Web会議のコツとは｜大人数でも上手に進行させるコツを紹介
テレワークを本格導入してWeb会議をする機会が多くなったものの、対面のときのように上手く会議を進められない、と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
今回は、そんな方々にWeb会議をスムーズに進めるコツを紹介します。主催者編と参加者編とで目線を分けて紹介するので、これらのコツを押さえてスマートにWeb会議に取り組みましょう。
Web会議のコツ（主催者編）
Web会議の主催者は、会議を開くうえで最も重要な役割を担っています。
締まりのない会議になってしまうことがないように、主催者はこれから紹介する10つのコツを押さえておくと良いでしょう。
議題と参加者にしてほしい準備を事前に共有する
Web会議をするとき、議題と参加者にしてほしい準備は事前に共有するようにしましょう。
会議で何について話し合うのか、どのような準備をしておいて欲しいのかを事前に伝えておくことで、会議のなかでは要点が絞られ内容の濃い話し合いをすることができます。
参加者の多い会議では、準備不足によって時間が押してしまったり、話し合いがまとまらずにもう一度会議を設定したりすることがあります。そうなると、会議のゴールに辿り着くのに予定外の時間がかかってしまいます。
有意義な会議にするためにも、主催者は参加者に対して、議題としてほしい準備を事前に伝えておきましょう。
主催者側の役割分担をあらかじめ決めておく
主催者が複数人いる場合、Web会議のなかで誰が何の役割を担うのか、あらかじめ決めておきましょう。
会議を円滑に進めるためには、ファシリテーターだけでなく、ほかの主催者の動きも大切です。会議の進行に対してどのような役割をするのかをざっくりと共有しておくと、場の流れを円滑に動かすことができます。
また、議事録を取る人や画面共有をする人など、役割を分担しておくと、ファシリテーターは会議の進行に集中することができます。
使用する資料やファイルをあらかじめまとめておく
Web会議で使用する資料やファイルはすぐに共有できるよう、あらかじめまとめておきましょう。
Web会議をするとき、ドキュメントやスプレッドシートなど、何かの資料を画面共有しながら説明することがあるでしょう。しかし、画面共有したい資料を事前にまとめておかないと、その場で慌てて探すことになります。
会議の流れを組み立てたとき、必要になる資料は定まるでしょう。その資料を必要なときにすぐに出せるよう、事前にまとめておくと良いでしょう。
会議を録画しておく
多くのWeb会議システムには、録画機能が搭載されています。
会議が白熱してくると、議事録が追いつかないということもあるでしょう。そうしたとき、会議を振り返れるように録画を残しておくと、会議の進行を妨げることなく議事録を作成することができます。
また、大人数の会議になると、どうしても予定がつかずに参加できない人もいるでしょう。
そのような人に会議の内容を共有するためにも、録画を残しておくことは大切です。
録画機能付きのWeb会議システムをまとめた記事もあるので、気になる方はぜひチェックしてみてください。
会議の目的とゴールを改めて共有する
Web会議を始めるとき、会議の目的とゴールを改めて共有しましょう。
会議では事前に会議の目的とゴールを設定しますが、主催者と参加者で認識にずれが生じてしまっている可能性もあります。認識にずれが生じたまま会議を進めてしまうと、有意義な話し合いができなくなってしまうこともあります。
Web会議をするときは、事前に共有した会議の目的とゴールを改めて共有し、目的に沿った話し合いを促していきましょう。
参加者に求めることを示す
会議の目的とゴールを改めて共有するとともに、参加者に求めることも示しておきましょう。
Web会議で話し合う内容は、目的とゴールによって異なります。アイデアをブレストするものもあれば、主催者がまとめた決めごとを共有するもの、主催者の提案にフィードバックをもらうものなどがあります。
そのため、Web会議を設定したとき、参加者に何をしてほしいのかを明確に伝えた方が、より目的に沿った話し合いにすることができます。
目的に沿った話し合いを促してゴールへ導くためにも、参加者にどうして欲しいのかを伝えるようにしましょう。
画面共有機能を使い、同じ資料を見ながら話す
多くのWeb会議システムには、画面共有機能があります。Web会議で1つの話題について話し合う場合、画面共有機能を使って同じ資料を見ながら話すと良いでしょう。
言葉だけで内容を伝えようとすると、多かれ少なかれ、話し手と受け手の間で認識の相違が生じてしまいます。認識に相違があるまま話を進めてしまうと、途中で話を理解できなくなってしまうことがあります。
多くのWeb会議システムに搭載されている画面共有機能を使うと、同じ資料を見ながら話すことができるため、話の内容に対する認識のずれを最小限に抑えることができます。
お互いの認識のずれを最小限に押さえて話し合いをスムーズに進めるためにも、画面共有機能を使って同じ資料を見ながら話すようにしましょう。
会議での決めごとを再確認する
Web会議を終えるとき、会議での決めごとを再確認しておきましょう。
単にWeb会議といっても、その内容はそれぞれ異なります。一度の会議での決めごとが多い会議もあれば、参加者の理解度に差がある会議もあります。そのような場合、会議で何を決めたのかという認識が参加者との間でずれてしまったり、漏れてしまったりすることがあります。
このような事態を防ぐために、会議での決めごとを最後に再確認し、参加者との認識を擦り合わせるようにしましょう。
参加者に起こしてほしい次のアクションを伝える
Web会議での決めごとを再確認するとともに、その後参加者に起こしてほしい次のアクションを明確に伝えましょう。「会議で話をしたから伝わっているだろう」と思っていても、参加者に真意が伝わっておらず、起こしてほしいアクションを起こしてくれないということはしばしば起こります。
テレワークでは会議を終えた後、参加者が何の業務に取り組んでいるのか、直接確認することはできません。そのため、進捗を確認したときにはまったく着手していなかったということも起こり得ます。
スムーズに会議を進めるためにも、参加者に起こしてほしい次のアクションを明確に伝えておきましょう。
議事録と録画データを共有する
Web会議を終えた後は、議事録とともに録画データを共有すると良いでしょう。
議事録に要点をまとめておいても、「どんな話の流れでこの結論になったんだっけ」ということは起こり得ます。そんなとき、録画データを確認することで、会議での話の流れを詳細に確認することができます。
また、どうしても予定が合わずに会議に参加できなかった人が会議の流れを確認したいときにも、録画データは役立ちます。会議の内容についての認識にずれを生じさせないためにも、会議後に議事録と録画データを共有しておきましょう。
Web会議のコツ（参加者編）
ここでは、Web会議に参加する際に役立つ6つのコツを紹介します。
これらのポイントを押さえておくことで、Web会議にスマートに参加することができます。
接続環境をチェックする
Web会議システムの接続環境は各サービスによって違います。
対象環境でないとシステムに入ることができなかったり、推奨環境でないと接続が悪くなったりしてしまうことがあります。あらかじめ接続環境をチェックしておかないと、大事な会議や商談の機会を失ってしまう可能性があります。
こういった事態を避けるためにも、利用したことのないWeb会議システムを利用する際は、事前にHPなどで接続環境を確認し、システムにつなぐことができるかしっかりと確認しましょう。
数分前に入室しておく
Web会議をおこなうときは、開始時間より数分早く入室しておくと良いでしょう。
Web会議では時折、カメラが起動しなかったり、マイクが反応しなかったりといったトラブルが発生します。トラブルの原因はWeb会議システムでなく、パソコン自体にある可能性もあります。
ほかの参加者が入室してからトラブル対応していると、参加者の時間を奪ってしまうことになるので、事前に対処するために開始時間より数分早く入室し、準備万端な状態でWeb会議に参加しましょう。
発言しない時にはミュートにする
Web会議に参加するときは、発言者以外はミュート（消音）にしましょう。
多くの場合は、表示されている画面の目立つ場所にマイクのアイコンがあると思います。そのアイコンをクリックすると、マイクのオンオフができます。
Web会議システムではマイクが些細な物音を拾ってしまうことが多いです。
また、時折、ハウリングを起こしてしまうこともあります。ハウリングは多くの場合、スピーカーから出た音をマイクが拾ってしまうことで発生します。
ほかの人が発言しているところを些細な物音やハウリングで阻害してしまわないよう、発言者以外の人はミュートにしておきましょう。
「内職」はしない
Web会議は対面に比べて運営が難しく、締まりのない雰囲気になってしまうこともしばしばあります。また、基本的に顔の部分しか映し出されないので手元を隠すことができます。これらの性質を利用して、Web会議中に内職をしてしまう人がいます。
Web会議と言っても、自身の立ち位置は会議によってさまざまです。
主体的に発言する必要のある会議もあれば、あまり自分に関係のない会議に参加することもあるかもしれません。事情は人それぞれあるかと思いますが、実りある会議にするためにも、参加者全員が当事者意識を持って参加しましょう。
資料を使う場合はすぐに出せるように準備しておく
Web会議中には、プレゼンテーション資料などを使って参加者に説明することがあると思います。資料を共有する際に時間を使ってしまうと、スケジュールの合間を縫って参加している人を困らせてしまいます。
また、焦っているときに限ってなかなか上手く使いこなせないことがあります。自分のためにも、資料はどのファイルに入っているのか、資料共有はどのようにおこなうのかを事前に確認しておきましょう。事前準備さえしておけばスムーズに資料共有することができるので、自分もほかの参加者も気持ちがいいでしょう。
簡潔でわかりやすい発言を心がける
Web会議では対面での会議よりも、意思疎通が難しくなりがちです。
その理由の一つとして、場の空気がつかみにくく話し出すタイミングが難しいため、聞き手が質問しづらいということが挙げられます。そのため、質問が最低限で済むように、わかりやすく簡潔に内容を伝えた方が良いでしょう。
また、聞き取りやすいように適度に文章を区切り、相手の反応を見て確認を取りながら話すと良いでしょう。
このポイントを押さえておくと、Web会議だけではなく、Web商談でも顧客にわかりやすく営業トークをすることができます。
Web会議のコツを押さえて、会議をスムーズに進めよう！
いかがでしたか。
Web会議ならではのコツから、通常の会議にも当てはまるコツまで幅広く紹介しました。
主催者目線と参加者目線、どちらのコツも確認しておくと、テレワーク中のWeb会議にも備えることができます。
Web会議にあまり慣れていない方はぜひ、この記事を参考にしてみてください。
今までよりもWeb会議をスムーズに進められるようになるはずです。
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