大人数での利用におすすめのWeb会議システム比較7選

大人数で利用するWeb会議システムを選ぶときのポイント

大人数で利用するWeb会議システムを選ぶときは、以下のポイントを抑えておきましょう。

• 最大参加人数
• 通信の安定性
• Web会議への招待の簡単さ

Web会議システムで定めている最大参加人数は、1度の会議に参加できる人数に直結します。
大人数向けのWeb会議システムのなかには、参加者全員が発言できるタイプ、主催者だけが発言できるタイプの2つを搭載しているものがあります。後者のタイプを、ウェビナーツールということもあります。一般的に、ウェビナーツールのほうが参加可能人数は多くなります。

また、人数が多くなると回線が重くなり、通信が滞る場合があります。ツールを導入する前に、どのくらいの人数までであれば安定した通信を実現できるのか、あらかじめ確認してきましょう。

Web会議への招待の簡単さは、大人数が参加するWeb会議を開くうえで重要なポイントになります。
Web会議システムのなかには、参加者にアプリインストールや会員登録をしてもらう必要があるものもあります。大人数のWeb会議やウェビナーの場合、社外の人を招待するということもあるでしょう。参加者に負担が大きいWeb会議システムの場合、参加率の低下や参加者からの問い合わせ対応などによる主催者の負担増加につながります。

参加者にできるだけ負担をかけないよう、URLを共有するだけで招待できるツールを利用するようにしましょう。

大人数のときに便利なWeb会議システムの機能

これまで、大人数で利用するWeb会議システムを選ぶときに抑えておきたいポイントを解説しました。ここでは、Web会議システムに搭載されている機能を紹介します。

チャット機能

チャット機能とは、Web会議ルーム内でチャットできる機能のことです。

大人数が会議に参加するとき、参加者がほかの人の発言を意図せず遮ってしまうことがあります。ほかの人の発言を遮ってしまうと、会議の進行を止めてしまったり、ほかの参加者にストレスを与えてしまったりすることがあります。
発言する前に一度チャット上で伝えておいて、ファシリテーターが話を振ってくれたときに発言することによって、会議を円滑に進めることができます。

また、クラウド型のWeb会議システムはインターネットを通じて利用するため、通信環境によって映像と音声が左右されます。時には、音声が聞こえない、映像が動かないというようなトラブルが発生します。
このようなトラブルが発生したとき、チャット上で連絡することで、お互いの状況を伝え合うことができます。それによって、円滑に会議できる体制を整えたうえで会議を始めることができます。

画面共有機能

画面共有機能とは、自分の画面に表示されているものをほかの参加者の画面にも表示させる機能のことです。

オフィスで働いていると、画面を見せながら何かを教えたり、相談したりすることがあるでしょう。しかし、テレワークでは同じ場所にことができないため、画面を見せながら何かを伝えることはできません。

Web会議システムに搭載されている画面共有機能を利用すると、自分の画面に表示されているものを相手の画面にも表示させることができます。これによって、離れた場所にいてもオフィスにいるときと同様に、画面を見せながら何かを教えたり、相談したりすることができます。

資料共有機能

資料共有機能とは、PowerPointやPDFなどの資料を共有する機能のことです。

会議や商談のとき、資料を見せながら、ときには資料に書き込みながら説明することがあるでしょう。Web会議システムのなかには、資料を共有するだけでなく、その資料にフリーハンドで書き込みを入れられるものもあります。
この機能を利用することで、口頭で伝えるよりも詳細に伝えたいことを伝えることができます。

自動議事録作成機能

自動議事録作成機能とは、会議の内容を自動で書き起こし、議事録を作成する機能のことです。

会議や商談をするとき、話の内容を忘れないように議事録を作成することがあるでしょう。しかし、議事録作成に時間が多くかかってしまったり、議事録を作成する人が話し合いに参加できなかったりといった問題が起こることがあります。

自動議事録作成機能を利用すると、Web会議の内容を自動で書き起こして議事録を作成してくれるため、議事録作成にかかっていた時間を削減したり、議事録作成に従事していた社員も話し合いに参加できるようになったりします。

同時通訳機能

同時通訳機能とは、相手の発言をリアルタイムで翻訳して字幕表示する機能のことです。

外国の方と会議をするとき、外国語での話の流れについていけず、内容を十分に理解できないということがあるでしょう。同時通訳機能を利用すると、リアルタイムで字幕が表示されるため、話の流れについていきやすくなります。

外国の方と連絡を取る機会が多い企業では、同時通訳機能を搭載したWeb会議システムの導入を検討すると良いでしょう。

大人数で使えるおすすめのWeb会議システム7選

これまで、大人数で利用するWeb会議システムを選ぶときはどのようなポイントを押さえておくべきか、Web会議システムにはどのような機能があるのかを解説してきました。
ここでは、大人数で使えるおすすめのWeb会議システム7つを紹介します。

より多くのツールのなかから選びたいという方はこちらをご覧ください。

Zoom

➤ 公式サイトでチェック

• Zoomウェビナーでは最大10,000人まで参加できる（プランによる）
• 無料プランでも100人までWeb会議に参加できる
• セキュリティの強化に注力している

Microsoft Teams

➤ 公式サイトでチェック

• 最大10,000人までウェビナーに参加できる
• Skype for Businessの機能を統合している
• WordやExcel、PowerPointなどのOffice製品と合わせてグループウェアとして利用できる

Soba meeting

➤ 公式サイトでチェック

• 人数制限なしでWeb会議を開催できる
• 参加者は会員登録せずにログインできる
• すべての機能を無料で利用できる

Fresh Voice

➤ 公式サイトでチェック

• 最大200拠点まで同時に接続できる
• クラウド型、オンプレミス型ともに提供している
• 参加者がどこにいるのか、地図機能で確認できる

Lifesize Cloud

➤ 公式サイトでチェック

• 最大10,000人まで同時に接続できる
• テレビやパソコン、スマートフォンなど、さまざまなデバイスに対応
• 高品質な音声・映像を強みとしている

sMeeting

➤ 公式サイトでチェック

• 新型コロナウイルス感染防止支援策として、60日間の無償提供を9月末までおこなっている
• 画面のキャプチャを抑制するなど、セキュリティ面での機能が充実している
• 独自開発の音声技術を利用しているため、高品質な音声を実現している

Webex Meeting

➤ 公式サイトでチェック

• 人数無制限でWeb会議を開催できる
• GoogleドライブやSalesforceなど、多くのツールと連携できる
• 対話型のウェビナーでも3,000人まで参加できる

大人数のウェビナーや会議にWeb会議システムを活用しよう！

いかがでしたか。
大人数でWeb会議システムを利用する場合、その人数に対応したツールを導入しておく必要があります。また、大人数が参加しても安定しているような回線を持ったツールである必要があります。

自社でWeb会議システムを導入するとき、どのような場面でWeb会議システムを利用するのか、どのくらいの人数が参加することになるのかをあらかじめ洗い出しておきましょう。

また、今回紹介したほかにもWeb会議システムは多くあります。より多くのツールのなかから選びたいという方はこちらをご覧ください。