人気のWeb会議システム「Zoom」の使い方を徹底解説!

新型コロナウイルスの影響で急遽テレワーク化しようとしている企業も多いのではないでしょうか。
数あるWeb会議システムのなかでもZoomは多くのユーザーを集めており、業務でZoomを使おうと考えている方もいるでしょう。
今回は、人気のWeb会議システム「Zoom」の使い方を詳しく解説します。
Web会議システムに慣れない方も、ここで解説する流れに沿ってZoomを活用していきましょう。

パソコン版Zoomのアカウント登録手順

まずはじめに、パソコンでZoom始めるときのアカウント登録の流れを解説します。アカウント登録は以下の手順で進めていきます。

  1. サインアップ
  2. アカウント情報の登録
  3. アプリのダウンロード

ステップ①:サインアップ

ステップ①:サインアップ
トルテオ編集部

まずはじめに、Zoomのホームページからサインアップをします。サインアップをするには、メールアドレスと生年月日を入力する必要があります。
また、画面右上の青いボタンからサインアップをおこなうと、FacebookアカウントまたはGoogleアカウントで登録することもできます。

ステップ②:アカウント情報の登録

アカウント情報の登録
トルテオ編集部

届いたメールに添付されているURLをクリックし、氏名を入力してパスワードを作成しましょう。
アカウントが完成したらトップページに戻り、「サインイン」のボタンをクリックしてパスワードとIDを入力してください。

ステップ③:アプリのダウンロード

アプリのダウンロード
トルテオ編集部

マイページにログインが完了したら、右上の「ミーティングを開催する」を選択します。
すると、自動でZoomアプリがダウンロードされます。もしもダウンロードが始まらない場合、画面の指示にしたがってダウンロードしてみてください。

パソコン版ZoomでのWeb会議の参加方法

次に、パソコン版Zoomでのミーティングへの参加方法を解説します。
Zoomはミーティングの主催者と参加者でミーティングルームへ入る方法が異なります。
ミーティングを開催する方法、ミーティングに参加する方法をそれぞれ解説してきます。

ミーティングを開催する

ミーティングを開催する
トルテオ編集部

まず、トップページから「ミーティングを開催する」をクリックします。「ビデオはオン」「ビデオはオフ」「画面共有のみ」と表示されるため、おこないたい会議形式に合わせて選択してください。
すると、Zoomアプリが立ち上がり、ミーティングが開催されます。
次に、参加者を表示し、画面下部の「招待」をクリックします。参加者に招待URLを送付する方法を選択し、参加者を招待してください。

また、日時を予約してミーティングルームを作成することもできます。ミーティングルームの日次予約はマイページからおこなうことができます。

ミーティングに参加をする

ミーティングに参加をする
トルテオ編集部

ミーティングの参加者は、Zoomにアカウント登録をしなくても参加することができます。
主催者から共有されたURLに入ると、アプリがダウンロードされます。
ブラウザから参加する方法を確認したい場合はこちらをご覧ください。

名前を入力して「ミーティングに参加」をクリックし、開催者が参加を許可すると、ミーティングに参加することができます。

スマホ版Zoomのアカウント登録手順

スマホ版Zoomのアカウント登録手順
トルテオ編集部

➤ App Storeでチェック
➤ Google Playでチェック

ここでは、スマホ版Zoomのアカウント登録手順を説明していきます。
大枠の流れはパソコン版とあまり変わりませんが、順を追って解説していきます。

スマホ版のZoomでは、以下の手順でカウント登録を進めていきます。

  1. アプリをダウンロードする
  2. サインアップ
  3. アカウント情報の登録

スマホでZoomを利用する場合、まずはじめにアプリをダウンロードします。
ダウンロードしたアプリを開き、画面下部にある「サインアップ」を選択します。そして、誕生日とメールアドレス、氏名を入力します。
入力が完了すると、登録したメールアドレスにメールが届くので「アクティブなアカウント」をクリックし、パスワードの設定をおこないます。設定を完了すると、アカウント情報が登録されます。

スマホ版ZoomでのWeb会議の参加方法

ここでは、スマホ版Zoomの参加方法を解説していきます。
登録方法も同様にパソコン版と大きく変わりはありませんが、順を追って解説していきます。

ミーティングを開催する

ミーティングを開催する
トルテオ編集部

「新規ミーティング」をタップし、ミーティングを開催します。ミーティングを開催したあと、画面下部の「参加者」をタップし、メッセージ、メール、URLコピーの中から招待方法を選択して、該当メンバーに共有しましょう。

ミーティングに参加をする

ミーティングに参加をする
トルテオ編集部

パソコン版同様、参加者はZoomにアカウント登録していなくても参加することができます。
Zoomアプリをダウンロードした状態で主催者から共有されたURLをクリックすると、ミーティングの待機室に入ることができます。
参加要請が承諾されると、ミーティングに参加することができます。

Zoomの便利な機能

これまで、パソコン版とスマホ版にわけてZoomの登録方法とミーティングの始め方を解説してきました。
それでは、会議を始めたあと、どのようにZoomを活用していけば良いのでしょうか。ここでは、Zoomを活用するうえで押さえておきたい便利な機能を解説していきます。

画面共有機能

画面共有機能
トルテオ編集部

普段の会議で、資料を見せながら説明することがあるでしょう。Zoomでも、画面に表示されている資料を参加者の画面に反映させながら会議をおこなえる機能があります。
この機能を利用することで、口頭で伝えるよりも共通のイメージを持って会議を進めることができます

画面共有をする場合、画面下部の「画面共有」をクリックし、共有したい画面を選択しましょう。選択して「共有」をクリックすると、参加者の画面にも同じ画面が共有されるようになります。

画面共有機能を搭載したWeb会議システムはこちら

ホワイトボード機能

ホワイトボード機能
トルテオ編集部

Zoomには、ホワイトボード機能が搭載されています。
普段オフィスで会議をするとき、ホワイトボードに話の流れを書いて説明することがあるのではないでしょうか。Zoomでは、画面をホワイトボードのようにして利用することができます

ホワイトボード機能では、真っ白なホワイトボードに主催者、参加者が書き込みできるようになっています。ホワイトボード機能を利用するときは、タッチペンで操作できるパソコンまたはタブレットで参加すると良いでしょう。

ホワイトボード機能は画面共有機能と同様、画面下部の「画面共有」から選択することができます。

ホワイトボード機能を搭載したWeb会議システムはこちら

チャット機能

チャット機能
トルテオ編集部

Zoomでは、ミーティングに参加しているメンバーでチャット出来る機能があります。
この機能を利用することで、ほかの参加者の発言を遮ってしまうようなトラブルを回避することができます。また、ファイルを共有することもできるので、会議のやりとりがスムーズにいくようになります。

チャット機能を搭載したWeb会議システムはこちら

録画機能

録画機能
トルテオ編集部

Zoomでは、ミーティングの内容を録画することができます。
ミーティングの内容を録画しておくことで、会議に参加できなかった人にも内容を共有することができます
セミナーを開催したり、重要な会議をおこなったりするときはミーティングの内容を録画しておくと良いでしょう。

録画機能を搭載したWeb会議システムはこちら

Zoomで業務の効率化を

いかがでしたか。
Zoomを使えば、テレワークで仕事をする人同士でも顔も見ながら、同じ資料を見ながら話すことができるようになります

急遽Web会議システムを導入しなければならないという状況に迫られている方も多いでしょう。
今回紹介したように、Zoomは手軽に始められることができるので、「取り急ぎWeb会議を始めたい」という方には最適です。

長期的にWeb会議システムを使うとなると、セキュリティや最大接続人数など、さまざまな要素を考慮してシステムを選定する必要があります。Zoomで使用感を見たうえで、自社に合ったシステムの検討を進めてみましょう。

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