Web会議システムはGoogle Meetがおすすめ!便利機能を紹介!

グループウェアとしてG Suiteを導入しているという企業も多いのではないでしょうか。G Suiteを導入している企業では、Web会議をおこなう際にGoogle Meetを使うと良いでしょう。
ほかのWeb会議システムを導入するよりも、費用がかからず迅速に利用することができます。G Suiteを導入してないという企業でも、Google Meetは有料プランで使える機能を2020年9月30日まで無償で提供しているので、これを機に試してみるのも良いでしょう。
今注目を集めているZoomにセキュリティ面での不安を感じている方は、Google Meetを検討してみてください。

Google Meetとは

Google Meet
HPより

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Google Meetとは、グーグル社が提供するWeb会議システムのことです。元々はG Suiteという有料プランの一部の機能として提供されていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大に合わせ、Google Meetの機能だけを無料で利用できるようになりました。

Google Meetは、Googleアカウントを持っている人であれば誰でも利用することができます
すでにG Suiteを利用していて、Googleカレンダーで会議のスケジュールを管理している場合、カレンダーにある予定からGoogle MeetでのWeb会議をおこなうことができます。
そのため、ほかのWeb会議と比べて格段に手軽に利用することができます。

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Google Meetを利用するメリット

手とワーカー
©GoodStudio – shutterstock

これまで、Google Meetとはどのようなものなのかを解説してきました。G Suiteを利用している企業にとって、Google Meetを利用することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、Google Meetを利用するメリットを紹介します。

追加で費用が発生しない

G Suiteをすでに利用している場合、Google Meetをこれから利用することで費用が発生することなくすべての機能を利用することができます

Web会議システムのなかには無料できるものもありますが、無料で利用する場合機能が制限されていることが多くあります。無料版の範囲で利用している場合、用途に合った使い方をできないことも起こり得ます。

新型コロナウイルスの感染拡大によって起こった景気悪化により、企業は少しでも経費を削減したいと考えるでしょう。そんななか、追加で費用をかけずにすべての機能を利用できるGoogle Meetは非常に役立つでしょう

Googleのほかのサービスと連携できる

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トルテオ編集部

G Suiteを導入している場合、日頃の業務でGoogleカレンダーを利用したり、Gmailを利用したりすることがあるでしょう。
Google Meetを利用すれば、これらのグーグル社が提供するサービスと連携して利用することができます

例えば、Googleカレンダーで会議のスケジュールを予約している場合、会議の参加者を招待しておけば、Googleカレンダーから直接Google Meetを開き、Web会議をおこなうことができます。
また、Gmailのサイドバーにある「会議を開始」「会議に参加」から、Google Meetを起動することができ、業務を効率的に進めることができます。

セキュリティに強い

Google Meetを利用するメリットとして、セキュリティに強いことが挙げられます。

Web会議システムの中には、アカウントを作らなくてもWeb会議をおこなうことができるサービスもあります。しかし、Google Meetは主催者はGoogleアカウントを持っている必要があります
利用者にとっては少し手間のかかる作業ですが、Googleアカウントを所有している人であるという一定の安心につながります。
また、Web会議ルームのURLは、ハイフンを含む10文字のランダムなアルファベットとなっており、安易に推察できないようになっています。

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Google Meetの便利な機能

カレンダースケジュール
©lisaRut – shutterstock

これまで、Google Meetとは何か、Google Meetを利用することでどのようなメリットがあるかを解説してきました。ここでは、Google Meetに搭載されている便利な機能を紹介します。

チャット機能

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トルテオ編集部

Google Meetには、Web会議をしながらチャットできる機能が搭載されています。
Web会議をすると、回線が混みあっていたりネット環境が悪かったり、さまざまな要因によって音声が聞こえない、映像が途切れるといったトラブルが起こります。
このようなトラブルが起こったとき、チャットでお互いの状況を共有することができます

また、大人数でWeb会議に参加すると、好きなタイミングで発言してしまうと人の会話を遮ってしまうことがあります。大人数で会議をするときは、チャット上で意見を表明したうえで、司会に指名されてから発言するようにすると会議をスムーズに進行させることができます。

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画面共有機能

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トルテオ編集部

多くのWeb会議システムには画面共有機能が備わっており、Google Meetにも画面共有機能が搭載されています。

普段、会議をするとき、資料を配ったりスライドを見せたりしながら話すことがあるでしょう。しかし、テレワークでは資料を直接配ることはできません。
画面共有機能は、Web会議でも同じ資料をみてイメージを共有しながら話したいときに役立ちます。見せたい資料をディスプレイに開きながら話をすることで、共通のイメージを持って会議を進めることができます。

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字幕機能

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トルテオ編集部

Google Meetでは、会話の内容をリアルタイムで字幕表示させることができます。現在は英語の内容を英語で字幕表示させる場合のみ利用することができます。

字幕を表示させることで、外国の方とのコミュニケーションを円滑に進めることができるようになります。また、回線が混みあって聞こえなかったときに字幕を読んで内容を理解することもできます。

外国の方との会議を定期的におこなう場合、Google Meetの字幕機能は役立つでしょう。

Google Meetで手軽にWeb会議を始めよう!

いかがでしたか。
G Suiteを導入している企業にとって、Google Meetは無料で使えるうえにセキュリティが強く、多彩な機能を搭載しているWeb会議システムであるといえるでしょう。また、2020年9月30日までは無料アカウント向けにもすべての機能を無償提供しているため、プライベートでも気軽に利用することができます。

この機会に、Google Meetを使ってテレワークを進めてみてはいかがでしょうか。

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