Web会議の仕組みとは？導入前に押さえておきたいポイントを解説！

Web会議システムの仕組み

Web会議システムは、サーバーに音声や映像を送り、パソコンやタブレットでその情報を受けとるという仕組みで成り立っています。そのため、遠く離れた人とでも顔を見ながら会議をすることができます。 Web会議システムはクラウド型とオンプレミス型の2つに大きく分けられます。 クラウド型のWeb会議システムは、インターネット上で提供されているWeb会議システムにアクセスして利用します。 そのため、パソコンとインターネット環境さえあれば利用することができます。 一方、オンプレミス型のWeb会議システムは、専用のネットワークを構築し、専用のネットワークにアクセスして利用します。 専用のネットワークを構築することで、クラウド型と比べて費用はかかるものの、外部からの不正アクセスを避けられるため、強固なセキュリティを実現することができます。 クラウド型Web会議システムはこちら

Web会議とテレビ会議との違い

これまで、Web会議システムがどのような仕組みで成り立っているのか解説してきました。ここでは、Web会議システムとテレビ会議システムがどのように違うのか解説します。 Web会議システムとテレビ会議システムは、遠隔でのコミュニケーションを実現する点においては同じであるといえます。しかし、用意するべき設備や接続の安定性などを見ると、それぞれ違いがあります。 Web会議システムとテレビ会議システムの違いを確認してみましょう。 このように、Web会議システムとテレビ会議システムにはいくつかの違いがあります。 同じように遠隔でコミュニケーションを取ることはできますが、Web会議システムの方が必要な器具・環境が少ないため、テレワークをするうえではWeb会議システムの方が向いているでしょう。

Web会議システムを利用するメリット

これまで、Web会議システムはどのような仕組みで成り立っているのか、Web会議システムとテレビ会議システムはどのように違うのかを解説してきました。 それでは、テレビ会議システムではなくWeb会議システムを利用することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、Web会議システムを利用するメリットを紹介します。

迅速に導入できる

まずはじめに、Web会議システムは迅速に導入することができます。ベンダーの対応によっては、契約して即日利用できる場合もあります。 クラウド型のWeb会議システムではインターネット上で提供されているシステムにアクセスして利用するため、新たにシステムを構築する必要はありません。契約をしてアカウントを発行すれば利用することができるため、迅速に導入することができます。 テレワークに対応するうえで、導入までの早さは重要な要素になります。クラウド型のWeb会議システムを導入することで、導入までの早さを担保することができます。

場所を選ばずに利用することができる

次に、場所を選ばずに利用できることもWeb会議システムを導入するメリットとして挙げられます。 テレビ会議システムの場合、専用の通信機器やカメラ、マイクなどのさまざまな機器を用意する必要があります。多くの企業でテレワークをが推進しているなかでこれらの機器を各家庭に用意することは現実的ではないでしょう。 Web会議システムはパソコンやタブレットなどの端末とインターネット環境があれば、どこでも利用することができます。そのため、テレワークに対応するうえではWeb会議システムの方が適しているといえるでしょう。

導入費用を抑えられる

Web会議システムを利用する場合、テレビ会議システムと比べて費用を抑えることができます。 テレビ会議システムを利用する場合、専用の通信機器やカメラ、マイクなどを用意する必要があります。このような設備を用意するためには、当然費用が発生します。 一方、Web会議システムはインターネット環境とパソコンやタブレットなどの端末さえあれば利用することができます。もともとインターネット環境と端末を所有している人であれば、Web会議システムを契約するだけで利用することができます。 新型コロナウイルスの感染拡大によって景気が悪化するなか、導入費用は少しでも抑えたいと考えている方は多いでしょう。導入時にかかる費用を抑えられることもWeb会議システムを導入するメリットであるといえます。

Web会議システムを利用するデメリット

これまで、テレビ会議システムではなくWeb会議システムを利用するメリットを解説してきました。 それでは、Web会議システムはテレビ会議システムと比べてどのようなデメリットがあるのでしょうか。ここでは、Web会議ならではのデメリットを紹介します。

映像や音声にノイズが入ることがある

Web会議システムは、専用のカメラやマイクを使わずに利用することができます。 その一方で、専用の機器を使うテレビ会議システムと比べると映像・音声にノイズが入ることがあります。 また、Web会議システムでは、参加者がそれぞれ個別にアクセスするため、通信状態が参加者のネット環境や端末の状況に依存してしまいます。

人の話を遮ってしまうことがある

Web会議でありがちなトラブルとして、「意図せず人の話を遮ってしまう」ことが挙げられます。 Web会議では、参加者がそれぞれのネット環境からアクセスすることになります。そのため、通信環境が脆弱な場合は、映像や音声が会話のテンポとずれることがあります。 テレビ会議であれば各拠点に人が集まって利用するため、同じ拠点にいる人同士では話を遮ってしまうことは少なくなります。 しかし、Web会議では参加者それぞれが異なる場所にいる場合が多く、音声のタイムラグの間に話し始めてしまい、遮ってしまうことがあります。 Web会議をおこなうときはこのようなトラブルを避けるために、相手が話し終わった後に少し間をおいて話すように心掛けると良いでしょう。

web会議システムを選ぶときに押さえておきたいポイント

これまで、Web会議とテレビ会議の違い、Web会議ならではのメリットやデメリットを解説してきました。 ここでは、Web会議システムを選ぶときに押さえておきたいポイントを解説します。

アカウント登録せずに利用できるかどうか

Web会議システムを選ぶとき、アカウント登録せずにWeb会議をおこなえるかどうかを確認しておくと良いでしょう。 Web会議システムのなかには、URLとパスワードを共有すれば、アカウントがなくてもすぐにWeb会議をおこなえるものもあります。 社内だけでWeb会議をおこなうのであればアカウント登録をしても良いかもしれませんが、社外の人とミーティングをおこなう場合、アカウント登録をお願いしづらいこともあるでしょう。 アカウント登録不要のツールであれば、オンライン商談に利用することもできます。 外部の人と連絡を取る機会が多い方は、アカウント登録せずに利用できるシステムを選ぶようにしましょう。 URLを共有するだけで始められる Web会議システムはこちら

参加できる人数

Web会議システムのなかでも、ツールやプランによってWeb会議に参加できる人数は異なります。 どの程度の規模でWeb会議をおこなうのかをあらかじめ想定したうえで、それに合ったシステムを検討するようにしましょう。 例えば、ウェビナー（Webセミナー）や研修などでWeb会議システムを利用する場合、大人数で利用できるシステムを選ぶ必要があります。一方、少人数でのチームMTGに利用するのであれば、チームの人数分だけ参加できれば良いでしょう。 このように、Web会議システムを利用する場面に合わせてシステムを選ぶようにしましょう。 最大30人まで参加できるWeb会議システムはこちら

セキュリティ対策が十分かどうか

Web会議システムの導入を検討するとき、セキュリティ対策が十分にされているかどうかも確認をしましょう。 Web会議システムを利用するとき、場合によっては外部に漏れてはいけないような会話をしていたり、機密資料を共有していたりすることがあるでしょう。 セキュリティが脆弱で外部からの不正アクセスが簡単にできてしまうと、企業秘密が外部に漏えいしてしまう可能性があります。 セキュリティを最も重視するのであれば、オンプレミス型のWeb会議システムを利用すると良いでしょう。オンプレミス型のWeb会議システムは専用のネットワークを利用するため、外部から侵入するリスクを著しく低減させることができます。 しかし、オンプレミス型のWeb会議システムは多額の導入費用がかかってしまったり、導入までに時間がかかってしまったりといった問題もあります。 クラウド型のWeb会議システムを導入するときは、そのシステムが過去にセキュリティ関連の問題を起こしたことがないか、入念に確認しておくと良いでしょう。 自治体も導入しているWeb会議システムはこちら

おすすめのWeb会議システム比較4選

これまで、Web会議システムがどのような仕組みになっているのか、テレビ会議とはどのように違うのかを解説しました。ここでは、テレワークで役立つおすすめのWeb会議システムを4つ紹介します。 ここで紹介するシステムのなかから、自社に合うものを見つけてみてください。

ジンジャーミーティング

➤ 詳しくはこちら ジンジャーミーティングは、jinjer社が提供するWeb会議システムです。 アカウント登録せず、URLとパスワードを共有するだけで簡単にWeb会議をおこなうことができます。 また、最近では自治体で導入された事例もあるため、自治体や医療現場など、セキュリティを厳重に管理したい組織にもおすすめのWeb会議システムであるといえます。

Zoom

➤ 公式サイトでチェック Zoomは、Zoomビデオコミュニケーションズ社が提供するWeb会議システムです。 無料で利用できるうえ、データ通信量が他社と比べて少ないゆえに回線が安定していると評判を集めています。また、背景を壁紙に変えるようなユニークな機能もあり、今注目が集まっているWeb会議システムです。 Zoomは最大1,000人がWeb会議に参加することができます。そのため、セミナーや研修、オンライン授業など、多くの人が参加する場面で多く用いられています。

Microsoft Teams

➤ 公式サイトでチェック Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が提供するWeb会議システムです。 「Office 365 Business Basic」や「Office 365 Business Standard」のプランを利用すると、Word、Excel、PowerPointなど使い慣れたツールと連携することができます。 SharePoint機能を使えば、Web会議をしながらWord、Excel、PowerPointを共同で編集することもできます。

Google Meet

➤ 公式サイトでチェック Google Meetはグーグル社が提供するWeb会議システムです。 Google MeetはG Suiteに統合されているので、GoogleカレンダーやGmailと連携して利用することができます。カレンダーに会議の参加者を招待すれば、そこで発行されるURLを使用するだけでWeb会議をおこなうことができます。 また、会議にダイヤルイン番号がついているので、Wi-Fiやデータ通信を使えない場所でも会議に参加することもできます。

目的にあったweb会議ツールを

いかがでしょうか。 Web会議システムとテレビ会議システムは遠隔で会議できるという点で同じ特徴を持っていますが、使う場面、必要な準備などを比べると大きく異なります。テレワークに対応するうえでは、Web会議システムの方が適しているといえるでしょう。 今回紹介したWeb会議システムのほかにも、Web会議システムは多く存在します。 自社に合った条件を備えているWeb会議システムを見つけ、導入を検討してみてください。