テレワークを本格導入するまでの8つのステップ|導入時の注意点も解説!

テレワークを本格導入するまでには、8つのステップがあります。今回はテレワークを本格導入するまでの流れ、導入するときに押さえておきたい注意点を解説します。
新型コロナウイルスの感染拡大によってテレワークを推進する動きが強まっている今、テレワークを取り入れて働き方改革を進めていきましょう。

テレワークを本格導入するまでの8つのステップ

【図解】テレワークを本格導入するまでの8つのステップ
トルテオ編集部

テレワークは従業員の生産性を上げることができたり、経費を削減できたりといったさまざまなメリットがある働き方ですが、きちんと手順を踏んで導入しないと上手く機能しないことがあります。

今回は総務省が発表している「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」を参考に、テレワークを導入するまでの流れを簡単に解説していきます。

ステップ①:導入目的を明確にする

テレワークを本格導入するまでの8つのステップ
トルテオ編集部

まずはじめに、テレワークを導入する目的を明確にしておきましょう
新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけにテレワークの導入を検討している方が多いかと思いますが、テレワークで実現したい未来は企業によって異なるでしょう。

以下のようなものが、テレワークで実現したい未来の例として挙げられます。テレワークを導入することで実現したい自社の未来を明確にしてから、テレワークの導入を進めていきましょう。

  • 従業員のライフスタイルに合わせた働き方の提供
  • 従業員の生産性の向上
  • 優秀な人材の確保
  • オフィスの賃料などの固定費削減
  • 新型コロナウイルス禍での事業継続

ステップ②:テレワークの対象になる従業員を明確にする

テレワークを本格導入するまでの8つのステップ
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次に、テレワークの対象になる従業員を明確にしておきましょう
企業には数多くの部門があり、すべての部門でテレワークを導入できるとは限りません。

「エンジニアが中心となる開発部門はテレワークに切り替えられるけれど、人事部は機密情報を扱うためテレワークに切り替えられない」というような事象も起こり得ます。テレワークの導入を進める前に、各部門でおこなっている業務をしっかりと洗い出し、テレワークでも対応できる業務に就いている従業員を明確にしておきましょう。

ステップ③:現状を把握する

テレワークを本格導入するまでの8つのステップ
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対象の従業員を明確にしたら、次は現体制の課題を洗い出していきましょう

テレワークを導入するにあたって就業規則を改定したり勤怠管理の方法を整備したり、テレワークにおけるセキュリティルールを作成したりと、しなければいけないことがあります。

この段階で現状の課題をしっかりと洗い出しておかないと、テレワークを導入してからさまざまな問題が生じてしまい、対応が後手に回ってしまうことがあります。
この段階で、テレワークを導入するにあたって解消しなければいけない課題を洗い出しておきましょう。

ステップ④:導入計画をつくる

テレワークを本格導入するまでの8つのステップ
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テレワークを導入するにあたって解消しなければいけない課題を洗い出した後、テレワークを導入する計画をつくっていきます
テレワークの導入計画をつくるとき、ステップ⑤~⑧の流れを踏んでつくると、スムーズに導入を進めることができます。

ステップ⑤:実施環境を整備する

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導入計画を作成したら、次はテレワーク環境の整備に着手していきます。環境整備では、以下のポイントを押さえておきましょう。詳しい流れは総務省が提供している「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」を確認してみると良いでしょう。

  • セキュリティ対策
  • ルールの整備
  • 導入のための教育・研修
  • コミュニケーションツールの導入
  • ペーパーレス化の推進

セキュリティ対策

テレワークで業務をする場合、自宅や外出先など、社外から社内の情報にアクセスすることになります。そのため、社内で業務をおこなうよりもセキュリティ面でのリスクが高まってしまいます

セキュリティリスクは大きく分けて「人的なセキュリティリスク」と「技術的なセキュリティリスク」の2つが挙げられます。

人的なセキュリティを確保するためには、セキュリティ意識を高めるような教育・研修おこなうと良いでしょう。セキュリティ対策は、知識として知っていても、日々過ごしているなかで徐々に薄れていってしまうものです。セキュリティへの意識を改めて持ってもらうためにも、教育・研修を取り入れておくと良いでしょう。

技術的なセキュリティリスクは、社内のデバイス管理やアクセス管理の強化、セキュリティに強いツールの利用などで対応するとよいでしょう。
パソコンにウイルスが侵入することで情報漏えいのリスクがあると考え、社用パソコンでのアプリのインストールを禁止している企業もあります。また、テレワークで役立つツールを選ぶとき、自治体や官公庁が利用しているツールを選んだり、社内ネットワークで利用できるオンプレミス型のツールを選んだりすることで、技術的なセキュリティリスクを低減させることができます。

社内ルールの整備

テレワークを本格導入する場合、勤怠管理や人事評価などの社内ルールを整理し直す必要があります

従業員のライフスタイルに合わせた働き方を実現するためにテレワークを導入する場合、フレックスタイム制を導入することもあるでしょう。その場合、これまでの勤怠管理の規則では対応できないこともあります。

また、テレワークでは従業員の働く姿勢や献身的な振舞いが見えづらくなることもあり、成果で評価するほかなくなる傾向があります。そのような環境下でも成果以外の部分を評価する仕組みを作るのか、評価制度自体を成果主義に変えるのか、いずれにしても人事評価の仕組みを変える必要があるでしょう。

コミュニケーションツールの導入

テレワークを導入するうえで、Web会議システムやビジネスチャットツールなどのコミュニケーションツールは欠かせないといっても過言ではないでしょう

テレワークでは従業員同士が同じ空間にいないため、ちょっとした質問をしたり依頼をしたりするときにもインターネットを通じて連絡を取ることになります。
このとき、メールや電話しか連絡手段がないと、コミュニケーションコストが膨大なものになってしまいます。

Web会議システムを導入すると、同じ資料をみながらビデオ通話をすることができるため、互いのイメージを共有しやすくなります。ビジネスチャットツールを利用すると、メールよりもラフにコミュニケーションを取れるため、文章作成にかかる時間を削減することができ、コミュニケーションのスピードを上げることができます

ペーパーレス化の推進

テレワークでは、資料を共有するとき、印刷した紙を配布することができなくなります。そのため、資料をインターネット上で共有できる体制を整えておかないと、同じ資料をみながら話をすることができなくなってしまいます。

また、申請書や契約書などの書類も電子化しておかないと、「書類に捺印して提出するために出社しなければいけない」というような問題が生じます。このような問題を事前に回避するためにも、業務をペーパーレス化していく必要があります。

ステップ⑥:従業員にテレワークの目的を伝える

テレワークを本格導入するまでの8つのステップ
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テレワークを実施する前に、従業員にテレワークを導入する目的を共有します
ステップ①で解説した通り、テレワークを導入するに至ったきっかけは新型コロナウイルスの感染拡大であっても、テレワークを導入して実現したい未来は企業によって異なります。

自社がどのような未来を実現したいのか、そのためにどのような環境を用意したのか、各従業員にどのような働きをしてもらいたいのかを共有していきましょう。

ステップ⑦:テレワークを実施する

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テレワークを導入する目的を共有した後、テレワークの実行に移っていきましょう
テレワークは、始めてすぐは新鮮さゆえに業務がはかどるかもしれません。しかし、テレワークを長く続けていくことで気持ちに緩みが出てきたり、コミュニケーションエラーが出てきたりすることがあります。

テレワークを実施するとき、部下のマネジメントを抜かりなくおこなえるよう、マネージャーとの連携を密に取っていきましょう

ステップ⑧:テレワークの評価・改善をおこなう

テレワークを本格導入するまでの8つのステップ
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テレワークを実行したら、週1回程度でテレワーク運営の評価し、洗い出した課題をもとに改善をしていきましょう
テレワークの評価をするとき、「定量評価」と「定性評価」を分けておこなうと、より具体的に課題を洗い出すことができます。定量評価と定性評価は以下のようなものが挙げられます。
ここで挙げているような項目をもとに、改善できる点を探していきましょう。

定量評価
  • KPIの達成度合い
  • 業務処理件数
  • 労働時間
  • オフィスコスト
  • 移動コスト
  • ICTコスト
  • 人材コスト
定性評価
  • 業務改革
  • パフォーマンス
  • 社員間のコミュニケーションの質
  • 業務の質
  • 生活の質

盤石な体制を整えてテレワークを導入しよう!

いかがでしたか。
今回はテレワークを導入するまでの流れを8つのステップに分けて解説しました。より詳しい流れは総務省が提供している「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」で解説されているので、そちらを参考にしてみると良いでしょう。

また、新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けて、テレワークの導入を推進する「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」の上限額を倍増させています。ぜひ、この機会にテレワークの本格導入を進めてみてはいかがでしょうか。

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