Web会議システムを導入するメリットとは?デメリットも解説!

Web会議システムは、新型コロナウイルスの感染防止として多くの企業で普及が進んでいます。Web会議システムの本格導入を検討しているものの、どのようなメリットがあるのか、デメリットはないのかと疑問に持っている方も多いのではないでしょうか。今回はWeb会議システムを導入するメリットを7つ、デメリットを3つ紹介します。また、Web会議システムの効果やメリットがわかる導入事例も紹介します。ここで紹介することを参考にして、Web会議システムの本格導入を検討してみてください。

更新日:2021.1.20

Web会議システムを導入する7つのメリット

Web会議システムを導入する7つのメリット
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新型コロナウイルスの感染拡大が続く今、Web会議システムを導入することで得られるメリットは多くあります。ここでは、Web会議システムを導入するメリットを7つ紹介します。

新型コロナウイルスの感染リスクを低減できる

多くの企業がWeb会議システムの導入を考えるとき、新型コロナウイルスの感染防止が念頭にあるでしょう。新型コロナウイルスの感染拡大により、Web会議システムを本格的に導入しようと検討している企業は急速に増えています。

Web会議システムを導入すると、オンライン上で会議ができるようになるため、大人数で会議室に集まったり、オフィスに通勤したりする必要がなくなります。そのため、職場内の感染リスクを低減することができます。また、Web会議システムを利用して営業をおこなうこともできるため、不要な移動や接触を避け、社外での感染防止にもつながります。

多様な働き方を実現できる

働き方改革が叫ばれる昨今、テレワークの導入に役立つWeb会議システムは、多様な働き方の実現にも役立ちます。Web会議システムを導入すれば、テレワークでもスムーズにコミュニケーションができ、オフィスと同じように働くことが可能です。

テレワークを本格的に導入することで、場所を選ばすに働くことが可能になります。子育て中の社員が在宅で仕事ができたり、遠方に住んでいる人を雇用することができたりします。このように、多様な働き方を提供することで、社員の離職を防止したり、採用を強化したりすることができます。

インターネット環境があればどこでも利用できる

Web会議システムは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境があれば、場所を問わず利用することができます。クラウド型のWeb会議であれ社内ネットワークにつなぐ必要もないため、インターネット環境があればさまざまな場所でアクセスすることが可能です。

Web会議システムと似たテレビ会議システムは専用のモニターやWebカメラなど、必要な機器が多いため、テレワークには不向きなシステムです。しかし、Web会議は少ない準備で利用を開始することができるため、在宅勤務や社外のさまざまな場所で利用することができます。

交通費・移動時間を削減できる

Web会議を導入することで、参加者が会議のために1カ所に集まる必要がなくなります。その結果、交通費や移動時間を削減することができます。

Web会議システムとともにテレワークを導入すると、オフィスに出勤するための交通費や、出勤にかかる移動時間を削減することができます。また、広いオフィスであれば、会議室に集まるために移動時間が発生することもあります。このような時間を削減することで、ほかの業務にあてる時間を捻出することができます。

また、Web会議を活用することで、不要な出張をせずに遠隔地との会議や商談ができるため、出張費用の大幅な削減になります。また、移動時間も削減することができるため、1日にできる商談数を増やすことができるなど、営業効率の向上にもつながります。

導入費用を抑えられる

Web会議システムと似たテレビ会議システムを導入する場合には、専用のモニターやWebカメラ、専用の会議室を用意するために多くの導入費用が発生します。

一方、クラウド型のWeb会議システムであれば、導入費用を安く抑えることができます。Web会議システムのなかには、導入費用がかからず月額費用や年額費用だけで導入できるものもあります。ライセンスやルーム数など、さまざまな料金形態があるため、自社の状況に合った最適なプランを選ぶことも可能です。

新型コロナウイルスによって多くの企業の業績が悪化するなか、導入費用は重くのしかかってきます。負担になる導入費用を抑えて簡単に導入できるのも、Web会議システムを導入するメリットといえるでしょう。

ちょっとしたすきま時間でも会議を入れられる

Web会議システムを利用すると、会議のための移動時間を削減できるため、ちょっとしたすきま時間でも会議を入れることができます。また、Web会議システムを用いることで場所を選ばずに会議ができるため、参加者全員がオフィスにいなくても会議を開催でき、参加者のスケジュール調整が簡単になります。
Web会議システムによってはすぐに会議を作成できるものもあるため、ちょっとした会議の必要が発生した際にすばやく会議を開始することも可能です。

また、意思決定をする役職者は、出張など会議の時間をなかなか捻出できないこともあるでしょう。そのような人でも、空いた時間で会議ができるようになることで、企業の意思決定のスピードを上げることにもつながります。

会議資料を印刷する必要がなくなる

多くのWeb会議システムには画面共有機能や資料共有機能が搭載されているため、会議資料を印刷する必要がなくなります。画面共有は資料だけではなく自分のブラウザ画面やアプリケーションなどを相手に見せることができるため、説明の幅も広がります。

また、Web会議システムのなかにはホワイトボード機能を持つものものあります。ホワイトボード機能を利用すると、共有している画面上に書き込みを入れることもできます。

このような機能を使うことで、ペーパーレス化しても参加者全員のイメージを共有することができます。画面共有やホワイトボード機能を使うことで、紙の資料が不要になり、これまで会議資料の印刷にかかっていた手間や印刷代などを省くことができます。無駄なコストを大幅に削減することが可能です。

Web会議システムを導入する3つのデメリット

Web会議システムを導入する3つのデメリット
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これまで、Web会議システムを導入するメリットを紹介しました。ここでは、Web会議システムを導入するデメリットを3つ紹介します。メリットとデメリットの両方を把握したうえで、本格的な導入を検討していきましょう。

通信環境に左右されてしまう

クラウド型のWeb会議システムはインターネットを通じて利用するため、Web会議システムの使いやすさは通信環境に左右されてしまいます。また、Web会議では音声や映像、共有資料などさまざまなデータを取り扱うため、通信が重くなりがちです。

利用しているWi-Fiが弱かったり、回線が混みあっていたりすると、音声や映像が途切れてしまうことがあります。通信環境によって映像が途切れてしまうときちんと会話ができず、会議をスムーズにおこなうことができないため、注意が必要です。

Web会議システムを導入するときは、社内のネット環境を整備したり、在宅勤務用にルーターを貸与したりするなど、従業員の通信環境をあらかじめ整備することも同時に進めていきましょう。

大人数での会議には適していない

専用回線と専用機器で2拠点をつなぐテレビ会議システムと比べると、Web会議システムは大人数での会議には適していないといえるかもしれません。

Web会議システムはインターネットを通じて利用するため、大人数が1つのWeb会議に参加すると通信環境が悪くなってしまうことがあります。また、参加人数が多くなると、誰が発言しているのかわかりにくくなったり、発言しづらくなったりなど、会議がスムーズに進行できなくなる場合もあるので、注意が必要です。

ただし、Web会議システムでも、大人数で参加できるWeb会議システムもあります。Web会議システムによって対応可能な人数は異なるため、導入するツールを選定する際には、どのくらいの人数までであれば滞りなく会議を開催できるのかをベンダーに確認しておくと良いでしょう。

お互いの表情がわかりにくい

Web会議では、対面での会議と比べると、やはりお互いの表情はわかりにくくなります。良くも悪くも雰囲気で感じ取ることができないため、相手の感情を汲み取るのに苦労することもあるかもしれません。

社内の会議など、普段から接しているチームメンバーであれば表情がわからなくても大きな問題はないかもしれませんが、採用面接のような相手を評価しなければいけない場面では、やりづらさを感じることはあるでしょう。

また、パソコンに内蔵されているカメラは画質が悪い場合もあります。映像の質が悪くてお互いの表情がわかりにくい場合、Webカメラを利用することで映像の質を上げることができます。商談のように、自身の表情を伝えた方が良い場面でWeb会議システムを利用する場合、映りの良いWebカメラも合わせて用意しておくと良いでしょう。

Web会議のメリットがわかる使い方の事例

ここまで、Web会議のメリット・デメリットについて紹介してきました。実際にWeb会議を導入した企業では、どのような使い方をして、どうような導入効果が得られているのでしょうか。次に、Web会議のメリットがわかる導入事例を紹介します。

オンライン完結型の営業で成約数が3倍に|RICOH社

RICOH社では、オンライン商談Web会議システムを導入しました。Web会議システムの導入前には、営業人員が足りず、営業コストの高さや顧客へのアプローチ不足などの課題を抱えていました。

Web会議を導入することで、オンライン商談のみで営業活動を完結できるようになり、スムーズに商談ができるようになりました。その結果、1人あたり1日に10商談も可能となり、生産性の向上につながりました。新規契約数は3倍になりました。サポートの質も高くなり、リードタイムの短縮にもつながったといいます。

参考:リコー社がオンライン商談完結営業で成約数300%へ!!CSでも活用し次世代営業モデルを実践|Calling

窓口業務のオンライン化で感染拡大防止|奈良県三宅町

奈良県三宅町では、新型コロナウイルス感染拡大防止の対策として、Web会議システムを導入しました。

2020年の4月、住民から新型コロナウイルス感染への不安が高まっていました。窓口業務をWeb会議に置き換えたことで、来庁者や職員のコロナウイルス感染リスクを低下させることができました。対面以外の対応はこれまで電話やメールのみでしたが、Web会議システムを用いることで視覚的に伝えることができ、複雑な対応が可能になったといいます。

将来的には法人向けの対応や内外の関係者との会議でもWeb会議システムを利用し、サービス向上を図っていくほか、職員の働き方改革などにもつなげていくようです。

Web会議システムを導入してテレワークに活用しよう!

いかがでしたか。
今回はWeb会議システムを導入するメリットとデメリットを紹介しました。システムを導入するときは、導入するメリットを把握するとともに、どのような問題が生じるのか、事前に予測することも大切です。

ここで紹介した内容をもとに、Web会議システムの導入を検討してみてください。

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