優先させられる
• 外出先でも承認書類を手早く正確に管理できる
• 入力漏れやチェック検算をシステム化して処理することで、人為的なミスを防ぐ

エイトレッド社が開発と提供をおこなっているパッケージ型のワークフローシステムが、X-pointです。
対応しているユーザー数に応じてさまざまなプランがあるため、自社の導入規模に応じたプランを選ぶことができます。

業務デザイナー

• 非常に機能が充実しており、さまざまな課題に対して柔軟に取り組める
• 専門知識がなくてもワークフローを自由に作成可能
• 関連する複数の業務フローを連結できる

ユニオンシンク社が開発と提供をおこなっているパッケージ型のワークフローシステムが、業務デザイナーです。

楽々WorkflowⅡ

• 立ち上げには使いやすさと素早さを重視されている
• 大企業での長期運用などにも柔軟に対応できる
• 多言語やマルチデバイスに対応

住友電工情報システム社が開発と提供をおこなっているパッケージ型のワークフローシステムが、楽々WorkflowⅡです。基本ライセンスに加えて、さまざまなオプションライセンスがあります。詳細な料金については問い合わせが必要です。

改めて確認！ワークフローシステム導入のメリット

まずワークフローシステムを利用することで、承認作業をオンラインで完了させることができます。そのため、申請書の印刷や各承認者を直接尋ねるといった手間を省くことができるのと同時に、外出先からもスマートフォンなどを活用して承認業務をおこなうことができるようになります。

また、申請状況もオンライン上で確認できるため、各申請がどのステータスで止まっているか、誰が止めているのかを明確に可視化、リマインドすることができるようになります。結果として、企業はスピーディな意思決定をおこなうことができるようになります。

さらに、ワークフローシステムで申請された申請書などの書類は、電子化されたデータで保存されるため、紙や印刷代、保管場所のスペースを削減することができるといったメリットもあります。

ワークフローシステムにデメリットはある？

組織内の承認フローは体制の変化に応じて、臨機応変に変更する必要があります。
しかし、ワークフローシステムを構築してしまうとルールで定められた通りに動くため、承認フローが固定化されてしまう可能性があります。そういった場合に備えて、組織体制の変化に柔軟に対応できるシステムを選択すると良いでしょう。

また、クラウドタイプのシステムを利用する場合には、データをインターネットを介して第三者のサーバーにアップロードすることになります。そのため、セキュリティ面での不安が生じがちです。セキュリティ上、問題がないか自社のポリシーをしっかりと策定するのと合わせて選定するベンダーのセキュリティポリシーも合わせて確認した方が良いでしょう。

自社に合うワークフローシステムで業務効率向上を図ろう！

今回、さまざまなシステム形態のワークフローシステムについて紹介してきました。機能やコスト面を中心に最適なサービスがどれなのかをしっかりと検討した上で、自社の業務効率化を最大限に実現できるシステムを選びましょう。