2カ月間のテレワークで感じた10のコツ!本格導入に活用しよう!

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、テレワークを本格導入しようと動いている企業も多いのではないでしょうか。
テレワークは新型コロナウイルス感染拡大の防止につながるだけでなく、生産性を向上させることもできる働き方ですが、テレワークを導入することで反対に生産性を押し下げてしまうこともあります。
今回は、2カ月間のテレワークで感じた、テレワークを成功させる10のコツを紹介します。ここで紹介するコツを押さえて、テレワークの導入をスムーズに進めていってください。

2カ月間のテレワークで感じた「集中力を保つコツ」4選

2カ月間のテレワークで感じた「集中力を保つコツ」4選
©Roman Samborskyi – shutterstock

まずはじめに、テレワークでも集中力を保つコツを紹介します。テレワークでは上司や同僚の目が近くにないため、集中力が切れやすくなることもあります。
私が2カ月間のテレワークで感じた集中力を保つコツをテレワークに取り入れてみてください。

身体に負担がかかる体勢を取らない

テレワークでも集中力を保つためには、身体に負担がかからない体勢で業務に取り組めるような環境が必要です。
これまでテレワークをしていなかった方がテレワークになる場合、自宅で作業ができる環境が整っていない場合もあるでしょう。特に、背もたれのない椅子で長時間作業をしていると、腰を痛めて集中力が続かなくなってしまいます。

身体の痛みで集中力を切らしてしまわないよう、身体に負担のかからないような環境を作っておきましょう。

手が届くところにスマホを置かない

テレワークで集中力を保つうえで、手の届くところにスマホを置かないことも大切です。
スマホは他者と連絡を取ったり調べ物をしたり、さまざまな場面で活用できる便利な道具です。しかし、スマホには絶えず何かしらの通知が届き、業務への集中を阻害します。また、スマホがそばにあるだけでも意識がスマホに向かってしまい、集中力が長続きしなくなってしまうことがあります。

メンタリストDaiGo氏は、著書である「自分を操る超集中力」のなかでこのように語っています。

人は集中し始めるときに、より多くのウィルパワーを使います。
ですから「さあ、やろう!」と思ったときに、邪魔が入るほどの障害はありません。たとえば、書類を作成しようとパソコンのキーボードに向かった途端、メールの受信音や電話の着信音が聞こえ、スマホが明滅する。その音や光に気づき、視線をスマホの画面に向けただけで、ようやくかかり始めていた集中のエンジンは止まってしまいます。
場所が集中力に与える影響は、あなたの想像以上に大きなものなのです。

引用:『自分を操る超集中力』(著:メンタリストDaiGo)

このように、業務に取り組もうとしているときにスマホに注意が向いてしまうことは、集中力を保つうえで大きな障害になります。
集中力を保ちたいときは、スマホが手の届かないところにしまうようにすると、集中力を保つことができます。

ヘッドホンなどで周りの音を遮断する

新型コロナウイルスの感染拡大によってテレワークを導入した場合、自宅で業務をおこなうことが多いでしょう。
自宅はオフィスとは異なり、家族や同居人が発する生活音が聞こえてきたり、近所の子どもの声が聞こえてきたりすることがあります。

1人で集中して作業に取り組むときは、ヘッドホンやイヤホンで周りの音を遮断すると良いでしょう

集中が切れたらタスクを変える

これまで紹介したコツを取り入れても、集中力が切れることはあります。それでも休憩することができない場合、取り組むタスクを切り替えると良いでしょう

一般的にはシングルタスクが集中力を高めるといわれていますが、どうしても集中できない、切れた集中が戻らないというときは、簡単なタスクから片付けていくと良いでしょう。

2カ月間のテレワークで感じた「コミュニケーションエラーを防ぐコツ」3選

2カ月間のテレワークで感じた「コミュニケーションエラーを防ぐコツ」3選
©Nattakorn_Maneerat – shutterstock

次に、テレワークでコミュニケーションエラーを防ぐコツを3つ紹介します。
テレワークになることでもっともやりづらさを感じるのがコミュニケーションという方もいるのではないでしょうか。
テレワークでは画面上でしかお互いの顔を見ることができないため、感情の機微や言葉のニュアンスを読み取ることが難しくなります。

ここでは、私が2カ月間のテレワークで感じた「こうすればコミュニケーションが円滑に進む」というコツを3つ紹介します。テレワークのみならず対面でも意識しておきたいことなので、この機会に取り入れてみてください。

オンライン会議では雑談をしてから本題に入る

オンライン会議では、軽く雑談をしてから本題に入ると良いでしょう
対面での会議でも同じですが、会議となると参加者は多少なりとも緊張を感じているでしょう。緊張したままの状態で会議に入ってしまうと、思っていることを気軽に発言できなくなってしまい、活発な議論ができなくなってしまうことがあります。

オンライン会議は、通常の会議と比べて発言せずに黙って参加しやすいという面もあります。そうした環境下のなかで活発な議論を促進するために、雑談をして場を温めてから本題に入ると良いでしょう。

何について話しているのかを明確に示す

テレワークでは、話の主題を明確に伝えてから話すことが対面でのコミュニケーションよりも強く求められます
主題を明確にせずに相談事をした場合、相手は「何について話しているのだろう」となってしまいます。

対面では、その場で認識をすり合わせすることができますが、オンライン会議の場合は、必ずしも意思疎通が円滑にできるとは限りません。また、音声や映像の乱れで、相手の主張がよく理解できないということが起こることもあります。

そのため、オンライン会議では必ずアジェンダを用意し、何について話をしているのか参加者が共有できるように事前準備をしておく必要があります。
また、先に話したとおりアイスブレイクをして発言しやすい環境を作っておくことで、「もう一度お願いします」などのコミュニケーションもしやすくなるでしょう。

指示された業務の完成イメージをきちんと擦り合わせる

上司から業務の指示を受けたとき、その業務の完成イメージをきちんと擦り合わせるようにしましょう

対面で仕事をしているときは、わからないことがあったときに声をかけて質問することができます。しかし、テレワークでは少しの相談をするだけでもオンライン会議でつないで話さないといけません。少しの相談が何度も発生すると、お互いの時間を有意義に使うことができなくなってしまいます

このような事態にならないよう、指示された業務の完成イメージをきちんと擦り合わせておきましょう。

2カ月間のテレワークで感じた「チーム作りのコツ」3選

2カ月間のテレワークで感じた「チーム作りのコツ」3選
©Nattakorn_Maneerat – shutterstock

最後に、テレワークにおけるチーム作りのコツを3つ紹介します。
こちらもコミュニケーションエラーを防ぐコツと同様に、対面で業務をするうえでも役立つものです。この機会に取り入れてみてください。

会議の場で全員が1回以上発言する機会を作る

オンライン会議をするときは、会議の場で全員が最低でも1回は発言する機会をつくるとよいでしょう

オンライン会議は対面での会議と比べて、発言がしにくいものです。そのため、意図的に全員が発言する機会を作らないと、会議に対する主体性がなくなってしまう懸念があります。

参加者全員が主体性を持って取り組めるようにするためにも、全員が最低でも1回以上発言する機会を作ることを心掛けましょう。

進捗管理はできる限りタスク管理ツールでおこなう

テレワークでは、進捗管理はできる限りタスク管理ツールを使っておこなうと良いでしょう

部下のマネジメントをしている方は、依頼した業務の進捗がどうなっているのか気になることがあるでしょう。しかし、気になる度に進捗を確認していると、部下と自分自身双方の集中力を途切れさせてしまいます。また、細かく進捗確認をすることで、「部下を信頼していない」という印象を与えてしまうことにもなります。

このようなリスクを回避するためにも、進捗確認はできるだけタスク管理ツール上でおこない、細かく進捗を確認しなくてもよい環境を整備しておきましょう。

感情表現は大げさにする

忘れがちなことですが、感情表現は大げさなくらいでちょうどいいと心得ておきましょう。

テレワークでは画面上でしか相手と話すことができないため、お互いの感情の機微や言葉のニュアンスが伝わりにくくなってしまいます。そのため、普段通りの伝え方では、伝えたいことを十分に伝えられないことがあります。

楽しいことや嬉しいことは大げさなくらいに表現し、悩んでいることは率直に伝えることで、適切なコミュニケーションを取る助けになるでしょう

テレワークのコツを押さえて本格導入に備えよう!

いかがでしたか。
今回は私自身が2カ月間テレワークをして気付いた10のコツを紹介しました。

もともと対面で業務をおこなっていた方にとって、テレワークは慣れない環境になるでしょう。しかし、テレワークでも普段通りの働きができるようになれば、通勤時間を削減できたり、余暇時間を確保できたりといったメリットがあります。

今回紹介した10のコツのなかから、役に立ちそうなものだけでも取り入れてみてください。

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