自治体こそWeb会議システムが役に立つ!実際の導入事例も紹介!

「対面での窓口業務を減らしたいけれど、自治体でIT化するのは難しい」そんな悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
奈良県三宅町では新型コロナウイルス感染拡大防止のために対面での窓口業務を減らすべく、Web会議システム「Calling」を導入しました。窓口業務の一部を対面からリモートに切り替えるようです。
今回は、自治体こそWeb会議システムを導入するべき理由、自治体がWeb会議システムを選ぶときに押さえておきたいポイントを解説します。Web会議システムを導入しようと考えている自治体の方はぜひ読んでみてください。

自治体でWeb会議システムが役立つ3つの理由

自治体でWeb会議システムが役立つ3つの理由
©fizkes – shutterstock

新型コロナウイルスの感染拡大によって社会の在り方が問われる今、感染拡大を防止するために人と人との接触を抑えることが求められます。
そんななか、できる限りテレワークを推進するような働き方改革が求められています。これは、民間企業だけの話ではなく、自治体においても同様です
遠隔でコミュニケーションを取るときには、互いの顔を見ながら話したり、同じ資料を画面に共有しながら話したりできるWeb会議システムが役立ちます。

ここでは、自治体でWeb会議システムが役立つ3つの理由を紹介します。

奈良県三宅町が導入している
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新型コロナウイルスの感染拡大防止

自治体のなかでも市区町村は、結婚や引っ越しなどの住民手続き、子育てや介護・生活保護などの福祉、税金関連など、市民生活に密接な行政サービスをおこなっています。そのため、普段から市町村の役所には、多くの人が手続きや相談に訪れていることでしょう。

不要不急の外出を自粛するよう呼びかけがされているなかでも、行政サービスを求めて訪れる人がいる限りは、役所内での感染リスクが高まります。また、職員のなかで感染者が出た場合、窓口業務をおこなえないといった事態につながることもあります。こうなっては、地域の市民生活に大きな影響が出てしまいます。

市民生活に欠かせない行政サービスだからこそ、コロナ禍であっても安定的に提供できる体制が、自治体には求められています。

人との接触を避けながら行政サービスを提供できる方法として、Web会議システムがあります。
役所には「手続きの相談をしたい、確認をしたい」という人が訪れたり、自治体の職員が子どもやお年寄りの見守りに住民宅へ訪問したりと、対面での接触が必要となる業務がありました。しかし、これらの業務は、Web会議システムを用いれば、非対面でも実施することができます。

こういった非対面でおこなえる業務はWeb会議システムを用いて、オンラインで対応するなどして、人と人との接触を抑える工夫が必要です。

自治体職員の働き方改革を推進

自治体でも都道府県に目を向けると、市区町村とは別の課題を抱えていることでしょう。

市区町村よりも広域な行政サービスをおこなう都道府県では、個別の市区町村の状況を確認したりして全体の計画を考える必要があります。そのため、地域の担当者との会議や出張など、多くの時間と費用が発生します。
長崎や鹿児島など離島が多い自治体、北海道や長野などの面積が広い自治体など、都道府県によってその難しさや時間的・金銭的コストは異なるでしょう。

こういった問題を解決してくれるのが、Web会議システムです。
オンラインで会議をおこなうことができるので、会議のための出張費用などを削減することができます。また、時間が有効活用できるため、対面して進めなければいけない業務に時間を割くことができ、業務の生産性が向上します
そうすれば、迅速な意思決定や行政運営を実現することにもつながります。

関連する業務のIT化の促進

Web会議システムを用いることで、周辺業務のIT化が促進されます。

Web会議システムには、資料共有機能がありWeb会議の相手にデータを共有することができます。この機能を使えば、会議資料をデータで配布することができます。また、画面共有機能では、パソコンの画面をWeb会議の相手に共有することができます。これによって、会話では伝えにくい内容を映像と一緒に伝えることができます。
ほかにも、ホワイトボード機能が備わっているWeb会議システムもあります。ホワイトボード機能では、実際にホワイトボードに書くように、同じ内容を共有しながら会議を進めることができます。

このように、Web会議システムでは、会議資料の配布、議事録の共有、保管など通常の会議でおこなわれる業務が機能として備わっています。そのため、周辺業務のIT化・ペーパーレス化が推進できます。
これらも、結果的には生産性向上に大きく貢献することになるでしょう。

自治体がWeb会議システムを選ぶときのポイント

自治体がWeb会議システムを選ぶときのポイント
©blocberry – shutterstock

自治体がWeb会議システムを選ぶとき、通常の企業とは異なる観点で選んでいく必要があります。ここでは、自治体で必要なシステム選びのポイントを3つ紹介します。

ほかの自治体での導入実績があるか

まずはじめに、ほかの自治体での導入実績があるかどうかを確認しておきましょう。

自治体のような公共の組織では、新しい取り組みを始めることが難しい側面もあるでしょう。
そのような環境下で決裁するとき、「ほかの自治体でもやっている」という実績があることで、システムの導入を進めやすくできるのではないでしょうか。

自治体でITツールを導入するとき、このポイントを押さえておくと良いでしょう。

奈良県三宅町が導入している
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セキュリティ対策が盤石かどうか

次に、セキュリティ対策が盤石であるかどうかを確認しましょう。

自治体の場合、今後の行政施策にかかわる会話をすることがあるため、強固なセキュリティが求められます。セキュリティ対策について調べることは簡単ではないですが、過去に不正アクセスによる障害がないか、導入前に確認しておくと良いでしょう。

現在、民間企業が導入するWeb会議システムは、クラウド型が主流となっています。ネット環境があれば、場所やデバイスを選ばず利用できるため、オンプレミス型に比べて利便性が高く、安価であることが多いからです。
一方、オンプレミス型Web会議システムであれば、専用のネットワークを用いてシステムを構築することができます。そのため外部からの不正アクセスのリスクを抑えられるというメリットがあります。
費用は、クラウド型Web会議システムよりも高額であるケースが多いため、それぞれに投資対効果を計算し、導入を検討してみましょう。

アプリのインストールなしで利用できるかどうか

Web会議システムには、専用アプリのインストールが必要なタイプと、その必要がないタイプがあります。
アプリのインストールの必要がないタイプは、会議用のURLを発行してブラウザでWeb会議をおこなうことができます。

簡単な窓口相談・問い合わせ対応をオンラインに置き換えたい場合は、アプリインストールが不要なタイプを選ぶとよいでしょう。相手はネット環境があればパソコンからWeb会議に参加できるため、アプリをインストール手間をかけることがありません。

しかし、お互いのネット環境の状態によって、音声が途切れる、映像が固まるなどの問題が発生することもあります。
そのような懸念がある場合は、専用アプリをインストールするタイプのものを選ぶと良いでしょう。アプリをインストールを必要としないブラウザタイプに比べて通信が安定していることが多いです。

URLとパスワードを共有するだけで利用できる
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奈良県三宅町がWeb会議システム「Calling」を導入

奈良県三宅町がWeb会議システム「Calling」を導入
HPより

これまで、自治体がWeb会議システムを導入するとどのようなメリットがあるのか、Web会議システムをどのような基準で選べば良いのか解説してきました。

ここでは、実際にWeb会議システムを導入した奈良県三宅町の事例を紹介します。Web会議システムを導入した自治体の事例をもとに、導入のイメージを膨らませてみてください。

奈良県三宅町が導入している
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導入背景

奈良県三宅町は、町役場での新型コロナウイルス感染拡大防止につき、窓口業務を一部オンライン上でおこなうためにWeb会議システムを導入しました。

三宅町長の森田氏は、Web会議を導入することで感染拡大防止につなげるだけでなく、職員の働き方の新たな働き方の実現にもつなげられると語っています。
ITツールを活用して働き方の多様性を担保することで、育児で満足に働けなかった人でも満足に働けるよう、人事制度の構築にもつなげていきたいと語っています。

用途

奈良県三宅町では、おもに来庁者の対応、問い合わせ対応をWeb会議でおこなうとしています。
これまで電話、メールでの対応に留まっていたところ、Web会議での問い合わせにも対応することで、複雑な仕組みを視覚的に伝えることもできるようになるでしょう。

今後は法人対応や行政内外でのミーティングにも活用していき、自治体としての機能を拡大していくことを示しています。

参考:新型コロナウイルス感染症対策の一環で、奈良県三宅町が行政業務を一部、対人から遠隔対応へ置き換え|PR Times

自治体でもWeb会議を活用し、感染防止に努めよう!

いかがでしたか。
新型コロナウイルスの感染が広がるなか、自治体のようなIT化が進んでいない組織でもIT化していくことが求められます。
Web会議システムは、人と人が対面することをなくすことに直結するツールです。
この機会にWeb会議システムを導入し、組織のIT化を促進していってください。

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