オンライン商談のデメリットとは？その解消方法もあわせて解説！
オンライン商談は、対面での接触を避けることができたり、移動時間を削減できたりと、テレワークの推進や生産性の向上といったメリットがります。
一方で、通信環境が悪く思うような商談ができない、顧客がオンライン商談を望まず活用が進まない、といったデメリットもあります。
テレワークに対応するため、顧客との対面での接触を極力避けるため、オンライン商談の導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。今回はオンライン商談ツールを利用するメリットやデメリット、導入するときに押さえておきたいポイントを解説していきます。
Outline
オンライン商談と対面商談の違いとは
オンライン商談は、政府が推進する働き方改革や新型コロナウイルスの影響などにより、ここ最近でにわかに注目を集め始めた営業手法です。従来の対面商談と比較して具体的にどのような違いがあるのか、3つのポイントに分けて説明します。
1. 商談場所の違い
対面商談では、相手のオフィスまたは自宅などを訪問し、顔を合わせて商談をおこないます。
一方、オンライン商談はインターネットに接続できる環境で、かつ商談に適した静かなところであれば、商談場所は問いません。商談の時間さえ決めておけば、現地まで移動する手間を省くことができます。
2. コストの違い
対面商談では、商談場所に行くまでの交通費や宿泊費などのコストが発生します。
一方、オンライン商談は移動費こそかかりませんが、インターネットの通信費や、オンライン商談ツールの利用料などのコストがかかります。
3. 表情・仕草の読み取りやすさの違い
対面商談の場合、実際に相手と向かい合って対話するため、相手の表情や仕草、その場の空気などをリアルに体感することができます。
一方、オンライン商談もツールを利用すればWebカメラやマイクを通じて映像や音声データをやり取りできますが、画質や音質の再現度には限界があるため、現実に比べると表情や仕草を読み取りづらいことがあります。また、お互い別々の場所にいる以上、その場の空気を感じ取ることができません。微妙なニュアンスを見逃してしまう恐れがあります。
オンライン商談ツールを利用するデメリット
まずはじめに、オンライン商談ツールを利用することで生じるデメリットを紹介します。導入前にデメリットを押さえておきましょう。
通信が安定しないことがある
オンライン商談ツールはインターネットを通じて利用するため、インターネットの接続状況が不安定になると音声が映像が途切れるようになり、スムーズに商談を進められなくなってしまいます。
スムーズに商談を進められないことで顧客のニーズを上手く引き出せなかったり、自社サービスの魅力を伝えきれなかったりします。そのため、オンライン商談をおこなう際は、事前にネットワークの接続環境を確認しておく必要があります。
オンライン商談を好まない顧客がいる
新型コロナウイルスの感染拡大によって、オンライン商談を拒む顧客は少なくなってきているでしょう。しかし、なかにはオンラインでの商談を好まない顧客もいます。
業種や年代によっては、オンライン商談が肌に合わないと感じる人が多いこともあります。そのため、自社でオンライン商談ツールを導入しようとするとき、自社の顧客がオンライン商談に対して好意的な人が多いのか、あらかじめ考えておく必要があります。
オンライン商談を好まない営業担当がいる
オンライン商談ツールの導入に失敗する原因の1つに、「営業担当がオンライン商談を拒む」というものがあります。
上手く活用すれば移動時間を削減して顧客との接触頻度を上げられるツールですが、対面でコミュニケーションを取れないことで失注してしまうのではないかと考える営業担当もいます。営業担当にオンライン商談ツールを導入する目的をしっかりと落とし込んでいかないと、オンライン商談は形骸化したものになり、次第に使われなくなってしまうことも考えられます。
オンライン商談ツールを利用するメリット
これまで、オンライン商談ツールを利用することで生じるデメリットを解説しました。しかし、オンライン商談ツールを利用することで、デメリット以上のメリットもあります。
ここでは、新型コロナウイルス感染拡大防止のほかにもある、オンライン商談ツールを利用するメリットを紹介します。
移動時間と交通費を削減できる
訪問営業では、先方の元へ出向くまでの移動時間と交通費に大きなコストがかかっていました。
しかし、オンライン商談ツールを活用することによって、移動時間と交通費を削減することができます。
移動時間を削減することで、これまで以上に多くの商談をおこなうことができるようになります。頻度を上げて商談をおこなうことは顧客満足度の向上につながり、多くの顧客にアプローチすることは売上の拡大につながります。
オンライン商談ツールを導入することで、業務効率を上げるだけでなく、売上の拡大につなげることもできます。
リードタイムを短縮することができる
頻繁に商談をおこなえることで、リードタイムを短くすることもできます。
訪問営業をおこなっている場合、移動時間も含めて時間を確保する必要があります。しかしオンライン商談では、インターネット環境さえあればどこでも商談をおこなうことができます。そのため、これまでは商談を入れられなかったようなすきま時間でも、こまめに商談をおこなうことができます。
このように、こまめに商談をおこなうことで、顧客の熱量が下がる前に話を前に進めることができます。
商談の履歴が登録される
オンライン商談ツールのなかには、商談の内容を録画できるものがあります。また、自動で議事録を作成する機能を搭載されているものもあります。
このような、商談の内容を記録する機能を使うと顧客との間で起こる「言った」「言わない」の問題を解消することができます。また、営業担当が商談の内容を振り返ることにも活用できるため、次の商談への準備を入念におこなうこともできます。
アポイントを獲得しやすくなる
オンライン商談ツールの活用は、営業担当者だけではなく、顧客の負担を軽減することにつながります。
訪問営業の場合、顧客は商談場所の確保やお茶出しなどの雑務が必要なため、顧客側に負担を与えることになります。しかし、オンライン商談ツールを活用することで、このような顧客が担う負担を減らすことができます。顧客からすると、時間と手間がかからないオンライン商談は対面の商談に比べて、受け入れやすいといえるでしょう。
オンライン商談ツールの導入方法
オンライン商談ツールの導入そのものは簡単ですが、自社のニーズにマッチしたツールを採用するには、事前準備が必要です。ここではオンライン商談ツールの導入方法と手順をご紹介します。
1. 課題・ニーズの洗い出し
自社に合ったオンライン商談ツールを導入するためには、まず現在の営業方法の課題や問題点を洗い出す必要があります。現場の営業担当の意見を参考にしながら、改善すべき点や見直しが必要な点を明確にし、どんなオンライン商談ツールを採用すべきか検討しましょう。
2. ツールの選定
洗い出した課題やニーズをもとに、必要な機能・性能を備えたオンライン商談ツールを選択します。
単純に機能だけ比較するのではなく、コストやユーザビリティ、自社PCとの相性の良さなどもしっかりチェックしましょう。
3. ベンダーへの問い合わせ・無料お試し
オンライン商談ツールの候補をある程度絞ったら、ベンダー（サービス提供者）に問い合わせや資料請求をおこないます。問い合わせでは、自社の課題やニーズ、ツールの利用人数、予算などをなるべく詳しく伝えると、最適なプランを提案してもらえます。
ツールによっては一定期間無料で利用できるお試しサービスを提供しているところもあります。
一部機能が制限されている場合もありますが、基本的な機能は本サービスと変わりません。画質や音質、使い勝手などを実際に確かめることができます。
4. 申し込み・契約・利用開始
気に入ったオンライン商談ツールがあったら、正式に申し込みをおこない、本契約を交わします。
ソフト・アプリの場合はダウンロードとインストールの後、設定をおこなってから利用を開始します。ブラウザ型の場合は、ダウンロードやインストールの手間がかかりません。ログインさえ済ませればすぐにオンライン商談ツールを使うことができます。
オンライン商談ツールを導入するときに押さえておきたいポイント
これまで、オンライン商談ツールを利用するメリットとデメリットを解説しました。
ここでは、オンライン商談ツールを導入するときに押さえておきたいポイントを解説します。ここで紹介するポイントを押さえてデメリットを解消し、導入の準備を進めていきましょう。
オンライン商談の環境を整える
オンライン商談ツールを導入するときは、スムーズに商談をおこなうための環境を整えておきましょう。
オンライン商談で通信が途切れてしまうと、スムーズに商談をおこなうことができなくなってしまいます。このような問題を解消するために、社員に配布するWi-Fiのデータ容量を多めに設定したり、ヘッドセットやWebカメラを用意したりすると良いでしょう。
このように、スムーズに商談を進められる環境整備をおこなうことで、顧客の熱量を下げることなく商談を進めていくことができます。
自社の顧客層との相性を考える
オンライン商談ツールを導入する前に、オンライン商談と自社の顧客層の相性を確認しておきましょう。
普段の業務でパソコンをあまり使わなかったり、高年齢の顧客が多い業界を相手にしていたりする場合、オンライン商談を好ましく受け取られない可能性が高くなります。
オンライン商談ツールを導入する前に、自社の顧客がオンライン商談を受け入れてくれそうか、検討しておくと良いでしょう。
オンライン商談ツールを浸透させる仕組みをつくる
オンライン商談ツールを導入したとしても、社員が上手く活用できずに社内に浸透しないことがあります。
オンライン商談では顧客と対面して商談をおこなえないため、訪問営業とは違った難しさを感じるでしょう。
オンライン商談ツールを活用するメリットを営業メンバーに提供しておかないと、オンライン商談が浸透する前に形骸化してしまうことも考えられます。
オンライン商談ツールを導入するときは、営業担当がオンライン商談を利用することでメリットを感じられるような仕組みを作っておきましょう。
オンライン商談での印象を良くするコツ
パソコンやスマホの画面を通してコミュニケーションを取るオンライン商談では、表情や仕草、雰囲気を読み取りにくい傾向にあります。
対面商談と同じ方法でコミュニケーションを取ろうとすると、相手に良い印象を与えられずに終わってしまう可能性もあります。オンライン商談ならではのコミュニケーションを心がけることが大切です。
ここでは、オンライン商談で相手に好印象を与えるポイントを3つご紹介します。
1. 初めての相手には自己紹介をする
対面商談では初対面のときにお互い名刺を交換しますが、オンライン商談では名刺交換は省略されます。
相手のことをよく知らないまま商談に入ると、なかなか警戒心が解けず、思ったような成果を挙げられない可能性があります。
初めての相手とオンライン商談をするときは、自分と相手の緊張をほぐすためにも、商談に入る前に簡単な自己紹介と会社紹介をしておきましょう。自己紹介や会社紹介から会話を弾ませることができれば、その後の商談でも打ち解けて対話することができます。
2. 相槌は声で表現し、いつもより仕草・表情を大きくする
オンライン商談では細かな表情の変化や仕草が伝わりにくいため、相手から「無表情」「反応が薄い」と思われがちです。とくに相槌は画面越しではわかりにくいので、「そうですね」「なるほど」など、なるべく言葉に出して表現するようにしましょう。
また、画面越しでも相手に雰囲気が伝わるよう、仕草や表情はいつもより大きめを意識するのがポイントです。
3. 会話のキャッチボールを心がける
オンライン商談では相手の表情や仕草、雰囲気が伝わりづらく、話したいと思っているタイミングをつかみにくい傾向にあります。一方的に話し込んでしまうと、相手のニーズや要望を正確に把握できないばかりか、相手に良い印象を与えられません。
ある程度話したら、「質問はございませんか」「いかがでしょうか？」などと声がけをおこない、相手からの発言を促すようにしましょう。
オンライン商談で営業の生産性を上げよう！
いかがでしたか。
新型コロナウイルスの感染拡大後、オンライン商談は多くの企業で取り入れられています。
これまで対面での商談を好んでいた顧客でも、接触を避けられるオンライン商談へ理解を示してくれることが多くなっているのではないでしょうか。
今回はオンライン商談ツールを利用するメリットやデメリット、導入するときに押さえておきたいポイントを紹介しました。ここで紹介するポイントを押さえたうえで、導入を検討していってください。
関連記事：Web会議システム比較27選｜おすすめツールを価格と機能で比較
関連記事：無料のおすすめWeb会議システム8選比較｜ブラウザ対応、画面共有
SFA（営業支援システム）