Web会議をスムーズに進めるためのコツ12選【主催者向け】

テレワークを本格導入してWeb会議をする機会が多くなったものの、対面のときのように上手く会議を進められない、と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
今回は、主催者に向けてWeb会議をスムーズに進めるコツを紹介します。事前準備から会議中、会議後に分けて紹介するので、ここで紹介するコツを押さえてWeb会議に取り組んでみてください。

【事前準備】Web会議をスムーズに進めるための5つのコツ

【事前準備】Web会議をスムーズに進めるための5つのコツ
©fizkes – shutterstock

Web会議をスムーズに進めるためには、事前準備が欠かせません。事前準備を入念におこなうことで、会議中に慌てることなく対応することができます。
ここでは、Web会議をスムーズに進めるうえで押さえておきたい5つのコツを紹介します。Web会議に限らず、対面の会議でも活用できるため、この機会に取り入れてみてください。

事前準備のコツ①:議題と参加者にしてほしい準備を事前に共有する

Web会議をするとき、議題と参加者にしてほしい準備は事前に共有するようにしましょう。
会議で何について話し合うのか、そのためのどのような準備をしておいて欲しいのかを事前に伝えておくことで、会議のなかでは要点を絞って密度の濃い話し合いをすることができます。

参加者の多い会議では、準備不足によって時間が押してしまったり、話し合いがまとまらずにもう一度会議を設定したりすることがあります。そうなると会議のゴールに辿り着くのに予定外の時間がかかってしまいます。
有意義な会議にするためにも、議題と参加者にしてほしい準備は事前に伝えておきましょう。

事前準備のコツ②:主催者側の役割分担をあらかじめ決めておく

主催者が複数人いる場合、Web会議のなかで誰が何の役割を担うのか、あらかじめ決めておきましょう
会議を円滑に進めるためには、ファシリテーターだけでなく、ほかの主催者の動きも大切になります。会議の進行に対してどのような役割をするのかをざっくりと共有しておくと、場の流れを円滑に動かすことができます。

また、議事録を取る人や画面共有をする人など、役割を分担しておくと、ファシリテーターは会議の進行に集中することができます。

事前準備のコツ③:使用する資料やファイルをあらかじめまとめておく

Web会議で使用する資料やファイルはすぐに共有できるよう、あらかじめまとめておきましょう
Web会議をするとき、ドキュメントやスプレッドシートなど、何かの資料を画面共有しながら説明することがあるでしょう。
しかし、画面共有したい資料を事前にまとめておかないと、その場で慌てて探すことになります。

会議の流れを組み立てたとき、必要になる資料は定まるでしょう。その資料を必要なときにすぐに出せるよう、事前にまとめておくと良いでしょう。

事前準備のコツ④:数分前に入室しておく

Web会議をおこなうときは、参加者よりも数分早く入室しておくと良いでしょう。

Web会議システムは時折、カメラが起動しなかったり、マイクが反応しなかったりといったトラブルが発生します。参加者が入室してからトラブル対応していると、参加者の時間を奪ってしまうことになります。

こうしたトラブルに事前に対処すべく、参加者よりも数分早く入室しておきましょう。

事前準備のコツ⑤:会議を録画しておく

多くのWeb会議システムには、録画機能が搭載されています。
会議が白熱してくると、議事録が追いつかないということもあるでしょう。そうしたとき、会議を振り返れるように録画を残しておくと、会議の進行を妨げることなく議事録を作成することができます

また、大人数の会議になると、どうしても予定がつかずに参加できない人もいるでしょう。
そのような人に会議の内容を共有するためにも、録画を残しておくことは大切です。

録画機能を搭載しているWeb会議システムはこちら

【会議中】Web会議をスムーズに進めるための4つのコツ

【会議中】Web会議をスムーズに進めるための4つのコツ
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次に、会議中に押さえておきたい4つのコツを紹介します。ここで紹介するコツを押さえて、スムーズで密度の濃いWeb会議をおこないましょう。

会議中のコツ①:会議の目的とゴールを改めて共有する

Web会議を始めるとき、会議の目的とゴールを改めて共有しましょう
会議では、事前に会議の目的とゴールを設定しますが、主催者と参加者で認識にずれが生じてしまっている可能性もあります。認識にずれが生じたまま会議を進めてしまうと、有意義な話し合いができなくなってしまうこともあります。

Web会議をするときは、事前に共有した会議の目的とゴールを改めて共有し、目的に沿った話し合いを促していきましょう。

会議中のコツ②:参加者に求めることを示す

会議の目的とゴールを改めて共有するとともに、参加者に求めることも示しておきましょう
Web会議で話し合う内容は、目的とゴールによって異なります。アイデアをブレストするものもあれば、主催者がまとめた決めごとを共有するもの、主催者の提案にフィードバックをもらうものなどがあります。
そのため、Web会議を設定したとき、参加者に何をしてほしいのかを明確に伝えた方が、より目的に沿った話し合いにすることができます。

目的に沿った話し合いを促してゴールへ導くためにも、参加者にどうして欲しいのかを伝えるようにしましょう。

会議中のコツ③:画面共有機能を使い、同じ資料を見ながら話す

多くのWeb会議システムには、画面共有機能があります。Web会議で1つの話題について話し合う場合、画面共有機能を使って同じ資料を見ながら話すと良いでしょう

言葉だけで内容を伝えようとすると、多かれ少なかれ、話し手と受け手の間で認識の相違が生じてしまいます。認識に相違があるまま話を進めてしまうと、途中で話を理解できなくなってしまうことがあります。
多くのWeb会議システムに搭載されている画面共有機能を使うと、同じ資料を見ながら話すことができるため、話の内容に対する認識のずれを最小限に抑えることができます。

お互いの認識のずれを最小限に押さえて話し合いをスムーズに進めるためにも、画面共有機能を使って同じ資料を見ながら話すようにしましょう。

画面共有機能を搭載しているWeb会議システムはこちら

会議中のコツ④:発言者以外はミュートにするように呼びかける

Web会議システムを利用するときは、発言者以外はミュートにするように呼びかけておきましょう
Web会議システムは時折、ハウリングを起こしてしまうことがあります。ハウリングは多くの場合、スピーカーから出た音をマイクが拾ってしまうことで発生します。

ほかの人が発言しているところをハウリングで阻害してしまわないよう、発言者以外はミュートにするように呼びかけておきましょう。

【会議後】Web会議を終えるときに役立つ3つのコツ

【会議後】Web会議を終えるときに役立つ3つのコツ
©Dragon Images – shutterstock

最後に、Web会議を終えるときに役立つコツを3つ紹介します。ここで紹介するコツを押さえて、Web会議を有効活用していきましょう。

会議後のコツ①:会議での決めごとを再確認する

Web会議を終えるとき、会議での決めごとを再確認しておきましょう
単にWeb会議といっても、その内容はそれぞれ異なります。
一度の会議での決めごとが多い会議もあれば、参加者の理解度に差がある会議もあります。そのような場合、会議で何を決めたのかという認識が参加者との間でずれてしまったり、漏れてしまったりすることがあります。

このような事態を防ぐために、会議での決めごとを最後に再確認し、参加者との認識を擦り合わせるようにしましょう。

会議後のコツ②:参加者に起こしてほしい次のアクションを伝える

Web会議での決めごとを再確認するとともに、その後参加者に起こしてほしい次のアクションを明確に伝えましょう

「会議で話をしたから伝わっているだろう」と思っていても、参加者に真意が伝わっておらず、起こしてほしいアクションを起こしてくれないということはしばしば起こります。
テレワークでは会議を終えた後、参加者が何の業務に取り組んでいるのか、直接確認することはできません。そのため、進捗を確認したときにはまったく着手していなかったということも起こり得ます。

スムーズに事を進めるためにも、参加者に起こしてほしい次のアクションを明確に伝えておきましょう。

会議後のコツ③:議事録と録画データを共有する

Web会議を終えた後は、議事録とともに録画データを共有すると良いでしょう
議事録に要点はまとめてあっても、「どんな話の流れでこの結論になったんだっけ」ということは起こり得ます。そんなとき、録画データを確認することで、会議での話の流れを詳細に確認することができます。

また、どうしても予定が合わずに会議に参加できなかった人が会議の流れを確認するうえでも、録画データは有効です。
会議の内容についての認識にずれを生じさせないためにも、議事録と録画データを共有しておきましょう。

Web会議のコツを押さえて、会議をスムーズに進めよう!

いかがでしたか。
今回はWeb会議に限らず、どんな会議でも役立つ基本的なコツを紹介しました。
Web会議といえどもやっていることは通常の会議と同じなので、押さえておくべきコツはあまり変わりません。
ここで紹介したコツを押さえて、Web会議をスムーズに進めていってください。

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