人気のWeb会議システム「Zoom」とは?活用シーンから使い方まで!

新型コロナウイルスの感染拡大によってテレワークが一般化していくなか、Web会議システムの「Zoom」が爆発的に利用者数を伸ばしています。
今回はZoomとはどのようなシステムなのか、どのような機能を備えているのか、そのようなシーンで活用できるのか、解説していきます。テレワークでの新たな働き方を模索するためにも、Zoomについて理解を深めていきましょう。

人気急上昇のWeb会議システム「Zoom」とは

Zoom
HPより

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Zoomについて解説する前に、Web会議システムとはどのようなものなのか、解説しておきます。
Web会議システムとは、インターネットを介して遠くにいる人とWeb会議をおこなうためのシステムのことです。テレビ会議とは異なり、専用の機器やカメラ、マイクを必要としないため、テレワークでも取り入れやすいシステムとして人気を集めています。

今回紹介するZoomは、2013年にサービスを開始して以降、順調に利用者を伸ばしていました。2019年12月末時点では、Zoom上で開催された会議に参加した人が、1日で最大1,000万人にのぼっていたといいます。
そして、これが2020年4月1日時点では、2億人に達したと発表がされました。この爆発的な増加の背景は、ひとえに、今回の新型コロナウイルス感染拡大に伴い、世界的にテレワークが推進されているのが後押しとなっていると考えられます。

これまで主流のWeb会議システムとして利用されていた「Skype」に対し、Zoomはなぜ、利用者を伸ばすことができたのでしょうか。
Zoomの利用者からは、「通信が安定していて会議が途切れにくい」「バーチャル背景機能でプライバシーが守れる」などの声がよく聞かれます。このような、安定したWeb会議の開催を可能にし、かゆいところに手が届く機能が充実している点が、人気に火をつけたと考えられます。
そこで、今回は基本的なZoomの使い方や、ほかのサービスにはない特徴などを紹介します。

Zoomで使える便利な機能5選

Zoomで使える便利な機能5選
©Ribkhan – shutterstock

これまで、Zoomがどのようにして人気を集めたのかを解説しました。ここでは、Zoomで使える便利な機能を5つ紹介します。ここで紹介する機能を使いこなし、テレワークを充実したものにしていきましょう。

画面共有機能

まずはじめに、Web会議をおこなううえで欠かせない画面共有機能について解説します。
画面共有機能とは、参加者のうちの1人が表示している画面を全体に共有する機能のことです。

普段の業務で会議をおこなうとき、何か資料を見せながら伝えることがあるでしょう。Web会議でも同様に、資料を見せながら視覚的に伝える方が適切な場合があります。
しかし、Web会議では普段の会議のように、印刷した資料を配布することはできません。そんななかでも資料を見せながら話を進めたいとき、画面共有機能を活用することができます。

画面共有機能を搭載したWeb会議システムはこちら

録画機能

次に、Web会議の内容を記録する録画機能について解説します。
録画機能は通常の会議ではあまり使わないかもしれません。しかし、ウェビナー(Webセミナー)をおこなった後にセミナーの映像を共有したい、というような場面で役立ちます

Web会議やウェビナーの映像を共有しておくことで、参加者の理解が追いついていなかったときに見返すことができたり、当日参加できなかった人にも内容を共有できたりといったメリットがあります。

録画機能を搭載したWeb会議システムはこちら

バーチャル背景機能

バーチャル背景を設定できることもZoomの大きな特徴の1つといえるでしょう。

Web会議は、オフィスの執務スペースや外出先、自宅など、場所を選ばず会議ができるというのが最大の魅力です。しかし一方で、Web会議に参加する環境によっては、共有したくないものまで画面に写り込んでしまうということがあります。
こうした問題を避けるために、Zoomではバーチャル背景を設定することができます。単色の背景を設定したり、指定した写真を背景に設定したり、Zoomがあらかじめ用意した画像を背景に設定したりすることができます。

また、バーチャル背景を活用して部屋を大豪邸に見せたり友人の顔写真を背景にしたりといった遊びができるということでも、Zoomに話題が集まっています。

チャット機能

チャット機能は多くのWeb会議システムに備わっている大事な機能です。
Web会議をしていると、通信環境が悪くて音声がつながりにくかったり、映像が途切れてしまったりすることがあります。
このような現状を共有するためにZoom内のチャットで互いの状況を報告し合うことができます。

また、大人数でWeb会議をおこなっていて、全員が好きなように発言してしまうと会議が成立しなくなってしまうことがあります。
そのようなとき、Web会議上で繰り広げられている議論に対してチャットで意見を述べ、司会者が話を振ったタイミングで話に入るといった使い方をすることもできます。

このように、会議を遮らないような配慮をすることで円滑にWeb会議を進めることができます。

チャット機能を搭載したWeb会議システムはこちら

ホワイトボード機能

最後に、ホワイトボード機能について解説します。
ホワイトボード機能とは、真っ白な画面を共有し、その画面に自由に書き込んでいくことができる機能のことです。

普段の会議のなかで、ホワイトボードを利用して話の内容を解説することがあるのではないでしょうか。事前に用意した資料だけでは説明できないものの、口頭で伝えても伝わりにくい内容を伝えたいとき、ホワイトボードを活用するとわかりやすく相手に伝えることができます。

Zoomでは、このように口頭では伝えきれないことを伝えるために、ホワイトボード機能が搭載されています。難しい内容を説明するときに役に立つ機能であるといえるでしょう。

ホワイトボード機能を搭載したWeb会議システムはこちら

Zoomを活用する4つのシーン

Zoomを活用する4つのシーン
©Rido – shutterstock

これまで、Zoomがなぜ急速に利用者数を伸ばしているのか、Zoomにはどのような機能があるのかを解説しました。ここでは、どのようなシーンでZoomを利用できるのかを解説します。
具体的に利用するシーンをイメージしたうえで導入することで、より効果的にZoomを活用することができるでしょう。ここで紹介する活用シーンのなかから、自分の仕事で使えそうなシーンをイメージしてみてください。

チームミーティング

Web会議システムの主な利用シーンとして、チームでのミーティングが挙げられます。

テレワークを導入するまでは自席で軽く声をかけて話したり、社内の会議室で話したりできたとしても、テレワークになると気軽に話しかけることができなくなります。
テレワークでチームを運営するようになると、ちょっとした話をするときにもWeb会議を利用することになるでしょう。

テレワークに切り替えてからは、ミーティングほどまとまった時間を取らずとも、ちょっとした小話でWeb会議を利用する機会が多くなっていくのではないでしょうか。

クライアントとの打ち合わせ

営業職の場合、クライアントとの打ち合わせにWeb会議システムを利用することが多くなるでしょう。
社会全体でテレワークが推進される今、クライアントのもとへ直接足を運ぶよりも、Web会議で済ませることの方が多くなっているのではないでしょうか。

営業活動にWeb会議システムを利用する場合、営業活動に適したWeb会議システムを選ぶと良いでしょう。Zoomのほかにも、オンライン名刺交換機能を搭載しているシステム、トークスクリプトを自分の画面にだけ表示させられるシステム、など、さまざまなWeb会議システムがあります。

営業活動で頻繁に利用する場合、営業活動に適したWeb会議システムを選ぶと、より効果的にWeb会議をおこなうことができるでしょう。

ウェビナー(Webセミナー)

Zoomの導入を考えている方のなかには、ウェビナーをおこないたいと考えている方もいるのではないでしょうか。

新型コロナウイルスの感染拡大によってリアルでのセミナーを開きにくくなった今、ウェビナーは新たな集客の方法として注目を集めています
ウェビナーはリアルのセミナーとは異なり、会場の広さによる人数の制限を受けません。ツールによて異なる参加上限人数まで参加者を募ることができます。

ウェビナーを活用することで、これまで以上に集客を見込める方もいるのではないでしょうか。

30人まで参加できるWeb会議システムはこちら

オンライン飲み会

余談ではありますが、Zoomはオンライン飲み会に用いるWeb会議システムとして人気を集めています。

Zoomに搭載されているバーチャル背景機能を用いて、背景を豪邸にしてみたり、友人の顔写真にしてみたりする遊びが注目を集めました。
また、Zoomは本来無料プランだと、3人以上のWeb会議には40分という時間制限がありますが、2020年5月16日現在、新型コロナウイルス感染拡大防止の支援策として、無料アカウントでも時間無制限で利用できるサポートをおこなっています。そのため、だらだらとオンライン飲み会をおこなうことができるようになっています。

遊びとしてだけでなく、仕事でつながっている人との関係構築にも利用してみてはいかがでしょうか。

Zoomの概要

アカウント登録

参加者全員アカウント登録が必要

対応端末

PC、スマホ、タブレット

対応人数

<無料>
100人まで(3人以上は40分以内の時間制限あり)
(2020年5月16日現在、時間制限解放中)
<有料>
100~1,000人まで(プランによる)(時間制限無し)

機能

<無料>
画面共有機能、挙手機能、ホワイトボード機能、背景画像変更機能、ホストコントロール機能など
<有料>
無料プランのすべての機能、
ユーザー管理、スケジュール管理機能、ダッシュボード機能、カスタムメール機能、専用電話サポートなど

料金

無料あり
プロ:2,000円/月/ホスト
ビジネス:2,700円/月/ホスト
企業:2,700円/月/ホスト

Zoomを使い始めるまでの流れ

Zoomを使い始めるまでの流れ
©omic – shutterstock

Zoomの活用方法がイメージできたら、Zoomを使い始めてみましょう。
ZoomでWeb会議を始めるまでの流れは以下の通りです。

  1. 公式サイトを開き、サインアップする
  2. サインインする
  3. Zoom Meetingを開く
  4. 参加者に招待コードを共有する
  5. 参加者の参加を承諾し、Web会議を始める

Zoomを導入してテレワークを加速させよう!

いかがでしたか。
Zoomを利用してWeb会議をおこなうことで、テレワークでも遠くにいる人と簡単にコミュニケーションを取ることができます。
一方、Zoomは不正アクセスが生じた事例もあり、セキュリティの面では不安を抱えることもあるでしょう。

厳重なセキュリティを重視する方は、ほかのWeb会議システムの導入も検討してみてください。

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