Web会議システムを導入するメリットとは?デメリットも解説!

Web会議システムの本格導入を検討しているものの、どのようなメリットがあるのか今一度確認しておきたいという方もいるのではないでしょうか。
今回は、Web会議システムを導入するメリットを7つ、デメリットを3つ紹介します。ここで紹介することを参考にしてWeb会議システムの本格導入を検討してみてください。

Web会議システムを導入する7つのメリット

Web会議システムを導入する7つのメリット
©4zevar – shutterstock

新型コロナウイルスの感染拡大が続く今、Web会議システムを導入することで得られるメリットは多くあります。ここでは、Web会議システムを導入するメリットを7つ紹介します。

新型コロナウイルスの感染リスクを低減できる

多くの企業がWeb会議システムの導入を考えるとき、新型コロナウイルスの感染リスクが念頭にあるでしょう。
新型コロナウイルスの感染拡大により、Web会議システムを本格的に導入しようと検討している企業は急速に増えています。

Web会議システムを導入すると、オンライン上で会議ができるようになるため、オフィスに集まったり通勤したりする必要がなくなり、職場内の感染リスクを低減することができます

多様な働き方を実現できる

働き方改革が叫ばれる昨今、テレワークの導入に役立つWeb会議システムは、多様な働き方の実現にも役立ちます

テレワークを本格的に導入することで、在宅で仕事ができたり、遠方に住んでいる人を雇用できたりします。このように、多様な働き方を提供することで、社員の離職を防止したり、採用を強化したりすることができます。

インターネット環境があればどこでも利用できる

Web会議システムはパソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境があれば、場所を問わず利用できます
Web会議システムと似たテレビ会議システムは専用のモニターやWebカメラなど、必要な機器が多いため、テレワークには不向きなシステムです。しかし、Web会議は少ない準備で利用を開始することができます。

交通費・移動時間を削減できる

Web会議を導入することで、参加者が会議のために1カ所に集まる必要がなくなります。その結果、交通費や移動時間を削減することができます
Web会議システムとともにテレワークを導入すると、オフィスに出勤するための交通費や、出勤にかかる移動時間を削減することができます。また、広いオフィスであれば、会議室に集まるために移動時間が発生することもあります。
このような時間を削減することで、業務にあてる時間を捻出することができます。

導入費用を抑えられる

クラウド型のWeb会議システムを導入する場合、導入費用を安く抑えることができます。なかには、導入費用がかからず、月額費用や年額費用だけで導入できるものもあります
Web会議システムと似たテレビ会議システムを導入するには、専用のモニターやWebカメラ、専用の会議室を用意するために多くの導入費用が発生します。

新型コロナウイルスによって多くの企業の業績が悪化するなか、導入費用は重くのしかかってきます。負担になる導入費用を抑えられるのも、Web会議システムを導入するメリットといえるでしょう。

ちょっとしたすきま時間でも会議を入れられる

Web会議システムを利用すると、会議のための移動時間を削減できるため、ちょっとしたすきま時間でも会議を入れることができます

意思決定をする役職者は、会議の時間をなかなか捻出できないこともあるでしょう。そのような人でも、空いた時間で会議ができるようになることで、企業の意思決定のスピードを上げることにもつながります。

会議資料を印刷する必要がなくなる

多くのWeb会議システムには画面共有機能が搭載されているため、会議資料を印刷する必要がなくなります
また、ホワイトボード機能を利用すると、共有している画面上に書き込みを入れることもできます。

このような機能を使うことで、ペーパーレス化しても参加者全員のイメージを共有することができます。

Web会議システムを導入する3つのデメリット

Web会議システムを導入する3つのデメリット
©yumeyume6 – shutterstock

これまで、Web会議システムを導入するメリットを紹介しました。ここでは、Web会議システムを導入するデメリットを3つ紹介します。メリットとデメリットを把握したうえで、本格的な導入を検討していきましょう。

通信環境に左右されてしまう

Web会議システムはインターネットを通じて利用するため、通信環境に左右されてしまいます。利用しているWi-Fiが弱かったり、回線が混みあっていたりすると、音声や映像が途切れてしまうことがあります。

Web会議システムを導入するときは、従業員の通信環境をあらかじめ整備することも同時に進めていきましょう。

大人数での会議には適していない

Web会議システムでも、大人数で参加できるWeb会議システムもあります。しかし、2拠点をつなぐテレビ会議システムと比べると、大人数での会議には適していないといえるでしょう

Web会議システムはインターネットを通じて利用するため、大人数が1つのWeb会議に参加すると通信環境が悪くなってしまうことがあります。導入するツールを選定するとき、どのくらいの人数までであれば滞りなく会議を開催できるのか、ベンダーに確認しておくと良いでしょう。

お互いの表情がわかりにくい

Web会議システムは対面での会議と比べると、やはりお互いの表情はわかりにくくなります。
社内の会議であれば表情がわからなくても大きな問題はありませんが、採用面接のような相手を評価しなければいけない場面では、やりづらさを感じることはあるでしょう

映像の質が悪くてお互いの表情がわかりにくい場合、Webカメラを利用することで映像の質を上げることができます。
商談のように、自身の表情を伝えた方が良い場面でWeb会議システムを利用する場合、Webカメラも合わせて用意しておくと良いでしょう。

Web会議システムを導入してテレワークに活用しよう!

いかがでしたか。
今回はWeb会議システムを導入するメリットとデメリットを紹介しました。
システムを導入するときは、導入するメリットを把握するとともに、どのような問題が生じるのか、事前に予測することも大切です。

ここで紹介した内容をもとに、Web会議システムの導入を検討していってください。

\フォローして最新情報を受け取ろう/

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

ービジネスに役立つ情報を発信中ー