Web会議システム「Zoom」とは?使い方や料金などを紹介!

今回はZoomとはどんなシステムなのか、使い方や料金、機能、安全性など幅広く紹介していきます。人気のWeb会議システムなので、一度は利用したことがある方も多いのではないでしょうか。
テレワークでの新たな働き方を模索するためにも、Zoomについての理解を深めていきましょう。

更新日:2021.8.27

Zoomとは

zoomのホームページ
HPより

Zoomは、Zoomビデオコミュニケーションズ社が2013年に開始したWeb会議システムです。
サービスを開始して以降、順調に会議利用者数を伸ばし、2019年12月末時点では、1日で最大1,000万人がZoom上の会議に参加しました。そして、2020年4月には会議利用者数が30倍増加し、3億人に達したと発表されています。
また、Web会議システムにおけるZoomの国内シェアは、2019年には10%未満でしたが、2020年には35%まで増加しています。
この爆発的な増加の背景は、今回の新型コロナウイルス感染拡大に伴い、世界的にテレワークが推進されていることにあるでしょう。

これまでは「Skype」が主流のWeb会議システムとして利用されていましたが、Zoomはなぜ、これほどまでに利用者を伸ばすことができたのでしょうか。
Zoomの利用者からは、「通信が安定していて会議が途切れにくい」「バーチャル背景機能でプライバシーが守れる」などの声がよく聞かれます。このような、安定したWeb会議の開催を可能にし、かゆいところに手が届く機能が充実している点が、人気に火をつけたと考えられます。
そこで今回は、基本的なZoomの使い方や料金プランなど、幅広く紹介していきます。

参考:MM総研 SaaS・コラボレーションツール利用動向調査

Zoomの機能

Zoomの機能
©Ribkhan – shutterstock

ここでは、Zoomで使える便利な機能を5つ紹介します。これらの機能を使いこなし、テレワークを充実したものにしていきましょう。

録画機能

会議が白熱してくると、内容を把握しきれなかったり、議事録が追いつかなかったりすることがあります。そうしたとき、会議の内容を後で確認できるように録画を残しておくと便利です。
Webセミナーなどを開催するときには、録画したセミナー内容を後で参加者に共有すると親切です。

また、どうしても予定がつかずに会議やセミナーに参加できない人もいるでしょう。そのような人に内容を共有するためにも活用できます。

バーチャル背景機能

バーチャル背景を設定できることはZoomの大きな特徴の1つといえるでしょう。

Web会議は、オフィスの執務スペースや外出先、自宅など、場所を選ばず会議ができるというのが最大の魅力です。しかし一方で、Web会議に参加する環境によっては、共有したくないものまで画面に写り込んでしまうということがあります。
こうした問題を避けるために、Zoomではバーチャル背景を設定することができます。単色の背景を設定したり、指定した写真を背景に設定したり、Zoomがあらかじめ用意した画像を背景に設定したりすることができます。

また、バーチャル背景を活用して部屋を大豪邸に見せたり友人の顔写真を背景にしたりといった遊びができるということでも、Zoomに話題が集まっています。

チャット機能

チャット機能は多くのWeb会議システムに備わっている大事な機能です。
Web会議をしていると、通信環境が悪くて音声がつながりにくくなったり、映像が途切れてしまったりすることがあります。このような現状を共有するためにZoom内のチャットで互いの状況を報告し合うことができます。

また、大人数でWeb会議をおこなっていて、全員が好きなように発言してしまうと会議が成立しなくなってしまうこともあります。そのようなとき、Web会議上で繰り広げられている議論に対してチャットで意見を述べ、司会者が話を振ったタイミングで話に入るといった使い方をすることもできます。

このように、会議を遮らないような配慮をすることで円滑にWeb会議を進めることができます。

ホワイトボード機能

ホワイトボード機能とは、真っ白な画面を共有し、その画面に自由に書き込んでいくことができる機能のことです。

普段の会議のなかで、ホワイトボードを利用して話の内容を解説することがあるのではないでしょうか。事前に用意した資料だけでは説明できないものの、口頭で伝えても伝わりにくい内容を伝えたいとき、ホワイトボードを活用するとわかりやすく相手に伝えることができます。複雑な内容を説明するときに役に立つ機能であるといえるでしょう。

Zoomの画面共有機能を活用する

これまで4つの機能を紹介しましたが、Zoomには画面共有をする機能もあります。
対面の会議では、印刷した資料を配布したり、ホワイトボードに記入したりして話の内容を解説することがあるでしょう。Web会議でも、画面共有機能を活用することによって、対面の会議と同じようなことができます。ここでは、画面共有のやり方とどんなことができるのかについて説明します。

Zoomで画面共有をする方法

パソコンでZoomを利用して画面共有する場合、以下の手順で簡単に画面共有することができます。

  1. ミーティングを開催する
  2. 「画面を共有」をクリックする
  3. 共有したいタブを選択する
  4. 「共有」を押す

表示されている画面をそのまま共有する

Zoomでは自分が表示している画面をそのままほかの参加者の画面にも表示させることができます。この機能を利用することで、同じ画面を見ながら会議を進めることができるため、認識のずれを最小限に抑えることができます。

Zoomの画面を共有する
トルテオ編集部

共有している画面に書き込む

Zoomの画面共有機能では、表示している画面に上から書き込みを入れることもできます。
画像のように、表示させている資料の注目してほしい部分をペンで囲ったり、テキストを書き込んだりすることで、伝えたいことをより具体的に伝えることができます。

共有した画面に書き込みをする
トルテオ編集部

Zoomの使い方|Zoom活用4つのシーン

Zoomを活用する4つのシーン
©Rido – shutterstock

ここでは、どのようなシーンでZoomを利用できるのかを解説します。
具体的に利用するシーンをイメージしたうえで導入することで、より効果的にZoomを活用することができるでしょう。ここで紹介する活用シーンのなかから、自分の仕事で使えそうなシーンをイメージしてみてください。

チームミーティング

Web会議システムの主な利用シーンとして、チームでのミーティングが挙げられます。
テレワークを導入するまでは自席で軽く声をかけて話したり、社内の会議室で話したりできたとしても、テレワークになると気軽に話しかけることができなくなります。テレワークでチームを運営するようになると、ちょっとした話をするときにもWeb会議を利用することになるでしょう。

テレワークに切り替えてからは、ミーティングほどまとまった時間を取らずとも、ちょっとした小話でWeb会議を利用する機会が多くなっていくのではないでしょうか。

クライアントとの打ち合わせ

営業職の場合、クライアントとの打ち合わせにWeb会議システムを利用することもあるでしょう。
社会全体でテレワークが推進される今、クライアントのもとへ直接足を運ぶよりも、Web会議で済ませることの方が多くなっているのではないでしょうか。

営業活動にWeb会議システムを利用する場合、営業活動に適したWeb会議システムを選ぶと良いでしょう。Zoomのほかにも、オンライン名刺交換機能を搭載しているシステム、トークスクリプトを自分の画面にだけ表示させられるシステム、など、さまざまなWeb会議システムがあります。

営業活動で頻繁に利用する場合、営業活動に適したWeb会議システムを選ぶと、より効果的にWeb会議をおこなうことができるでしょう。

ウェビナー(Webセミナー)

Zoomの導入を考えている方のなかには、ウェビナーをおこないたいと考えている方もいるのではないでしょうか。

新型コロナウイルスの感染拡大によって対面でのセミナーを開きにくくなった今、ウェビナーは新たな集客の方法として注目を集めています。ウェビナーは対面のセミナーとは異なり、会場の広さによる人数の制限を受けないので、参加上限人数まで参加者を募ることができます。

ウェビナーを活用することで、これまで以上に集客を見込める方もいるのではないでしょうか。

オンライン飲み会

余談ではありますが、Zoomはオンライン飲み会に用いるWeb会議システムとして人気を集めています。
Zoomに搭載されているバーチャル背景機能を用いて、背景を豪邸にしてみたり、友人の顔写真にしてみたりする遊びが注目を集めました。
また、無料プランだと、3人以上のWeb会議をおこなうときに40分という時間制限がありますが、1日に開催する会議の回数には制限がありません。再度接続することによって、時間を気にすることなく、楽しくオンライン飲み会を開催することができます。遊びとしてだけでなく、仕事でつながっている人との関係構築にも利用してみてはいかがでしょうか。

Zoomのセキュリティは?安全性について解説

悩む男性
©metamorworks- shutterstock

ここでは、Zoomのセキュリティについて詳しく解説します。
企業の機密情報を外部に漏らさないためにも、最低限のセキュリティ知識を入れ込んでおくと良いでしょう。

Zoomは大丈夫?実際にあったセキュリティ事故

急速に利用者数を伸ばしてきたZoomでは、これまでいくつかのセキュリティに関する問題が起こっています。ここでは、実際にZoomで起こったセキュリティの問題を紹介します。

何者かによる画面の変更

香川大学が新入生向けガイダンスをZoom上でおこなっていたとき、何者かがWeb会議に侵入し、ポルノ画像とともにフランス語で書かれた文章が2分間にわたり表示されたようです。
大学側はその後ガイダンスを一時中断しましたが、200人を超える学生がその様子を見ていました。

これ以外にも、Zoomで開催中のWeb会議に部外者が侵入し、荒らし行為をすることが多数発生しているようです。こういった、Zoomを使った荒らし行為は、「Zoom-Bombing(Zoom爆弾)と呼ばれています。

参考:突然、性的画像が画面に…Zoom爆撃、香川大でも被害|朝日新聞デジタル
参考:狙われるZoom 迷惑行為相次ぐ ビデオ会議アプリの情報保護に不安|東京新聞

アカウント流出

ほかにも、Zoomが保有している50万件以上のアカウント情報が、ダークウェブで不正に販売されていたという事件も起こっています。メールアドレスやパスワード、会議URL、ホストキーなどが流出したとされており、このようにして盗まれたアカウントを使ってWeb会議に不正アクセスされることがZoom-Bombingの温床になっています。

業務でZoomを利用するなかで社員のアカウント情報が流出してしまうと、甚大な被害を被ることがあります。

参考:Zoomで50万件超のアカウント情報が流出・転売ーーFBIが捜査に乗り出す|Real Sound
参考:500,000 Zoom accounts are being sold on the dark web|Mashable

Zoomはどのようにセキュリティ問題を解決したか

Zoomは上記のセキュリティ問題を受けて、2020年4月に90日間のセキュリティ計画を設けました。この期間中、新機能は追加せず、セキュリティ問題の改善を徹底したようです。ここまで事例を紹介してきましたが、この計画を経てZoomのセキュリティはかなり改善されました。

2020年4月末には、最も安全な暗号化基準であるAES 256ビットGCM暗号化を搭載した「Zoom5.0」をリリースし、悪質なユーザーの報告やパスワードの強化も可能となりました。また、2020年9月には、全ての有料アカウントの会議においてパスコードの利用を有効化することが必須化されました。

このように、Zoomは以前と比べて大幅にセキュリティの改善をしたようです。一度セキュリティの問題が起こっているのは事実ですが、同じような問題は二度と起こさないという、Zoomの誠実な姿勢を感じ取ることができます。

参考:ウェビナー概略 – 90日セキュリティプランの進捗状況に関するレポート:7月1日

Zoomでできるセキュリティ対策

これまで、Zoomで起こったセキュリティ問題と、Zoomはどのように問題を解決したのかについて紹介してきました。ここでは、Zoomを利用するときにできるセキュリティ対策を紹介します。
Zoomのセキュリティは強化されましたが、ここで紹介する最小限のセキュリティ対策をおこなったうえで利用するのがおすすめです。

・常に最新バージョンを利用する

Zoomを利用するときは、常に最新バージョンにして利用するようにしましょう。
Zoomがセキュリティ対策をアップデートしていても、自身が利用しているZoomアプリが最新版になっていないと、セキュリティ対策が反映されないことが起こり得ます。安心してZoomを利用するためにも、アップデート情報を随時確認しておきましょう。

・SNSでZoom会議のURLを貼らない

次に、ZoomのURLはSNSで共有しないようにしましょう。
TwitterやFacebookのようなオープンなSNSで共有しないことはもちろん、LINEのように参加者が限られているSNSでも、できるだけ会議のURLを共有しないようにしましょう。ハッキングによる不正アクセスには関係がないSNSでも、少しでもリスクを減らしておくことは重要です。

・参加者の機能を制限する

Zoomで自分がホスト(主催者)になったときは、参加者の機能を制限するようにしましょう。
Zoomで話した内容を参加者が録画して共有することで情報が漏れてしまったり、待機ルームにいる人を参加者が許可してしまうことで不正アクセスを許してしまったり、さまざまなリスクが考えられます。
会議に支障が出ない範囲で参加者の機能を制限しておくことが、Zoomを利用するうえで大切になります。

Zoomの料金プラン|無料でどこまで使える?

Zoomの料金
@abdrahimmahfar – shutterstock

Zoomには、基本的に4種類のプランがあります。
ここでは、無料でどこまで利用できるのかと、有料プランではどのような機能が搭載されているのかを説明します。

まずはじめに、無料プランでは、基本的に会議中は全ての機能を利用することができます。
最大会議時間は有料プランが30時間に対して、無料プランでは40分と短くなっています。しかし、再び接続さえすれば長時間の会議をすることができます。プライベートで利用するのであれば無料プランで十分でしょう。

一方、仕事で利用するのであれば有料プランを導入するのがよいでしょう。
最大会議時間が長いので、大事な会議を中断することなく開催することができます。
また、ユーザー管理で、管理者は役割やアドオン機能の追加などをすることができます。

個人事業主の方や中小企業であれば、プロプランがおすすめです。
どの有料プランにするのかは組織の規模によりますが、なかにはどのプランにしようか迷われる方もいるかもしれません。
プロプランとビジネスプランで迷われている方は、セキュリティ面でどちらにするのか判断してもよいでしょう。ビジネスプランでは、ユーザーの利用状況の管理やシングルサインオンを利用することができるので、より安全にWeb会議をおこなうことができます。また、料金は少しプロプランの方が安いので、その点も含めて決めましょう。

ビジネスプランと企業プランの料金は同額で、機能もほとんど同じです。参加者の定員やライセンス数に注目してどちらのプランにするのか判断するのがよいでしょう。

また、500名以上メンバーを参加させたい場合は、月々6,700円で最大1,000名まで定員を増加させることもできます。Zoomの導入を検討している方は、自社に合ったプランやカスタマイズをしてみてください。

項目 基本 プロ ビジネス 企業
月額料金/ID
(※1)
無料 2,000円 2,700円 2,700円
定員 100名 100名 300名 500名
最大会議時間
(※2)
40分 30時間 30時間 30時間
ライセンス数 1~9名 10~99名 100名~
録画
(※3)
ローカル ローカル・
クラウド1GB
ローカル・
クラウド1GB
ローカル・
クラウド無制限
ユーザー管理 ×
言語通訳 × ×
管理ポータル × ×
シングルサインオン(※4) × ×
専任サポーター × × ×

※1:月額料金
月額払いの場合。

※2:最大会議時間
3名以上の場合。1対1の会議であれば、いずれのプランも無制限で開催できる。

※3:録画
ローカル録画ではMP4などの形式で保存できる。クラウド録画ではZoomクラウド上に保存し、そこからダウンロードやストリーミング再生ができる。

※4:シングルサインオン
複数のWebサービスに対して、1つのIDとパスワードのセットで認証できる仕組みのこと。
利便性が向上し、セキュリティリスクの低減につながる。

Zoomを使うまでの流れ

では、実際にZoomはどのように登録して参加するのかをここでは紹介します。
パソコン版とアプリ版の両方の手順をまとめているので、手順がわからなくて困っている方はチェックしてみてください。

パソコン版Zoomのアカウント登録手順

まずはじめに、パソコンでZoom始めるときのアカウント登録の流れを解説します。アカウント登録は以下の手順で進めていきます。

  1. サインアップ
  2. アカウント情報の登録
  3. アプリのインストール

ステップ①:サインアップ

まずはじめに、Zoomのホームページからサインアップをします。サインアップをするには、メールアドレスと生年月日を入力する必要があります。また、画面右上の青いボタンからサインアップをおこなうと、FacebookアカウントまたはGoogleアカウントで登録することもできます。

Zoomでサインアップする
トルテオ編集部

ステップ②:アカウント情報の登録

届いたメールに添付されているURLをクリックし、氏名を入力してパスワードを作成しましょう。
アカウントが完成したらトップページに戻り、「サインイン」のボタンをクリックしてパスワードとIDを入力してください。

Zoomにログインする
トルテオ編集部

ステップ③:アプリのインストール

マイページにログインが完了したら、右上の「ミーティングを開催する」を選択します。
すると、自動でZoomアプリがインストールされます。もしもインストールが始まらない場合、画面の指示にしたがってインストールしてみてください。

Zoomのアプリのインストール
トルテオ編集部

パソコン版ZoomでのWeb会議の参加方法

次に、パソコン版Zoomでのミーティングへの参加方法を解説します。
Zoomはミーティングの主催者と参加者でミーティングルームへ入る方法が異なります。
ミーティングを開催する方法、ミーティングに参加する方法をそれぞれ解説してきます。

ミーティングを開催する

まず、トップページから「ミーティングを開催する」をクリックします。「ビデオはオン」「ビデオはオフ」「画面共有のみ」と表示されるため、おこないたい会議形式に合わせて選択してください。
すると、Zoomアプリが立ち上がり、ミーティングが開催されます。
次に、参加者を表示し、画面下部の「招待」をクリックします。参加者に招待URLを送付する方法を選択し、参加者を招待してください。

また、日時を予約してミーティングルームを作成することもできます。ミーティングルームの日次予約はマイページからおこなうことができます。

Zoomでミーティングを開催する
トルテオ編集部

ミーティングに参加をする

ミーティングの参加者は、Zoomにアカウント登録をしなくても参加することができます。
主催者から共有されたURLに入ると、アプリがダウンロードされます。
ブラウザから参加する方法を確認したい場合はこちらをご覧ください。

名前を入力して「ミーティングに参加」をクリックし、開催者が参加を許可すると、ミーティングに参加することができます。

Zoomのミーティングに参加をする
トルテオ編集部

スマホ版Zoomのアカウント登録手順

Zoomのアカウントを作成する

ここでは、スマホ版Zoomのアカウント登録手順を説明していきます。
大枠の流れはパソコン版とあまり変わりませんが、スマホ版のZoomでは以下の手順でカウント登録を進めていきます。

  1. アプリをインストールする
  2. サインアップ
  3. アカウント情報の登録

スマホでZoomを利用する場合、まずはじめにアプリをインストールします。
インストールしたアプリを開き、画面下部にある「サインアップ」を選択します。そして、誕生日とメールアドレス、氏名を入力します。
入力が完了すると登録したメールアドレスにメールが届くので、「アクティブなアカウント」をクリックし、パスワードの設定をおこないます。設定を完了すると、アカウント情報が登録されます。

スマホ版ZoomでのWeb会議の参加方法

ここでは、スマホ版Zoomの参加方法を解説していきます。
登録方法も同様にパソコン版と大きく変わりはありませんが、順を追って解説していきます。

ミーティングを開催する

zoom会議を始める
トルテオ編集部

「新規ミーティング」をタップし、ミーティングを開催します。ミーティングを開催したあと、画面下部の「参加者」をタップし、メッセージ、メール、URLコピーの中から招待方法を選択して、該当メンバーに共有しましょう。

ミーティングに参加をする

zoom会議に参加する
トルテオ編集部

パソコン版同様、参加者はZoomにアカウント登録していなくても参加することができます。
Zoomアプリをインストールした状態で主催者から共有されたURLをクリックすると、ミーティングの待機室に入ることができます。参加要請が承諾されると、ミーティングに参加することができます。

Zoomで使えるカメラ

ZoomをはじめとしたWeb会議システムを利用する際は、Webカメラの導入をおすすめします。
パソコン内蔵カメラと比べてWebカメラは高画質で広角なので、Web会議を有意義におこなうことができます。

Web会議システムで利用できるWebカメラはたくさんあるので、どれを購入しようか迷ってしまうと思います。ぜひこちらの記事を参考にWebカメラを選んでみてください。

Zoom以外のWeb会議は?TeamsやSkypeなどもチェックしてみよう!

いかがでしたか。
Zoomを利用してWeb会議をおこなうことで、テレワークでも遠くにいる人と簡単にコミュニケーションを取ることができます。無料プランの登録はとても簡単なので、一度試してみてはいかがでしょうか。
一方、現在ではセキュリティの改善がされましたが、不正アクセスが生じた事例があるため、Zoomのセキュリティが不安な方もいるかもしれません。

Zoomのほかにも、セキュリティが優れているなどのさまざまな特徴を持ったWeb会議システムがあるので、自社に合ったシステムを見極めて導入を検討しましょう。
トルテオマガジンには、TeamsやSkypeなどの有名なサービスをはじめ、さまざまWeb会議システムを比較した記事もあります。Web会議システム選び方ガイドと併せて、ぜひチェックしてみてください。

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